16 Zeitmanagement-Strategien zum Ausprobieren bei der Arbeit • BUOM

2. April 2022

Viele Berufstätige haben einen vollen Terminkalender, der sich leichter mit guten Zeitmanagementfähigkeiten vereinbaren lässt. Wenn Sie Ihre Zeit effektiv verwalten, können Sie Ihre Produktivität steigern und Ihren Stress reduzieren. Wenn Sie Ihr Zeitmanagement verbessern möchten, ist es hilfreich, sich über verschiedene Strategien zu informieren, die Ihnen helfen können. In diesem Artikel erklären wir, warum Zeitmanagementstrategien wichtig sind, und stellen eine Liste von 16 Zeitmanagementstrategien bereit, die für Sie nützlich sein könnten.

Warum sind Zeitmanagementstrategien so wichtig?

Zeitmanagement hat viele Vorteile, wie zum Beispiel die Steigerung der Effizienz, die Verbesserung der Qualität Ihrer Arbeit, die Reduzierung von Stress und die Verbesserung der Konzentration. Obwohl Zeitmanagement wertvoll ist, kann es manchmal schwierig sein, es umzusetzen, wenn Sie bereits einen vollen Terminkalender haben. Zeitmanagementstrategien können diesen Prozess viel einfacher machen, indem sie praktische Schritte bieten, die Ihnen helfen, diese wichtige Fähigkeit zu verbessern. Es kann auch hilfreich sein, sich über viele Strategien zu informieren, damit Sie diejenigen finden, die am besten zu Ihrem Zeitplan passen.

16 Zeitmanagement-Strategien, die Sie ausprobieren sollten

Hier sind 16 Zeitmanagement-Strategien, die Ihnen bei der Organisation Ihrer Zeit helfen:

1. Behalten Sie Ihre Zeit im Auge

Bevor Sie einen Zeitmanagementplan erstellen, kann es für Sie hilfreich sein, besser zu verstehen, wie Sie Ihre Zeit derzeit nutzen. Probieren Sie eine Übung aus, bei der Sie eine Woche lang jeden Tag Ihre Zeit erfassen und jede Stunde aufschreiben, was Sie getan haben. Wenn Sie eine Woche lang die Aufzeichnungen abgeschlossen haben, analysieren Sie Ihre Notizen auf Muster und legen Sie Zeitmanagementziele fest. Es kann eine gute Idee sein, Ihre Zeit weiterhin zu erfassen, nachdem Sie Zeitmanagementstrategien implementiert haben, damit Sie Ihren Fortschritt verfolgen können.

2. Planen Sie Ihren Tag

Bevor Sie Ihren Arbeitstag beginnen, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um eine Aufgabenliste zu erstellen. Teilen Sie sie in verschiedene Kategorien ein, z. B. die wichtigsten Aufgaben, Aufgaben, die gerne erledigt würden, aber nicht wichtig sind, und Aufgaben, die warten können. Wenn Sie Ihre Aufgaben auf diese Weise kategorisieren, können Sie Ihr Tagesziel oder Ihre wichtigsten Ziele finden. Anschließend können Sie Ihren Tag rund um diese wichtigen Aufgaben planen. Versuchen Sie, in Ihrem Zeitplan Zeit für Flexibilität einzuplanen, insbesondere wenn Sie einen Job haben, bei dem sich Aufgaben schnell ändern können.

3. Beschränken Sie Multitasking

Während manche Menschen effektiv Multitasking betreiben können, konzentrieren sich die meisten, die versuchen, sich auf mehrere Aufgaben gleichzeitig zu konzentrieren, weniger auf alle. Versuchen Sie, Multitasking bei der Planung Ihres Tages einzuschränken, um Doppelarbeit zu vermeiden. Beispielsweise können Sie tagsüber eine Stunde für die Beantwortung von Anrufen oder die Organisation von E-Mails und eine weitere Stunde für die Arbeit an bestimmten Projekten festlegen. Auch wenn Sie gut im Multitasking sind, versuchen Sie, die Anzahl der Aufgaben, auf die Sie sich gleichzeitig konzentrieren, zu begrenzen.

4. Halten Sie Ihre Aufgabenliste flexibel

Beginnen Sie Ihren Tag, indem Sie eine Aufgaben- oder To-Do-Liste schreiben und im Laufe des Tages darauf zurückkommen. Wenn Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit ordnen, lassen Sie in jeder Kategorie Platz, damit Sie bei Bedarf neue Aufgaben hinzufügen können. Das Führen einer flexiblen Aufgabenliste hilft Ihnen, Aufgaben zu verfolgen und zu priorisieren, z. B. das Verschieben einer weniger dringenden Aufgabe auf den nächsten Tag, wenn eine dringendere Aufgabe ansteht.

5. Minimieren Sie Unterbrechungen

Es ist viel einfacher, Dinge zu erledigen, wenn Sie den ganzen Tag über ununterbrochene Zeiträume einhalten können. Identifizieren Sie Ablenkungen, die Sie kontrollieren können, z. B. das ständige Abheben des Telefons oder das Abrufen von E-Mails während einer Aufgabe. Sie können versuchen, Ihr Telefon wegzulegen oder auszuschalten, um dem Drang zu entgehen, es in die Hand zu nehmen. Es kann auch eine gute Idee sein, den Leuten mitzuteilen, dass Sie nicht unterbrochen werden möchten, und, wenn möglich, die Tür Ihres Büros zu schließen und Anrufe an die Voicemail weiterzuleiten.

6. Lassen Sie Ihren Tag noch einmal Revue passieren

Bevor Sie die Arbeit verlassen, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um Ihre Aufgabenliste oder alles andere, was Sie zur Zeiterfassung verwendet haben, noch einmal durchzugehen. Manchmal konzentrieren sich Menschen zu sehr auf das, was sie noch nicht getan haben, was den Stress erhöhen kann. Wenn Sie Ihren Tag Revue passieren lassen, konzentrieren Sie sich auf die Aufgaben, die Sie erledigt haben, und nehmen Sie sich Zeit, stolz auf sich zu sein. Dies kann Ihnen helfen, energiegeladen und planungsbereit in den nächsten Tag zu starten.

7. Legen Sie Zeitlimits für Aufgaben fest

Manchen Menschen fällt es leichter, eine Aufgabe zu erledigen, wenn es eine harte Deadline gibt, weil das Zeitlimit die Wahrscheinlichkeit des Aufschiebens verringert. Sie können sich Fristen setzen, indem Sie Zeitlimits für bestimmte Aufgaben festlegen. Versuchen Sie bei dieser Strategie, sich auf einen kürzeren Zeitrahmen zu konzentrieren, damit Sie die Aufgabe in einer Sitzung erledigen können und das Gefühl haben, etwas erreicht zu haben. Zeitlimits können auch dazu beitragen, dass sich Aufgaben wie ein Spiel anfühlen und Sie dazu motivieren, den Timer zu übertreffen, indem Sie die Aufgabe abschließen, bevor sie abgelaufen ist.

8. Probieren Sie die Eisenhower-Matrix aus

Die Eisenhower-Matrix, auch Dringlichkeits- und Wichtigkeitsmatrix genannt, ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre dringendsten Aufgaben zu identifizieren und entsprechend Prioritäten zu setzen. Es handelt sich um eine einfache Vier-Quadranten-Matrix, bei der Sie die X-Achse mit „dringend“ und „nicht dringend“ und die Y-Achse mit „wichtig“ und „nicht wichtig“ beschriften. Sortieren Sie Aufgaben in einer Matrix nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. Hier ist, was jeder Quadrant bedeutet:

• Dringend und wichtig: Erledigen Sie diese Aufgaben so schnell wie möglich.

• Dringend und unwichtig: Erledigen Sie diese Aufgaben bald, denken Sie aber darüber nach, sie zu delegieren.

• Nicht dringend, aber wichtig: Konzentrieren Sie sich auf diese Aufgaben, nachdem Sie dringende Aufgaben erledigt haben.

• Nicht dringend und unwichtig: Ignorieren oder entfernen Sie diese Aufgaben aus Ihrer Liste.

9. Nutzen Sie den Morgen für wichtige Dinge

Es kann für Sie hilfreich sein, Ihre wichtigsten Aufgaben morgens zu erledigen. Diese Aufgaben mögen schwieriger oder weniger attraktiv sein, aber sie sind am Morgen einfacher zu erledigen, wenn Sie mehr Energie haben. Möglicherweise sind Sie erleichtert, wenn Sie sie früher am Tag erledigen, da Sie wissen, dass der Rest Ihrer Aufgabenliste einfacher ist. Das Erledigen wichtiger Aufgaben kann Ihnen auch nachmittags einen Energieschub und ein Erfolgserlebnis geben.

10. Lernen Sie, Nein zu sagen

Nein zu jemandem zu sagen, kann schwierig sein, besonders wenn Sie ein produktives und wertvolles Teammitglied sein möchten, aber das Aufgeben einiger Verantwortungen kann Sie tatsächlich zu einem besseren Mitarbeiter machen. Eine angemessene Arbeitsbelastung ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Aufgaben effizient und pünktlich zu erledigen. Wenn ein Kollege oder Vorgesetzter Sie fragt, ob Sie eine Aufgabe hinzufügen können, obwohl Ihr Zeitplan bereits voll ist, können Sie höflich ablehnen. Hier sind einige Möglichkeiten, am Arbeitsplatz Nein zu sagen:

• Begründen Sie: Erklären Sie, warum Sie die neue Aufgabe nicht übernehmen können, und geben Sie Beispiele für Ihre weiteren aktuellen Aufgaben. Beschreiben Sie, warum Sie sie besser erledigen können, wenn sie die einzigen auf Ihrer Liste sind.

• Fragen Sie sie nach ihrer Meinung: Wenn Ihr Vorgesetzter Sie bittet, eine Aufgabe hinzuzufügen, geben Sie ihm eine Liste Ihrer anderen Aufgaben. Fragen Sie sie nach ihrer Meinung, welche Aufgaben Sie priorisieren sollten, damit sie entscheiden können, ob die neue Aufgabe wichtiger ist als etwas anderes auf Ihrer Liste.

• Bitten Sie um eine Verlängerung: Fragen Sie bei einer Aufgabe, die Sie später erledigen könnten, nach, ob es eine feste Frist gibt. Sagen Sie ihnen, dass Sie es erledigen können, nachdem Sie andere Aufgaben erledigt haben, und geben Sie eine Zeitschätzung an.

11. Machen Sie das Beste aus der Wartezeit

Es gibt Zeiten bei der Arbeit, in denen Sie warten müssen, bevor Sie eine Aufgabe erledigen können, vielleicht weil Sie auf eine E-Mail mit Erläuterungen warten oder darauf, dass jemand anderes eine entsprechende Aufgabe erledigt. Widerstehen Sie dem Drang, diese Zeit einfach mit Warten zu verbringen und füllen Sie sie stattdessen mit etwas Produktivem oder Bereicherndem. Sie könnten beispielsweise an Ihrer beruflichen Weiterentwicklung arbeiten, indem Sie einen inspirierenden oder informativen Artikel zu Ihrer Branche lesen oder sich auf eine andere Aufgabe vorbereiten.

12. Versuchen Sie, Apps zu fokussieren

Wenn es Ihnen schwerfällt, sich zu konzentrieren oder Ablenkungen zu vermeiden, sollten Sie Apps auf Ihrem Telefon oder Computer ausprobieren, die die Konzentration erleichtern sollen. Einige Telefone verfügen über integrierte Einstellungen, mit denen Sie Ihre störendsten Apps für eine bestimmte Zeit blockieren können. Bei anderen Telefon-Apps können Sie einen Timer einstellen. Bis dieser klingelt, können Sie die App nicht schließen, sodass Sie sich eher auf die Arbeit konzentrieren können und weniger wahrscheinlich zum Telefon greifen. Sie können auch Apps auf Ihrem Computer ausprobieren, die ablenkende Websites blockieren.

13. Verwenden Sie die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine Kreation. Unternehmensberater Francesco Cirillo, und es ist in vielen Branchen populär geworden. Diese Methode verwendet einen Timer, um Ihre Zeit in Arbeits- und Ruhephasen aufzuteilen. Es kann dazu beitragen, die Auswirkungen von Unterbrechungen zu reduzieren, indem es Ihnen geplante Pausen gibt, in denen Sie aufstehen und sich strecken, einen Snack zu sich nehmen, Textnachrichten beantworten oder im Internet surfen können. Es gibt Apps, die einen Pomodoro-Timer einrichten können, Sie können aber auch Ihren eigenen physischen Timer einstellen. Sie können die Pomodoro-Technik in einige einfache Teile unterteilen:

• Stellen Sie einen Timer für 25 Minuten Arbeit ein, ein Set, das als Pomodoro bekannt ist.

• Machen Sie eine fünfminütige Pause

• Wiederholen Sie dieses Muster, bis die Aufgabe abgeschlossen ist

• Machen Sie alle vier Pomodoros eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.

14. Beachten Sie die Zwei-Minuten-Regel.

Wenn Sie Konzentrationsschwierigkeiten haben, probieren Sie die Zwei-Minuten-Regel aus, die Ihnen den Einstieg erleichtern und sofortige, messbare Ergebnisse erzielen kann. Wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, versuchen Sie, sie sofort abzuschließen. Sie können eine Aufgabe, die länger als zwei Minuten dauert, weniger schwierig machen, indem Sie sie beginnen und sich zwei Minuten lang darauf konzentrieren.

Die Zwei-Minuten-Regel hilft auch, Ablenkungen zu bewältigen. Wenn Sie abgelenkt sind, halten Sie an und warten Sie zwei Minuten. Wenn Sie beispielsweise Lust haben, zum Telefon zu greifen und die sozialen Medien zu überprüfen, halten Sie inne und warten Sie zwei Minuten. Nach zwei Minuten verschwindet dieser Wunsch möglicherweise und Sie können zur Arbeit zurückkehren.

15. Priorisieren Sie wichtige Aufgaben

Während manche Menschen es vorziehen, zuerst die kleinsten Aufgaben zu erledigen, um ein Erfolgserlebnis zu erzeugen, ist es eine gute Idee, die wichtigsten Aufgaben zuerst zu erledigen. Hochwertige Aufgaben sind Aufgaben, die möglicherweise länger dauern, aber für Sie, Ihr Team und Ihr Projekt oder Ihren Kunden den größten Nutzen bringen. Die Priorisierung dieser Aufgaben kann positive Auswirkungen haben, z. B. indem Zeit für andere Aufgaben frei wird, einige Aspekte des Projekts vereinfacht werden oder die Arbeitsmoral steigt.

16. Probieren Sie die POSEC-Technik aus

POSEC steht für Priorisieren, Organisieren, Optimieren, Speichern und Beitragen. Diese Methode kann Ihnen dabei helfen, Ihre Aufgaben zu kategorisieren und zu priorisieren. Sie basiert auf der Bedürfnishierarchie von Abraham Maslow und ist eine beliebte Zeitmanagementstrategie, da POSEC ebenso wie die Bedürfnishierarchie Ihre persönlichen Bedürfnisse berücksichtigt. Hier ist, was jeder Schritt bedeutet:

• Priorisieren: In diesem Schritt identifizieren Sie jede Aufgabe und ordnen sie in der Reihenfolge von der wichtigsten zur unwichtigsten. Es hilft auch zu überlegen, welche Aufgaben Sie in der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit erledigen können.

• Organisieren: Dieser Schritt konzentriert sich auf alltägliche Aufgaben, z. B. das Abrufen von E-Mails, wenn Sie zur Arbeit kommen oder ins Fitnessstudio gehen. Organisieren Sie diese täglichen Aufgaben, um den besten Weg zu finden, sie zu erledigen.

• Optimieren: Vereinfachen Sie zur Optimierung alltäglichere Aufgaben, die Sie vielleicht nicht erledigen möchten, aber erledigen müssen, wie zum Beispiel Hausarbeit. Wenn Sie diese weniger angenehmen Aufgaben vereinfachen, können Sie Zeit und Energie für andere Aktivitäten gewinnen.

• Sparen: Reduzieren Sie Ihre To-Do-Liste, indem Sie weniger dringende oder weniger wichtige Aufgaben eliminieren. Überlegen Sie, welche Aufgaben Sie auf einen anderen Tag verschieben und welche Sie ganz streichen können.

• Mitwirken: Dieser Schritt konzentriert sich auf soziale Bedürfnisse und den Wunsch, einen Beitrag für Ihre Gemeinschaft zu leisten. Wenn Sie andere Schritte zur Erledigung Ihrer Aufgaben nutzen, haben Sie mehr Zeit und Energie, sich an Ihrer Community zu beteiligen.

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