8 Fragen im Vorstellungsgespräch zu Abrechnungsstreitigkeiten (mit Beispielantworten) • BUOM

2. April 2022

Das Anfechten von Rechnungen ist oft eine wichtige Fähigkeit für Mitarbeiter, die als Rechnungs- oder Kreditorenbuchhaltungsspezialisten arbeiten. Viele Personalmanager stellen bei Vorstellungsgesprächen mit Kandidaten für diese Positionen Fragen zu Abrechnungsstreitigkeiten, um sicherzustellen, dass sie verstehen, wie sie auf Abrechnungs- und Rechnungsdiskrepanzen prüfen können. Wenn Sie sich für eine Stelle als Abrechnungsspezialist oder Buchhalter bewerben, kann es hilfreich sein, einige der Fragen zu Abrechnungsstreitigkeiten durchzugehen, die Ihnen in Ihrem Vorstellungsgespräch möglicherweise begegnen.

In diesem Artikel listen wir acht häufige Fragen zu Abrechnungsstreitigkeiten auf, beschreiben, warum Interviewer diese Fragen stellen könnten, geben Tipps zur Beantwortung dieser Fragen und stellen Beispielantworten bereit, die Ihnen bei der Entwicklung Ihrer eigenen Fragen helfen.

8 Fragen im Vorstellungsgespräch zu Abrechnungsstreitigkeiten mit Beispielantworten

Hier finden Sie acht Fragen im Vorstellungsgespräch zur Rechnungsabwicklung, einschließlich Tipps zu deren Beantwortung und Beispielantworten, die Ihnen bei der Entwicklung Ihrer eigenen Fragen helfen sollen:

1. Was würden Sie tun, bevor Sie eine Rechnung zur Zahlung freigeben?

Die Sicherstellung der Abrechnungsgenauigkeit ist oft eine wichtige Fähigkeit für Abrechnungsfachleute. Dadurch kann sichergestellt werden, dass Unternehmen nicht zu viel bezahlen oder Doppelzahlungen leisten. Interviewer können diese Frage stellen, um Ihr Wissen über den Abrechnungszyklus und Ihre Fähigkeit, im besten Interesse des Unternehmens zu arbeiten, zu testen.

Denken Sie bei der Beantwortung dieser Frage daran, genügend Details anzugeben, um Ihre Erfahrungen zu veranschaulichen, und halten Sie Ihre Antwort gleichzeitig prägnant. Beginnen Sie mit der Auflistung der spezifischen Schritte, die Sie unternehmen werden, um die Richtigkeit der Rechnung zu überprüfen, bevor sie zur Zahlung freigegeben wird. Anschließend können Sie erläutern, warum dieser Prozess wichtig ist und welche Vorteile er für das Unternehmen bringen kann.

Beispielantwort: „Ich würde den Genehmigungsprozess beginnen, indem ich die Rechnung mit den Bestelldetails und Empfangsunterlagen des Unternehmens vergleiche.“ Anschließend würde ich die Daten auf der Rechnung mit früheren Rechnungen vergleichen, um sicherzustellen, dass es keine doppelten Belastungen gab. Abschließend würde ich mich bei den Mitarbeitern erkundigen, die die Bestellungen aufgegeben und entgegengenommen haben, um sicherzustellen, dass alles wie bestellt geliefert wurde. Nach Abschluss dieser Schritte würde ich die Zahlung an den Lieferanten veranlassen. In meinen früheren Positionen habe ich diesen Prozess für jede Rechnung genutzt, um sicherzustellen, dass meinem Arbeitgeber keine unnötigen Kosten entstehen.“

2. Was würden Sie tun, wenn Ihr Arbeitgeber die Rechnung zweimal bezahlen würde?

In manchen Fällen kann es vorkommen, dass ein Unternehmen eine Rechnung mehr als einmal bezahlt, was zu erheblichen Umsatzeinbußen führt. Die Lösung solcher Situationen ist oft eine wichtige Aufgabe für Abrechnungsfachleute. Interviewer können diese Frage stellen, um Ihr Wissen über gängige Verfahren zur Beilegung von Rechnungsstreitigkeiten zu testen und um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie Sie im Falle einer Anstellung abschneiden könnten.

Wenn Sie antworten, ist es oft hilfreich, konkrete Schritte zu beschreiben, um Ihr Selbstvertrauen und Ihre Erfahrung zu demonstrieren. Sie können Ihre Antwort beginnen, indem Sie kurz jeden Schritt im Prozess der Kontaktaufnahme mit dem Inkassobüro und dem Erhalt Ihrer Rückerstattung beschreiben. Wenn Sie diese Situation schon einmal erlebt haben, kann es hilfreich sein, zu beschreiben, wie Sie sie gelöst haben.

Beispielantwort: „Wenn ich feststellen würde, dass mein Unternehmen eine doppelte Zahlung geleistet hat, würde ich zunächst die Transaktionen des Unternehmens überprüfen. Ich würde dann den Verkäufer kontaktieren, um ihn über die doppelte Belastung zu informieren und ihn zu bitten, entweder eine Gutschrift auf unser Konto vorzunehmen oder eine Rückerstattung vorzunehmen. In meinen vorherigen Positionen reichte dies aus, um das Problem zu lösen. Wenn es häufig zu wiederkehrenden Zahlungen kommt, würde ich dafür sorgen, dass wir eine engagierte Person haben, die alle Rechnungen vor der Zahlung prüft und genehmigt.“

3. Welche Schritte werden Sie unternehmen, um den Abrechnungsstreit beizulegen?

Nicht nur aufgrund von Doppelzahlungen kommt es häufig zu Rechnungsstreitigkeiten. Beispielsweise kann ein Lieferant seinem Kunden eine Rechnung senden, in der er Falschlieferungen oder Mehrkosten in Rechnung stellt. Personalmanager können diese Frage stellen, um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie Sie mit einem wichtigen Abrechnungsstreit am Arbeitsplatz umgehen würden.

Da die Frage relativ weit gefasst ist, kann es sinnvoll sein, ein Beispielskript zu erstellen, um sie konkreter zu gestalten. Sie könnten Ihre Frage beispielsweise als Antwort auf eine Rechnung formulieren, für die Ihr Unternehmen zu viel bezahlt. Anschließend können Sie detailliert beschreiben, welche Schritte Sie unternehmen werden, um die Situation zu lösen. Ihre eigenen Erfahrungen mit Abrechnungsstreitigkeiten können bei der Beantwortung dieser Frage hilfreich sein, und Sie sollten darüber nachdenken, Details aus früheren Jobs einzubeziehen.

Beispielantwort: „Meine Reaktion auf die Situation hängt von der Art des Streits ab, aber meiner Erfahrung nach sind Überzahlungen eine häufige Ursache für Abrechnungsstreitigkeiten.“ Teilnehmer, die eine Bestellung aufgegeben haben. Ich würde dem Verkäufer dann so schnell wie möglich eine E-Mail mit der Rechnung, einer vollständigen Beschreibung der Gründe für die Ablehnung und der erwarteten Korrektur seitens des Lieferanten senden. Während des Prozesses würde ich Kopien aller relevanten Dokumente und Mitteilungen aufbewahren.“

4. Bitte beschreiben Sie Ihren Zahlungszyklus.

Ein Abrechnungszyklus ist eine Strategie, die viele Unternehmen nutzen, um ihre Abrechnungsaktivitäten gleichmäßig über die Zeit zu verteilen. Dies ist oft ein wichtiges Konzept für Abrechnungsexperten, die Zahlungen von Kunden einziehen. Der Interviewer kann diese Frage stellen, um Ihr Verständnis der allgemeinen Abrechnungsverfahren und Ihre Erfahrung beim Versenden von Rechnungen zu beurteilen.

Erklären Sie bei der Beantwortung dieser Frage zunächst, was ein Abrechnungszeitraum ist. Anschließend können Sie beschreiben, warum die Einrichtung Ihres Abrechnungszyklus wichtig ist, und einige der damit verbundenen Vorteile auflisten. Anschließend können Sie die Schritte auflisten, die typischerweise einen Abrechnungszyklus ausmachen, und dabei Ihre eigene Erfahrung zur Untermauerung Ihrer Antwort heranziehen.

Beispielantwort: „Der Abrechnungszyklus bezieht sich auf den Zeitplan, den ein Unternehmen verwendet, um seinen Kunden regelmäßig die von ihm bereitgestellten Dienstleistungen oder Produkte in Rechnung zu stellen.“ Mein letztes Unternehmen verwendete für die meisten Kunden einen monatlichen Abrechnungszyklus und für einige einen jährlichen Zyklus. Der Zyklus besteht typischerweise aus der Ermittlung der Kosten der erbrachten Dienstleistungen, dem Erstellen und Versenden von Rechnungen sowie dem Zahlungseingang. Einige Zyklen beinhalten auch eine kurze Kulanzfrist, nach deren Ablauf Verzugsgebühren auf das Konto erhoben werden.“

5. Wie würden Sie bezahlte und unbezahlte Arbeit erklären?

Die Kundendienstleistungen eines Unternehmens werden häufig in bezahlte und unbezahlte Arbeit unterteilt. Diese Unterscheidung ist für Rechnungsfachleute oft von entscheidender Bedeutung und kann ihnen dabei helfen, zu bestimmen, was sie ihren Kunden in Rechnung stellen oder was sie bezahlen müssen, wenn sie eine Rechnung erhalten. Interviewer können diese Frage stellen, um Ihr Verständnis der grundlegenden Abrechnungsprozesse und der Ursachen von Abrechnungsstreitigkeiten zu beurteilen.

Bei der Beantwortung dieser Frage können Sie zunächst das Grundkonzept von bezahlter und unbezahlter Arbeit beschreiben und erklären, warum es wichtig ist. Anschließend können Sie Ihre Erfahrungen anhand eines Beispiels demonstrieren und Ihre Antwort erläutern. Wenn möglich, wäre es auch sinnvoll zu erklären, welche Rolle diese Konzepte in der Rechnungsdebatte spielen.

Beispielantwort: „Abrechenbare Arbeit bezieht sich auf Dienstleistungen, die ein Unternehmen seinen Kunden in Rechnung stellt, während sich nicht abgerechnete Arbeit auf Aktivitäten bezieht, für die der Kunde nicht bezahlt.“ Zu den unbezahlten Arbeiten zählen häufig interne Prozesse wie Reparaturen, Personalveranstaltungen und Fehlerbeseitigungen, aber auch Arbeiten, die außerhalb des Vertragsumfangs liegen. Bei früheren Aufträgen erhielt ich Rechnungen mit Honoraren für unbezahlte Arbeiten, die vor der Zahlung korrigiert werden mussten.“

6. Welche Schritte werden Sie unternehmen, um sicherzustellen, dass Rechnungen rechtzeitig eingehen?

Der pünktliche Erhalt von Rechnungen ist ein wichtiger Bestandteil des Cashflows und der Kundenbeziehungen eines Unternehmens. Die Sicherstellung, dass Rechnungen rechtzeitig eingeholt werden, kann Unternehmen auch dabei helfen, Rechnungsstreitigkeiten zu vermeiden. Personalmanager können diese Frage stellen, um Ihre Fähigkeit zu testen, Ihre Abrechnungsprozesse zu optimieren. Ihre Antwort kann auch Ihre Fähigkeit unter Beweis stellen, Abrechnungsstreitigkeiten zu vermeiden und zu lösen.

Versuchen Sie bei der Beantwortung dieser Frage gründlich zu sein und nennen Sie mehrere Methoden, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre Rechnungen pünktlich eingezogen werden. Wie bei anderen Fragen ist es hilfreich, über Ihre bisherigen Erfahrungen nachzudenken. Dies wird Ihnen helfen, eine konkretere Antwort zu geben und Ihre Erfahrungen mit Abrechnungsprozessen nachzuweisen.

Beispielantwort: „Wenn ich anfange, in einer neuen Abteilung zu arbeiten, entwickle ich zunächst klare Richtlinien bezüglich Rechnungszahlung, Verzugszinsen und Inkasso, die ich allen Anbietern mitteile. Ich stelle außerdem sicher, dass neue Lieferanten vom ersten Tag an über unsere Richtlinien informiert werden. wir treffen sie. Im Falle verspäteter Zahlungen würde ich den Lieferanten regelmäßig kontaktieren, beginnend am ersten Tag nach Ablauf der Frist. Um die Zahlung zu fördern, würde ich außerdem die Richtigkeit der Rechnungen meiner Abteilung sicherstellen, Zahlungspläne einführen und daran arbeiten, die Beziehungen zu Lieferanten zu verbessern.“

7. Warum ist es wichtig, Rechnungen anzufechten?

Dies ist ein Beispiel für eine allgemeinere Frage, die Ihnen ein Interviewer stellen könnte. Diese Frage kann Interviewern helfen, Ihren Ansatz bei Kontostreitigkeiten zu verstehen und Ihre Fähigkeit einzuschätzen, in ihr Buchhaltungsteam zu passen. Berücksichtigen Sie bei der Beantwortung dieser Frage die Bedeutung von Kontostreitigkeiten im Arbeitsalltag sowie deren langfristige Auswirkungen. Erwägen Sie eine Beschreibung, wie gut gehandhabte Kontostreitigkeiten einem Unternehmen dabei helfen können, profitabler zu werden und gute Kundenbeziehungen aufrechtzuerhalten.

Beispielantwort: „Die Anfechtung von Rechnungen ist eine wichtige Aufgabe, die die Gesundheit eines Unternehmens gewährleisten kann.“ Einer der wichtigen Vorteile von Rechnungsstreitigkeiten besteht darin, dass sichergestellt wird, dass Mitarbeiter die Produkte und Dienstleistungen erhalten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Dadurch kann auch sichergestellt werden, dass das Unternehmen unnötige Ausgaben für Doppelzahlungen oder Überzahlungen vermeidet. Langfristig können erfolgreiche Kontostreitigkeiten die betriebliche Stabilität und Rentabilität des Unternehmens sicherstellen.“

8. Erläutern Sie einige häufige Ursachen für Abrechnungsstreitigkeiten.

Kontostreitigkeiten können aus verschiedenen Gründen entstehen, darunter falsche Abbuchungen, Bestelländerungen oder doppelte Zahlungen. Für Mitarbeiter, die in der Abrechnung oder Buchhaltung arbeiten, ist es oft wichtig, diese Gründe zu verstehen. Personalmanager können diese Frage stellen, um Ihr Verständnis der Abrechnungsgrundlagen und Ihre Fähigkeit, auf häufige Probleme zu reagieren, zu bewerten. Um diese Frage zu beantworten, können Sie einige der häufigsten Ursachen für Abrechnungsstreitigkeiten auflisten, einschließlich derjenigen, denen Sie in früheren Jobs begegnet sind.

Beispielantwort: „Während meiner Arbeit als Abrechnungsspezialist bin ich mit vielen Arten von Abrechnungsstreitigkeiten konfrontiert. Zu den häufigsten Problemen zählen Überzahlungen, gefolgt von Doppelzahlungen, Unzufriedenheit mit den Dienstleistungen, unvollständigen Bestellungen und verspäteten Zahlungen. In einigen Fällen bin ich auch auf Streitigkeiten gestoßen, weil der Kunde keine Rechnung erhalten hat oder weil er zu diesem Zeitpunkt nicht über die Mittel zur Zahlung verfügte.“