11 Tipps für erfolgreiches Projektmanagement • BUOM

2. März 2021

Unter Umständen muss ein Unternehmen seine Arbeitsweise umstellen und auf Home-Office umstellen. Das bedeutet, dass viele Rollen, insbesondere Projektmanager, ihre Kommunikationsmethoden und -strategien anpassen müssen, wenn sie in einer sich verändernden Arbeitswelt auf Remote-Arbeit umsteigen. Während Projektmanager lernen, sich an neue Lebens- und Arbeitsweisen anzupassen, ist es wichtig, auf Tipps zu hören, die Ihnen helfen, diese Zeiten zu überstehen. In diesem Artikel definieren wir Projektmanagement und geben Tipps, die Ihnen dabei helfen, in dieser Karriere weiterhin erfolgreich zu sein.

Was ist Projektmanagement?

Unter Projektmanagement versteht man die Planung und Durchführung verschiedener Projekte eines Unternehmens oder einer Organisation. Es beinhaltet die Anwendung verschiedener Werkzeuge, Fähigkeiten und Techniken, um ein Projekt zu erstellen und seine Fristen und Anforderungen einzuhalten. Projektmanager verwalten das Projektbudget, überwachen dessen Fortschritt und managen etwaige Risiken. Das Projektmanagement selbst erfordert den Einsatz einer Vielzahl von Fähigkeiten, darunter soziale Fähigkeiten, Führungsqualitäten, Zeitmanagementfähigkeiten, Risikomanagementfähigkeiten und Fähigkeiten zum kritischen Denken.

Tipps zum Projektmanagement

Beim Übergang zur Remote-Arbeit ist es wichtig, Vorschläge zu berücksichtigen, die Ihnen dabei helfen, ein besserer Projektmanager zu werden. In dieser Rolle ist es wichtig, den Teamzusammenhalt zu fördern und in dieser Zeit eine neue Art der Geschäftsabwicklung zu finden. Hier sind 11 Tipps, die Ihnen helfen, ein besserer Remote-Projektmanager zu werden:

1. Sorgen Sie für eine klare und zeitnahe Kommunikation.

2. Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz.

3. Implementieren Sie Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus.

4. Sei flexibel.

5. Nutzen Sie Tools, um an Projekten zusammenzuarbeiten.

6. Halten Sie häufige Treffen ab.

7. Führen Sie teamweite Anrufe durch, um das Projekt zu starten.

8. Erwägen Sie, das Projekt zu stoppen oder zu verzögern.

9. Sammeln Sie Feedback.

10. Priorisieren Sie Aufgaben und planen Sie Ihren Arbeitsablauf.

11. Vertrauen Sie Ihrem Team.

1. Sorgen Sie für eine klare und zeitnahe Kommunikation

Als Remote-Projektmanager müssen Sie den Überblick über E-Mails, Telefonanrufe und Videoanrufe behalten, um Ihr Team aus der Ferne effektiv zu verwalten. Dies gilt insbesondere in Zeiten der Angst und Unsicherheit.

Seien Sie ehrlich und klar und legen Sie weiterhin Wert auf Kommunikation. Nutzen Sie eine breite Palette von Kommunikationstools, um mit relevanten Parteien, einschließlich Ihrem Team und Ihren Kunden, in Verbindung zu bleiben. Während es wichtig ist, regelmäßige Besprechungen und Check-ins abzuhalten, führen Sie Folgeanrufe oder E-Mails durch, um laufende Statusaktualisierungen bereitzustellen. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder seine täglichen oder wöchentlichen Ziele und Verantwortlichkeiten versteht.

2. Organisieren Sie Ihren Arbeitsbereich

Wenn Sie auf die Arbeit von zu Hause aus umsteigen, kann die Schaffung eines komfortablen Arbeitsplatzes Ihnen dabei helfen, produktiv zu bleiben. Sammeln und organisieren Sie Ihre Arbeitsgeräte und sorgen Sie dafür, dass Ihr Arbeitsplatz frei von Unordnung und Ablenkungen ist. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Arbeit effizienter zu erledigen und konzentriert zu bleiben.

Wenn es hilft, denken Sie darüber nach, mehr als einen Arbeitsplatz in Ihrem Zuhause einzurichten. Mit zwei Arbeitsplätzen haben Sie zwei Bereiche, in denen Sie geschäftliche Anrufe entgegennehmen können. Wenn Sie dies tun, stellen Sie sicher, dass Ihre mobilen Geräte bereit sind, einen Anruf von Ihrem Hauptarbeitsstandort entgegenzunehmen.

3. Implementieren Sie Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus

Wenn Sie und Ihr Projektmanagement-Team neu in der Remote-Arbeit sind, versuchen Sie, Regeln aufzustellen, die Ihnen helfen, Ihre Erwartungen besser zu formulieren und die Produktivität aufrechtzuerhalten. Die von Ihnen implementierten Richtlinien sollten auch berücksichtigen, wie Sie Sicherheitsprobleme angehen, wie der neue Arbeitsablauf aussehen wird und welche neuen Kommunikationsmethoden es gibt. Je besser Ihr Team dies versteht, desto einfacher wird der Übergang sein.

4. Seien Sie flexibel

Als Remote-Projektmanager, der mit mehreren Projektkunden und Teammitgliedern arbeitet, ist es wichtig, sich an laufende Veränderungen anzupassen. Dazu gehört die Fähigkeit, sich auf auftretende Probleme, Missverständnisse oder Terminfehler einzustellen. Seien Sie erreichbar, wenn Kunden Sie brauchen, und nutzen Sie die verschiedenen verfügbaren Kommunikationstools, um diese neue Arbeitsweise zu erleichtern.

Es ist auch wichtig, offen für Änderungen Ihrer Pläne oder Projektzeitpläne zu sein. Da Sie in neuen Umgebungen und Umständen arbeiten, ist es normal, dass sich Dinge ohne Vorwarnung ändern. Bleiben Sie ruhig und bewerten Sie die notwendigen Änderungen, damit Sie sich schnell anpassen können.

5. Nutzen Sie Tools, um an Projekten zusammenzuarbeiten

Mit der Weiterentwicklung der Technologie gibt es mehrere Tools, mit denen Sie Projekte bequem von zu Hause aus erfolgreich verwalten können. Nutzen Sie für Meetings Videokonferenzplattformen, die es Ihnen ermöglichen, sich virtuell mit Ihrem Team zu treffen. Wenn Sie Dateien freigeben müssen, sollten Sie die Verwendung cloudbasierter Tools in Betracht ziehen, mit denen Sie Nachrichten senden und an bestimmten Dokumenten zusammenarbeiten können, unabhängig von Ihrem Standort. Es gibt auch viele Tools zur Projektstatusverfolgung, die Ihnen dabei helfen können, Fristen einzuhalten, beispielsweise Lösungen für das Projektportfoliomanagement.

6. Halten Sie häufige Treffen ab

Da Sie nicht mehr mit jedem persönlich interagieren, ist es wichtig, einen regelmäßigen Zeitplan für virtuelle Meetings einzuhalten, um über die neuesten Projektentwicklungen und die Vorgänge in Ihrem Team auf dem Laufenden zu bleiben. Erwägen Sie neben wöchentlichen Statusbesprechungen und Teambesprechungen die Durchführung monatlicher oder vierteljährlicher Projektbesprechungen, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Wenn Sie mehr Gelegenheiten zur Diskussion bieten, kann dies dazu beitragen, dass Ihr Team sich seiner Fähigkeiten sicherer fühlt. Hier finden Sie Tipps, die Ihnen bei der Bewältigung dieser Besprechungen helfen:

• Berücksichtigen Sie die Zeitzone aller. Wenn Sie Kunden oder Teammitglieder in unterschiedlichen Zeitzonen haben, berücksichtigen Sie dies bei der Planung eines Videoanrufs. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder zu einem angemessenen Zeitpunkt anreisen kann.

• Bleiben Sie bei der Tagesordnung. Bleiben Sie so lange wie möglich bei der Aufgabe und halten Sie das Gespräch detailliert, aber kurz. So können alle schnellstmöglich wieder an die Arbeit gehen, ohne wertvolle Zeit zu verschwenden.

• Zeigen Sie Ihre Begeisterung. Als Manager müssen Sie den Ton für das neue Projekt angeben. Zeigen Sie insbesondere während des Kickoff-Meetings Ihre Leidenschaft für das Projekt, um dem Team Schwung zu verleihen. Dies kann ihnen helfen, aufgeregter und produktiver zu werden.

• Stellen Sie sicher, dass jeder die Möglichkeit hat, zu Wort zu kommen. Wenn einige Teammitglieder während des Meetings nicht gesprochen haben, geben Sie allen am Ende des Anrufs die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Dadurch können sie Bedenken äußern und wissen, dass sie gehört und geschätzt werden.

• Alle vor der Kamera. Die Gesichter aller zu sehen trägt dazu bei, ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl aufzubauen. Es ermöglicht ihnen auch, nonverbale Hinweise auszutauschen, obwohl sie sich nicht im selben Raum befinden.

• Nutzen Sie die Stummschaltungsfunktion. Bei vielen Videokonferenzplattformen können Sie bestimmte Besprechungsteilnehmer oder die gesamte Gruppe stumm schalten. Dies ist nützlich, wenn Ihr Team Hintergrundgeräusche hat, die ablenken können. Außerdem wird vermieden, dass alle übereinander reden.

7. Führen Sie teamweite Anrufe durch, um das Projekt zu starten.

Steigern Sie Ihre Produktivität und steigern Sie Ihre Energie, indem Sie einen Videoanruf führen, bevor Sie ein neues Projekt starten. Projekt-Kickoff-Meetings geben während des gesamten Projekts den richtigen Ton an und stellen sicher, dass sich alle über die Details des Projekts einig sind. Wenn Sie diese Besprechungen vor Beginn des Projekts abhalten, kann Ihr Team Fragen stellen, um spätere Probleme oder Verwirrung zu vermeiden. Es zeigt ihnen auch, dass sie nicht allein sind, auch wenn sie von zu Hause aus arbeiten.

8. Erwägen Sie, das Projekt zu stoppen oder zu verzögern.

Wenn Sie gezwungen sind, aus der Ferne zu arbeiten, ist es wichtig, die Auswirkungen abzuschätzen, die dies auf jedes Projekt haben kann. Sprechen Sie mit Ihrem Projektsponsor, Vorstand oder Kunden und entscheiden Sie, ob Sie laufende Projekte stoppen oder bis auf weiteres verschieben müssen. Es zeigt Ihre Führungsqualitäten und Ihre Bereitschaft, in schwierigen oder unerwarteten Situationen Verantwortung zu übernehmen.

9. Sammeln Sie Feedback

Während sich alle an die neue Arbeitsweise gewöhnen, bitten Sie Ihre Kollegen und Ihr Team um Vorschläge zur Verbesserung Ihrer Arbeitsabläufe und Kommunikationsmethoden. Feedback kann dazu beitragen, Ihre aktuellen Methoden und die Gesamtleistung Ihres Teams zu verbessern. Es ermöglicht ihnen auch, ihre Bedenken hinsichtlich Methoden zu äußern, die bei ihnen nicht funktioniert haben, und gibt Ihnen die Möglichkeit, diese anzusprechen, bevor sie zu einem Problem werden.

10. Priorisieren Sie Aufgaben und planen Sie Ihren Arbeitsablauf

Um erfolgreich an einem Projekt arbeiten zu können, ist ein etablierter Prozess notwendig. Die Planung Ihres Arbeitsablaufs kann dazu beitragen, Stress zu reduzieren und Ihre Zeit besser zu nutzen. Dies ist besonders wichtig in Ihrer Rolle als Projektmanager, da Sie den ganzen Tag über häufig Multitasking betreiben.

Bevor Sie Ihren Tag beginnen, erstellen Sie eine Liste Ihrer Aufgaben. Priorisieren Sie Ihre wichtigsten Aufgaben mit frühestmöglichen Fristen und planen Sie zusätzliche Zeit für unvorhergesehene Umstände wie unerwartete Arbeitsanrufe oder neue Verantwortlichkeiten ein.

11. Vertrauen Sie Ihrem Team

Beim Übergang zur Arbeit von zu Hause aus ist es wichtig, Vertrauen zwischen Ihrem Team und seinen Fähigkeiten aufzubauen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie eine praxisorientiertere Führungspersönlichkeit sind. Als Projektmanager benötigen Sie zuverlässige, disziplinierte und selbstmotivierte Mitarbeiter, die sich unabhängig davon, ob Sie zuschauen oder nicht, so verhalten. Lassen Sie Ihre Teammitglieder ihre Arbeit erledigen, aber seien Sie bereit, zu kommunizieren, um die nötige Anleitung zu geben.