13 Tools zur Arbeitsorganisation zur Steigerung Ihrer Produktivität • BUOM

18. November 2021

Organisation ist ein wichtiger Bestandteil der Schaffung eines produktiven Arbeitsplatzes und in fast jeder Branche von Vorteil. Es gibt viele organisatorische Instrumente, mit denen Mitarbeiter ihre Effizienz und ihr Zeitmanagement verbessern können. Wenn Sie Ihre Produktivität steigern oder Ihre Zeit sinnvoller verwalten möchten, kann es hilfreich sein, einige gängige Organisationstools zu erlernen. In diesem Artikel erklären wir, was Organisationstools sind, beschreiben die Vorteile dieser Tools, listen 13 Organisationstools auf, die Sie verwenden können, und geben Tipps zur Auswahl der besten.

Was sind Organisationsinstrumente?

Organisationstools sind Dinge, die Ihnen helfen, Ihren Raum, Ihre Zeit und Ihre Aufgaben zu organisieren, um Ihren Arbeitstag produktiver zu gestalten. Dazu können physische Tools, Planer oder Softwareplattformen gehören. Mit diesen Tools können Mitarbeiter Notizen machen, ihren Arbeitsplatz organisieren, ihre Gedanken ordnen, mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten, Erinnerungen festlegen und Arbeitsabläufe erstellen.

Vorteile von Organisationstools

Hier sind einige der Vorteile des Einsatzes von Organisationstools am Arbeitsplatz:

• Stellen Sie die Zusammenarbeit sicher. Viele Organisationstools ermöglichen den Mitarbeitern eine effektivere Zusammenarbeit an Unternehmensprojekten. Sie können Mitarbeitern dabei helfen, ihre Gedanken und Ideen zu ordnen, sie auszutauschen und sie anderen Mitarbeitern zur Überlegung und Anregung vorzulegen.

• Gedächtnishilfe: Organisationstools sind oft eine gute Möglichkeit, Ihr Gedächtnis aufzufrischen und Ihnen dabei zu helfen, sich an Termine, Aufgaben, Fristen und Arbeitsereignisse zu erinnern. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Produktivität und Ihr Multitasking zu verbessern.

• Zeit sparen. Organisationstools helfen Ihnen, Ihre Aufgaben zu verstehen und zu wissen, wo Sie bei Bedarf Materialien und Informationen finden. Dies kann dazu beitragen, den Zeitaufwand für die Erledigung von Aufgaben oder den Wechsel zwischen verschiedenen Projekten zu reduzieren.

• Erhöhte Produktivität: Organisationen ermöglichen es ihren Mitarbeitern oft, mehr Aufgaben zu erledigen, indem sie den Einsatz von Zeit und Ressourcen reduzieren und die Verantwortlichkeiten klären. Organisationstools können eine wirkungsvolle Möglichkeit sein, diese Vorteile bei Ihrer Arbeit zu nutzen.

• Fehler vermeiden: Organisationstools bieten Benutzern häufig die Möglichkeit, ihre Aufgaben zu klären und nach Priorität zu organisieren. Dadurch können Fehler im Zusammenhang mit unklaren Anweisungen, Fristen und Kommunikationsstrategien reduziert werden.

13 Tools zur Arbeitsorganisation, die Sie ausprobieren sollten

Es stehen viele Organisationstools zur Verfügung, daher kann es etwas Experimentieren erfordern, das richtige für Sie zu finden. Hier ist eine Liste von Arbeitsorganisationstools, die Ihnen helfen, Ihre Zeit, Ihren Raum und Ihre Aufgaben zu organisieren und Ihren Tag produktiver zu gestalten:

1. Planer/Kalender

Eines der einfachsten Organisationsmittel ist ein Planer oder Tischkalender. Mithilfe eines Kalenders können Sie Notizen zu Besprechungen, täglichen Aufgaben oder Projektterminen machen. Dieses Tool eignet sich am besten für diejenigen, die physische Erinnerungen mögen. Sie können auch Dinge wie farbige Markierungen, Aufkleber und Stempel verwenden, um bestimmte Ereignisse zu markieren.

2. Timer

Durch kurzes Arbeiten mit Pausen dazwischen kann die Produktivität gesteigert werden. Timer sind ein nützliches Werkzeug für diese Art von Arbeitsplan. Es gibt viele Timer, von Smartphone-Apps bis hin zu physischen Timern, die Sie auf Ihrem Desktop ablegen können. Manche Menschen lassen sich ablenken, indem sie auf den Timer ihres Telefons oder Computers schauen. Für andere könnte ein physischer Timer zu laut sein. Bestimmen Sie bei der Auswahl eines Synchronisierungsgeräts, welche Methode für Sie am besten geeignet ist.

3. Tabellen

Bei der Bewältigung großer Projekte ist es oft hilfreich, diese in kleinere Teile zu zerlegen und den Fortschritt auf dem Weg zum Ziel zu verfolgen. Eine nützliche Möglichkeit, Ihre Arbeit aufzuteilen, ist die Verwendung von Tabellenkalkulationen. Es gibt viele Anwendungen, die Tabellenkalkulationsfunktionen bieten, darunter Microsoft Excel, Smartsheet und OpenOffice Calc. Sie können die Verwendung dieser Apps in Erwägung ziehen, um eine visuelle Darstellung Ihrer Aufgaben zu erstellen, die Sie aktualisieren können, wenn Sie sie erledigen.

4. Erinnerungen auf Ihrem Smartphone

Smartphones sind oft mit vielen Tools ausgestattet, die Ihnen dabei helfen können, den Überblick zu behalten. Eine der gebräuchlichsten ist die Erinnerungsfunktion, die in den meisten Telefonen zu finden ist. Mit diesen Tools können Sie den ganzen Tag über oder sogar Monate im Voraus Erinnerungen für sich selbst veröffentlichen. Anschließend können Sie Ihr Telefon so einstellen, dass es zur gewünschten Zeit oder kurz davor eine Texterinnerung oder einen akustischen Alarm sendet. Dies kann Ihnen helfen, sich an wichtige Termine und Verantwortlichkeiten zu erinnern, und es kann Ihnen auch dabei helfen, sich zu entspannen und sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren.

5. Schreibtisch-Organizer

Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz aufgeräumt halten, kann dies sehr hilfreich sein, um Ablenkungen beim Arbeiten zu minimieren. Die Verwendung eines Schreibtisch-Organizers für Dinge wie Büromaterial und Schreibutensilien oder eines Kabel-Organizers zum Ordnen der verschiedenen Kabel und Drähte in Ihrem Arbeitsbereich hilft Ihnen dabei, Ordnung in Ihrem Büro zu halten und sicherzustellen, dass Sie die benötigten Dinge immer dann finden, wenn Sie sie brauchen. Für viele Menschen hilft die Ordnung auf dem Schreibtisch dabei, ihre Gedanken zu ordnen.

6. Werkzeug zum Notieren

Das Notiztool ist eine weitere gängige App, die auf den meisten Smartphones enthalten ist. Mit diesen Apps können Sie selbst Erinnerungen schreiben und später darauf zugreifen. Sie können eine gute Alternative zu Papierplanern und Notizblöcken sein, wenn Sie digitale Tools bevorzugen oder Platz an Ihrem Arbeitsplatz sparen möchten. Wenn Sie sich entscheiden, bei der Arbeit ein Notiztool zu verwenden, ist es oft hilfreich, Ihre Notizen zu organisieren, indem Sie Notizen löschen, wenn Sie damit fertig sind.

7. To-do-Liste

To-Do-Listen sind eine einfache und effektive Möglichkeit, Ihre Gedanken und Aufgaben zu organisieren, ohne in neue Technologie zu investieren. Bevor Sie jeden Tag mit der Arbeit beginnen, können Sie eine organisierte Liste aller Aufgaben erstellen, die Sie erledigen möchten, zusammen mit einem Fälligkeitsdatum für jede Aufgabe. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Fortschritte im Laufe des Tages zu messen und sicherzustellen, dass Sie sich an Ihre Verantwortlichkeiten erinnern. Sie können einen beliebigen Notizblock oder Papier verwenden, um eine Aufgabenliste zu erstellen, oder Sie können in einem Textverarbeitungsprogramm oder einer Notizen-App schreiben.

8. Geteilter Kalender

Während die Organisation Ihrer Zeit und Verantwortlichkeiten oft wichtig ist, kann es auch wichtig sein, Gruppenarbeit zu organisieren, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Eine gute Möglichkeit, Zeitpläne und Aufgaben mit anderen Mitarbeitern zu organisieren, ist die Verwendung eines gemeinsamen Kalenders. Hierbei handelt es sich um Anwendungen, mit denen Sie einen digitalen Kalender erstellen und diesen mit Kollegen teilen können. Jeder in Ihrer Gruppe kann dann Elemente zum Kalender hinzufügen oder daraus entfernen, z. B. Termine, Fälligkeitstermine und Erinnerungen. Durch kollaborative Kalender kann sichergestellt werden, dass jeder im Büro über die gleichen Informationen verfügt und seine Verantwortlichkeiten versteht.

9. Virtueller Assistent

Virtuelle Assistenten sind unabhängige Auftragnehmer, die Sie mit der Durchführung administrativer Aufgaben beauftragen können. Sie arbeiten normalerweise aus der Ferne und kommunizieren über Telefon, E-Mail und Messaging-Apps. Diese Fachleute können Ihnen dabei helfen, Ihren Zeitplan zu verwalten, Termine und Verabredungen zu planen, Erinnerungen einzurichten und für Sie mit Kunden und anderen Mitarbeitern zu kommunizieren. Die Einstellung eines virtuellen Assistenten kann eine gute Option sein, wenn Sie in einer Führungsposition arbeiten, mit Kunden zu tun haben oder einen vollen Terminkalender haben, und kann die Anzahl der zu erledigenden Aufgaben reduzieren.

10. Zapier

Zapier ist eine Plattform, die Einzelpersonen und Teams dabei hilft, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und zu automatisieren. Es unterstützt Tausende beliebter Geschäftsanwendungen und ermöglicht Benutzern die Erstellung eigener automatisierter Workflows, die auf Auslöser reagieren. Benutzer können ein Ereignis auswählen, das als Auslöser fungiert, und dann eine Reihe von Aktionen konfigurieren, die die Anwendung bei ihrem Eintreten automatisch ausführt. Zapier ist eine gute Möglichkeit, die Arbeitsbelastung für Sie und Ihre Kollegen zu reduzieren und sicherzustellen, dass Sie Zeit haben, die wichtigsten Aufgaben zu erledigen.

11. Trello

Trello ist eine Projektmanagement-App, die auf die Optimierung der Zusammenarbeit spezialisiert ist. Es ermöglicht Teams, ihre Aufgaben in die Kategorien „abgeschlossen“, „in Bearbeitung“ und „in Bearbeitung“ zu unterteilen, den Fortschritt zu verfolgen und diese Informationen mit Kollegen zu teilen. Trello nutzt außerdem die Automatisierung, um die Anzahl unwesentlicher Aufgaben der Mitarbeiter zu reduzieren und ermöglicht es Unternehmen, andere von ihnen genutzte Plattformen mit der App zu verknüpfen.

12. Basislager

Basecamp ist eine Anwendung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Remote-Arbeitsprozesse zu optimieren. Dies gibt Arbeitgebern die Möglichkeit, ihre Arbeit in eigenständige Projekte aufzuteilen, die Zugriff auf alle Ressourcen haben, die die Mitarbeiter benötigen. Die App umfasst eine automatische Organisationsfunktion sowie Nachrichten, Zeitpläne, Aufgabenlisten, Dateifreigabe, automatische Check-ins und Benachrichtigungsverwaltung. Basecamp bietet außerdem maßgeschneiderte Dienstleistungen für eine Vielzahl von Rollen, darunter Führungskräfte und Führungskräfte, Manager und einzelne Mitarbeiter.

13. Rechtzeitig

Timely ist eine Softwareplattform, die Geschäftspläne verwaltet. Es bietet Terminplanung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Zeit effizient zu nutzen, sowie Marketingtools, E-Commerce-Checkout-Plattformen, Kundenverwaltungstools und Bestandsverwaltung. Darüber hinaus werden Mitarbeiterdienste bereitgestellt, darunter Arbeitszeitnachweise, Dashboards und Listen sowie Berichts-, Business-Intelligence- und Betriebsverwaltungsfunktionen.

Tipps zur Auswahl von Organisationstools

Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Auswahl der richtigen Organisationstools für Ihren Arbeitsplatz helfen sollen:

• Vergleichen Sie analog und digital. Bei der Auswahl von Organisationstools ist es oft wichtig zu entscheiden, ob Sie analoge oder digitale Optionen bevorzugen. Wenn Sie online arbeiten und den ganzen Tag über mehrere Softwareanwendungen verwenden, kann es hilfreich sein, eine Plattform zu finden, die Ihren Prozess optimiert, während andere möglicherweise lieber Papier und Stift zum Erstellen von Listen und zum Verfassen von Erinnerungen verwenden.

• Finden Sie Ihren Fokus. Um Ihnen dabei zu helfen, die richtigen Organisationstools für Ihre Arbeit zu finden, überlegen Sie, was Sie am meisten interessiert: Zeitmanagement, Organisation Ihres Raums oder Rationalisierung Ihrer Aufgaben. Wenn Sie diesen Fokus finden, können Sie die Tools finden, die Ihren Anforderungen am besten entsprechen.

• Denken Sie über den Preis nach. Viele Organisationstools sind kostenlos und leicht zu finden, während für andere möglicherweise eine einmalige Investition oder ein Abonnement erforderlich ist. Überlegen Sie vor der Auswahl der Werkzeuge, wie wichtig sie für Ihre Arbeit sein werden, und legen Sie fest, welche Art von Investition Sie tätigen möchten.

• Wählen Sie die Option, die zu Ihrem Job passt. Einige Organisationstools sind für Freiberufler und Remote-Mitarbeiter nützlich, während andere für die Zusammenarbeit konzipiert sind. Wenn Sie alleine arbeiten, kann es von Vorteil sein, eine einfache Lösung zu wählen, während Ihre Organisationstools möglicherweise mehr Funktionen benötigen, wenn Sie im Team arbeiten.

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