18 Möglichkeiten, am Telefon eine Beziehung aufzubauen • BUOM

22. April 2021

Für den Aufbau einer effektiven Kommunikation mit Kollegen und Kunden ist ein gutes Verhältnis unerlässlich, und es kann die Kommunikation sowohl persönlich als auch am Telefon einfacher und produktiver machen. Der Aufbau einer Beziehung kann auf natürliche Weise erfolgen, oder Sie können diese Fähigkeit auf besondere Weise entwickeln und weiterentwickeln, insbesondere bei Telefongesprächen, bei denen die Körpersprache nicht sichtbar ist. Zu wissen, wie man Beziehungen aufbaut, kann Ihnen dabei helfen, berufliche Fähigkeiten zu entwickeln, die in jedem Job und in jeder Branche nützlich sind. In diesem Artikel definieren wir, was Rapport ist, warum er wichtig ist, und schauen uns 18 Möglichkeiten an, am Telefon ein Rapport aufzubauen, der Ihnen in Ihrer Karriere helfen wird.

Was ist Rapport und warum ist er wichtig?

Rapport ist Ihre Fähigkeit, mit anderen auf eine Weise umzugehen, die ein Maß an Vertrauen, Verständnis, Unterstützung und Trost schafft. Sie können Beziehungen zu Kollegen, Kunden, Lieferanten, Führungskräften und Managern, Konkurrenten oder Kunden aufbauen, und der Aufbau guter Beziehungen kann auch Ihren Ruf verbessern. Im Geschäftsleben können Sie durch den Aufbau einer Beziehung Kunden anlocken, um Loyalität, Einfluss und anhaltende Geschäfte zu schaffen, und das ist in fast jeder Branche und jedem Bereich wichtig. Wenn beispielsweise ein Immobilienmakler gute Beziehungen aufbaut, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden ihm vertrauen und auf seine Ratschläge und Ideen zum Kauf oder Verkauf eines Hauses hören.

Gegenseitiges Verständnis ist im Geschäftsleben wichtig, unabhängig von Branche oder Position, und es kann:

• Erweitern Sie Ihr berufliches Netzwerk

• Führen Sie zu zukünftigen Beschäftigungsmöglichkeiten

• Erhöhen Sie die Anzahl der Kunden oder Kunden

• Holen Sie sich Unterstützung für Ihre Ideen

• Erhöhter Umsatz, Teamarbeit und Produktivität

• Stärken Sie Ihren Ruf

18 Möglichkeiten, telefonisch Kontakt aufzunehmen

Die Entwicklung von Fähigkeiten zum Aufbau von Beziehungen ist ein fortlaufender Prozess, den Sie im Laufe Ihrer Karriere weiterentwickeln können. Hier sind 18 Möglichkeiten, am Telefon eine Beziehung aufzubauen, die Sie sofort in die Praxis umsetzen können:

Lächeln

Lächeln Sie, wenn Sie „Hallo“ sagen, und tun Sie dies während des gesamten Gesprächs. Körpersprache ist ein wirksames Mittel, um eine Beziehung aufzubauen, und auch wenn die Person am anderen Ende Sie vielleicht nicht sieht, kann sie eine lächelnde Stimme hören und vortäuschen. Eine gute Körperhaltung und ein Lächeln können dazu beitragen, einen positiven Ton in einem Gespräch zu erzeugen und sowohl den Sprecher als auch den Zuhörer unbewusst beeinflussen.

Sei freundlich

Ein freundlicher Umgang mit Kunden oder Kollegen ist ein guter Einstieg in ein Gespräch. Eine einfache Möglichkeit besteht darin, eine Frage zu stellen wie „Wie geht es Ihnen heute?“ oder „Wie läuft dein Morgen?“ Es ist wichtig, aufrichtig zu fragen und sich für die Antwort zu interessieren, um eine bessere Beziehung aufzubauen und den Zuhörer einzubeziehen.

Bleiben Sie respektvoll

Bei einer respektvollen Kommunikation geht es nicht nur um guten Kundenservice und gute Etikette am Arbeitsplatz, sie ist auch der Schlüssel zum Aufbau einer Beziehung. Verwenden Sie während des gesamten Gesprächs „Bitte“ und „Danke“ und überlegen Sie, zu fragen, wie die Person angesprochen werden möchte, anstatt Annahmen zu treffen. Gute Manieren sind oft die Grundlage für den Aufbau guter Beziehungen und Verbindungen.

Hör genau zu

Zuhören ist wichtig, um eine Beziehung aufzubauen, und wenn Sie aktiv zuhören, was Ihr Kollege oder Kunde mitteilt, können Sie seine Bedürfnisse oder die Informationen, die er mitteilt, vollständig verstehen. Lassen Sie sie ihre Gedanken zu Ende bringen, bevor sie sprechen, anstatt sie zu unterbrechen, und denken Sie darüber nach, bei Bedarf Sätze wie „Richtig“ oder „Ich verstehe“ zu sagen, um ihnen zu versichern, dass Sie zuhören.

Bleib positiv

Eine fröhliche und positive Einstellung kann den Ton eines Gesprächs bestimmen, auch wenn die Person am anderen Ende dies nicht erwidert. Behalten Sie das Ziel oder die Lösung während des gesamten Gesprächs im Auge und bewahren Sie auch in schwierigen Situationen ein Maß an Höflichkeit und Professionalität. Der Aufbau einer Beziehung durch ruhiges, höfliches und professionelles Sprechen kann für die Person am anderen Ende mehr bedeuten als das ursprüngliche Problem, über das sie vielleicht angerufen hat.

Nutzen Sie die Wahrnehmung

Jedes Geschäftsgespräch ist anders und einige verlaufen gut, während sich andere möglicherweise auf ein bestimmtes Problem konzentrieren, das gelöst werden muss. Seien Sie sich der Situation bewusst und reagieren Sie entsprechend, um eine Beziehung aufzubauen. Wenn der Anrufer beispielsweise seine Enttäuschung zum Ausdruck bringt, denken Sie über eine aufrichtige Entschuldigung nach, um das Gespräch wieder in eine positive und produktive Richtung zu lenken.

Konzentrieren Sie sich auf die Herausforderung

Es ist wichtig, dem Gespräch Aufmerksamkeit zu schenken, um eine starke Verbindung aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Achten Sie auf Ablenkungen wie E-Mails, Surfen im Internet oder das Betrachten anderer Dokumente. Die Fokussierung auf den Anrufer sorgt dafür, dass Ihnen keine wichtigen Informationen entgehen und vermittelt Ihr aktives Zuhören.

Sei ehrlich

Professionalität und Offenheit sind eine gute Möglichkeit, eine Beziehung aufzubauen, zu bestätigen oder aufzubauen. Sagen Sie der Person, warum Sie anrufen oder was Sie sich von dem Gespräch erhoffen, anstatt sie verwirrt zu lassen.

Sympathie ausdrücken

Sie können eine Beziehung und Vertrauen aufbauen, indem Sie am Telefon einfühlsam sind. Versuchen Sie, die Situation aus der Sicht des Kunden oder Kollegen zu betrachten und seien Sie aufrichtig, wenn Sie Vorschläge oder Ideen mitteilen, die ein Problem lösen oder eine Frage beantworten könnten. Mit Formulierungen wie „Ich verstehe, wie sich das auf Ihre Fristen ausgewirkt hat“ oder „Ich kann mir vorstellen, dass die Verzögerung bei der Lieferung für Sie frustrierend war“ können Sie Ihrem Gesprächspartner zeigen, dass Sie sich um ihn kümmern und ihn unterstützen, aber nicht bevormunden .

Sprache wiederholen

Die Verwendung der Sprache, die Ihr Kollege oder Kunde verwendet, ist wichtig, um eine Beziehung und Verbindung zu ihm aufzubauen. Ihre Wortwahl findet Resonanz und hat für sie eine Bedeutung, und die Wiederholung dieses Wortes kann vermitteln, dass Sie es verstanden haben, während die Verwendung eines anderen Wortes möglicherweise nicht dasselbe vermittelt oder Verwirrung stiften kann. Wenn eine Führungskraft beispielsweise während eines Anrufs sagt: „Der Marketingplan ist ausgezeichnet“, sollten Sie überlegen, Ihre Antwort an Ihre Sprache anzupassen, z. B. „Ich stimme Ihnen zu, Matthäus, der Marketingplan, den das Team entwickelt hat, ist wirklich ausgezeichnet.“ “ statt „Ja, der Marketingplan ist in Ordnung.“

Passen Sie die Geschwindigkeit an

Eine subtile Möglichkeit, über das Telefon eine Beziehung und Verbindung aufzubauen, besteht darin, die Geschwindigkeit des Sprechers anzupassen. Auch wenn dies keine exakte Übereinstimmung sein muss, lohnt es sich, dies im Hinterkopf zu behalten. Wenn beispielsweise eine Person am Telefon langsamer spricht und zu schnell antwortet, kann dies dazu führen, dass sie Sie nicht hört oder nicht mit Ihnen mithalten kann, was dazu führen kann, dass sie Informationen verpasst oder sich beeilt. Oder wenn der Sprecher schnell spricht, kann eine Verlangsamung des Vortrags zu Desinteresse führen. Diejenigen, die wissen, wie man eine Beziehung aufbaut, erkennen, dass die Übereinstimmung von Stil und Ton Gemeinsamkeit schafft.

Finden Sie Gemeinsamkeiten

Bei der Arbeit oder bei der Arbeit mit Kunden können Sie eine Beziehung aufbauen, indem Sie Verbindungen und Gemeinsamkeiten zwischen Ihnen und der anderen Person finden. Menschen reden gerne über gemeinsame Hobbys, Interessen an Musik oder Sport und gemeinsame Hintergründe. Sogar eine gegenseitige Vereinbarung, für den letzten Schneefall der Saison dankbar zu sein, kann eine Möglichkeit sein, eine Beziehung aufzubauen und die Bindung zu stärken. Versuchen Sie, aufrichtig und nicht aufdringlich zu sein und in ungezwungenen Gesprächen angemessene Witze zu machen.

Merken Sie sich Namen

Dies ist nützlich, um am Telefon eine Beziehung zu neuen Kunden, Klienten oder Kollegen aufzubauen, und hilft auch dabei, Ihre Zuhörfähigkeiten unter Beweis zu stellen. Erwägen Sie, den Namen der Person während des gesamten Gesprächs und bei der Verabschiedung am Ende des Gesprächs zu wiederholen, um eine persönliche Verbindung herzustellen. Zum Beispiel: „Ich verstehe, Frau Jimenez, wir wissen das zu schätzen“ oder „Nochmals vielen Dank für Ihren Anruf, Brendan. Es war wirklich toll, die Verkaufspräsentation nächste Woche zu besprechen.“ Wenn Sie den Namen einer Person nennen, können Sie deren Aufmerksamkeit erregen und gleichzeitig Ihr Interesse an der Person zeigen.

Achte auf details

Große Liebe zum Detail ist eine großartige Möglichkeit, eine Beziehung aufzubauen. Sich an das zu erinnern, was eine Person zu Beginn eines Gesprächs gesagt hat, oder an eine kleine Information über sie, ihre Bedürfnisse oder Probleme, kann die Verbindung und das Vertrauen stärken. Wenn der Kunde beispielsweise während Ihrer Begrüßungsfrage Details preisgegeben hat, sollten Sie darüber nachdenken, diese auch mit etwas wie „Vielen Dank, Herr Hass“ abzuschließen. Ich hoffe, Sie genießen den Rest Ihres Kaffees heute Morgen und haben einen wunderschönen Tag.“

Fügen Sie Persönlichkeit hinzu

Insbesondere wenn Sie mit Kunden kommunizieren und für bestimmte Situationen ein vorgegebenes Skript haben, sollten Sie erwägen, Ihrer Rede eine persönliche Note zu verleihen, damit sie natürlich klingt, anstatt aus einem Skript abzulesen. Intonation, Tonhöhe, Ton und Aufrichtigkeit können sich alle auf das Verhältnis auswirken.

Fragen stellen

Sie können am Telefon eine Beziehung aufbauen, indem Sie die Person mit offenen Fragen in das Gespräch einbeziehen. Je mehr sie reden, desto mehr investieren sie in das Gespräch und in ihre Verbindung zu Ihnen. Achten Sie darauf, Fragen zu stellen, die mehr als eine „Ja“- oder „Nein“-Antwort erfordern, wie zum Beispiel „Erzählen Sie mir mehr über diese Erfahrung mit dem Einzelhändler in Hawaii“ oder „Was hat Ihnen in dieser Situation geholfen?“

Loben

Auch Komplimente können zum Aufbau einer Beziehung beitragen, insbesondere wenn sie aufrichtig sind. Wenn ein Kollege oder Kunde geduldig oder sehr verständnisvoll ist, danken Sie ihm unbedingt. Wenn sie bereit sind, eine Aufgabe für Sie zu erledigen oder telefonisch an einer Umfrage teilzunehmen, teilen Sie ihnen mit, welche Auswirkungen dies auf Sie hat, und teilen Sie Ihre Wertschätzung mit.

Fassen Sie das Gespräch zusammen

Das Teilen einer Zusammenfassung des Gesprächs oder der Prioritäten zeigt außerdem, dass Sie aktiv zuhören und können Ihrem Kollegen oder Kunden versichern, dass Sie sich dazu verpflichten, auf seine Bedürfnisse einzugehen, was alles zum Aufbau einer guten Beziehung beiträgt. Versuchen Sie es mit Sätzen wie „Lassen Sie mich über die drei wichtigsten Prioritäten sprechen, über die wir gesprochen haben“ oder „Das werde ich als Nächstes tun, da Sie diese Probleme mit mir geteilt haben.“