6 Arten von Projektleistungsberichten • BUOM

13. Mai 2021

Leistungsberichte helfen Fachleuten, den Status eines Projekts besser zu verstehen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und gleichzeitig die Zustimmung der Stakeholder zum Projektplan aufrechtzuerhalten. Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, an dem Stakeholder beteiligt sind, kann Ihnen das Verständnis der verschiedenen Arten von Leistungsberichten dabei helfen, diese über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten. In diesem Artikel besprechen wir, was Leistungsberichte sind, erläutern die Vorteile, beschreiben die verschiedenen Elemente des Berichtsprozesses und stellen eine Liste der verschiedenen Arten von Leistungsberichten bereit.

Was ist ein Leistungsbericht?

Leistungsberichte sind eine Aufgabe von Projektmanagement-Experten, um den Fortschritt eines Projekts zu analysieren und Stakeholder über die Prognosen und den Status des Projekts zu informieren. Dabei handelt es sich um die Sammlung und Analyse von Daten im Zusammenhang mit dem gesamten Produktionsprozess des Projekts. In der Regel erstellen Projektteilnehmer und Stakeholder einen Projektkommunikationsmanagementplan, in dem die Anzahl der Berichte, die sie im Laufe des Projekts erstellen, sowie die in ihren Berichten enthaltenen Elemente aufgeführt sind. Fachleute können über die Projektleistung in verschiedenen Branchen wie Finanzen, Fertigung, Schifffahrt, Bildung, Automobil, Baugewerbe, Wirtschaft und Gesundheitswesen berichten.

Während Sie an einem Projekt arbeiten, können Sie verschiedene Leistungsberichte kombinieren, miteinander vergleichen und relevante Informationen aus früheren Berichten extrahieren. Sie haben die Möglichkeit, Leistungsberichte in einem Textdokument wie einer Tabellenkalkulation oder einem Diagramm zu erstellen, oder Sie können bildbasierte Formate wie Diagramme und Tabellen verwenden. Viele Fachleute entscheiden sich für die Kombination mehrerer Formate zur Erstellung ihrer Berichte, beispielsweise Diagramme und Grafiken, um den Beteiligten das Verständnis der Ergebnisse zu erleichtern.

Vorteile von Leistungsberichten

Hier sind einige Vorteile von Leistungsberichten:

• Bietet Transparenz. Leistungsberichte bieten den Projektbeteiligten Transparenz, damit sie verstehen, wie ihre Fachkräfte ihre Finanzen während des gesamten Projekts verwenden.

• Schafft weniger Spielraum für Fehler: Durch das regelmäßige Ausfüllen von Leistungsberichten können potenzielle Fehler hervorgehoben werden, was zu einer schnelleren Lösung des Problems führen kann.

• Leistungsverfolgung. Durch das Ausfüllen von Leistungsberichten werden die Leistung verfolgt und die Produktivität angezeigt. So erhalten Sie eine Vorstellung davon, wann Profis ein Projekt abschließen können.

• Einhaltung der Regeln: Durch die Erstellung von Berichten kann sichergestellt werden, dass die Projektteilnehmer die Regeln und Vorschriften des Projekts einhalten.

Elemente des Leistungsberichtsprozesses

Während die in einem Leistungsbericht enthaltenen Elemente je nach Berichtstyp variieren, sind hier einige Elemente aufgeführt, die bei den verschiedenen Berichtstypen häufig vorkommen:

• Analyse früherer Indikatoren. In der Regel bieten Leistungsberichte eine Analyse der bisherigen Leistung, sodass das Management Produktion, Qualität und Dauer von Projekten vergleichen kann.

• Zusammenfassung der Änderungen. Leistungsberichte bieten eine Zusammenfassung aller an einem Projekt vorgenommenen Änderungen und den Grund für jede Änderung.

• Nächste Schritte: Leistungsberichte beschreiben die nächsten Schritte, die Teammitglieder für ein Projekt planen.

• Projektschätzungen: Aktualisierte Projektschätzungen sind Teil von Berichten, einschließlich Finanzprognosen und Produktionsergebnissen.

• Informationen für Interessenten. Leistungsberichte liefern spezifische Informationen, die Stakeholder möglicherweise anfordern, z. B. Informationen zu Materialien, Projektteilnehmern oder Zeitplänen.

• Informationen zur Arbeitsleistung: Diese Informationen umfassen Informationen über den Fortschritt des Projektzeitplans und die bisher für das Projekt angefallenen Kosten.

• Messung der Arbeitsproduktivität: Damit können Sie den tatsächlichen Fortschritt eines Projekts im Vergleich zum geplanten Fortschritt berechnen.

Arten von Leistungsberichten

Sie können Leistungsberichte per E-Mail oder mit spezieller Berichtssoftware an Stakeholder und andere Projektteilnehmer senden. Hier sind die verschiedenen Arten von Leistungsberichten, die Sie erstellen können:

Bericht

Der Statusbericht informiert über den aktuellen Status des Projekts während des gesamten Fertigstellungsprozesses. Es zeigt, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist, seine Fristen einzuhalten, bietet eine Zusammenfassung der Projektdetails, hebt etwaige Verbesserungsbereiche hervor und fügt alle Ziele hinzu, die das Projekt erreicht hat. Statusberichte können Ihnen dabei helfen, Stakeholder über den Gesamtfortschritt des Projekts auf dem Laufenden zu halten und etwaige Änderungen zu kommunizieren. Dies ist der am häufigsten erstellte Bericht. Abhängig vom Kommunikationsmanagementplan des Projekts werden in der Regel regelmäßig Statusberichte während des gesamten Projekts erstellt.

Fortschrittsbericht

Der Fortschrittsbericht umfasst alle seit dem letzten Bericht abgeschlossenen Arbeiten am Projekt. Es beschreibt die Aufgaben, die Sie im Projekt bereits erledigt haben, eventuell erreichte Projektziele oder Änderungen an den Projektplänen. Fortschrittsberichte können die von Ihnen durchgeführten Aktionen dokumentieren. Dies hilft bei der Messung der Produktivität, da Sie den aktuellen Fortschrittsbericht mit früheren Fortschrittsberichten vergleichen können. Hier sind einige Beispiele für Aktivitäten, die Sie in einem Fortschrittsbericht finden könnten:

• Wir haben die Ergebnisse der Umfrage (Datum) und (Uhrzeit) zusammengefasst.

• Umsetzung des Feedbacks zum Projekt ab (Datum)

• Ergebnisse des Community-Engagements eingegangen am (Datum)

• Aktualisierter Projektvorschlag unter Einbeziehung der aktuellen Vorschriften

• Verwendet von (Art der Ressource) von Stakeholdern am (Datum)

Trendbericht

Der Trendbericht sucht nach wiederkehrenden Problemen, die in mehreren Fortschrittsberichten aufgetreten sind, sodass Techniker diese Probleme identifizieren und beheben können, um die Produktivität zu steigern. Es vergleicht die aktuelle Leistung eines Projekts mit der letzten Leistung über einen ähnlichen Zeitraum. Sie können diese Berichte je nach Zeitplan jede Woche, jeden Monat oder jedes Jahr für die Dauer des Projekts erstellen. Trendberichte zeigen, ob die Gesamtprojektleistung zunimmt oder abnimmt.

Abweichungsbericht

Der Abweichungsbericht vergleicht die tatsächliche Projektleistung mit der prognostizierten Leistung unter Verwendung von Variablen, die mit der Messung der Arbeitsproduktivität verbunden sind. Bei diesen Variablen handelt es sich um die geplante Produktivität im Vergleich zur tatsächlich geplanten Produktivität und die tatsächlichen Projektkosten im Vergleich zu den geplanten Projektkosten.

Um einen Abweichungsbericht zu erstellen, können Sie wichtige Leistungsindikatoren für das Projekt identifizieren, die normalerweise im Projektplan aufgeführt sind, und dann sehen, wie viele dieser Leistungsindikatoren Sie bereits erreicht haben. Ein gängiger KPI ist die Projektfrist. Wenn ein Projekt beispielsweise seinen ursprünglichen Termin nicht einhält, weist der Bericht möglicherweise eine große Abweichung für das Projekt auf.

Prognosebericht

Prognoseberichte zeigen, was Fachleute während eines Projekts erwarten können, sagen zukünftige Leistungsergebnisse voraus und geben erwartete Projektempfehlungen. In Prognoseberichten enthaltene Elemente sind Zeitplan, Kosten und Gesamtqualität des Projekts. In einem Prognosebericht können Sie aktuelle Statusinformationen abrufen und diese mit den erwarteten Ergebnissen des Projekts vergleichen.

Ertragswertbericht

Der Earned-Value-Bericht nutzt mathematische Berechnungen zur Ermittlung der Leistung. Profis stützen diese Berechnungen auf Abweichungen, die sie im Leistungsbericht feststellen. Sie nutzen die für das Projekt aufgewendete Zeit sowie die Material- und Arbeitskosten im Vergleich zum Umfang der für das Projekt abgeschlossenen Arbeit. Ertragswertberichte geben Ihnen Einblick in die Produktionsrate des Projekts.