5 Best Practices für das Versenden von „Nicht antworten“-E-Mails • BUOM
Unternehmen verwenden „Do Not Reply“-E-Mails häufig, um Informationen zu senden, die normalerweise keine Antwort an Kunden, Klienten oder potenzielle Kunden erfordern würden. Organisationen können auch E-Mail-Nachrichten oder „Do Not Reply“-E-Mail-Konten verwenden, um ihre Korrespondenz so organisiert wie möglich zu halten und nur die wertvollsten Nachrichten zu erhalten. Wenn Sie daran interessiert sind, Ihren E-Mail-Prozess zu optimieren und Ihren Posteingang zu organisieren, sollten Sie die Verwendung eines „Do Not Reply“-E-Mail-Kontos oder den Versand automatisierter „Do Not Reply“-E-Mails in Betracht ziehen.
In diesem Artikel definieren wir, was „Do Not Reply“-E-Mails sind, erklären, wann Sie sie verwenden sollten, und stellen fünf Best Practices vor, die Sie beim Versenden befolgen sollten.
Was sind „Do Not Reply“-E-Mails?
„Do Not Reply“-E-Mails sind automatisierte E-Mails, die Personen erhalten, wenn sie eine E-Mail von einer Adresse erhalten, die der Absender nicht nachverfolgt, oder von einem Konto, das keine E-Mails empfangen kann. Unternehmen und Einzelpersonen können diese Art von E-Mails in den folgenden Situationen verwenden:
Bestätigung der Newsletter-Anmeldung oder -Abmeldung: Sie können diese Art von E-Mail erhalten, um zu bestätigen, dass Sie sich für einen Newsletter oder eine E-Mail-Kette angemeldet oder abgemeldet haben.
Besprechungserinnerungen: Diese Art von E-Mail kann Sie an eine bevorstehende Besprechung oder Veranstaltung erinnern, an der Sie teilnehmen möchten.
Kaufbelege: Geschäfte senden manchmal digitale Kopien von Kaufbelegen an Ihre E-Mail-Adresse, wenn Sie diese Empfangsoption wählen.
Bestätigungs- oder Bestätigungs-E-Mails: Diese Art von E-Mail erhalten Sie möglicherweise als Bestätigung oder Beweis dafür, dass Sie beispielsweise eine Zusage für eine Veranstaltung oder eine Vereinbarung über einen Vertrag bestätigt haben.
Typischerweise sind „Nicht antworten“-E-Mails leicht zu erkennen, da sie von einer E-Mail-Adresse stammen, die wie folgt aussieht:(email protected)” oder “(email protected)” Wenn jemand versucht, eine E-Mail an eine „Do Not Reply“-E-Mail-Adresse zu senden, wird er wahrscheinlich eine E-Mail mit fehlgeschlagener Zustellung oder keine Antwort erhalten.
Wann sollten E-Mails vom Typ „Nicht antworten“ verwendet werden?
Viele Unternehmen und Organisationen verwenden „Nicht antworten“-E-Mails und E-Mail-Konten, um Werbe-E-Mails zu versenden, Abonnements zu bestätigen und Quittungen zu versenden. Sie können in den folgenden Situationen auch „Do Not Reply“-E-Mail-Konten verwenden oder „Do Not Reply“-E-Mails senden:
E-Mail-Adresse kann keine E-Mails empfangen: Wenn die von Ihnen verwendete E-Mail-Adresse keine eingehenden E-Mails empfangen kann, können Sie eine automatische E-Mail-Antwort „Nicht antworten“ einrichten, die gesendet wird, wenn jemand sie per E-Mail sendet.
Keine Antworten erforderlich: Wenn für bestimmte E-Mail-Nachrichten keine Antworten erforderlich sind, können Sie die Verwendung einer „Nicht antworten“-E-Mail-Adresse zum Versenden von Informationen an die Empfänger in Betracht ziehen.
Jemand überwacht sein E-Mail-Konto nicht aktiv: Wenn jemand sein E-Mail-Konto nicht aktiv oder nur sporadisch überwacht, kann es hilfreich sein, eine automatische E-Mail-Antwort „Nicht antworten“ einzurichten, damit die Empfänger entsprechende Kommunikationserwartungen haben .
5 Best Practices für das Versenden von „Nicht antworten“-E-Mails
Beim Versenden von „Nicht antworten“-E-Mails sind bestimmte Regeln zu beachten. Hier sind fünf wichtige Best Practices:
1. Erstellen Sie eine spezielle E-Mail-Adresse für Antworten
Eine der bewährten Methoden zum Versenden von „Do Not Reply“-E-Mails besteht darin, eine E-Mail-Adresse zu verwenden, an die Personen schreiben können, wenn sie eine Antwort auf den Inhalt Ihrer E-Mail wünschen. Das CAN-SPAM-Gesetz der Federal Trade Commission schreibt vor, dass Personen Informationen über die über sie gesammelten Daten anfordern und sich per Antwort-E-Mail von der E-Mail-Kommunikation abmelden können. Das Erstellen einer speziellen E-Mail-Adresse, an die E-Mails gesendet werden können, kann dazu beitragen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen und Ihren Kunden die Möglichkeit zu bieten, Sie bei Bedarf zu kontaktieren.
Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und ist nicht als Rechtsberatung gedacht; Bei allen rechtlichen Fragen sollten Sie einen Anwalt konsultieren. Bitte beachten Sie, dass keine der in diesem Artikel genannten Organisationen mit Indeed verbunden ist.
2. Leiten Sie die Empfänger an jemanden weiter, den sie bei Bedarf kontaktieren können.
Für Klienten und Kunden kann es auch hilfreich sein, andere Kontaktmöglichkeiten zu kennen, wenn sie nicht per E-Mail korrespondieren möchten. Erwägen Sie die Angabe einer Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Postanschrift, unter der Sie kontaktiert werden können. Auf diese Weise können Empfänger Ihnen eine Nachricht senden, wenn sie eine Antwort oder eine Interaktion von Ihnen benötigen.
3. Fügen Sie Ihrer E-Mail einen Abschnitt mit häufig gestellten Fragen oder Fragen und Antworten hinzu.
Es kann hilfreich sein, den Empfängern häufig gestellte Fragen oder Fragen und Antworten in einer „Do Not Reply“-E-Mail bereitzustellen. Dies kann dazu beitragen, Klarheit und Antworten auf alle Kundenfragen zu schaffen, ohne dass diese sich an Sie wenden müssen. Sie können die folgenden Fragen mit den entsprechenden Antworten in den Abschnitt „Fragen und Antworten“ oder „FAQ“ Ihrer E-Mail einfügen:
Wie kann ich Sie bei Bedarf kontaktieren?
Wer hat mir diesen Brief geschickt?
Wie kann ich diese E-Mail-Kette abonnieren oder abbestellen?
Wie finde ich weitere Informationen?
Was ist Ihre Website?
Wie kann ich meine Kommunikationseinstellungen aktualisieren?
Sie können diese Fragen schriftlich, durch ein aufgezeichnetes Video oder über eine Ressource wie einen Blogbeitrag auf der Website Ihres Unternehmens beantworten.
4. Verwenden Sie „Nicht antworten“-E-Mails nur bei Bedarf.
Erwägen Sie die Verwendung von „Nicht antworten“-E-Mails nur dann, wenn sie gesendet werden müssen. Wenn es sich bei der E-Mail um etwas handelt, das wahrscheinlich keiner Antwort bedarf, etwa die Bestätigung eines Newsletter-Abonnements, kann die Verwendung einer „Nicht antworten“-E-Mail am sinnvollsten sein. Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine „Do Not Reply“-E-Mail zu versenden, versuchen Sie, diese selten zu versenden, damit Kunden nur die wertvollste oder umsetzbarste Korrespondenz von Ihnen erhalten.
5. Stellen Sie sicher, dass Sie auf alternative Kommunikationsmethoden reagieren.
Wenn Sie E-Mail-Empfängern alternative Kommunikationsmittel anbieten, stellen Sie sicher, dass Sie auch auf diese anderen Kommunikationsformen reagieren. Es kann erforderlich sein, dass mehrere Personen andere Kommunikationskanäle überwachen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen auf jede Nachricht reagiert. Dies kann Ihnen dabei helfen, Kunden zufriedenzustellen, Kundenvertrauen aufzubauen und loyale Partnerschaften aufzubauen.
