14 Möglichkeiten, sich bei der Arbeit zu organisieren • BUOM

Produktivität am Arbeitsplatz kann Unternehmen dabei helfen, unternehmensweite Ziele erfolgreich zu erreichen. Eine Möglichkeit, die Produktivität zu steigern, ist eine verbesserte Organisation, da sie den Mitarbeitern hilft, sich stärker auf ihre individuellen Aufgaben zu konzentrieren und effektiver mit Kollegen zusammenzuarbeiten. Wenn Sie sich bei der Arbeit sicher fühlen und Termine konsequenter einhalten möchten, ist es wichtig zu lernen, wie man sich organisiert.

In diesem Artikel erklären wir, was es bedeutet, organisiert zu sein, warum Organisation wichtig ist und welche Schritte Sie unternehmen können, um am Arbeitsplatz organisiert zu bleiben.

Was bedeutet es, organisiert zu sein?

Wenn Sie organisiert sind, können Sie sich leichter auf Aufgaben konzentrieren und am Arbeitsplatz effektiver sein. Eine Organisation kann die Leistung ihrer Mitarbeiter verbessern und eine effektive Zusammenarbeit bei Projekten fördern. Wenn Mitarbeiter am Arbeitsplatz organisiert sind, fällt es ihnen leichter, Projekte zu priorisieren und termingerecht abzuschließen.

Mitarbeiter können organisiert bleiben, indem sie ihren Arbeitsplatz aufgeräumt und aufgeräumt halten oder indem sie einen detaillierten Kalender führen, um den Überblick über ihren Zeitplan zu behalten.

Warum ist es wichtig, organisiert zu sein?

Bei der Arbeit ist es wichtig, organisiert zu bleiben, damit Sie viele verschiedene Aufgaben gleichzeitig bewältigen können. Organisiert zu sein kann Ihnen auch bei Folgendem helfen:

Ziele erreichen

Wenn Sie organisiert sind, ist es wahrscheinlicher, dass Sie Ihre Karriereziele erreichen. Mit einem Plan wird Ihre Arbeit organisierter und Sie können Aufgaben schneller erledigen. Wenn Sie beispielsweise organisiert bleiben, können Sie Zeit sparen und Ihre Freizeit damit verbringen, andere Karriereziele zu verfolgen, z. B. wieder zur Schule zu gehen oder Zertifizierungen zu erwerben, um Ihre Rolle in Ihrem Unternehmen voranzutreiben. Wenn Sie organisiert sind, können Sie auch Ihrem Unternehmen helfen, seine Ziele zu erreichen.

Achten Sie auf eine Work-Life-Balance

Organisation kann eine bessere Work-Life-Balance fördern, da Sie Ihre Aufgaben eher während der Arbeitszeit erledigen, als ein Projekt mit nach Hause zu nehmen, Überstunden zu machen oder geschäftliche Anrufe zu tätigen und E-Mails außerhalb Ihres Schreibtisches zu beantworten. . Sie können Ihr Wochenende auch zu Hause genießen, wenn Sie alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben während der Arbeitswoche erledigen können. Die Aufrechterhaltung einer ausgewogenen Work-Life-Balance wird Ihnen helfen, jede neue Woche mit klarem Kopf zu beginnen.

Weiter lesen: 10 Tipps, um Ihre Work-Life-Balance jetzt zu verbessern (die tatsächlich funktionieren)

Die Geschwindigkeit beibehalten

Wenn Sie den ganzen Tag über organisiert bleiben, können Sie Aufgaben schneller erledigen und Ihrer Arbeit Schwung verleihen. Momentum kann Ihnen die Motivation geben, die Sie benötigen, um Aufgaben pünktlich und in der Prioritätsreihenfolge zu erledigen. Es hilft Ihnen auch, Punkte von Ihrer To-Do-Liste zu streichen und kann zu einem Erfolgserlebnis am Ende des Tages beitragen.

Produktivität erhöhen

Wenn Sie organisiert sind, können Sie mehr Zeit damit verbringen, Ihre Arbeitsaufgaben zu erledigen, anstatt nach Notizen und E-Mails zu suchen und Dokumente auf Ihrem Schreibtisch zu durchsuchen. Die Organisation verbessert auch die Kommunikation, was dazu beiträgt, dass Teams insgesamt produktiver werden.

Konzentriert bleiben

Mit einem sauberen und organisierten Arbeitsplatz können Sie sich besser auf Ihre Aufgaben konzentrieren. Dies macht es nicht nur einfacher, das Gesuchte zu finden, sondern sorgt auch für weniger potenzielle Ablenkungen. Wenn Sie sich auf eine Aufgabe konzentrieren, können Sie auch besser verstehen, was Sie bis wann noch erledigen müssen. Es kann hilfreich sein, Ihre Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit aufzulisten, damit Sie genau wissen, woran Sie als Nächstes arbeiten müssen.

Reduzierter Stress und Ängste

Wenn Sie organisiert bleiben, können Sie Stress und Ängste reduzieren, da Sie sich mit weniger Ablenkungen auf jeweils ein Projekt oder Ziel konzentrieren können. Dies kann Ihnen dabei helfen, einen reibungsloseren Arbeitsablauf zu entwickeln und Höchstleistungen zu erbringen.

So bleiben Sie am Arbeitsplatz organisiert

Es gibt viele Möglichkeiten, am Arbeitsplatz organisiert zu bleiben. Erwägen Sie die folgenden Schritte, um die Produktivität und Effizienz Ihres Arbeitsplatzes zu maximieren:

1. Die Zeit blockiert deine Tage.

Das Blockieren Ihrer Tage kann Ihnen helfen, sich auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren. Bei der Zeitblockierung geht es darum, Ihren Kalender so zu planen, dass Sie bestimmte Aufgaben zu bestimmten Tageszeiten erledigen, was dazu beiträgt, Ablenkungen zu minimieren. Wenn Sie Zeitblöcke als Leitfaden für Ihren Tag verwenden, können Sie flexibel sein und diese je nach Bedarf anpassen, basierend auf Terminen und anderen Last-Minute-Anfragen, die Sie erhalten.

2. Richten Sie ein Regime ein

Wenn Sie eine Routine erstellen, ist es wahrscheinlicher, dass Sie Gewohnheiten entwickeln, die Ihnen Struktur verleihen und dafür sorgen, dass jeder Tag reibungsloser verläuft. Eine Routine wird umso automatischer, je länger Sie sie haben, und sie kann Ihnen dabei helfen, Ihre Ziele effektiver zu erreichen, da die Schritte, die Sie unternehmen, um diese zu erreichen, nun rationalisiert sind.

3. Halten Sie sich an Ihren Zeitplan

Wenn Sie Ihren Tag blockiert haben, halten Sie sich so weit wie möglich an diesen Zeitplan und Ihre Routine. Obwohl es zu Abweichungen kommen kann, erleichtert ein Zeitplan die Rückkehr zu der Aufgabe, die Sie erledigen müssen. Ein Zeitplan ist auch wichtig, wenn Sie mit Kollegen an einem Projekt arbeiten. Beispielsweise können Ihre Kollegen darauf zählen, dass Sie eine Aufgabe erledigen, bevor sie ihren Teil erledigen können. Daher ist es wichtig, den Zeitplan einzuhalten, um sicherzustellen, dass Sie alle Ihre Arbeiten pünktlich erledigen.

4. Verwenden Sie einen E-Mail-Kalender

Am Arbeitsplatz treffen Sie sich wahrscheinlich regelmäßig mit Kollegen, Vorgesetzten oder dem gesamten Büro. Wenn Sie Ihren E-Mail-Kalender zum Einrichten von Benachrichtigungen für diese Besprechungen verwenden, bleiben Sie organisiert und können sich im Voraus darauf vorbereiten. Der E-Mail-Kalender ist auch nützlich, um Fälligkeitstermine für Aufgaben einzugeben, damit Sie Ihre Arbeit pünktlich erledigen und Ihre Routine einhalten können.

5. Schreiben Sie Dinge auf

Das Aufschreiben von Dingen kann Ihnen helfen, sich an wichtige Informationen zu erinnern, und bietet einen Ort, an dem Sie später bei Bedarf auf Ihre Notizen zurückgreifen können. Sie können Dinge auf Papier oder in einem digitalen Notizbuch aufschreiben, je nachdem, was für Sie und Ihren Arbeitsplatz am besten funktioniert. Erwägen Sie, Besprechungsnotizen, wichtige Termine und Aufgabenlisten aufzuschreiben.

6. Erstellen Sie eine farbcodierte To-Do-Liste.

Wenn Elemente farblich gekennzeichnet sind, ist es viel einfacher, einen Blick auf Ihre To-Do-Liste zu werfen und zu verstehen, was Sie tun müssen. Beispielsweise können Sie jedes Projekt und seine Prioritätsstufe farblich kennzeichnen. Auf diese Weise wissen Sie sofort, woran Sie zuerst arbeiten müssen, und alle Aufgaben für ein bestimmtes Projekt werden zusammengefasst.

7. Entwickeln Sie Checklisten und Vorlagen

Wenn Sie sich wiederholende Projekte und Aufgaben haben, entwickeln Sie Checklisten und Vorlagen, um Ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren und zu standardisieren. Mithilfe von Checklisten stellen Sie sicher, dass Sie bei der Fertigstellung eines Projekts keinen Schritt verpassen, und Vorlagen erleichtern sich wiederholende Aufgaben, da Sie nicht jedes Mal bei Null anfangen müssen. Beide Tools können somit Ihre Produktivität, Konzentration und Organisation verbessern.

8. Erstellen Sie ein Dateisystem

Ganz gleich, ob es sich um Papier- oder digitale Dokumentation handelt, die Erstellung eines Dateispeichersystems hilft Ihnen dabei, Unordnung zu beseitigen und den Überblick zu behalten. Beispielsweise verfügen Sie möglicherweise über Ordner für verschiedene Arten wichtiger Dokumente wie Rechnungen und Verträge. Sie können auch E-Mail-Ordner für verschiedene Kategorien wie Projekte oder Absender einrichten, um sicherzustellen, dass Sie Ihre gesamte wichtige Korrespondenz speichern, ohne zu viele Elemente in Ihrem Posteingang zu hinterlassen.

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9. Regelmäßig reinigen

Ein sauberer Arbeitsplatz hilft den Mitarbeitern, motiviert, konzentriert und produktiv zu bleiben. Außerdem ist es einfacher und schneller, wichtige Dokumente und andere Dokumente zu finden. Nehmen Sie sich jede Woche Zeit, um unnötige Unordnung zu beseitigen und Gegenstände in Ordnern oder Schreibtischschubladen zu organisieren.

10. Schreibtisch-Organizer kaufen

Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz aufräumen, können Schreibtisch- und Schubladenorganisatoren hilfreich sein. Beispielsweise könnten Sie einen Organizer für Schreibutensilien und Notizblöcke und einen anderen für Reißzwecken, Büroklammern und andere kleine Büroartikel haben. Bewahren Sie ähnliche Gegenstände zusammen auf und maximieren Sie den Platz auf dem Schreibtisch und in den Schubladen, um Ihren Raum sauber und organisiert zu halten.

11. Vermeiden Sie Multitasking

Anstatt Multitasking zu betreiben, konzentrieren Sie sich darauf, jeweils ein Projekt oder eine Aufgabe gleichzeitig abzuschließen. Dies kann Fehler verhindern, Stress am Arbeitsplatz reduzieren und Ihnen helfen, Fristen einzuhalten. Sie können sich auch erfolgreicher fühlen, wenn Sie sich ohne Ablenkungen auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren. Sobald dies erledigt ist, können Sie diese Aufgabe von Ihrer To-Do-Liste streichen und sie als Impuls für die nächste Aufgabe des Tages nutzen.

12. Machen Sie regelmäßig Pausen

Um den ganzen Arbeitstag über organisiert zu bleiben, sollten Sie regelmäßige Pausen einlegen. Stehen Sie von Ihrem Schreibtisch auf und gehen Sie durch Ihr Bürogebäude oder sitzen Sie draußen und verbringen Sie ein paar Minuten an der frischen Luft. Regelmäßige Pausen helfen Ihnen, konzentriert zu bleiben und Ablenkungen zu minimieren. Wenn Sie impulsiv arbeiten und sich auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren, warten Sie, bis Sie einen angenehmen Haltepunkt erreicht haben, um eine Pause einzulegen.

13. Planen Sie eine bestimmte Zeit für E-Mails ein.

Anstatt tagsüber viel Zeit damit zu verbringen, jedes Mal, wenn eine neue E-Mail eintrifft, Ihren Posteingang zu überprüfen, planen Sie in Ihrem Zeitplan Zeitblöcke ein, um E-Mails zu lesen. Beantworten Sie in dieser Zeit wichtige Nachrichten, markieren Sie alle E-Mails, die Sie später überprüfen müssen, und organisieren Sie Informations-E-Mails in Ordnern.

Durch die Organisation Ihres Posteingangs können Sie sich ohne Ablenkungen auf Ihre Aufgaben konzentrieren und gleichzeitig zeitnah auf E-Mails antworten.

14. Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge

Ganz gleich, was Ihr Job ist oder in welcher Branche Sie tätig sind, Sie können von bestimmten Software und Tools profitieren, wie Trello für das Projektmanagement oder Focus To-Do, um Ihre Zeit und Konzentration zu verwalten. Darüber hinaus gibt es zusätzliche Reporting- und Kollaborations-Apps. Suchen Sie nach Tools, mit denen Sie organisiert bleiben und Ihre Arbeit effizienter und effektiver erledigen können.

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