11 Tipps für eine effektive Kommunikation mit Mitarbeitern • BUOM
31. März 2021
Eine klare und effektive Kommunikation zwischen Managern und Mitarbeitern ist der Schlüssel zum Teamerfolg. Wenn Mitarbeiter die Ziele der Abteilung verstehen und darauf vertrauen, dass ihr Vorgesetzter ihre Ideen wertschätzt, sind sie bei der Arbeit eher motiviert und produktiv. Als Führungskraft kann die Art und Weise, wie Sie mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren, sowohl Ihre als auch die Produktivität Ihrer Mitarbeiter beeinflussen. In diesem Artikel erklären wir, warum effektive Kommunikation wichtig ist und listen 11 Tipps für eine effektive Kommunikation mit Mitarbeitern auf.
Warum ist es wichtig, effektiv mit Mitarbeitern zu kommunizieren?
Eine effektive Kommunikation mit den Mitarbeitern ist wichtig, um sicherzustellen, dass Ihr Team Ihre Erwartungen versteht und gemeinsame Ziele erreicht. Zu den Vorteilen einer guten Kommunikation gehören:
Teams informieren
Vermeiden Sie Verwirrung und Missverständnisse
Präzise und termingerechte Ausführung von Projekten
Halten Sie die Mitarbeiter motiviert und engagiert
Den Mitarbeitern helfen, ihr Bestes zu geben
Aufbau von Vertrauen und Respekt zwischen Ihnen und Ihrem Team
Mitarbeiter haben einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg eines Projekts. Daher liegt es in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass sie verstehen, wie dieser Erfolg erzielt werden kann.
11 Möglichkeiten zur effektiven Kommunikation mit Mitarbeitern
Hier sind einige Dinge, die Sie tun können, um die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern am Arbeitsplatz zu verbessern:
1. Seien Sie offen und ehrlich
Durch die Demonstration und Förderung einer offenen Kommunikation können Sie Vertrauen bei Ihren Mitarbeitern aufbauen und ihnen das Gefühl geben, geschätzte Mitglieder der Organisation zu sein. Beginnen Sie damit, Ihre Erwartungen ehrlich und transparent darzulegen. Scheuen Sie sich nicht, Ihren Mitarbeitern Strategien zu erzählen, die funktionieren, aber auch solche, die nicht funktionieren. Indem Sie Mitarbeiter ermutigen, Dinge zu bewerten, die nicht funktionieren, können Sie im Team Lösungen finden und ihnen das Gefühl geben, in den Prozess einbezogen zu werden.
Seien Sie auch ehrlich über den Erfolg und die finanzielle Leistung der Organisation, wenn das Unternehmen dies zulässt. Mitarbeiter legen Wert darauf, zu wissen, wie das Unternehmen funktioniert und welche Bereiche verbessert werden müssen. Fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, offen zu sein, indem Sie sie bitten, in Besprechungen ihre Meinung zu äußern.
2. Seien Sie verfügbar
Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Mitarbeiter wohl fühlen, wenn sie mit Ideen oder Anliegen zu Ihnen kommen. Sagen Sie ihnen, dass sie jederzeit mit Ihnen sprechen können. Lassen Sie die Tür Ihres Büros offen, wenn Sie keine Privatsphäre benötigen. Behalten Sie eine positive und freundliche Einstellung bei, auch durch Körpersprache und nonverbale Kommunikation. Gehen Sie langsamer vor und bedanken Sie sich bei Ihren Mitarbeitern, anstatt den Eindruck zu erwecken, dass sie es eilig oder beschäftigt haben, selbst wenn Sie es eilig haben.
3. Kommunizieren Sie klar
Ihr Ton, Ihre Sprache und Ihr Kommunikationsstil können Ihnen helfen, Ihren Mitarbeitern Botschaften und Ziele klar zu vermitteln, sei es persönlich oder per E-Mail. Verwenden Sie leicht verständliche Wörter anstelle von Fachsprache, um Verwirrung zu vermeiden. Bereiten Sie sich auf Besprechungen vor, indem Sie planen, was Sie sagen möchten und wie Sie es sagen.
Versuchen Sie bei der Kommunikation mit Mitarbeitern per E-Mail, Ihre Nachricht einfach und prägnant zu halten und kurze Absätze zu verwenden. Sie können Aufzählungspunkte oder ein Gliederungsformat verwenden, um die Hauptpunkte Ihrer Nachricht zu strukturieren. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Ihre Ziele klar und präzise vermitteln können, ist es wahrscheinlicher, dass sie diese erreichen.
4. Ermutigen Sie zum Feedback
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie ihre Ideen und Meinungen wertschätzen, indem Sie Feedback fördern. Sie können eine anonyme Vorschlagsbox erstellen, in der sie ihre Gedanken teilen können, ohne beurteilt zu werden. Ermutigen Sie sie bei Besprechungen oder Gruppenprojekten, auch Ihre Ideen zu kritisieren. Wenn sie das tun, erkennen Sie ihre Meinung an. Senden Sie von Zeit zu Zeit Mitarbeiterbefragungen und fragen Sie, ob sie ihre Ziele und Verantwortlichkeiten verstehen und was Sie oder die Organisation tun können, um die Kommunikation zu verbessern.
Geben Sie Ihren Mitarbeitern Feedback und achten Sie dabei auf die Balance zwischen kritischen und positiven Ratschlägen. Sagen Sie ihnen, wie sie abschneiden, in welchen Bereichen sie sich verbessern können und was sie in letzter Zeit gut gemacht haben. Feiern Sie kleine und große Erfolge in privaten und Teambesprechungen.
5. Aktualisieren Sie Ihre Mitarbeiter
Wenn Mitarbeiter mit der Arbeit an ihren individuellen Aufgaben beschäftigt sind, sind sie sich möglicherweise nicht über den Status umfassenderer Projekte und Ziele im Klaren. Versuchen Sie, die Barriere zwischen Management und Mitarbeitern zu beseitigen, indem Sie Ihren Mitarbeitern Wirtschaftsnachrichten mitteilen. Sagen Sie ihnen, welche Projekte erfolgreich waren und welche nicht. Wenn das Unternehmen Rollen neu organisiert, neue Produkte auf den Markt bringt oder Richtlinien aktualisiert, informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber, bevor sie es in einer unternehmensweiten E-Mail oder Pressemitteilung erfahren. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter über geschäftliche Themen auf dem Laufenden halten, stärken Sie ihr Vertrauen.
6. Wählen Sie die richtige Methode
Sie können auf vielfältige Weise mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren, von Besprechungen über Videokonferenzen bis hin zu E-Mail. Um eine wirksame Botschaft zu übermitteln, stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Kommunikationsmethode für die Situation und den Mitarbeiter wählen. Einige Mitarbeiter bevorzugen beispielsweise E-Mail für ihre gesamte Kommunikation. Andere verstehen Informationen besser, wenn Sie persönlich darüber sprechen. Als allgemeine Regel gilt jedoch, dass Sie Folgendes persönlich mitteilen müssen:
Schulung oder Anleitung
Aktuelle Nachrichten wie Werbeaktionen
Dringende Informationen
Aufgaben oder Fragen, die sofortiges Handeln oder Antworten erfordern
Vertrauliche Informationen, die Sie nicht schriftlich wünschen
Lösen Sie den Konflikt
Experimentieren Sie mit Kommunikationsplattformen wie Chat-Programmen oder Apps und Videokonferenz-Tools, um die Methode zu finden, die für Ihr Team am besten funktioniert.
7. Treffen Sie sich regelmäßig
Planen Sie regelmäßige Teambesprechungen, um die Kommunikation und den Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern zu fördern. Wöchentliche Treffen bieten die Gelegenheit:
Stellen Sie Updates bereit
Besprechen Sie den Fortschritt von Projekten
Sprechen Sie über Probleme
Lösen Sie Probleme in einer Gruppe
Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter ihre Verantwortung verstehen
Ziele setzen
Rückmeldung geben
Beantworten Sie die Fragen
Bereiten Sie eine Tagesordnung vor und halten Sie Besprechungen kurz, damit die Mitarbeiter sie als nützlich und nicht als zeitraubend empfinden. Besprechungen können persönlich oder virtuell mithilfe von Videokonferenzen oder Gruppenchatprogrammen stattfinden.
8. Verstehen Sie Ihre Mitarbeiter
Lernen Sie Ihre Mitarbeiter kennen, damit Sie ihre Bedürfnisse verstehen, wie sie am besten kommunizieren und welche Art von Feedback sie gerne erhalten. Stellen Sie Fragen, um mehr über sie zu erfahren, und zeigen Sie Empathie, wenn sie um Hilfe bitten oder auf Schwierigkeiten stoßen. Passen Sie Ihre Kommunikationsstrategien an den Stil jedes Teammitglieds an, damit Sie sich gegenseitig verstehen und dazu beitragen können, ihr Potenzial zu maximieren.
9. Treffen Sie sich individuell
Planen Sie zusätzlich zu Teambesprechungen regelmäßige Einzelgespräche mit jedem Mitglied Ihres Teams. Sie sind möglicherweise offener für den Austausch von Ideen und das Geben und Empfangen von Feedback in einem privaten Rahmen als vor einer Gruppe. Durch Einzelgespräche zeigen Sie Ihren Mitarbeitern auch, dass Sie ihre Meinung und Arbeit wertschätzen. Sie geben Ihnen die Möglichkeit, auf einer persönlicheren Ebene mit Ihrem Mitarbeiter in Kontakt zu treten. Einzelgespräche können schnell und informell sein und Sie können sie einmal im Monat vereinbaren.
10. Hören Sie zu
Aktives Zuhören ist eine wichtige Kommunikationsfähigkeit, die Ihren Mitarbeitern das Gefühl gibt, wertgeschätzt zu werden. Achten Sie darauf, was Ihre Mitarbeiter sagen, und versuchen Sie, sie vollständig zu verstehen. Beispiele für aktives Zuhören sind:
Angst zeigen
Fassen Sie zusammen, was der Mitarbeiter Ihnen gesagt hat, um zu zeigen, dass Sie es verstanden haben
Verwenden Sie Körpersprache wie Augenkontakt und Nicken
Mit Aussagen wie „Ich verstehe“ antworten
Stellen Sie offene Fragen
Aktives Zuhören erfordert, dass Sie verstehen, darauf reagieren und sich daran erinnern, was Ihr Mitarbeiter gesagt hat. Diese Kommunikationsfähigkeit ist in Szenarien wie Problemlösung, Streitbeilegung, Interviews und Schulungen wichtig.
11. Seien Sie reaktionsschnell
Wenn Ihre Mitarbeiter mit Ihnen kommunizieren, verhalten Sie sich so, dass Sie ihre Ideen und Anliegen ernst nehmen. Beantworten Sie E-Mails so schnell wie möglich, idealerweise innerhalb von 24 Stunden. Verfolgen Sie mündliche Gespräche, indem Sie Zusammenfassungen wichtiger Punkte per E-Mail versenden. Wenn Sie einem Mitarbeiter sagen, dass Sie etwas tun werden, dann tun Sie es. Reaktionsfähige Manager geben den Mitarbeitern das Gefühl, gehört und geschätzt zu werden.