6 Regeln für Journaleinträge • BUOM

Veröffentlicht am 29. März 2021

Zu verstehen, wie man einen Journaleintrag erstellt, kann einer der wichtigsten Schritte sein, um sicherzustellen, dass die Finanzunterlagen Ihres Unternehmens korrekt geführt werden. Buchhalter befolgen bestimmte Dokumentations-, Format- und Stilregeln, damit andere in der Branche ihre Aufzeichnungen sofort verstehen können. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Journaleintrag ist, welche Regeln Buchhalter für die Erstellung eines Journaleintrags verwenden und geben Beispiele für Einträge in mehreren fiktiven Situationen.

Was ist ein Tagebucheintrag?

Ein Journaleintrag ist eine Art von Eintrag, der in der Buchhaltung verwendet wird, um Finanztransaktionen in Form von Soll- und Habenbuchungen zu verfolgen. Buchhalter nehmen Einträge im offiziellen Hauptbuch des Unternehmens, dem Hauptbuch, vor. Die Aufrechterhaltung genauer Journaleinträge kann Buchhaltern bei der Erstellung und Analyse von Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen helfen. Zu den verschiedenen Arten von Journaleinträgen können gehören:

• Einfache Journalbuchungen: Fügen Sie eine Soll- und eine Gutschrift hinzu.

• Zusammengesetzte Journaleinträge: Umfassen mehr als zwei Konten oder mehr als eine Gutschrift und eine Lastschrift.

• Journaleinträge anpassen: Wird am Ende einer Buchhaltungsperiode durchgeführt, um Probleme wie nicht verarbeitete Rechnungen zu beheben und die Bücher auszugleichen.

• Abschließen von Buchhaltungseinträgen: Wird am Ende eines Buchhaltungszeitraums durchgeführt, um Einnahmen und Ausgaben zurückzusetzen und sich auf den nächsten Zyklus vorzubereiten.

• Journaleinträge stornieren: Wird zu Beginn einer Buchhaltungsperiode durchgeführt, um Anpassungsjournaleinträge aus dem vorherigen Zyklus rückgängig zu machen.

Was sind Soll und Haben?

In einer Journalbuchung ist eine Belastung ein Einzelposten, der Vermögenswerte oder Ausgabenkonten erhöht. Belastungen verringern die Mittel eines Unternehmens. Im Gegensatz dazu ist ein Darlehen ein Posten, der die Verbindlichkeiten oder das Eigenkapital erhöht. Sie erhöhen die Mittel des Unternehmens. In der Buchhaltung ist Haben das Gegenstück zum Soll.

Was sind Vermögenswerte und Schulden?

Vermögenswerte sind Güter oder Dienstleistungen, die einem Unternehmen einen Mehrwert verleihen. Sie können auch den Betriebsabläufen eines Unternehmens zugute kommen. Im Gegensatz dazu handelt es sich bei Verbindlichkeiten um Aufwendungen oder Schäden, die ein Unternehmen einer anderen Person schuldet. Beispiele für Verbindlichkeiten können Darlehen, Hypotheken, Anleihen, Garantien, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, Rechnungsabgrenzungsposten oder aufgelaufene Ausgaben sein.

Drei goldene Regeln der Buchhaltung

Die drei goldenen Regeln der Rechnungslegung, auch traditionelle Rechnungslegungsregeln oder Soll-Haben-Regeln genannt, sind die drei Grundprinzipien zur Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben von Konten. Buchhalter und Buchhalter verwenden sie, um sich zu merken, welche Informationen in welcher Spalte eines Journaleintrags aufgeführt werden sollen. Diese beinhalten:

1. Geber und Empfänger

Buchhalter verwenden diese Regel, wenn sie mit persönlichen Transaktionskonten arbeiten. Der Satz lautet: Belastung beim Empfänger und Gutschrift beim Geber. Das heißt, wenn Sie einen Kauf tätigen oder eine Rechnung für eine Dienstleistung erhalten, handelt es sich um eine Belastung des Unternehmens. Die Gutschrift geht an denjenigen, der das Geld erhält oder die Rechnung ausstellt.

2. Kommen und Gehen

Buchhalter verwenden diese Regel, wenn sie mit echten Konten arbeiten. Diese Konten verfügen standardmäßig über einen Sollsaldo und werden von Unternehmen für Transaktionen mit Ausrüstung, Gebäudeflächen, Grundstücken und ähnlichen Produkten und Dienstleistungen verwendet. Der Satz besagt: Belasten Sie, was eingeht, und schreiben Sie gut, was ausgeht. Das bedeutet, dass etwaige zusätzliche Einkäufe oder eingehende Rechnungen dem bestehenden Kontostand hinzugefügt werden und diesen erhöhen, was eine Belastung darstellt. Wenn Sie jedoch einen Teil des bestehenden Restbetrags abbezahlen, geht das Geld an eine andere Einrichtung, bei der es sich um ein Darlehen handelt.

3. Verluste und Gewinne

Buchhalter verwenden diese Regel, wenn sie Nominalkonten besprechen. Im Gegensatz zu echten Konten verfügen diese Arten über ein Standardguthaben. Nominalkonten, auch temporäre Konten genannt, werden am Ende jedes Abrechnungszeitraums geschlossen. Der Satz lautet: Debitverluste und Kreditgewinne. Dies bedeutet, dass etwaige gezahlte Ausgaben den Betrag auf dem Konto verringern, was eine Belastung darstellt. Allerdings ist jedes zusätzliche Einkommen, das dem Konto hinzugefügt wird, ein Gewinn, also eine Gutschrift.

Drei weitere Journaling-Regeln, die Sie befolgen sollten

Buchhalter befolgen bei der Erstellung von Journaleinträgen neben den Rechnungslegungsgrundsätzen auch Layout- und Stilregeln. Einige dieser Empfehlungen können Folgendes umfassen:

1. Anzahl der Konten

Bei der doppelten Buchführung muss jeder Journaleintrag mindestens zwei Konten haben: ein Soll- und ein Habenkonto. Über die ersten beiden Konten hinaus gibt es keine Begrenzung dafür, wie viele weitere Konten der Buchhalter in einen Journaleintrag aufnehmen kann.

2. Formatieren

Journaleinträge haben ein bestimmtes Format, damit jeder, der die Berichte betrachtet, die Informationen verstehen kann. Die meisten enthalten vier bis fünf Spalten mit Informationen wie Transaktionsdatum, Transaktionsname und -beschreibung, Soll und Haben. Manchmal kann jede Transaktion auch eine Referenznummer haben. Diese Elemente werden kombiniert, um ein Hauptbuchkonto zu erstellen. In diesem Format werden alle Transaktionen in chronologischer Reihenfolge aufgelistet, wobei die Belastungen zuerst oder links und die Gutschriften an zweiter Stelle oder rechts aufgeführt werden.

3. Gesamtbetrag

Bei Journaleinträgen sind die gesamten Soll- und Habenbeträge immer gleich. Buchhalter führen beide Spalten im Journaleintrag auf, um die Bücher im Gleichgewicht zu halten.

Beispiele für Tagebucheinträge

Hier sind einige Beispiele für einfache Journaleinträge, um zu zeigen, wie Buchhalter bei der Aufzeichnung von Transaktionen Regeln verwenden:

Kunden in Rechnung stellen

Ein Briefkastenlieferant erhält von einem seiner Einzelhandelskunden eine Zahlung für Waren im Wert von 2.000 US-Dollar. Sie verlieren Produkt, gewinnen aber Geld. Der Protokolleintrag für diese Transaktion könnte wie folgt aussehen:

DatumProdukt/BeschreibungLastschriftGutschrift 23.03.21 Barzahlung 2.000 $

Forderungen
2.000 $### In Aktien investieren

Max’s Dog Bone Company investiert 20.000 US-Dollar in verschiedene Aktienoptionen des Unternehmens. Sie geben Geld und erhalten Anteile. Der Protokolleintrag für diese Transaktion könnte wie folgt aussehen:

DatumArtikel/BeschreibungDebitCredit 22.03.21Bargeld 20.000 $

Aktionen
20.000 $### Schuldenrückzahlung

Tacos Galore schickt dem Vermieter des Gebäudes einen Scheck über 600 US-Dollar als monatliche Zahlung. Der Hausbesitzer wird den Scheck zwei Wochen lang nicht einlösen. Das Geld wird vom Konto von Tacos Galore auf das Konto des Hausbesitzers überwiesen. Der Protokolleintrag für diese Transaktion könnte wie folgt aussehen:

DatumArtikel/BeschreibungSollGutschrift24.03.21Kreditorenbuchhaltung600 $

Konto des Vermieters
600 $### Kauf eines neuen Autos

Palmer Construction kauft ein neues Firmenfahrzeug für 4.000 US-Dollar. Sie geben Geld und bekommen ein Auto. Der Protokolleintrag für diese Transaktion könnte wie folgt aussehen:

DatumProdukt/BeschreibungLastschriftGutschrift25.03.21Auto4.000 $

Kasse
4.000 $### Kauf von Ausrüstung

Die Pop Bottle Company mietet eine neue Flaschenverschließmaschine für 6.000 US-Dollar pro Monat. Die Ausrüstung geht an die Firma, aber die Bezahlung geht aus. Der Protokolleintrag für diese Transaktion könnte wie folgt aussehen:

DateItem/DescriptionDebitCredit 26.03.21**Flaschenverschlussmaschine (März) 6.000 $

Kasse
6.000 $### Kauf von Materialien

Das Sonnenbrillenunternehmen Sunny Statement kauft Stahl im Wert von 600 US-Dollar, um eine alternative Methode zur Herstellung von Schrauben und Befestigungselementen zu testen. Der Stahlkonzern wird erst in einer weiteren Woche bezahlt. Sie geben Geld für Materialien. Der Protokolleintrag für diese Transaktion könnte wie folgt aussehen:

DatumArtikel/BeschreibungLastschriftGutschrift 27.03.21Bargeld600 $

Abbrechnungsverbindlichkeiten
600 Dollar