4 Schritte zu einem Change-Management-Plan (und warum sie wichtig sind) • BUOM

25. November 2021

Unternehmen verändern sich häufig, um sich an den Markt anzupassen, umzustrukturieren und Gewinne zu steigern. Change-Management-Pläne sind Methoden, die Organisationsmitgliedern helfen, sich an diese Veränderungen anzupassen. Das Erlernen dieser Techniken und ihrer Schritte kann Ihnen und Ihrem Team helfen, mit dem Unternehmen, für das Sie arbeiten, zu wachsen. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Change-Management-Plan ist, welche Schritte er durchführt und warum Sie einen solchen Plan erstellen sollten.

Was ist ein Change-Management-Plan?

Ein Change-Management-Plan ist eine Strategie, die ein Unternehmen entwickelt, um die Mitarbeiter bei der Anpassung an neue Verfahren zu unterstützen. Der Plan kann einfach oder komplex sein, je nachdem, welche Änderungen das Unternehmen vornehmen möchte. Beispielsweise erfordert ein Plan, den Kundenservice zu verbessern, möglicherweise nur die Verbesserung der Fähigkeiten, während ein Plan, eine neue Abteilung hinzuzufügen, mehrere zusätzliche Schritte umfassen kann. Änderungsmanagement kann in mehreren Abteilungen nützlich sein, darunter Buchhaltung, Betrieb und Projektmanagement.

Bei der Entscheidung, einen Change-Management-Plan umzusetzen, können Fachleute die folgenden Kategorien berücksichtigen:

• Kundenbeziehungen: Unternehmen sollten möglicherweise überlegen, ob sich die Änderung auf die Kundenbeziehungen auswirkt. Wenn ja, können Fachleute einem qualitativ hochwertigen Kundenservice Priorität einräumen.

• Abteilungen: Manche Änderungen betreffen mehrere Bereiche des Unternehmens oder konzentrieren sich auf eine Abteilung. Bei Änderungen in einer Abteilung kann sich ein Unternehmen für die Verwendung eines weniger formellen Änderungsmanagementplans entscheiden.

• Personal: Das Unternehmen kann Änderungen vornehmen, die nur für neue Mitarbeiter gelten. In diesen Fällen können sie eingehende Schulungsverfahren anpassen, ohne den langfristigen Betrieb zu ändern.

Was sind die Phasen eines Change-Management-Plans?

Abhängig von der Art und Komplexität der vorgenommenen Änderungen kann ein Unternehmen mehrere Phasen und Variationen seines Änderungsmanagementplans verwenden. Hier sind vier grundlegende Schritte, die Sie verwenden können:

1. Erstellen Sie eine Strategie

In der ersten Phase eines Change-Management-Plans erstellt der Planmanager eine Strategie, indem er die Ziele, Anforderungen und Zeitpläne des Plans zusammenfasst. Die Planung umfasst auch die Berücksichtigung bestehender Geschäftspraktiken und Unternehmenskultur. An den meisten Change-Management-Plänen sind mehrere Mitarbeiter oder Teams beteiligt. Planleiter weisen daher auch Rollen zu, beantworten Fragen und fördern Feedback. Regelmäßige Statusbesprechungen sind auch nützlich, um etwaige Änderungen oder Bedenken hinsichtlich des Fortschritts des Plans zu besprechen.

2. Entwickeln Sie einen Plan

Das Erstellen einer Aufgabenliste zum Erreichen von Projektmeilensteinen ist ein wichtiger Teil der Entwicklung eines Plans. Aufgabenlisten erstellen Ziele, damit Teammitglieder geplante Fristen einhalten können. Kommunikation ist ein weiterer wichtiger Bestandteil bei der Erstellung einer Aufgabenliste und der Entwicklung eines Plans, da sie es Ihnen ermöglicht, schnell Feedback zu Änderungen am Plan zu erhalten. Das Erstellen einer Testumgebung für den Änderungsmanagementplan kann Planleitern auch dabei helfen, potenzielle Verbesserungsbereiche zu identifizieren, bevor sie die Änderungen vollständig integrieren. Hier sind drei Tipps zum Erstellen einer Testumgebung:

• Passen Sie neue Richtlinien und Verfahren an alle technologischen Veränderungen an, z. B. neue Projektmanagement-Software oder neue Kundendienstmethoden.

• Erstellen Sie einen Genehmigungsprozess, den Teammitglieder nach Abschluss geplanter Tests befolgen müssen.

• Nutzen Sie Projektmanagement-Tools, einschließlich Software, die es dem Planmanager ermöglicht, den Fortschritt zu verfolgen, Aufgaben zu erstellen und bestehende Pläne zu ändern.

3. Schulung der Teammitglieder

Schulungen sind ein wichtiger Bestandteil, um sicherzustellen, dass der Change-Management-Plan wirksam ist. Detaillierte Schulungen zu wichtigen Elementen des Plans können Zeit sparen und eine genaue Ausführung des Plans gewährleisten. Die Unterteilung der Schulungssitzungen in separate, aufgabenbasierte Module trägt dazu bei, die Ordnung im Plan aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass die Teammitglieder den Stoff verstehen. Sobald die Teammitglieder das Modul verstanden haben, können sie mit der nächsten Sitzung fortfahren. Diese Vorgehensweise hilft dem Planmanager, Probleme schnell zu lösen und eine ordnungsgemäße Schulung sicherzustellen.

Der Planmanager kann außerdem allen am Änderungsmanagementplan Beteiligten Schulungsmaterialien zur Verfügung stellen. Viele Unternehmen erstellen ein Online-Portal für Schulungsmaterialien, auf dem Auszubildende Fragen stellen, das Transkript überprüfen oder Verbesserungsvorschläge erhalten können.

4. Führen Sie den Plan aus

Der erste Teil der Umsetzung eines Change-Management-Plans ist die Erstellung eines Entscheidungsprozesses. Es ist wahrscheinlich, dass ein Unternehmen auf Komplikationen stößt, die nicht im formellen Änderungsmanagementplan enthalten sind. Durch die Schaffung eines Prozesses können Mitarbeiter schnell und effizient Lösungen finden. Es hilft auch, den Zeitplan einzuhalten, da die Teammitglieder rechtzeitig Entscheidungen treffen können. Ein formeller Prozess hilft Managern auch dabei, die Delegation von Aufgaben zu planen, damit sie ihre Zeit besser verwalten können.

Warum einen Change-Management-Plan erstellen?

Change-Management-Pläne erfordern Zeit und Mühe, daher ist es sinnvoll, die Vorteile ihrer Erstellung zu besprechen. Verschiedene Organisationen können sie aus unterschiedlichen Gründen nutzen, einschließlich der Steigerung der Produktivität und der Steigerung des Gewinns. Im Folgenden sind drei Vorteile der Erstellung eines Change-Management-Plans aufgeführt:

1. Sensibilisierung der Mitarbeiter

Ein Change-Management-Plan beschreibt die Rollen jedes Unternehmensmitglieds. Teammitglieder lernen, wie wichtig Veränderungen sind und wie sie sowohl dem Unternehmen als auch ihnen selbst zugute kommen können. Dies kann den Teammitgliedern helfen, sich mit den Änderungen vertraut zu machen. Ein größeres Mitarbeiterbewusstsein kann auch zu größerer Mitarbeiterzufriedenheit führen, was die Produktivität und Mitarbeiterbindung verbessern kann.

2. Erhöhtes Engagement

Mitarbeiter haben möglicherweise Fragen zu größeren Veränderungen im Unternehmen und wie sich diese Veränderungen auf ihre Rolle auswirken könnten. Planleiter können diese Fragen beantworten, indem sie Feedback und Teilnahme am Änderungsmanagementplan fördern. Darüber hinaus fördert es die Beteiligung der Mitarbeiter und bietet den Teammitgliedern die Möglichkeit, Vorschläge für Veränderungen einzubringen, die sie auch gerne im Unternehmen umsetzen würden. Die Transparenz des Prozesses kann bei Bedenken der Mitarbeiter hilfreich sein und die Mitarbeiter über jeden Schritt des Änderungsmanagementplans auf dem Laufenden halten.

3. Erhöhte Effizienz

Die Change-Management-Planung hilft einem Unternehmen, sich an einen sich verändernden Markt anzupassen und steigert so seine Fähigkeit, zu wachsen und einen größeren Kundenstamm zu erreichen. Eine verstärkte Kommunikation sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit den Kunden des Unternehmens reduziert die Zeit, die Mitarbeiter für die Lösung von Kundenproblemen benötigen. Zeitersparnis kann zu einer höheren Kundenzufriedenheit und höheren Umsätzen führen. Mitarbeiter können auch effektiver werden, wenn sie ihre Rollen besser verstehen und wissen, wie sie am besten mit ihrem Team zusammenarbeiten.