10 Regeln für das Verfassen eines Empfehlungsschreibens • BUOM

2. Dezember 2021

Ein attraktives Empfehlungsschreiben kann einem Kandidaten dabei helfen, seine beruflichen oder akademischen Ziele zu erreichen. Wenn ein Bekannter Sie bittet, ihn für eine Stelle zu empfehlen, kann es hilfreich sein, seine Referenzen hervorzuheben und über Ihre Erfahrungen bei der Zusammenarbeit mit ihm zu sprechen. Wenn Sie lernen, wie Sie den Empfehlungsschreibenprozess angehen, können Sie das Dokument formatieren, spezifische, relevante Diskussionen einbeziehen und die von der Organisation festgelegten Fristen einhalten. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf den Zweck eines Empfehlungsschreibens und listen die Vor- und Nachteile beim Schreiben eines eigenen Empfehlungsschreibens auf.

Was ist ein Empfehlungsschreiben?

Ein Empfehlungsschreiben ist ein Dokument, das die Qualifikationen eines Kandidaten für eine Stelle beschreibt, oft als Student oder Angestellter. Der Verfasser des Briefes ist jemand, der den Kandidaten im Klassenzimmer oder am Arbeitsplatz kennt, und der Empfänger ist ein Vertreter des Arbeitgebers oder der Bildungseinrichtung. Bei Bewerbungsprozessen kann es erforderlich sein, dass Kandidaten Empfehlungsschreiben vorlegen, um ihre Kompatibilität mit den Bildungsprogrammen oder Jobs, die sie suchen, zu bestätigen. Als Berufstätiger erhalten Sie möglicherweise Anfragen, Empfehlungsschreiben für ehemalige Studierende oder Kollegen zu verfassen.

5 Regeln für das Verfassen eines Empfehlungsschreibens

Hier sind fünf Richtlinien, die Sie befolgen sollten, um ein eindrucksvolles Empfehlungsschreiben zu verfassen:

1. Fordern Sie Informationen über den Kandidaten an

Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, bitten Sie den Kandidaten, Informationen über das Bildungsprogramm, für das er sich einschreiben möchte, oder über die Stelle, die er anstrebt, bereitzustellen. Wenn Sie ihren Werdegang studieren, können Sie feststellen, welche Qualitäten Sie in Ihrem Empfehlungsschreiben hervorheben sollten. Sie können Ihre Inhalte anpassen, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu erregen. Ihr Anschreiben kann auch Ihre Bewerbung ergänzen. Wenn sich ein Kandidat beispielsweise für ein Doktorandenprogramm einschreiben möchte, können Sie im Unterricht über Ihre Unterrichtserfahrungen sprechen. Wenn sie auf der Suche nach einer Beförderung am Arbeitsplatz sind, könnten Sie in Ihrem Brief Beispiele hervorheben, in denen sie Führungsqualitäten unter Beweis gestellt haben.

2. Verwenden Sie ein einfaches Format

Durch das einfache Format Ihres Empfehlungsschreibens kann der Inhalt leichter lesbar sein, was dazu beitragen kann, das Interesse des Personalmanagers oder Zulassungsberaters aufrechtzuerhalten. Erwägen Sie, Ihren Inhalt auf eine Seite zu beschränken und einem typischen E-Mail-Layout zu folgen. Es kann eine offene Begrüßung enthalten, die den Leser mit seinem Namen, Ihrem gedruckten Namen und einer Unterschrift am unteren Rand anspricht, um seine Legitimität zu zeigen. Im Textkörper einer E-Mail können Sie große Textblöcke durch Leerzeichen trennen. Schreiben Sie außerdem eine Einleitung und einen Schluss, damit der Leser Ihren Gedanken leicht folgen kann.

3. Erzählen Sie uns von einer positiven Erfahrung bei der Zusammenarbeit mit dem Kandidaten

Widmen Sie den Großteil Ihres Empfehlungsschreibens der Frage, warum Sie den Kandidaten empfehlen. Denken Sie an Beispiele, in denen der Kandidat seine Fähigkeiten und Branchenkenntnisse unter Beweis gestellt hat, und beschreiben Sie diese dem Leser. Die Bereitstellung von Informationen über die Arbeit eines Fachmanns kann dem Leser zeigen, dass der Kandidat in einem Programm oder einer Position erfolgreich sein kann. Beispielsweise könnten Sie in einem Empfehlungsschreiben für einen Masterstudiengang erklären, dass der Student einen guten Notendurchschnitt erzielt hat, während er in einem Praktikum gute Leistungen erbrachte und eine Campus-Organisation leitete. Verwenden Sie Beispiele von Kandidaten, die Fähigkeiten üben, die ihren Zielen entsprechen.

4. Heben Sie das Potenzial des Kandidaten hervor

Beschreiben Sie den positiven Beitrag, den der Kandidat leisten könnte, wenn er vom Unternehmen oder der Universität ausgewählt würde. Die Einbeziehung ihres Potenzials kann Ihre Empfehlung stärken und dem Leser helfen, sich sicherer für den Kandidaten zu entscheiden. Wenn beispielsweise ein Fachmann die Genehmigung für eine Führungsposition beantragt, können Sie betonen, dass er über die emotionale Intelligenz und die Fähigkeiten zum Zeitmanagement verfügt, um ein Team effektiv zu führen. Sehen Sie sich die Zulassungsvoraussetzungen oder die Stellenbeschreibung an, um mehr über die Leistungen zu erfahren, die der Kandidat erreichen kann. Stellen Sie sicher, dass Ihre Erklärung mit den Zielen des Lesers übereinstimmt.

5. Geben Sie Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme an

Nachdem Sie Ihr Empfehlungsschreiben eingereicht haben, kann es sein, dass die Universität oder das Unternehmen mit Ihnen Kontakt aufnimmt, um weitere Fragen zum Kandidaten zu stellen. Schreiben Sie Ihre Kontaktinformationen am Ende des Dokuments, einschließlich Ihrer Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Sie können dem Leser auch versichern, dass er Sie am Ende des Briefes kontaktieren kann, was Ihnen dabei helfen kann, Ihre Unterstützung für den Kandidaten in einem weiteren Gespräch zu festigen. Überprüfen Sie unbedingt Ihre Telefon- und E-Mail-Nachrichten, um etwaige Mitteilungen des Lesers oder Kandidaten im Auge zu behalten.

5 Regeln für das Verfassen eines Empfehlungsschreibens

Hier sind fünf Techniken, die Sie beim Verfassen eines Empfehlungsschreibens vermeiden sollten:

1. Vergessen Sie nicht, Ihre Beziehung zum Kandidaten anzugeben

Ihre Beziehung zum Kandidaten bedeutet, dass Sie dessen positive Eigenschaften bestätigen können. Dies kann Ihre Empfehlung glaubwürdiger machen, insbesondere wenn Sie und der Leser auf ähnliche Weise mit dem Kandidaten interagieren. Wenn Sie beispielsweise eine Fachkraft bei einer Beförderung unterstützen, schätzt der Arbeitgeber möglicherweise Ihre Sichtweise, weil Sie der ehemalige Vorgesetzte des Bewerbers sind. Erwähnen Sie in der Einleitung des Empfehlungsschreibens die Quelle Ihrer Verbindung zum Empfänger. Sie können auch die Dauer der Beziehung angeben, was zeigen kann, dass Sie den Kandidaten und sein Potenzial gut kennen.

2. Seien Sie in Ihren Erklärungen nicht vage.

Je konkreter Ihre Empfehlung, desto stärker wirkt sich das Empfehlungsschreiben auf die Kandidatur des Empfängers aus. Indem Unklarheiten vermieden werden, kann sich der Leser ein besseres Bild von den Leistungen und dem Potenzial des Kandidaten machen. Sie sind möglicherweise auch sicherer hinsichtlich der Qualifikationen, die ein Kandidat in einer Stellen- oder Hochschulbewerbung angegeben hat. Wenn ein Fachmann beispielsweise Programmiersprachen in seinen Lebenslauf aufnimmt, könnte im Empfehlungsschreiben hervorgehoben werden, wie er die Sprachen beherrscht und die Fähigkeiten auf mehrere Projekte anwendet. Erwägen Sie, Ihr Anschreiben dazu zu nutzen, die vom Kandidaten bereits erwähnten Qualifikationen hervorzuheben.

3. Verwenden Sie kein Passiv.

Beschreiben Sie den Kandidaten nicht im Passiv, sondern im Aktiv, um Ihren Brief für den Leser attraktiver zu gestalten. Wählen Sie überzeugende Verben, die die Qualifikationen des Kandidaten zum Ausdruck bringen. Anstatt beispielsweise zu schreiben, dass der Kandidat „sich darauf konzentriert hat, die Erwartungen zu erfüllen“, könnten Sie schreiben, dass der Kandidat „die Erwartungen übertroffen hat“. Aktive Verben können auch dabei helfen, Ihren Inhalt prägnant zu halten, sodass der Leser möglicherweise weniger Zeit zum Lesen und Interpretieren Ihrer Empfehlung benötigt.

4. Verpassen Sie nicht die Frist für die Einreichung des Briefes.

Während des Bewerbungsprozesses kann es bestimmte Richtlinien für die Umwandlung in ein Empfehlungsschreiben geben. Beachten Sie die Anweisungen, damit Sie vor dem Absenden genügend Zeit haben, das Dokument zu skizzieren, zu schreiben und Korrektur zu lesen. Die Erfüllung der Erwartungen der Organisation kann sich positiv auf den Kandidaten auswirken und seine Einstellungs- oder Zulassungsentscheidung beeinflussen. Erwägen Sie, den Kandidaten nach möglichen Zeitplänen zu fragen, bevor Sie mit der Entwicklung Ihrer Inhalte beginnen. Sie können auch schnell ein Empfehlungsschreiben zustellen, wenn der Kandidat mehr Zeit zum Ausfüllen der Bewerbung benötigt. Der Zeitpunkt kann Ihre Entscheidung, einen Brief zu schreiben, beeinflussen.

5. Verarbeiten Sie keine Informationen für mehrere E-Mails.

Wenn ein anderer Student oder Kollege ein Empfehlungsschreiben anfordert, beginnen Sie den Schreibprozess erneut. Stellen Sie Ihre Empfehlung für den Kandidaten, der Sie kontaktiert, in den Mittelpunkt. Die Beschreibung einer konkreten Erfahrung mit dem Kandidaten kann den Brief aufrichtiger machen. Der Leser kann auch besser verstehen, wer der Empfänger als zukünftiger Student oder Mitarbeiter ist. Beispielsweise kann Ihr Empfehlungsschreiben für die Bewerbung eines ehemaligen Studenten für ein Medizinstudium anders aussehen als Ihr Schreiben für die Zulassung zu einer chirurgischen Facharztausbildung. Stellen Sie sicher, dass der Inhalt Ihres Empfehlungsschreibens dem Ziel entspricht, das der Kandidat erreichen möchte.