12 Vor- und Nachteile der Verwendung von E-Mail für die Geschäftskommunikation • BUOM

15. April 2021

E-Mail ist eines der am häufigsten verwendeten Tools in Unternehmen und es ist wichtig, es effektiv zu nutzen. Durch die richtige E-Mail-Kommunikation können Sie Zeit sparen, Orientierung geben, Kompetenz unter Beweis stellen und den Ruf einer Person oder eines Unternehmens stärken. Wenn Sie wissen, wie und warum E-Mails nützlich sind und wie Sie sie am besten nutzen, können Sie Fähigkeiten entwickeln, die in fast jedem Beruf und jeder Branche eingesetzt werden können. In diesem Artikel befassen wir uns mit den Vorteilen der Nutzung von E-Mail für die Geschäftskommunikation, den zu beachtenden Nachteilen und einer Liste von Arbeitssituationen, in denen E-Mail am besten eingesetzt wird.

7 Vorteile der Verwendung von E-Mail für die Geschäftskommunikation

Elektronische Post oder E-Mail ist schnell, zuverlässig und portabel, was mehrere Vorteile der Verwendung von E-Mail für die Geschäftskommunikation bietet. Hier sind die sieben wichtigsten:

E-Mail bietet sofortigen Kontakt

E-Mail ist einfach zu verwenden, sobald Sie Ihr Konto eingerichtet haben. Sie können schnell Informationen erstellen, senden und empfangen, und die Benutzer Ihres Kontos können schnell auf Informationen zugreifen und oft über Massennachrichten viele Menschen gleichzeitig erreichen. Sie können beispielsweise eine Richtlinienänderung gleichzeitig an 20.000 Mitarbeiter kommunizieren, anstatt andere Kommunikationsmethoden zu verwenden, die möglicherweise nicht gleichzeitig akzeptiert werden. Massennachrichten sorgen außerdem für Ausgewogenheit und Fairness zwischen mehreren Gruppen, sodass nicht ein Team zuerst etwas herausfindet.

E-Mails haben eine geografische Reichweite

E-Mail wird fast überall verwendet. Sie können es zu jeder Tageszeit in fast jedes Land senden, was besonders nützlich für diejenigen ist, die in Teams in verschiedenen Zeitzonen arbeiten oder im Schichtdienst arbeiten. Sie können Einstellungen auch so programmieren, dass beispielsweise eine E-Mail zu einem bestimmten Zeitpunkt versendet wird. Dies ist eine weitere Funktion, die für internationale Unternehmen, Teams oder Unternehmen nützlich sein kann.

E-Mail ist oft verfügbar

E-Mails sind fast jederzeit verfügbar, solange Sie über eine Daten- oder Internetverbindung verfügen. Sie können Ihren Posteingang von Ihren Mobilgeräten aus überprüfen, wenn Sie nicht im Büro sind, sodass Mitarbeiter und Teams 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche Informationen austauschen können.

E-Mail dient als Aufzeichnung

Mit E-Mail können Sie ausgehende und eingehende Nachrichten verfolgen und so leichter Links finden. Sie können bei Bedarf wiederholt darauf zurückgreifen oder E-Mails historisch in kategorisierten Ordnern speichern. Sie können als Erinnerung an Projekte und Methoden dienen, die in der Vergangenheit abgeschlossen oder angewendet wurden, als Hilfe bei der Planung zukünftiger Bemühungen oder als Bezugspunkte für kontroverse Themen dienen. Es bietet eine einfachere Möglichkeit, Informationen digital zu organisieren und zu speichern als in Papierform oder schriftlicher Form.

Sie können Ihre Dateien auch in Ihrem E-Mail-Konto speichern und so auch unterwegs einfachen und unterbrechungsfreien Zugriff auf wichtige Nachrichten oder Arbeitsdokumente haben.

E-Mails sind einfacher zu verfolgen

E-Mails werden sowohl für historische Aufzeichnungen als auch zur Bereitstellung wertvoller statistischer Informationen für Arbeitgeber, Unternehmen oder Einzelhändler verfolgt. Sie können beispielsweise die Rate verfolgen, mit der E-Mails auf bestimmten Plattformen geöffnet, gelesen und gelöscht werden. Bei E-Mails, die ein Videoelement enthalten, können Sie sogar eine Vorstellung davon bekommen, wie viele Personen sich das gesamte Video angesehen haben oder zu welchem ​​Zeitpunkt sie aufgehört haben, es anzusehen. Mithilfe dieser wichtigen Statistiken können Teams ihre E-Mail-Nutzung und -Strategie anpassen.

E-Mail ermöglicht eine gezielte Kommunikation

Mit E-Mail können Sie eine Nachricht an eine bestimmte Person oder Personengruppe senden, sei es für die interne Kommunikation, z. B. um eine monatliche Quotenaktualisierung mit dem Vertriebsteam zu teilen, oder für unternehmensweite Kommunikation, z. B. um der Personalabteilung einen neuen bezahlten Urlaub anzukündigen Abteilung. Sie können Exact Copy (CC) und Blind Carbon Copy (BCC) verwenden, um Ihre Nachrichten gezielter auszurichten und die erwarteten Antworten zu verwalten, die Sie als Antwort erhalten.

Sie können auch gezielte Verbraucher-E-Mails verwenden. Beispielsweise könnte ein Unternehmen eine E-Mail-Version für ein Schönheitsprodukt auf zwei Arten erstellen: Eine wird an junge Erwachsene im Alter von 18 bis 35 Jahren gesendet und eine andere wird basierend auf Marktforschung an Frauen über 50 gesendet.

E-Mail ist kostenlos

E-Mail ist oft ein kostenloses Tool für den persönlichen oder geschäftlichen Gebrauch. Sie können ohne zusätzliche Kosten Nachrichten über eine Daten- oder WLAN-Verbindung senden und empfangen. Im Vergleich zu anderen Kommunikationsformen fallen beispielsweise keine Kosten für Druck und Versand von Materialien an. Sie können Bilder, Dateien, Audio- und Videodateien per E-Mail versenden. E-Mails sind außerdem papierlos, was sowohl Kosteneinsparungen als auch positive Auswirkungen auf die Umwelt mit sich bringt.

5 Nachteile der Verwendung von E-Mail für die Geschäftskommunikation

Alle Kommunikationsmethoden haben auch Nachteile, die bei der Nutzung beachtet werden sollten. Hier sind fünf Dinge, die Sie wissen sollten, wenn Sie E-Mail für die Geschäftskommunikation nutzen:

E-Mail ist oft zu zugänglich

Da E-Mails fast jederzeit verfügbar sind, solange Sie über eine Internet- oder Datenverbindung verfügen, kann das Abrufen von E-Mails rund um die Uhr, auch wenn Sie nicht bei der Arbeit sind, oft wie eine Wartezeit wirken und sich auf Ihre Work-Life-Balance auswirken.

E-Mail ist weniger sicher

Auch wenn Sicherheitsprogramme und -software vorhanden sind, sind E-Mails nicht so sicher, wie Verbraucher es sich wünschen. Daher ist es ratsam, keine sensiblen, kontroversen oder persönlichen Informationen über die E-Mail-Plattform weiterzugeben.

E-Mail ist allgemein

Da E-Mails so häufig verwendet werden, kann es für die Empfänger manchmal eine Belastung sein und sie stellen möglicherweise ihre Relevanz in Frage. Ein voller Posteingang oder wiederholte Nachrichten von bestimmten Absendern können eine negative Wahrnehmung hervorrufen. E-Mail-Nachrichten bleiben ungeöffnet, ungelesen oder abgelehnt, wenn jemand mit einer Überlastung durch digitale Nachrichten konfrontiert ist. Wenn Sie beispielsweise eine kurze Sofortnachricht senden oder den Schreibtisch eines Kollegen anrufen können, ist dies möglicherweise eine bessere Möglichkeit der wechselseitigen Kommunikation als per E-Mail.

Darüber hinaus kann es bei der weit verbreiteten Verwendung von E-Mail leicht dazu kommen, dass Ihr Posteingang mit unbeantworteten Nachrichten überlastet wird. Beispielsweise kann eine einwöchige Abwesenheit von der Arbeit leicht zu einem Posteingang führen, der bei der Rückkehr zur Arbeit nur schwer zu sortieren ist.

E-Mails sind weniger persönlich

E-Mails mangelt es manchmal an persönlicher Aufmerksamkeit. Nutzen Sie es daher nicht, um schlechte Nachrichten zu verbreiten, was oft am besten persönlich geschieht. Auf diese Weise können Sie mit Empathie, Mitgefühl und Rücksichtnahme kommunizieren und die Reaktion der Person sofort einschätzen.

Bei anderen wichtigen Geschäftsangelegenheiten mangelt es E-Mails möglicherweise an persönlicher Relevanz. Beispielsweise zeigt eine handschriftliche Dankesnotiz bei einem potenziellen Arbeitgeber für ein Vorstellungsgespräch ein Maß an Respekt und Rücksichtnahme, das eine E-Mail manchmal nicht erreichen kann. Es ist jedoch zu beachten, dass Dankesschreiben per E-Mail angebracht sind, insbesondere nach einem Telefon- oder Videointerview oder wenn der Arbeitgeber nicht in der Nähe ist.

E-Mail schafft Unsicherheit

Da bei der E-Mail-Kommunikation Körpersprache, Tonfall und andere Hinweise nicht berücksichtigt werden, kommt es zu Fehlkommunikation, wenn die E-Mail unklar ist und keine Möglichkeit besteht, sicherzustellen, dass die Empfänger die Informationen richtig verarbeitet oder verstanden haben. Sie können dazu beitragen, das Risiko von Unsicherheiten und Missverständnissen zu verringern, indem Sie Ihre E-Mail vor dem Senden Korrektur lesen und eine Nachricht hinzufügen, um der Person oder dem Team mitzuteilen, dass sie sich bei Fragen an Sie wenden können.

Wann ist es sinnvoll, E-Mail für die Geschäftskommunikation zu nutzen?

Eine effektive E-Mail-Kommunikation ist möglich, wenn Sie wissen, wann Sie sie verwenden müssen. Hier sind einige Beispiele dafür, wann es sinnvoll ist, E-Mail für die Geschäftskommunikation zu verwenden:

• Wenn die E-Mail relevant ist: E-Mails sind am effektivsten, wenn sie für den Empfänger notwendig und relevant sind. Wenn ein kurzer Anruf, eine Sofortnachricht oder ein persönliches Gespräch ausreichen, tun Sie dies am besten und nicht per E-Mail.

• Wenn sich die Empfänger an unterschiedlichen Standorten befinden: Ein internationales Team, das in unterschiedlichen Zeitzonen oder in unterschiedlichen Arbeitsschichten arbeitet, kann von E-Mail-Informationen statt von geplanten Besprechungen profitieren, die schwer zu organisieren sind.

• Wenn andere Kommunikationsmethoden weniger zeitgemäß sind: Die Kommunikation per E-Mail ist in dringenden Fällen am nützlichsten, wenn die Zeit für den Austausch wichtiger Informationen von entscheidender Bedeutung ist und Sie viele Personen gleichzeitig kontaktieren müssen, beispielsweise in einem Notfall oder bei Sicherheitsproblemen.

• Wenn Sie Inhalte haben, die Sie teilen möchten: Ganz gleich, ob Sie Anhänge mit detaillierten Informationen, eine kurze Statusaktualisierung im E-Mail-Text oder einen Link zu Webinhalten haben, E-Mails sind effektiv, wenn sie überschaubare Informationen bereitstellen und Daten oder Inhalte für die E-Mail bereitstellen Leser.