16 wesentliche HR-Dokumente, die jede Personalabteilung benötigt • BUOM

2. Januar 2021

Die Gründung eines Unternehmens erfordert viele Schritte und Anforderungen, darunter Fragen im Zusammenhang mit Steuern, Krankenversicherung, Arbeitnehmerentschädigung und mehr. Einer der wichtigsten Aspekte bei der Gründung eines Unternehmens, der oft übersehen wird, sind die Humanressourcen.

Der Aufbau einer Personalabteilung in Ihrem Unternehmen erfordert Aufwand und Wissen und kann je nach Größe und Branche Ihres Unternehmens wie eine überwältigende Aufgabe erscheinen. In diesem Artikel stellen wir eine Checkliste der Spezifikationen und Elemente bereit, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass Sie über ein robustes HR-System verfügen.

Was ist die Personalabteilung?

Die Personalabteilung verwaltet die Mitarbeiter des Unternehmens, einschließlich Einstellung, Kündigung, Schulung und aller beschäftigungsbezogenen Formalitäten. Die Personalabteilung übernimmt häufig Aufgaben wie die Prüfung von Lebensläufen und Bewerbungen, die Planung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen, die Rekrutierung und Einarbeitung von Mitarbeitern, die Führung von Mitarbeiterakten sowie die Überwachung fairer Einstellungspraktiken und der Sicherheit am Arbeitsplatz für das Unternehmen. Sie organisieren auch betriebliche Sozialversicherungen wie Kranken- und Lebensversicherungen, Altersvorsorgekonten, Löhne und Urlaub.

Warum brauchen Sie eine Personalabteilung?

Da das Hauptinteresse eines Unternehmers sein Gewinn ist, könnte er auf den ersten Blick denken, dass er Geld sparen kann, wenn er die Personalverantwortung selbst übernimmt. Sie würden sehr falsch liegen. HR geht weit über die Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern hinaus; Tatsächlich besteht eine der Hauptaufgaben der Personalabteilung darin, dafür zu sorgen, dass sie das Beste aus ihren Mitarbeitern herausholen.

Mit anderen Worten: Die Personalabteilung ist dafür verantwortlich, Mitarbeiter zu finden und einzustellen, die dem Unternehmen mehr Geld einbringen, als die Kosten für ihre Einstellung übersteigen. Die Personalabteilung verwaltet außerdem alle Mitarbeiterakten, rekrutiert aktiv Mitarbeiter, stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher und stellt sicher, dass es eine eigene Vollzeitabteilung gibt.

Was macht die Personalabteilung?

Zu den Aufgaben der Personalabteilung gehören:

Rekrutierung

Bei der Personalbeschaffung geht es darum, den Einstellungsbedarf für jede Abteilung zu ermitteln, Stellenbeschreibungen zu veröffentlichen, Vorstellungsgespräche zu führen und neue Mitarbeiter auszuwählen. Diese Aufgaben werden in der Regel der Personalabteilung übertragen.

Onboarding

Die Personalabteilung entwickelt außerdem Einarbeitungspläne für neu eingestellte Mitarbeiter sowie Prozesspläne und Zeitpläne für diese.

Hilfe für Mitarbeiter

Die Personalabteilung kann auch vorteilhafte Programme für Mitarbeiter erstellen und umsetzen, einschließlich persönlichem Urlaub, Kinderbetreuung, Anreizen für herausragende Leistungen und flexibler Planung.

Angestelltenbonus

Die Personalabteilung informiert Mitarbeiter über Neuigkeiten und Aktualisierungen zu lebenslangen, gesundheitlichen oder Altersvorsorgeleistungen, beantwortet Fragen und hilft bei Anträgen oder Antragsformularen.

Handeln Sie als Vermittler

Die Personalabteilung ist möglicherweise vor allem für ihre Vermittlungsfähigkeiten in Fällen bekannt, in denen die Kommunikation zwischen Mitarbeitern oder zwischen Mitarbeitern und dem Management einen Moderator erfordert. Sie tragen dazu bei, die Kommunikation und Konfliktlösung für alle Beteiligten so einfach wie möglich zu gestalten.

Ausbildung und Entwicklung

Diese Abteilung ist häufig für die regelmäßige Organisation von Schulungen, Kursen oder Kursen verantwortlich, um sicherzustellen, dass das gesamte Personal ausreichend informiert und in Bereichen wie Erste Hilfe, neue Software und neue Methoden in diesem Bereich geschult ist.

Vertraulichkeit der Mitarbeiterdaten

Vertrauliche Informationen wie Arbeitsverträge, Stellenbeschreibungen und Verantwortlichkeiten, Disziplinaraufzeichnungen, Anwesenheitslisten, Leistungsberichte und IRS-Einreichungen liegen in der Verantwortung der Personalabteilung.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Arbeitsgesetze, einschließlich Pausen, Überstunden, Löhne und Diskriminierung, liegen in der Verantwortung der Personalabteilung. Die Personalabteilung ist dafür verantwortlich, die Mitarbeiter über lokale und bundesstaatliche Gesetze auf dem Laufenden zu halten, um deren Einhaltung sicherzustellen.

Kurz gesagt: Die Personalabteilung schützt die Interessen, das Image und den Erfolg des Unternehmens in jeder Hinsicht, indem sie Gesetze durchsetzt, Verwaltungsaufgaben wahrnimmt und Unternehmensrichtlinien so effektiv wie möglich umsetzt.

So erstellen Sie eine Personalabteilung

Ihre Personalabteilung sollte die gewünschte Kultur Ihres Unternehmens unterstützen und widerspiegeln. Befolgen Sie diese Schritte, um eine Personalabteilung einzurichten, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht:

1. Schaffen Sie Ihre Kultur

Definieren Sie, wie die Kultur und die Werte Ihres Unternehmens aussehen sollen. Geben Sie dabei klar an, warum Ihr Unternehmen existiert, woran Sie glauben und was Sie sich für die Zukunft des Unternehmens vorstellen. Sie fragen sich vielleicht, warum qualifizierte Leute sich dafür entscheiden würden, für Sie zu arbeiten und bei Ihnen zu bleiben, anstatt bei einem anderen Unternehmen. Nutzen Sie die Antwort auf diese Frage, um sich auf die Entdeckung Ihrer Kernkultur zu konzentrieren.

2. Bringen Sie Persönlichkeit und Kompetenz in Einklang.

Die Person oder die Personen, die Sie für die Bildung Ihres HR-Teams einstellen, müssen Ihre gewünschte Kultur verstehen und sich sogar in diese einfügen, während sie gleichzeitig ein absoluter Profi bleiben. Diese einzigartige Kombination ist notwendig, um Mitarbeiter einzustellen, die gut zur Kultur passen und zudem über die nötige Erfahrung und Fähigkeiten für die Rolle verfügen.

3. Machen Sie sich klar, was Sie von der Personalabteilung erwarten.

Im Allgemeinen sollte Ihre Personalabteilung in der Lage sein, sowohl administrative als auch personenorientierte Elemente zu verwalten. Manche Unternehmen finden diese Qualitäten vielleicht in einer Person, aber die meisten entscheiden sich für die Spaltung und Eroberung.

Sie tun dies, indem sie ein Team haben, in dem sich die Person oder Personen, die auf der administrativen Seite stark sind, auf Compliance, Verfahren und Management konzentrieren, während die Personen, die auf der personenorientierten Seite stärker sind, sich weiterhin auf die Person oder Personen konzentrieren, die auf der personenorientierten Seite stärker sind einstellen, halten. und Training. Unabhängig von ihren täglichen Aufgaben muss jede Person im HR-Team über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, einen Sinn für Fairness, Diplomatie und eine klare Ethik verfügen.

Für die Personalaktenverwaltung erforderliche Dokumente

Jeder, der jemals gearbeitet hat, erhielt ein Mitarbeiterhandbuch. Diese Pakete decken nahezu alle spezifischen Richtlinien und Verfahren ab, die Sie sich vorstellen können. Zu den Elementen in einem Unternehmenshandbuch gehören normalerweise:

• Job-Profile

• Organigramm

• Besetzungstabelle

• Bewerber-Tracking-System

• Gehaltsstruktur

• Übersicht über Vergütung und Zusatzleistungen

• Urlaubsplan

• Entschädigung für Urlaub und Freizeit

• Leitbild/Werteerklärung

• Leistungskennzahl

• Verfolgen Sie Reisen und Ausgaben

• Zeit- und Anwesenheitsstandards

• Kleiderordnung

• Ausstieg aus der Politik

• Ausbildung und Entwicklung

• Stellenbeschreibung

Personaltools

Die Personalabteilung verarbeitet in der Regel mehr Informationen und führt vielfältigere Aufgaben aus als jede andere Abteilung im Unternehmen. Die meisten Personalabteilungen bewältigen diese Aufgaben mit Hilfe verschiedener Technologietools, wie z. B. der unten aufgeführten, um die Arbeit leichter zu bewältigen:

HR-Informationssysteme

Um die Informationsmengen, für deren Organisation und Vertraulichkeit sie verantwortlich sind, erfolgreich zu verwalten, nutzen die meisten Personalabteilungen ein umfassendes Personalmanagementsystem. Diese Software speichert Daten wie Mitarbeiterakten und -dokumente, verfolgt Urlaub und persönliche Zeit, verwaltet Mitarbeitervorteile, zeichnet Leistungsbeurteilungen auf und greift auf Gehaltsabrechnungsunterlagen zu. Diese Software kann Daten sammeln und umfassende Berichte für Prüfzwecke erstellen, was manuell kaum möglich ist.

Recruiting-Software

Um die Akquise neuer Mitarbeiter zu optimieren, wird eine Recruiting-Software eingesetzt. Mit dieser Software können HR-Experten Stellenangebote veröffentlichen, Bewerbungen sammeln, Bewerber verwalten und vieles mehr. Diese Softwarelösungen sparen Zeit und machen die manuelle Nachverfolgung all dieser Informationen überflüssig.

Produktivitätslösungen

Wenn Manager die Leistung eines Mitarbeiters bewerten, werden eine Reihe von Zielen und Meilensteinen entwickelt und anschließend das ganze Jahr über von einem HR-Experten verfolgt. Die Personalabteilung kann Managern Informationen und Tools zur Verfügung stellen, die ihnen helfen, den Fortschritt der Mitarbeiter in diesem Zeitraum zu verfolgen und so zukünftige Ziele zu überprüfen und anzupassen.

Payroll-Services

Gehaltsabrechnungsdienste berechnen und verarbeiten automatisch Gehaltsschecks, Stunden, Abzüge, bezahlte Freizeit und Steuerformulare.

Benefits-Management-Plattformen

Diese Lösungen können mehr leisten als die meisten verfügbaren Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste in Bezug auf die Verwaltung und Nachverfolgung von Leistungen, die Verwaltung von Renten- und Versicherungsplänen, die Arbeiterunfallversicherung und andere Sonderleistungen, die einige Unternehmen anbieten, wie z. B. vergünstigte Gehaltspläne, Stunden für gemeinnützige Arbeit usw mehr.

Tools zur Mitarbeiterbindung

Diese Tools können Ihnen Aufschluss darüber geben, was Sie tun können, um das Engagement Ihrer Mitarbeiter aufrechtzuerhalten. Das Programm verfolgt Ihre Unternehmenskultur, ermöglicht Ihnen die Anerkennung und Belohnung Ihrer Mitarbeiter und ermöglicht Ihnen, anonymes Feedback von Ihrem Team zu sammeln, das Sie später bei der Entwicklung von Verbesserungen Ihrer Kultur und Ihres Betriebs nutzen können.

Preise und Funktionen für jede Lösung hängen von der Größe und den Anforderungen Ihres Unternehmens ab.