11 Methoden für effektive Kommunikation in einem Remote-Team • BUOM

Kommunikation ist einer der wichtigsten Aspekte eines effektiven Teams. Die Art und Weise, wie Abteilungen und Teams kommunizieren, wenn sie remote arbeiten, unterscheidet sich von der persönlichen Kommunikation am Arbeitsplatz. Teams stehen bei der Remote-Arbeit häufig vor neuen Kommunikationsherausforderungen. Daher ist es wichtig, Strategien zu erlernen, die Ihnen und Ihren Kollegen dabei helfen können, klar miteinander zu kommunizieren. In diesem Artikel erklären wir die Bedeutung der Remote-Teamkommunikation, schauen uns 11 Methoden an, mit denen Sie remote kommunizieren können, und geben Tipps für den Erfolg.

Die Bedeutung der Remote-Teamkommunikation

Eine effektive Remote-Teamkommunikation ist wichtig, da Kollegen während des Arbeitstages nicht ständig miteinander reden, interagieren oder zusammenarbeiten. Sie verlassen sich auf Fernkommunikation, um Anweisungen, Feedback und Fortschrittsberichte bereitzustellen. Mitarbeiter sammeln Informationen, ohne die Körpersprache oder nonverbale Hinweise lesen zu können. In diesen Szenarien sind Klarheit und Präzision von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass jeder seine beruflichen Pflichten versteht und erfüllt.

Die Remote-Kommunikation im Team ist auch wichtig für die Aufrechterhaltung einer hohen Arbeitsmoral sowie für die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter. Der spontane und soziale Aspekt der Kommunikation am Arbeitsplatz ist oft genauso effektiv wie der geschäftliche Teil.

11 Wege zur Remote-Teamkommunikation

Teams können eine Vielzahl von Tools und Strategien nutzen, um aus der Ferne zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Hier sind 11 Kommunikationstechniken, die Ihr Team ausprobieren kann:

1. Kollaborationssoftware

Simulieren Sie Büroarbeit, indem Sie in Software für die Zusammenarbeit investieren, die alle Mitarbeiter nutzen. Sie können Nachrichten senden, Ideen und Dokumente austauschen, gleichzeitig an Projekten arbeiten und um Hilfe oder Feedback bitten. Diese Tools sind am effektivsten, wenn Mitarbeiter den ganzen Arbeitstag über mit ihnen in Verbindung bleiben und sofort auf Nachrichten ihrer Kollegen reagieren können. Kollaborationssoftware hilft auch bei der Organisation von Remote-Teams.

2. Instant Messaging

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, die Chat-Funktion ihres bevorzugten Kommunikationstools zu nutzen, um Nachrichten mit Kollegen auszutauschen. Sie können berufliche oder persönliche Themen in Echtzeit besprechen, als würden sie persönlich sprechen. Messaging ermöglicht es Mitarbeitern nicht nur, schnell Antworten oder Informationen zu erhalten, die sie benötigen, sondern kann auch Kameradschaft aufbauen. Mithilfe von Chats können Mitarbeiter Probleme auch einzeln und nicht mit der gesamten Abteilung besprechen.

Chat-Erlebnisse und -Reaktionen sind oft interaktiver und natürlicher als E-Mails oder Telefonanrufe. Die Chat-Software verfügt außerdem über Abwesenheitsnachrichten und Alarmeinstellungen, mit denen Sie anzeigen können, dass Sie nicht an Ihrem Computer sind, oder um Unterbrechungen zu vermeiden.

3. E-Mail

E-Mail bleibt eines der besten Kommunikationsmittel für Remote-Teams, um formell zu kommunizieren. Darüber hinaus wird eine schriftliche Dokumentation der Gespräche bereitgestellt. Da E-Mails nicht so unmittelbar und interaktiv sind wie Kommunikationstools wie Messaging und Video, können Benutzer ihre Nachrichten intensiver überdenken oder antworten, wenn sie Zeit haben.

4. Videokonferenzen

Es gibt zahlreiche Video-Chat- und Konferenztools, die Teams die persönliche Interaktion ermöglichen, die sie bei der Remote-Arbeit vermissen. Die Kommunikation per Video ist in der Regel effektiver als das Schreiben einer Nachricht oder E-Mail. Das Video bietet auch Einblick in die Mimik und den Tonfall der Mitarbeiter. Verwenden Sie ein Videokonferenztool sowohl für persönliche als auch für Gruppentreffen.

5. Treffen

Remote-Teams können per Video- oder Audioanruf an Besprechungen teilnehmen. Planen Sie regelmäßige Teambesprechungen, beispielsweise wöchentlich und monatlich, um Produktivität und Fortschritt zu messen. Besprechungen bieten den Mitarbeitern häufig die Möglichkeit, Ideen, Meinungen und Bedenken mit der gesamten Abteilung auszutauschen.

Bestimmen Sie bei der Planung von Besprechungen den Tag und die Uhrzeit, die für Ihr Team am besten geeignet sind. Berücksichtigen Sie Mitarbeiter in unterschiedlichen Zeitzonen und Tagen mit geringerer oder schwererer Arbeitsbelastung. Planen Sie so viele Besprechungen wie nötig, um den Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten, da zu viele Besprechungen die Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigen können.

6. Callcenter

Teams, die Dienstleistungen für Kunden anbieten, können ein Callcenter einrichten, um aus der Ferne mit Kunden zu kommunizieren. Mitarbeiter können einen Zeitplan festlegen und sich die Verantwortung für den Betrieb des Callcenters teilen. Finden Sie ein Callcenter-Tool mit Voicemail, Aufzeichnung, Warteschlangen, personalisierten Begrüßungen und mehr, um das Kunden- und Teamerlebnis zu verbessern.

7. Projektmanagement-Tools

Teams, die an vielen Projekten gleichzeitig arbeiten, können von Projektmanagement-Tools profitieren, die es ihnen ermöglichen, zusammenzuarbeiten, zu kommunizieren und organisiert zu bleiben. Diese Programme ermöglichen Planung, Terminierung, Feedback, Dateifreigabe, Fortschrittsverfolgung, Chatten und vieles mehr auf einer Plattform. Sie können Ihrem Team dabei helfen, Ressourcen effizient zu nutzen und den Stress zu reduzieren, der mit der Durchführung großer Projekte aus der Ferne verbunden ist.

8. Aktivitätsberichte

Führungskräfte können digitale Aktivitätsberichte nutzen, um den täglichen oder wöchentlichen Fortschritt der Mitarbeiter zu verfolgen. Jeder Mitarbeiter listet seine Aktivitäten während des Tages und den Status der Projekte auf, an denen er arbeitet. Mit dieser Form der Kommunikation können Sie den Fortschritt Ihres Teams überwachen, ohne unnötige Besprechungen zu planen. Für die Erstellung von Aktivitätsberichten finden Sie online Vorlagen.

9. Visuelle Effekte

Verwenden Sie visuelle Kommunikationstechniken wie Diagramme, Bilder und Diagramme, um Ihrem Team komplexe Ideen oder Daten zu vermitteln. Sie können Präsentationssoftware auch verwenden, um Ideen visuell darzustellen, was für viele Menschen leichter zu verstehen und zu merken ist als Worte. Wählen Sie bei der Präsentation von Bildern aus der Ferne attraktive Farben, Bilder, Symbole und Designs mit einem klaren Aufruf zum Handeln. Stellen Sie sicher, dass Ihre Energie und Leidenschaft für das Projekt in Ihrer Stimme deutlich zum Ausdruck kommt.

10. Aufzeichnungen

Zeichnen Sie Besprechungen, Präsentationen und Videokonferenzen auf, um sie mit abwesenden Teammitgliedern zu teilen oder sich an das zu erinnern, was Sie besprochen haben. Die meisten Softwareplattformen für Videokonferenzen bieten die Möglichkeit, Ihren Bildschirm aufzuzeichnen und Ihr Meeting hochzuladen. Organisieren Sie Ihre Beiträge nach Thema und Datum in klar gekennzeichneten Ordnern, damit Sie sie leicht finden und teilen können.

11. Virtuelle Wasserkühler

Planen Sie virtuelle gesellige Stunden ein, um das Engagement, die Kultur und die Verbindung zu ersetzen, die Teams persönlich erleben. Der virtuelle Wasserkühler ist ein Teambuilding-Raum, in dem Mitarbeiter zusammenkommen, ihre Interessen besprechen und sich gegenseitig kennenlernen können. Dies ist eine Gelegenheit, entspannt Kontakte zu knüpfen und zu kommunizieren.

Sie können einen virtuellen Wasserkühler einrichten, indem Sie auf der internen Messaging-Plattform Ihres Teams ein öffentliches Diskussionsforum oder einen nicht arbeitsbezogenen Kanal erstellen. Ermutigen Sie alle, damit Fotos, Rezepte, persönliche Neuigkeiten, Memes und lustige Geschichten zu teilen.

Tipps für eine effektive Kommunikation in einem Remote-Team

Hier sind Tipps, die Sie befolgen können, um sicherzustellen, dass die Fernkommunikation Ihres Teams effektiv ist:

• Wählen Sie die richtigen Werkzeuge. Für die Fernkommunikation können Sie verschiedene Plattformen und Technologien nutzen. Wählen Sie einige aus, die der Größe und den Bedürfnissen Ihres Teams am besten entsprechen, und vermeiden Sie eine Überlastung Ihres Teams mit mehreren Kommunikationstools mit überlappenden Funktionen, die zu Verwirrung oder Missverständnissen führen können.

• Seien Sie kurz, aber klar. Reduzieren Sie die virtuelle Kommunikationszeit, um Ablenkungen zu minimieren und die Produktivität zu steigern. Achten Sie darauf, dass Ihre Nachrichten klar bleiben, da Informationen, die in Video- und Chat-Meetings übermittelt werden, für andere möglicherweise schwieriger zu verstehen sind als in persönlichen Meetings.

• Bestimmen Sie individuelle Kommunikationspräferenzen. Mitarbeiter haben ihre eigenen Kommunikationsstile aus der Ferne: Manche bevorzugen kurze Nachrichten, manche mögen detaillierte Antworten und manche kommunizieren formeller als andere. Bestimmen Sie den bevorzugten Stil jedes Teammitglieds und versuchen Sie, ihn zu berücksichtigen und zu respektieren.

• Stellen Sie Vorhersehbarkeit her. Um Verwirrung zu vermeiden, sorgen Sie dafür, dass die Kommunikation Ihres Remote-Teams vorhersehbar ist. Planen Sie Teambesprechungen jede Woche zur gleichen Zeit und Dauer, nutzen Sie spezifische Kommunikationsplattformen für bestimmte Aufgaben und gestalten Sie die virtuelle Zusammenarbeit so klar wie möglich.

• Definieren Sie Arbeitsabläufe klar. Erstellen Sie detaillierte Workflow-Beschreibungen und stellen Sie Ressourcen bereit, auf die sich Teammitglieder beziehen können. Erstellen Sie eine Liste mit Akronymen oder Begriffen, die Mitarbeiter während der Kommunikation sehen oder hören könnten, damit sie wissen, was die einzelnen Begriffe bedeuten, und verwenden Sie diese Tools, um Ihr Team zu leiten und sicherzustellen, dass alle auf das gleiche Ziel hinarbeiten.