16 Best Practices für E-Etikette am Arbeitsplatz • BUOM
25. Juni 2021
Unabhängig davon, wo Sie sich in Ihrer Karriere befinden, können Sie mithilfe der Best Practices für die E-Mail-Etikette klar kommunizieren und einen positiven Eindruck bei potenziellen Arbeitgebern, Geschäftskontakten und Kunden hinterlassen. In diesem Artikel diskutieren wir, warum E-Mail-Etikette so wichtig ist, und stellen die 16 besten E-Mail-Etikette-Praktiken am Arbeitsplatz vor.
Beschreibung des Bildes
Professionelles E-Mail-Format
Handlungsstrang
Grüße
Körper
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Unterschrift
Best Practices:
Definieren Sie Ihr Ziel, denken Sie an Ihr Publikum, seien Sie prägnant, passen Sie Ihre E-Mail-Adresse an, üben Sie die richtige Etikette aus und achten Sie auf die Nachbereitung.
Was ist E-Mail-Etikette?
Unter E-Mail-Etikette versteht man einen Verhaltenskodex, der das Verhalten beim Schreiben oder Beantworten von E-Mails regelt. Diese Richtlinien können je nach Zielgruppe und Zweck geändert werden und sollen Professionalität und Respekt demonstrieren.
Warum ist E-Mail-Etikette wichtig?
Die Art und Weise, wie Sie kommunizieren, spiegelt die Art von Mitarbeiter wider, die Sie sind, einschließlich Ihrer Arbeitsmoral und Liebe zum Detail. Unternehmen können aus folgenden Gründen von der Implementierung von Best Practices für die E-Mail-Etikette profitieren:
Professionalität: Die Verwendung der richtigen E-Mail-Etikette vermittelt Ihren Mitarbeitern und dem Unternehmen als Ganzes ein professionelles Image.
Effektiv: Die E-Mail-Etikette ist direkt und prägnant und vermittelt die Botschaft schnell.
16 Tipps zur E-Mail-Etikette am Arbeitsplatz
Wenn Sie E-Mails senden oder darauf antworten, sollten Sie die folgenden E-Mail-Etikette-Richtlinien beachten:
1. Verwenden Sie die Standardformatierung
Für Geschäftsbriefe eignen sich Standardschriftarten wie Times New Roman oder Arial sowie Standardfarben und -größen. Wenn Sie Fett- oder Kursivschrift verwenden, verwenden Sie diese niemals für mehr als ein Wort oder eine Wortzeile in einer einzelnen E-Mail.
Wenn Sie Text kopieren und einfügen, achten Sie darauf, die Formatierung vor dem Senden der E-Mail zu entfernen, da diese möglicherweise anders aussieht als der Rest des Textes. Um die Formatierung zu löschen, können Sie „Befehl + \“ auf einem Mac oder „Strg + Umschalt + N“ auf einem PC verwenden.
2. Fügen Sie ein klares Thema hinzu
Betiteln Sie Ihre E-Mail so, dass für den Empfänger deutlich wird, worum es in der Nachricht geht. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail zur Nachbereitung einer Präsentation senden, könnten Sie schreiben: „Kurze Frage zu Ihrer Präsentation.“
3. E-Mail von einer professionellen E-Mail-Adresse
Verwenden Sie nach Möglichkeit Ihre Firmen-E-Mail-Adresse. Wenn Sie jedoch selbstständig sind oder eine private E-Mail-Adresse für geschäftliche Korrespondenz verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Adresse keine Wörter enthält, die als unprofessionell angesehen werden könnten. Wenn ja, sollten Sie darüber nachdenken, eine geschäftliche E-Mail-Adresse zu erstellen.
4. Begrüßen Sie professionell
Wählen Sie eine Begrüßung, die zu Ihrer Beziehung zum Empfänger passt. Wenn Sie einem Kollegen eine E-Mail senden, kann eine einfache Begrüßung wie „Hallo“ angebracht sein. Wenn Sie jemanden zum ersten Mal ansprechen oder wenn es sich um einen beruflichen Bekannten handelt, verwenden Sie eine formellere Begrüßung wie „Liebe Sarah Atkins“. Es wird empfohlen, den Namen der Person genau so zu verwenden, wie er in der E-Mail-Signaturzeile erscheint. Mit anderen Worten: Gehen Sie nicht davon aus, dass Jennifer den Namen Jen verwendet, es sei denn, Sie haben gesehen, wie sie ihre E-Mails auf diese Weise signiert.
5. Verwenden Sie eine Einleitung
Je nachdem, an wen Sie die E-Mail senden, stellen Sie sich in den ersten Zeilen am besten mit Ihrem Vor- und Nachnamen sowie dem Unternehmen vor, das Sie vertreten. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie E-Mails an neue Kontakte, Kunden, Interessenten oder Arbeitgeber senden. Teilen Sie ihnen mit, wie Sie ihre Kontaktinformationen erhalten haben.
Beispiel: „Mein Name ist Jessica Franklin und ich arbeite bei einer White-Label-Agentur. Mark Gregston nannte mir Ihren Namen und schlug mir vor, Sie wegen Ihrer wunderbaren Druckdienstleistungen zu kontaktieren.“
6. Seien Sie vorsichtig mit „Allen antworten“.
Der Vorteil der Verwendung von „Allen antworten“ besteht darin, dass Sie allen Benutzern gleichzeitig antworten können, um ihnen mitzuteilen, dass das Problem behoben wurde. Verwenden Sie im Zweifelsfall jedoch „Antworten“, um Ihre Personenliste nicht mit unnötigen E-Mails zu überfordern.
Mehr Details: Etikette-Leitfaden für die Beantwortung aller E-Mails
7. Vermeiden Sie die Verwendung von Großbuchstaben
Verwenden Sie die Groß-/Kleinschreibung wie bei jeder formellen Kommunikation und vermeiden Sie die Verwendung von Großbuchstaben, da es so aussehen könnte, als würden Sie Ihre Absichten herausschreien.
Beispiel: „Ann, es war toll, dich bei dem Treffen zu sehen. Ich freue mich darauf, bald wieder Kontakt aufzunehmen.“
8. Überprüfen Sie Ihre Anhänge noch einmal
Wenn Sie Informationen kopieren und in eine E-Mail einfügen können, anstatt ein Dokument anzuhängen, tun Sie dies. Wenn nicht, teilen Sie dem Empfänger im Text der E-Mail mit, dass Sie das Dokument angehängt haben. Es gilt auch als gute Praxis, Dokumente zu komprimieren oder als ZIP-Datei anzuhängen, damit sie weniger Platz in Ihrem Postfach beanspruchen. Darüber hinaus möchten Sie möglicherweise Dokumente in ein freigegebenes Verzeichnis hochladen und dem Empfänger einen Link für den Zugriff darauf bereitstellen.
Schließlich kann das Einfügen einer langen URL in Ihre E-Mail unübersichtlich wirken und wertvollen Platz beanspruchen. Verwenden Sie einen Link-Shortener, um einen Link- oder Hyperlink-Text in einer E-Mail zu kürzen.
9. Korrekturlesen
Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind beim Versenden von Geschäftskorrespondenz wichtig. Lesen Sie Ihre Arbeit daher immer Korrektur, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Überprüfen Sie außerdem noch einmal, ob der Name und die E-Mail-Adresse des Empfängers richtig geschrieben sind. Manchmal ändert die Autokorrektur Namen.
10. Verwenden Sie keine Emoticons
Wenn der Empfänger in der Vergangenheit bei der Kommunikation mit Ihnen noch keine Emojis verwendet hat, widerstehen Sie der Versuchung, sie selbst zu verwenden. Sie können in bestimmten Unternehmenskulturen unprofessionell wirken.
11. Antworten Sie innerhalb von 24 Stunden
Wenn Ihnen jemand eine E-Mail sendet, ist es übliche Höflichkeit, innerhalb von 24 Stunden zu antworten. Wenn Sie diese Frist versehentlich überschritten haben, entschuldigen Sie sich und erklären Sie höflich die Verzögerung.
12. Behalten Sie einen professionellen Ton bei
Denken Sie sorgfältig über die Wortwahl in Ihrer E-Mail nach und darüber, wie Ihre Absicht interpretiert werden könnte. Verwenden Sie positive Wörter wie „Chancen“ und „Herausforderungen“ anstelle von „Hindernissen“ und „Einschränkungen“. Vermeiden Sie Negativität, Sarkasmus und Adjektive, die Sie übermäßig emotional machen können. Seien Sie vorsichtig mit Humor, da er falsch interpretiert werden kann.
13. Perfektionieren Sie Ihre E-Mail-Signatur
Weniger ist meist mehr, wo E-Mail-Signaturen besorgt. Ihre Unterschrift sollte im Allgemeinen nur Ihren Namen, Titel, die Website des Unternehmens und eine Telefonnummer enthalten, unter der Sie erreichbar sind.
Beschreibung des Bildes
Profi-Tipps für Begrüßungs-E-Mails:
Vermeiden Sie geschlechtsspezifische Sprache
Vermeiden Sie Ausrufezeichen
Vermeiden Sie willkürliche Ausdrücke wie „Hey“
Vermeiden Sie allzu formelle Ausdrücke wie „Sir“ oder „Madam“.
Vermeiden Sie die Formulierung „Wen es betrifft“
Verwenden Sie keine Tageszeit wie „Guten Morgen“ oder „Guten Abend“.
Vermeiden Sie nach Möglichkeit die Verwendung von „Sehr geehrter (Berufsbezeichnung)“.
14. Verwenden Sie BCC richtig
Bcc bedeutet Blindkopie, ähnlich wie Cc, mit der Ausnahme, dass im Feld „Bcc“ aufgeführte E-Mail-Empfänger nicht in der Kopfzeile oder in den Feldern „An“ oder „Cc“ angezeigt werden. Die Verwendung von BCC ist eine gute Etikette, wenn Sie die E-Mail-Adresse einer Person vor der Offenlegung durch andere schützen möchten. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail an eine Gruppe von Subunternehmern über eine Richtlinien- oder Verfahrensänderung senden, ist es eine gute Idee, jedem auf der Liste ein BCC zu senden. Es ist auch eine gute Idee, wenn Sie einen wöchentlichen Newsletter an Kunden versenden, die sich nicht kennen und ihre Adressen geheim halten möchten.
**Mehr Details: Häufig gestellte Fragen zur Verwendung von CC und BCC
15. Denken Sie nach, bevor Sie weitermachen.
Die beste Vorgehensweise bei der Weiterleitung besteht darin, das Besprochene kurz zusammenzufassen, damit der Empfänger schnell versteht, was Sie von ihm benötigen. Denken Sie auch daran, dass einige E-Mails nicht zur Weiterleitung bestimmt sind und persönliche oder vertrauliche Informationen enthalten können. Bitte seien Sie beim Versand vorsichtig.
16. Legen Sie informative Abwesenheitsantworten fest.
Wenn Sie planen, für längere Zeit nicht im Büro zu sein, richten Sie eine automatische Abwesenheitsbenachrichtigung ein, um die Leute darüber zu informieren, dass Sie bis zu einem bestimmten Datum nicht auf ihre E-Mails antworten können. Geben Sie einen Kontaktnamen an, wenn es sich um eine dringende Angelegenheit handelt. Geben Sie „Abwesend“ und das Datum in die Betreffzeile ein, damit die Empfänger schnell wissen, dass sie eine automatische Antwort erhalten haben. Es ist auch hilfreich, die erste Zeile der Nachricht einzufügen: „Dies ist eine automatische Nachricht, wenn ich nicht im Büro bin.“
Mehr Details: 15 Abwesenheitsnachrichten für Berufstätige