18 Tipps zur Einhaltung von Fristen • BUOM

Ganz gleich, ob Sie Vollzeit im Büro oder freiberuflich von zu Hause aus arbeiten, Berufstätige haben regelmäßig mit Fristen zu kämpfen. Fristen sind ein wesentliches Instrument, um sicherzustellen, dass Projektaufgaben pünktlich abgeschlossen werden und die Arbeit reibungslos verläuft. Wenn Sie die Techniken zur Einhaltung von Fristen kennen, erhalten Sie praktische Werkzeuge, mit denen Sie Ihre Arbeit fristgerecht abschließen können. In diesem Artikel besprechen wir, warum die Einhaltung von Fristen wichtig ist und geben Ihnen Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Ziele rechtzeitig zu erreichen.

Was ist eine Frist?

Eine Frist ist ein Datum und eine Uhrzeit, bis zu der ein Projekt oder ein Teil eines Projekts abgeschlossen sein muss. Die zu Beginn Ihres Projekts festgelegte Frist stellt den spätestmöglichen Zeitpunkt dar, zu dem entweder Ihr Vorgesetzter oder der Kunde erwartet, dass die Arbeit abgeschlossen und geliefert wird. Die Einhaltung einer Frist bedeutet, dass Sie Ihre Arbeit zu oder vor dem Ihnen zugewiesenen Zeitpunkt und Datum fertigstellen und einreichen.

Warum ist es wichtig, Fristen einzuhalten?

Wenn es eine Frist gibt, sind Sie dafür verantwortlich, die Ihnen zugewiesene Arbeit bis zu der von Ihrem Chef oder dem Kunden festgelegten Frist abzuschließen. Sie wählten diesen Termin auf der Grundlage der spezifischen Ziele des Projekts, daher ist es wichtig, ihn einzuhalten, um diese Ziele zu erreichen. Zu den Gründen, warum Ihre Frist wichtig ist, gehören:

• Sicherstellen, dass die Arbeit erledigt wird. Die meisten Projekte erfordern mehrere Aufgaben. Durch das Festlegen einer Frist können Sie sicherstellen, dass Sie jede Aufgabe abschließen, bevor Sie mit den nächsten Schritten fortfahren.

• Bleiben Sie auf dem Laufenden: Ihre Projektmanager und Kunden haben einen bestimmten Zeitplan, den sie befolgen. Durch das Festlegen von Fristen können sie abgeschlossene Aufgaben nachverfolgen, und durch die Einhaltung von Fristen wird der Fortschritt bis zur Fertigstellung vor einer festgelegten Zeit verfolgt.

• Klare Ziele setzen: Fristen sind oft das Ergebnis der Aufteilung eines größeren Projekts in kleinere, spezifische Ziele. Durch die Festlegung einer Frist legen die Projektverantwortlichen jeden Schritt fest, der zur Erreichung ihrer Ziele erforderlich ist.

• Arbeitsverzögerungen vorbeugen: Wenn Sie sich eine Frist setzen und diese einhalten, können Sie Aufgaben nacheinander erledigen, sodass jede Aufgabe den nötigen Fokus erhält.

• Probleme frühzeitig erkennen: Die Einhaltung einer Frist hilft, potenzielle Probleme zu finden und zu lösen, bevor sie zu einem Problem für das Projekt werden.

Tipps zur Einhaltung von Fristen

Jedes Projekt mit einer Frist erfordert seine eigenen Prozesse, um es zu erledigen, aber es gibt allgemeine Techniken, die Sie verwenden können, um auf dem richtigen Weg zu bleiben.

Hier sind 18 Möglichkeiten, die Arbeit pünktlich zu beenden:

Verstehen Sie Ihren Zweck

Es gibt zwei Schlüsselkomponenten zur Einhaltung von Fristen: die termingerechte und korrekte Erledigung von Arbeiten. Um sicherzustellen, dass Sie genau das liefern, was der Kunde wünscht, müssen Sie das spezifische Ziel verstehen, das Sie erreichen möchten. Machen Sie sich klar, was Ihr Projektmanager oder Kunde von Ihnen erwartet. Stellen Sie Fragen, bis Sie die Einzelheiten der Frage verstanden haben.

Entwickeln Sie eine positive Einstellung

Die Einstellung, die Sie mitbringen, gibt den Ton für Ihr Arbeitsumfeld vor, also machen Sie es positiv. Betrachten Sie die Frist als eine Herausforderung, die Sie meistern müssen, damit Sie Ihre Fähigkeiten weiter verbessern und ein besserer Gewinn für Ihr Unternehmen werden können. Eine positive Einstellung schafft Motivation, die Ihnen hilft, weiterzuarbeiten und Ihr Ziel zu erreichen.

Erstellen Sie eine Checkliste

Erstellen Sie eine Checkliste mit allen Schritten, die Sie zum Abschluss Ihres Projekts unternehmen müssen. Seien Sie konkret und notieren Sie die Funktion jeder Aufgabe auf Ihrer Liste. So wissen Sie stets, was Sie erreichen möchten. Schauen Sie regelmäßig auf Ihre Checkliste und markieren Sie die Schritte, die Sie erfolgreich abgeschlossen haben, um Ihren Fortschritt zu verfolgen. Zu sehen, wie Sie Ihrem Ziel näher kommen, ist eine weitere Möglichkeit, motiviert zu bleiben, während Sie die Arbeit erledigen.

Plane deine Zeit

Um sicherzustellen, dass Sie Ihr Projekt vor Ablauf der Frist abschließen können, ist es hilfreich, einen Plan zu erstellen. Diese Informationen informieren Sie darüber, was noch zu tun ist, wie lange und wann Sie es tun müssen. Halten Sie sich an Ihren Zeitplan, damit Ihre Fortschritte konstant sind. Nehmen Sie während des gesamten Projekts Anpassungen am Plan vor, um die Genauigkeit sicherzustellen.

Bestimmen Sie für Ihren Plan:

• Spezifische Aufgaben, die Sie erledigen müssen.

• Schätzungen, wie lange jede Aufgabe dauern wird.

• Die Fristen für die Erledigung jeder dieser Aufgaben.

Prognostizieren Sie mögliche Fehler

Nutzen Sie Ihre Erfahrung, um häufige Probleme vorherzusagen, auf die Sie bei einem Projekt stoßen könnten. So verhindern Sie, dass eventuelle Rückschläge unerwartet auftauchen und Sie können Lösungen vorbereiten, bevor Probleme auftreten, damit Ihre Arbeit reibungslos weitergehen kann.

Geben Sie sich eine frühere Frist.

Eine gute Möglichkeit, sicherzustellen, dass Sie Ihre Frist einhalten, besteht darin, frühzeitig fertig zu werden. Wählen Sie einen Zeitpunkt in der Nähe Ihres Fälligkeitsdatums und legen Sie ihn als neues Ziel fest. Wenn Sie zusätzliche Zeit einplanen, können Sie schneller fertig werden und haben die Möglichkeit, die Genauigkeit Ihrer Arbeit zu überprüfen, bevor Sie sie abgeben.

Sammeln Sie Ihre Werkzeuge

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie über alles verfügen, was Sie zum Abschließen der Arbeit benötigen. Zu wissen, was Sie haben und wie Sie darauf zugreifen können, gibt Ihnen die Sicherheit, weiterzumachen. Außerdem sparen Sie später Zeit, da Sie alles, was Sie brauchen, immer zur Hand haben.

Stellen Sie sicher, dass Sie Werkzeuge bereithalten, z. B.:

• Computerprogramme und -anwendungen

• Relevante Daten

• WLAN-Passwörter

• Zugriff auf Ihre Kollegen

• E-Mail-Adressen von Kunden

Beginnen Sie so schnell wie möglich

Der beste Weg, Ihre Frist einzuhalten, besteht darin, so schnell wie möglich zu beginnen. Sobald Sie mit der Vorbereitung fertig sind, machen Sie sich an die Arbeit. Wenn man einmal angefangen hat, ist es wahrscheinlicher, dass man dabei bleibt. Machen Sie aus Ihrer ersten Aufgabe einen ersten Entwurf, damit er nicht perfekt ist, und arbeiten Sie ihn durch. Wenn Sie zusätzliche Zeit für sich selbst einplanen, können Sie später jederzeit wiederkommen, um Ihre Arbeit zu verbessern.

Spielen Sie zuerst Ihre Stärken aus

Wählen Sie aus der Checkliste Aufgaben aus, die Sie entsprechend Ihren Stärken schnell und einfach erledigen können. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, gleich zu Beginn mehrere Aufgaben zu erledigen, die Sie Ihrem Ziel näher bringen. Wenn Sie die einfachsten Aufgaben zuerst erledigen, haben Sie genug Zeit, um an Aufgaben zu arbeiten, von denen Sie wissen, dass sie länger dauern werden.

Priorisieren Sie Ihre Projekte

Wenn Sie an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, erstellen Sie einen Zeitplan, der alle Projekte umfasst. Dies hilft, Aufgaben entsprechend ihrem jeweiligen Projekt zu differenzieren. Sie können sie farblich kennzeichnen oder die für Sie am besten geeignete Methode verwenden. Legen Sie Fristen für jede Aufgabe in jedem Projekt fest, damit Sie immer den Überblick darüber haben, woran dringend gearbeitet werden muss. Möglicherweise stellen Sie fest, dass eine andere Aufgabe Ihre Aufmerksamkeit erfordert, bevor Sie mit dem nächsten Schritt im aktuellen Projekt fortfahren.

Konzentrieren Sie sich jeweils auf eine Aufgabe

Wenn Sie wissen, an welcher Aufgabe Sie als Nächstes arbeiten müssen, richten Sie Ihre Aufmerksamkeit nur auf diese Aufgabe. Obwohl Sie andere Aufgaben haben, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern, können Sie durch die Konzentration auf jede einzelne sicherstellen, dass Sie einen Schritt vollständig abgeschlossen haben, bevor Sie mit dem nächsten fortfahren. Wenn Sie jetzt die Genauigkeit überprüfen, sparen Sie später Zeit.

Arbeiten Sie, wenn Sie am produktivsten sind

Jeder hat andere Zeiten, in denen er am besten arbeitet. Wenn Sie feststellen, dass Sie morgens, vor dem Mittagessen oder mitten am Tag am effektivsten sind, planen Sie in diesem Zeitraum so viel Arbeit ein, dass Sie die Fristen einhalten können. Dies kann sich auf die Gesamtqualität Ihrer neuesten Arbeit auswirken und Ihnen helfen, schneller mehr Ziele zu erreichen.

Nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoll

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Zeit optimal nutzen. Sobald Sie abgeschätzt haben, wie lange jede Aufgabe in Ihrem Projekt dauern sollte, und festgestellt haben, dass Sie genug Zeit haben, um auch nur eine kleinere Aufgabe zu erledigen, nutzen Sie diese Zeit, um sie zu erledigen. Je öfter Sie selbst kleine Arbeitsmengen erledigen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie Fristen einhalten.

Zu den kleineren Aufgaben, die Sie in kurzer Zeit erledigen können, gehören:

• Einen Absatz schreiben

• Studieren Sie ein kurzes Thema

• Eine E-Mail senden

• Überprüfen Sie Ihre Arbeit

Vermeiden Sie Ablenkungen

Es ist nichts Falsches daran, mitten am Arbeitstag Ihre E-Mails zu lesen. Wenn Sie jedoch das Gefühl haben, dass sich viele dieser kleinen Ablenkungen im Laufe des Tages zu etwas Größerem summieren, finden Sie heraus, welche Änderungen den größten positiven Einfluss auf Ihre Produktivität haben, und setzen Sie sie um. Um solche Ablenkungen zu vermeiden, können Sie:

• Schalten Sie Ihr Telefon aus oder stellen Sie es auf die andere Seite des Raumes.

• Legen Sie eine bestimmte Tageszeit zum Lesen von E-Mails fest.

• Sparen Sie sich den Online-Einkauf für Ihre Mittagspause.

• Deaktivieren Sie Social-Media-Benachrichtigungen.

Entwickeln Sie ein Belohnungssystem

Wenn Sie zusätzliche Motivation zum Erreichen Ihrer beruflichen Ziele schaffen möchten, schaffen Sie ein Belohnungssystem für sich. Egal, ob Sie sich auf die heiße Tasse Kaffee oder den Schokoriegel in Ihrer Schreibtischschublade freuen, zusätzliche positive Verstärkung ist ein nützliches Werkzeug, um Projektmeilensteine ​​auf dem Weg zur Einhaltung von Fristen zu erreichen.

Nutzen Sie Ihre Kollegen

Jedes Teammitglied hat seine eigenen Stärken. Wenn Sie bei irgendeinem Teil Ihres Projekts Hilfe benötigen, fragen Sie einen Ihrer Kollegen um Rat. Dies erspart Ihnen die Suche nach einer Antwort auf Ihre Frage und Sie können von Ihrem Kollegen lernen, sodass Sie wissen, was Sie beim nächsten Mal tun müssen, ohne nachfragen zu müssen. Sie sollten Ihre Kollegen nur bei Bedarf um Hilfe bitten, da diese wahrscheinlich ihre eigenen Fristen einhalten.

Kontaktieren Sie Ihren Vorgesetzten

Halten Sie Ihren Projektmanager oder Kunden über Ihre Fortschritte auf dem Laufenden. Wenn etwas Unerwartetes passiert ist, teilen Sie ihnen die konkrete Lösung mit, die Sie zur Behebung des Problems entwickelt haben. Wenn Sie eine Frist verpassen müssen, muss Ihr Kunde oder Manager wissen, was passiert ist und wie Sie damit umgegangen sind. So vermeiden Sie Überraschungen und zeigen, dass Sie versuchen, auf dem richtigen Weg zu bleiben. Wenn Sie dennoch in der Lage sind, die Frist einzuhalten, zeigt das, dass Sie die Aufgabe bewältigen und dennoch termingerecht abschließen konnten.

Tanken Sie neue Energie

Ein wichtiger Schritt zur Einhaltung von Fristen besteht darin, sich eine Pause zu gönnen. Manchmal muss man einfach ein paar Minuten innehalten und seine Gedanken sammeln, bevor man sich wieder an die Arbeit macht. Finden Sie die Methode, die Ihre Energie am besten wiederherstellt, und nutzen Sie sie regelmäßig, um sich selbst und Ihre Arbeit zu regenerieren. Nur fünf Minuten, die Sie sich selbst nehmen, können einen großen Unterschied bei der Erledigung einer Aufgabe und der Annäherung an eine Frist machen.

Hier sind ein paar Dinge, die Sie ausprobieren sollten:

• Ein Glas Wasser holen.

• Iss einen Snack.

• Dehnen Sie Ihre Arme, Beine und Ihren Rücken.

• Kurzer Spaziergang.

• Verwendung einer Meditations-App.