22 beste Kommunikationstechniken für den Einsatz am Arbeitsplatz • BUOM

22. Februar 2021

Kommunikation ist ein entscheidender Bestandteil jedes Unternehmens oder jeder Institution. Es ist wichtig, dass alle Mitglieder des Arbeitsumfelds effektiv und effizient Informationen austauschen können. Wenn Sie Teil eines Teams sind oder Menschen bei der Arbeit leiten, möchten Sie diese Fähigkeiten möglicherweise stärken. In diesem Artikel gehen wir auf 22 wichtige Kommunikationstechniken ein und geben Tipps, wie Sie diese am Arbeitsplatz anwenden können.

Warum sind Kommunikationsmethoden am Arbeitsplatz wichtig?

Eine starke verbale, nonverbale und schriftliche Kommunikation erhöht die Effektivität des Informationsaustauschs. Es kann auch für eine bessere Arbeitsplatzkultur sorgen und ein Gefühl von Vertrauen und Respekt unter den Kollegen entwickeln. Verbesserungen in diesen Bereichen werden wahrscheinlich zu einem geringeren Umsatz und einer verbesserten Gesamtproduktivität führen.

22 beste Kommunikationstechniken für die Arbeit

Hier sind 22 Techniken, mit denen Sie Ihre Kommunikation am Arbeitsplatz verbessern können:

1. Sprechen Sie andere mit Namen an

Wenn Sie mit einer Person kommunizieren, verwenden Sie deren Namen. So eine kleine Sache kann zu großen Ergebnissen führen. Dies zeigt Personalisierung und Liebe zum Detail. Es gibt den Menschen auch das Gefühl, dass sie für Sie wichtig und wertvoll sind. Das Nennen des Namens einer Person im Gespräch kann ebenfalls Offenheit und Ehrlichkeit in Ihrem Gespräch fördern.

2. Bereiten Sie Notizen vor

Wenn Sie vor einer großen Gruppe eine Rede halten oder mit einer Einzelperson oder einem kleinen Team sprechen müssen, ist es hilfreich, zunächst Ihre Notizen vorzubereiten. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um darüber nachzudenken, was Sie mit Ihrer Kommunikation erreichen möchten. Schreiben Sie die wichtigsten Punkte auf, die angegangen werden müssen. Die Durchsicht dieser Punkte wird dazu beitragen, Ihr Ziel zu verdeutlichen und Ihre Kommunikation effektiver zu gestalten. Sie sollten sich beim Verfassen einer Notiz, E-Mail oder Präsentation auf diese Notizen beziehen. Denken Sie daran, dass es auch in Ordnung ist, von Zeit zu Zeit einen Blick auf Ihre Notizen zu werfen, wenn Sie mit jemandem persönlich sprechen.

3. Üben Sie angemessene Wartezeiten

Unter Wartezeit versteht man die Zeit, die Sie jemandem geben, um auf eine Frage, eine Idee oder eine zum Nachdenken anregende Aktivität zu antworten. Die effektive Wartezeit hängt von der Situation ab und sollte der Person, mit der Sie kommunizieren, genügend Zeit geben, sich vollständig zu äußern.

Kommunikatoren sind in diesem Bereich in der Lage, einige Minuten zu warten, nachdem sie Feedback gegeben, eine Frage gestellt oder einen Rat gegeben haben. Dies gibt dem Empfänger Zeit zum Nachdenken über das, was Sie gesagt haben, und zeigt Respekt für seine Gefühle und Gedanken über Ihre Worte. Eine angemessene Wartezeit führt oft zu stärkeren Beziehungen und einem besseren Verständnis für Feedback oder Anweisungen. Darüber hinaus bleibt das Gespräch auf Wachstum und Zusammenarbeit ausgerichtet, wenn Sie jemandem erlauben, nachzudenken, bevor er Ihnen antwortet.

4. Seien Sie verfügbar

Damit die Kommunikation funktioniert, müssen die Leute wissen, dass sie mit Ihnen Kontakt aufnehmen können. Dies kann persönlich, telefonisch, per E-Mail oder über ein digitales Kollaborationstool erfolgen. Alle Ihre Kommunikationsmethoden benötigen eine Plattform, um effektiv zu sein. Teilen Sie Ihren Kontaktvorlieben mit, indem Sie dies mündlich ankündigen, ein Schild neben Ihrem Schreibtisch anbringen, eine Nachricht auf einer professionellen Networking-Website hinterlassen oder Ihrer E-Mail-Signatur Kontaktoptionen hinzufügen.

5. Seien Sie verfügbar

Verfügbarkeit ist eine Art emotionale Verfügbarkeit. Aufgeschlossene Menschen sind freundlich und man kann leicht mit ihnen reden. Achten Sie auf Ihr Verhalten am Arbeitsplatz und versuchen Sie, attraktiv und einladend zu wirken, um die Kommunikation zu erleichtern.

6. Stellen Sie offene Fragen

Eine Frage ist offen, wenn zur Beantwortung mehr als ein oder zwei Wörter erforderlich sind. Ja- oder Nein-Fragen sind direkt und dienen der Klarheit und können bei der Kommunikation mit anderen gestellt werden. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie auch Fragen stellen, die es der anderen Person ermöglichen, Dinge wie ihre Meinung oder Gefühle zu dem Thema zu besprechen. Diese Art der Interaktion ist kollaborativ und ermöglicht es den Menschen, sich an der Konversation zu beteiligen. Wenn Menschen das Gefühl haben, aktiv an einem Gespräch teilzunehmen, sind sie eher aufgeschlossen und offen.

7. Geben Sie regelmäßig Feedback

Feedback gibt Menschen Informationen. Dadurch erfahren andere, wenn sie etwas gut machen oder wie sie sich in Zukunft verbessern können. Geben Sie so oft wie möglich formelles und informelles Feedback. Dies kann von Lob oder Rat bis hin zu einem persönlichen Gespräch oder einer schriftlichen Bewertung reichen. Regelmäßiges Feedback verdeutlicht die Erwartungen und häufiges Lob kann das Selbstvertrauen und die Leistung des Empfängers steigern.

8. Üben Sie aktives Zuhören

Aktives Zuhören ist eine Gesprächstechnik, bei der Sie der anderen Person Ihre volle Aufmerksamkeit schenken, während sie mit Ihnen spricht. Dies ist für eine starke Kommunikation von entscheidender Bedeutung, da es dazu beiträgt, eine Atmosphäre des Respekts und des Verständnisses zu schaffen. Wenn Sie Feedback geben oder jemandem eine Frage stellen, hören Sie sich alles an, was er zu sagen hat. Warten Sie, bis Sie ihre Ideen verarbeitet haben, um über Ihre Antwort nachzudenken.

Mehr Details: Verbessern Sie Ihr Gehör am Arbeitsplatz (mit Tipps)

9. Akzeptieren Sie Feedback

Um Feedback effektiv anzunehmen, müssen Sie offen für das sein, was die andere Person über Ihren Stil, Ihre Herangehensweise oder Ihre Arbeit zu sagen hat. Wenn Sie Feedback akzeptieren, können Sie dessen Wert erkennen und sich entsprechend anpassen. Wie Sie auf Feedback reagieren, ist ein wichtiger Teil der Kommunikation, Zusammenarbeit und des persönlichen Wachstums. Es kann Ihnen auch dabei helfen, sensibel gegenüber anderen zu sein, wenn Sie Feedback geben.

Mehr Details: 4 Wege, wie Feedback die Leistung am Arbeitsplatz verbessert

10. Machen Sie sich Notizen

Verwenden Sie einen Notizblock oder ein Kommunikationsjournal, um wichtige Gespräche aufzuzeichnen. Dies hilft dabei, Häufigkeit und Effizienzniveaus zu verfolgen. Das Führen eines Tagebuchs gibt Ihnen auch die Möglichkeit, darüber nachzudenken, wie sich Ihre Fähigkeiten im Laufe der Zeit weiterentwickelt haben.

11. Akzeptieren Sie andere Standpunkte

Jeder Mensch hat einen einzigartigen Hintergrund und eine einzigartige Perspektive, aus der er die Welt betrachtet. Diese Perspektive wird wahrscheinlich Einfluss darauf haben, wie sie Projekte und Aufgaben am Arbeitsplatz angehen. Wenn Sie mit einem Kollegen zusammenarbeiten oder ein Team leiten, kann es vorkommen, dass Ihre Ideen nicht perfekt zusammenpassen. Es ist wichtig, dass Sie anderen Meinungen respektvoll zuhören, bevor Sie eine gegenteilige Idee vorschlagen. Dies zeigt Respekt gegenüber der Person, mit der Sie arbeiten, und wird das Gespräch wahrscheinlich offener machen.

12. Seien Sie einfühlsam

Empathie ist die Fähigkeit, die Gefühle anderer so zu verstehen, als wären es die eigenen. Obwohl es schwierig sein kann, genau zu wissen, wie sich eine andere Person fühlt, ist es wichtig, sich die Situation aus der Sicht der anderen Person vorzustellen. Sie können dies tun, indem Sie darauf achten, was die Leute zu Ihnen sagen und wie sie sich verhalten, wenn Sie mit ihnen interagieren. Versuchen Sie, mit Menschen so zu interagieren, wie Sie möchten, dass andere Sie behandeln.

13. Emotionale Situationen deeskalieren

Wenn Sie eine Situation deeskalieren, reduzieren Sie den Stress für alle Beteiligten. Menschen glauben oft, dass ihre Arbeit oder Ideen ein Spiegelbild ihrer selbst sind. Aus diesem Grund kann das Geben oder Empfangen von Feedback manchmal emotional sein. Hier sind einige Tipps, um Spannungen abzubauen und eine ruhige Kommunikation aufrechtzuerhalten:

• Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf Augenhöhe befinden und nicht über der anderen Person stehen.

• Entspannen Sie Ihre Atmung und verlangsamen Sie Ihre Sprechgeschwindigkeit.

• Sehen Sie sich Ihre eigene Lautstärke an

• Wenn Sie eine Enttäuschung bei einer anderen Person bemerken, fragen Sie sie, wie sie sich fühlt.

• Versichern Sie Ihrem Gesprächspartner, dass Ihre Absichten positiv und wachstumsorientiert sind.

• Fragen Sie die Person, ob sie Privatsphäre oder Zeit zum Gedenken an sich selbst möchte.

14. Verwenden Sie eine taktvolle Sprache

Eine rücksichtsvolle Sprache wird sorgfältig gewählt und suggeriert, dass Sie Respekt und Gleichberechtigung gegenüber der anderen Person empfinden. Hier sind vier Dinge, die Sie tun können, um bei der Kommunikation mit anderen achtsam zu sein:

• Verwenden Sie Branchenjargon nur, wenn Sie glauben, dass die andere Person weiß, was er bedeutet.

• Verwenden Sie „uns“ oder „wir“, wenn Sie versuchen, zusammenzuarbeiten

• Verwenden Sie nach Möglichkeit bejahende Worte.

15. Lernen Sie die Psychologie der Körpersprache

Die Körpersprache ist ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation mit anderen Menschen. Wenn Sie lernen, die Körpersprache zu interpretieren, können Sie insgesamt ein effektiverer Kommunikator werden. Hier sind sechs Tipps für den Einsatz der Körpersprache, um die Kommunikation sicher, offen und angenehm zu gestalten:

• Halte Augenkontakt

• Verschränken Sie nicht Ihre Arme

• Verwenden Sie Gesten der offenen Hand

• Positionieren Sie sich auf oder nahe Augenhöhe

• Sich der Person zuwenden, mit der Sie sprechen

• Spiegeln Sie subtil ihre Haltung wider

16. Seien Sie prägnant

Prägnant zu sein bedeutet, prägnant und informativ zu sein. Die Kommunikation am Arbeitsplatz muss klar sein. Viele Wörter und Ideen gleichzeitig können für eine andere Person schwierig zu entschlüsseln und zu priorisieren sein. Gehen Sie sparsam mit persönlichen Anekdoten um und konzentrieren Sie sich vor allem auf die Informationen, die Sie mitteilen möchten.

17. Seien Sie bei der schriftlichen Kommunikation präzise

Schriftliche Kommunikation ist dann korrekt, wenn sie klar und anspruchsvoll ist. Wenn Sie eine Notiz oder E-Mail schreiben, geben Sie in der Betreffzeile oder Überschrift deutlich den Zweck der Nachricht an. Es ist außerdem ratsam, am Anfang des Dokuments ein Ziel oder eine Richtlinie anzugeben. Wenn Sie jemanden bitten, eine Aufgabe zu erledigen oder möchten, dass etwas bis zu einem bestimmten Datum erledigt wird, verwenden Sie Seitenumbrüche oder Fettdruck, um Ihren Wunsch zum Ausdruck zu bringen. Verwenden Sie eine freundliche Begrüßung und Abschiedsnachricht, um sympathisch zu bleiben, und der Text des Briefes sollte präzise und aussagekräftig sein.

18. Seien Sie konsequent

Konsequentes Handeln bedeutet, eine starke Denkweise zu bewahren und Menschen gleich zu behandeln. Durch den konsequenten Einsatz positiver Kommunikationstechniken stärken Sie Ihren Ruf als kooperativ, informativ und kontaktfreudig. Die ständige Interaktion mit anderen erhöht Ihre Gesamtverfügbarkeit.

19. Erinnerungen einrichten

Richten Sie Erinnerungen in Ihrem Kalender ein, um Personen bei der Arbeit zu kontaktieren. Der Austausch von Informationen mit anderen schafft eine kollaborative Umgebung. Es verbessert auch das kollektive Wissen und die Fähigkeiten einer Gruppe von Menschen.

20. Konsultieren Sie einen Mentor

Denken Sie an jemanden, den Sie kennen und der sich durch Kommunikation auszeichnet. Diese Person kann Ihr Führer oder Mentor werden, wenn Sie sie darum bitten. Wenn Sie versuchen, Ihre Fähigkeiten zu stärken, fragen Sie diese Person nach Ideen. Sprechen Sie mit ihnen darüber, wie Sie anderen Menschen normalerweise Anweisungen, Informationen und Feedback geben. Die Chancen stehen gut, dass sie Tipps oder Tricks haben, die Ihnen helfen, Ihren eigenen Stil zu verbessern.

21. Üben Sie außerhalb der Arbeit

Üben Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten außerhalb der Arbeit, indem Sie Übungsübungen machen. Sie können öffentliches Reden, Einzelgespräche und das Geben von Feedback üben. Sie können sich auch professionelles E-Mail-Schreiben ansehen. Versuchen Sie dies mit einem vertrauenswürdigen Freund, jemandem mit Branchenerfahrung oder einem Karrierecoach.

22. Finden Sie Profis

Informationen von Fachleuten erhalten Sie durch die Lektüre von Büchern und Artikeln oder durch den Besuch von Seminaren zur Kommunikation am Arbeitsplatz. Experten auf diesem Gebiet aktualisieren weiterhin Best Practices, um Änderungen in der Etikette am Arbeitsplatz Rechnung zu tragen.

Tipps zur Stärkung der Kommunikationsfähigkeiten

Das Nachdenken über Ihre Worte und Taten ist ein wichtiger Teil der Aufrechterhaltung Ihrer Kommunikationsfähigkeiten. Hier sind drei Fragen, die Sie sich stellen sollten, um sicherzustellen, dass Sie gut kommunizieren:

• Fragen Sie sich, ob Sie es besser hätten machen können. Das Stellen dieser Frage ermöglicht Selbstreflexion und Selbsterkenntnis. Selbstreflexion ist ein bisschen wie Feedback, nur dass man es geben muss. Wenn Sie glauben, Sie könnten es besser machen, stellen Sie sich vor, wie. Versuchen Sie dann, diese Strategien in Zukunft anzuwenden.

• Betrachten Sie das Szenario aus einer anderen Perspektive. Versuchen Sie sich immer vorzustellen, wie Sie sich fühlen würden, wenn Ihre Rollen vertauscht wären. Überlegen Sie, ob Sie mit dem Szenario einverstanden wären, wenn jemand mit Ihnen auf die gleiche Weise sprechen würde, wie Sie mit ihm gesprochen haben.

• Konzentrieren Sie sich darauf, Ihre Mentoren stolz auf Sie zu machen. Denken Sie an eine positive Person in Ihrem Leben, die Ihnen Orientierung gegeben hat. Dies können Eltern, Großeltern, Trainer, Lehrer oder andere Mentoren sein. Wenn diese Person dort wäre und Ihre Interaktion sehen könnte, überlegen Sie, ob Ihre Worte und Taten sie stolz auf Sie machen würden.