6 Schritte zu einem erfolgreichen Change-Management-Prozess • BUOM

25. August 2021

In jeder Branche ist es wichtig, Veränderungen umzusetzen und über Markttrends auf dem Laufenden zu bleiben. Change Management ist ein solcher Prozess, den Unternehmen nutzen, um Änderungen auf mehreren Betriebsebenen umzusetzen. In diesem Artikel besprechen wir den Change-Management-Prozess und bieten sechs Schritte für die Anwendung des Prozesses im eigenen Unternehmen an.

Was ist Change Management?

Beim Change Management handelt es sich um eine Reihe von Aktivitäten zur Unterstützung von Teams, Organisationen und Einzelpersonen bei Geschäftsübergängen. Zu diesen Übergängen gehören Änderungen an neuen Geschäftsmodellen, Technologien oder Verfahren. Wenn Unternehmen ihre Arbeitsweise ändern, hängt der Erfolg der Änderung davon ab, wie gut ihre Mitglieder die neuen Methoden übernehmen. Während es in erster Linie eine Möglichkeit ist, die menschliche Seite des Wandels zu unterstützen, beinhaltet Change Management auch die Neuzuweisung von Ressourcen und die Unterstützung bei der Implementierung neuer Technologien. Wenn Unternehmen einen Bedarf an Änderungsmanagement erkennen, können sie ein Team organisieren oder einen Berater engagieren.

Hier sind die Prinzipien des Change Managements:

• Identifikationszwecke

• Organisation

• Zusammenarbeit und Kommunikation

• Implementierung

6 Schritte zu einem erfolgreichen Change-Management-Prozess

Der Change-Management-Prozess kann mehrere Wochen bis mehrere Jahre dauern. Die Größe der Organisation und der Umfang des Übergangs haben großen Einfluss auf die Dauer des Projekts. Je größer die Organisation, desto komplexer kann das Projekt werden. Der Change-Management-Prozess ist ein Zyklus aus Planung, Umsetzung, Feedback und Neubewertung. Ein erfolgreicher Change-Management-Prozess erfordert eine offene Kommunikation und fördert die Zusammenarbeit zwischen den Organisationsmitgliedern.

Hier sind sechs Schritte für einen erfolgreichen Change-Management-Prozess:

1. Definieren Sie Ziele und entwickeln Sie eine Strategie.

2. Bestimmen Sie, wie sich die Änderung auf die Organisation auswirken wird.

3. Stellen Sie ein Change-Management-Team zusammen.

4. Entwickeln Sie Ihre Strategie.

5. Setzen Sie Ihren Plan um.

6. Rückblick nach der Umstellung.

1. Definieren Sie Ziele und entwickeln Sie eine Strategie

Um den Zweck Ihres Projekts zu bestimmen, müssen Sie zunächst feststellen, warum die Änderung notwendig ist. Organisationen ändern sich, wenn die von ihnen verwendeten Prozesse nicht mehr die gewünschten Ergebnisse liefern. Sammeln Sie unternehmensspezifische Daten, um herauszufinden, warum das alte Modell nicht mehr funktioniert. In einigen Fällen kann dies offensichtlicher sein als in anderen. Beispielsweise ist ein Geräteausfall ein offensichtlicherer Indikator als eine schlechte Bewertung des Kundendienstes. Daten können in Form von Kundenbefragungen, Finanzberichten und mehr vorliegen. Darüber hinaus geben Informationen über Wettbewerber Aufschluss darüber, wie diese die gleichen Ziele erreichen.

Sobald Sie Daten gesammelt haben und das Problem verstanden haben, überlegen Sie sich mögliche Lösungen. Wählen Sie die Lösung, die am besten zu Ihrem Geschäftsmodell passt. Verwenden SMART-Methode Setzen Sie sich Ziele, die:

• Spezifisch: Spezifische Ziele geben genau an, wohin Sie wollen und wie Sie dorthin gelangen.

• Messbar: Messbare Ziele geben Ihnen eine Vorstellung davon, wie Sie bei der Erreichung dieser Ziele vorankommen.

• Erreichbar: Erreichbare Ziele steigern die Moral und geben Ihrem Team Energie.

• Relevanz: Ziele müssen Lösungen für das Problem bieten, mit dem sich das Change-Team befassen soll.

• Fristen: Fristen erhöhen die Dringlichkeit von Projekten und stellen sicher, dass sie innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens abgeschlossen werden. Ein angemessener Zeitrahmen macht Ihre Ziele erreichbarer.

Hier einige Beispiele für Change-Management-Ziele:

• Erstellen Sie innerhalb von sechs Monaten einfachere Geschäftsprozesse und eliminieren Sie diejenigen, die den geringsten Wert bieten.

• Reduzieren Sie Vorfälle am Arbeitsplatz innerhalb eines Jahres um 100 %, indem Sie Ihre Mitarbeiter in neuen, störungsfreien Verfahren einführen und darin schulen.

• Positionieren Sie das Unternehmen neu, um ein jüngeres Publikum anzulocken, indem Sie das Geschäftsmodell aktualisieren und Mitarbeiter in neuen Verfahren schulen.

2. Bestimmen Sie, wie sich die Änderung auf die Organisation auswirken wird

Die von Ihnen gesetzten Veränderungsziele können erhebliche Auswirkungen auf den laufenden Betrieb, bestehende Positionen und das Geschäftsmodell insgesamt haben. Um den vollen Umfang der Änderungen zu ermitteln, sprechen Sie mit den Führungskräften Ihrer Organisation. Interviews mit Stakeholdern können ein genaues Verständnis darüber vermitteln, welche Geschäftssegmente betroffen sein werden.

Ein weiterer zu berücksichtigender Bereich ist die einfache Kommunikation, die Sie zur ordnungsgemäßen Umsetzung Ihres Plans benötigen. Bewerten Sie die Geschichte des Unternehmens mit vergangenen Übergängen, aktuellen laufenden Veränderungen und den Ansichten der Mitarbeiter über den Prozess, um einen Einblick darüber zu erhalten, wer Ihre Befürworter sein werden.

3. Stellen Sie ein Change-Management-Team zusammen

Die Größe Ihrer Organisation und der Umfang Ihres Projekts bestimmen die Zusammensetzung und Größe Ihres Change-Teams. Je größer und komplexer Ihr Team ist, desto komplexer ist das Projekt insgesamt. Als Change-Management-Leiter müssen Sie bereit sein, den Umfang eines Projekts zu übernehmen. Ihr Team sollte aus Führungskräften bestehen, die verstehen, wie die Organisation funktioniert. Sie müssen in der Lage sein, bequem und effektiv zu kommunizieren, um welche Änderung es sich handelt und warum sie erforderlich ist, und sie müssen über die für die Planungs- und Implementierungsphase erforderliche Betriebserfahrung verfügen.

Zu Ihrem Change-Management-Team gehören in der Regel:

• Sponsor: Ihr Sponsor ist ein hochrangiges Mitglied der Organisation, beispielsweise ein Geschäftsführer. Sie müssen starke Befürworter des Wandels sein und bereit und in der Lage sein, dies klar gegenüber anderen Führungsmitgliedern und Stakeholdern zu kommunizieren.

• Projektmanager: Der Projektmanager ist der Leiter des Change-Teams und des Projekts als Ganzes. Sie rekrutieren wichtige Mitglieder und halten das Projekt am Laufen.

• Führung des Veränderungsteams: Der Leiter des Veränderungsteams sollte aus Personen bestehen, die den Anforderungen der Art der Veränderung gerecht werden. Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise einen Finanzanalysten, der Budgets und Ressourcen überwacht, sowie einen Spezialisten für Informationstechnologie.

• Teammitglieder wechseln. Mitglieder des Change-Teams sind diejenigen, die allgemeine Aufgaben im Zusammenhang mit der Änderung ausführen und den Übergang unterstützen. Das können Personen sein, die Mitarbeiterfragen beantworten oder Schulungen moderieren.

Verschiedene Mitglieder Ihres Change-Management-Teams werden wahrscheinlich das Team verlassen und neu hinzukommen, wenn das Projekt wächst und sich seinem Abgabetermin nähert.

4. Entwickeln Sie Ihre Strategie

Ihre Strategie sollte beinhalten, wie die Organisation ihre Ziele angeht und wie sie in jeder Phase kommuniziert. Die Mitglieder der Organisation werden sich wahrscheinlich in unterschiedlichen Phasen der Akzeptanz der Änderung befinden. Machen Sie einen Plan, um sie zu ermutigen, den Plan anzunehmen. Sie können Ihr Anliegen unterstützen, indem Sie Wissen über klare Ziele, die aktualisierten Ergebnisse, die Sie aus dem Prozess erhalten, und die Art und Weise, wie Stakeholder von den Änderungen profitieren können, weitergeben.

Nutzen Sie in der Planungsphase SMART-Ziele als Grundlage zur Bestimmung des Leistungsniveaus, das zur Erreichung dieser Ziele erforderlich ist. Bewerten Sie die Lücke zwischen dem erforderlichen Leistungsniveau und dem aktuellen Niveau. Von dort aus können Sie bestimmen, welche Schulung erforderlich ist, um diese Ziele zu erreichen.

5. Setzen Sie Ihren Plan um

Machen Sie die einfachsten Ziele zu den ersten Aufgaben auf Ihrer Liste. Dies wird dazu beitragen, Vertrauen in das Change-Management-Team aufzubauen und andere zu motivieren, die Change-Ziele anzunehmen. Kontinuierliches Feedback und die Bewertung Ihres Ansatzes sind für die Überwachung des Erfolgs Ihres Änderungsplans von entscheidender Bedeutung. Sie werden die Teilnehmer vor allem davon überzeugen, dass die Problemlösungsstrategien in die richtige Richtung gehen. Nutzen Sie Mitarbeiter, Management und Geschäftsergebnisse als Maßstab für den Erfolg Ihres Plans.

Kommunikation gewinnt früh, um Vertrauen aufzubauen. Dies wird Menschen in den schwierigsten Phasen der Veränderung stimulieren. Stellen Sie sicher, dass für die Dauer des Projekts Ressourcen verfügbar sind, um die Dynamik aufrechtzuerhalten.

6. Überprüfung nach der Umstellung

Die letzte Phase des Veränderungsprozesses besteht darin, das Ausmaß der Veränderung im Verhältnis zu den ursprünglichen Zielen zu messen. Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Organisation die umgesetzten Änderungen unterstützt. Stellen Sie sicher, dass jeder versteht, welche Änderungen vorgenommen wurden und wie sie funktionieren.

Hier sind einige Beispiele für Indikatoren, die darauf hinweisen, dass der Übergang erfolgreich war:

• Die Zahl der Verkäufe nimmt weiter zu.

• Die Anzahl arbeitsbedingter Vorfälle wird reduziert.

• Social Sharing und gesteigertes Engagement.

• Die Zahl der Stammkunden steigt.