10 wichtige Vorteile eines PMO (Project Management Office) • BUOM

Die Entwicklung von Standardpraktiken und -methoden kann einer Organisation dabei helfen, qualitativ hochwertige Projekte konsistent und effizienter durchzuführen. Diese Standardisierung ist eine Funktion des PMO, einer Gruppe innerhalb einer Organisation, die als Repository für Projekte und als Unterstützungssystem für Projektteams fungiert. Wenn Sie im Projektmanagement tätig sind, kann es hilfreich sein zu erfahren, wie ein PMO den Projektabschluss und die Zielausrichtung unterstützen kann. In diesem Artikel erklären wir, was ein PMO ist, werfen einen Blick auf die drei Typen und skizzieren die 10 Vorteile eines solchen.

Was ist ein PMO?

Ein PMO ist ein Projektmanagementbüro, eine zentralisierte Gruppe oder Einheit, die Projekte einer Organisation oder Abteilung darin koordiniert und bearbeitet. Der Hauptzweck eines PMO besteht darin, die Verfahren zu standardisieren, mit denen eine Organisation ihre Projekte abschließt. Durch Standardisierung können verschiedene Projektteams innerhalb einer Organisation zuverlässige Methoden anwenden, um konsistente projektbezogene Ergebnisse zu erzielen. Ein PMO kann außerdem Daten und Berichte verwalten, Mitarbeiter schulen, Projektmanagement-Tools entwickeln und Methoden etablieren, um Prozesse effizienter zu gestalten. Zu den weiteren PMO-Aufgaben gehören:

• Priorisieren Sie Projekte entsprechend den strategischen Zielen der Organisation

• Projektressourcen verwalten und Ressourcenprobleme lösen

• Projektdaten pflegen, aktualisieren und mit Stakeholdern teilen

• Pflege der Dokumentation für jedes Projekt

• Überwachung des Fortschritts der Projekte der Organisation

• Unterstützung von Teams und Managern bei der Projektarbeit

Das PMO ist oft eine hochrangige Gruppe unterhalb der Hauptentscheidungsträger in der Organisation. Seine Position in Bezug auf das Organisationsmanagement und die Teamleiter hilft dem PMO dabei, wichtige Projektinformationen an die Geschäftsleitung und die Bedürfnisse der Geschäftsleitung an das an Projekten arbeitende Personal weiterzugeben.

Ein PMO kann für Unternehmen von Vorteil sein, die eine große Anzahl von Projekten verwalten oder an Projekten beteiligt sind, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind. Ein PMO kann auch dabei helfen, die Projektkosten zu kontrollieren, indem es Ressourcen zuweist und als Kommunikationskanal für Transparenz sorgt.

Welche Arten von PMOs gibt es?

Die spezifischen Merkmale eines PMO können je nach der Organisation, in der es tätig ist, und den Zielen, die es sich selbst setzt, variieren. PMOs weisen jedoch genügend gemeinsame Merkmale auf, sodass sie in drei Kategorien eingeteilt werden können:

Unterstützend

Das unterstützende PMO sammelt und speichert alle Projekte der Organisation und leistet bei Bedarf Unterstützung. Er hat kaum Kontrolle über die verschiedenen Projekte, sondern übernimmt eher eine beratende Rolle, um sicherzustellen, dass die Teams Best Practices befolgen und über das Wissen verfügen, das sie benötigen, um auf dem richtigen Weg zu bleiben. Ein unterstützendes PMO kann auch Ratschläge zum weiteren Vorgehen bei neuen Projekten geben, basierend auf Informationen aus früheren Projekten.

KONTROLLE

Ein kontrollierendes PMO erfüllt die gleiche beratende Funktion wie ein unterstützendes PMO, hat jedoch die Befugnis, Teams zu zwingen, organisatorische Praktiken einzuhalten, beispielsweise bestimmte Tools zu verwenden und bestimmte Methoden zu befolgen. Ein kontrollierendes PMO übt ein moderates Maß an Kontrolle über die Projekte der Organisation aus.

Richtlinie

Ein weisungsgebundenes PMO kann die Projekte der gesamten Organisation leiten und gleichzeitig ein hohes Maß an Managementkontrolle ausüben. Er ordnet Projektmanager den Projekten zu, nimmt Berichte von diesen Managern entgegen und ist für die Ergebnisse jedes Projekts verantwortlich. Als zentrale Autorität der Organisation für Projekte kann ein richtliniengestaltendes PMO dazu beitragen, die Konsistenz im gesamten Portfolio sicherzustellen.

10 Vorteile eines PMO

Ein PMO in Ihrem Unternehmen kann das Projektmanagement rationalisieren und dadurch zusätzliche Vorteile bieten. Hier ist eine Liste von 10 Vorteilen, die ein PMO bieten kann:

1. Standardisierung

Das PTO kann den Projektansatz einer Organisation vereinheitlichen, indem es seine Methoden und Prozesse standardisiert. Standardisierung kann Projektmanagern helfen, indem sie Regeln für die Ausführung einer Aufgabe festlegt. Wenn beispielsweise zwei verschiedene Projektmanager sich selbst überlassen bleiben, haben sie möglicherweise unterschiedliche Erwartungen an das Verfassen von Berichten. Durch Standardisierung kann jedoch sichergestellt werden, dass jeder Bericht das gleiche Format, die gleiche Art von Details usw. enthält. Es kann der Geschäftsleitung auch dabei helfen, die Leistung von Projektmanagern zu vergleichen, indem eine Basislinie erstellt wird.

2. Stabile und genaue Ergebnisse

Standardisierung kann besonders nützlich sein, wenn das Team bei der Durchführung eines Projekts auf Schwierigkeiten stößt. Die von einem PMO festgelegten Standards können einem Team helfen, Herausforderungen zu meistern und Fortschritte zu erzielen. Darüber hinaus kann das PMO mit der laufenden Dokumentation ein klareres und genaueres Bild davon erstellen, wie Projektdauern geschätzt, Budgets festgelegt und Ressourcen für zukünftige Projekte zugewiesen werden können.

3. Kostenreduzierung

Eine erhöhte Genauigkeit kann zu zusätzlichen Vorteilen durch geringere Projektkosten führen. Eine genaue Schätzung des Zeit-, Geld- und Materialbedarfs für ein Projekt verringert die Wahrscheinlichkeit von Überarbeitungen oder Anpassungen während des Projekts, was zu höheren Kosten führen könnte, die nicht im Budget berücksichtigt sind. Das PMO überwacht außerdem kontinuierlich Projektdetails wie die Kosten und ermöglicht so ein Echtzeitmanagement, um sicherzustellen, dass das Team das Budget einhält.

4. Erleichtern Sie den Projektabschluss

Ein PMO kann den Projektabschluss erleichtern, indem es Projektmanagern und Teams ermöglicht, sich auf die Ausführung des Plans, die Lieferung von Ergebnissen und das Erreichen von Meilensteinen zu konzentrieren, während das PMO die internen Aktivitäten der Dokumentation, Berichterstattung, Kommunikation und Analyse übernimmt. Die Analyse kann auch den Abschluss erleichtern, indem sie Informationen für überarbeitete Methoden liefert, die die Leistung verbessern können.

5. Ausrichtung auf organisatorische Ziele

Eine der wichtigsten Funktionen eines PMO besteht darin, festzustellen, ob ein Projekt mit den langfristigen Zielen der Organisation übereinstimmt. Wenn das PMO feststellt, dass der Abschluss eines bestimmten Projekts die Organisation möglicherweise nicht in Richtung ihrer Ziele bringt, kann es das Projekt abbrechen, um Zeit, Geld und Ressourcen auf andere Projekte umzulenken, die besser aufeinander abgestimmt sind. Auf diese Weise trägt ein PMO dazu bei, sicherzustellen, dass die Aktivitäten der Organisation stets einen Mehrwert liefern.

6. Wissenszentrum

Das PTO Ihrer Organisation kann in verschiedenen Formen als Wissenszentrum fungieren. Als zentrale Anlaufstelle für alle Projekte der Organisation kann das PTO etwaige Ähnlichkeiten im Umfang zwischen Projekten in verschiedenen Abteilungen erkennen und Wissen weitergeben, das Projektteams leiten kann. Das PTO versteht auch die Anforderungen jedes Projekts und kann Teams daher auf Bildungsressourcen verweisen, die den Projektabschluss erleichtern können.

7. Zentralisierte Daten

Ebenso ist PTO die Speichereinheit für alle Projektdaten in einer Organisation. Durch die Zentralisierung können Teams leichter die benötigten Daten finden. Darüber hinaus bleiben Projektdetails für alle Beteiligten sichtbar, z. B. Abhängigkeiten und Gründe, warum der Fortschritt gestoppt wurde. Diese Sichtbarkeit kann für die Diskussion von Problemen zwischen Projektteams und der Geschäftsleitung nützlich sein und ermöglicht es ihnen, gemeinsam an der Entwicklung von Lösungen auf der Grundlage spezifischer Daten zu arbeiten.

8. Schulung, Mentoring und Coaching

Ein PMO kann die besten Führungsqualitäten von Projektmanagern identifizieren und diese durch Schulung, Mentoring und Coaching weiterentwickeln. Durch die Verbesserung der Projektmanagementfähigkeiten bietet ein PTO professionelle Unterstützung, die nicht nur zu mehr qualifiziertem Personal führen kann; aber auch Teamleiter, die sich wertgeschätzt fühlen, was zur Mitarbeiterbindung beitragen kann.

9. Qualitätssicherung

Ein PMO kann dabei helfen, die Qualitätskontrolle sicherzustellen, indem es eine einzigartige Perspektive auf die Projektausführung bietet. Eine Außenperspektive kann oft Bereiche identifizieren, in denen Verbesserungsbedarf besteht, die diejenigen, die näher am Projekt stehen, möglicherweise nicht sehen. Beispielsweise könnte ein Mitglied des PMO erkennen, dass das Projektteam seine Ressourcen optimaler nutzen könnte, und einen Einblick geben, wie dies erreicht werden könnte. Dies kann dem Team helfen, seine Qualitätsziele zu erreichen und das Projekt genauer abzuschließen.

10. Bessere Entscheidungsfindung

Im PMO kreuzen sich die Bestrebungen und Erfahrungen der Geschäftsleitung, der Teamleitung und der Projektteams, wodurch das PMO eine Fülle von Referenzmaterialien erhält, aus denen es nützliche Erkenntnisse ziehen kann. Dies kann im Falle eines Scheiterns oder Hindernisses für das Projekt nützlich sein. Um das Hindernis zu umgehen, kann der Projektmanager das PMO konsultieren, um alternative Maßnahmen auf der Grundlage früherer Designentscheidungen zu prüfen.