10 hilfreiche Fähigkeiten zur Verbesserung Ihres Geschäftsschreibens • BUOM
11. Februar 2021
Fachleute kommunizieren untereinander über schriftliche Formen wie E-Mail, Berichte und Vorschläge. Der Schreibstil, den Sie in diesen Materialien verwenden, unterscheidet sich vom persönlichen Schreiben und kann sich auf die Reaktion auswirken, die Sie von Ihren Kollegen, Kunden oder Ihrem Publikum erhalten. Gute Geschäftsschreibfähigkeiten helfen Ihnen, Informationen klar und effektiv zu vermitteln.
In diesem Artikel befassen wir uns mit den verschiedenen Arten des Geschäftsschreibens und mit Möglichkeiten, Ihre Fähigkeiten im Geschäftsschreiben zu verbessern.
Was ist ein Geschäftsbrief?
Ein Geschäftsbrief ist eine Form des Schreibens, die der Kommunikation mit Kollegen, Managern, Stakeholdern oder Kunden dient. Sie nutzen Business Writing, um Informationen und Ideen auszutauschen, Neuigkeiten zu berichten oder neue Prozesse zu erklären. Zu den vier Hauptarten von Geschäftsbriefen gehören:
1. Pädagogisch
Diese schriftliche Form gibt den Lesern die Informationen, die sie benötigen, um dem neuen Arbeitsablauf zu folgen. Es kann Schritte zum Abschließen einer Aufgabe oder zum Lösen eines Problems umfassen. Sie können Geschäftsschreibrichtlinien in Memos, Benutzerhandbüchern und Produkt- oder Designspezifikationen verwenden.
2. Informationen
Diese Art des Schreibens liefert den Lesern Informationen, auf die sie zurückgreifen und die sie für Entscheidungen in ihrer Organisation verwenden können. Sie können informatives Geschäftsschreiben in Berichten, Finanzberichten und Besprechungsprotokollen verwenden.
3. Überzeugend
Fachleute nutzen überzeugendes Schreiben, um den Leser zu einer bestimmten Entscheidung zu bewegen, beispielsweise zum Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung. Sie können diesen Schreibstil in Projektvorschlägen für Kunden verwenden, kommerzielle Angebote oder E-MailsWerbung und Pressemitteilungen.
4. Transaktional
Mitarbeiter nutzen diese Art des Schreibens in ihrer täglichen Geschäftskommunikation, um Informationen auszutauschen oder spezifische Reaktionen von Kollegen oder Kunden zu erhalten. Sie können transaktionale Geschäftsbriefe in beruflichen E-Mails, Briefen, Direktnachrichten und Rechnungen verwenden.
Sie können fast alle Geschäftsnachrichten und Dokumente in einem dieser Typen organisieren.
10 nützliche Geschäftsschreib- und Kommunikationsfähigkeiten
Sie können Geschäftsschreibfähigkeiten nutzen, um jede schriftliche Kommunikation oder jedes Dokument in Ihrer Arbeit zu verbessern. Hier sind 10 geschäftliche Schreib- und Kommunikationsfähigkeiten zum Üben:
1. Machen Sie sich Ihr Ziel klar
Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, sollten Sie verstehen, was Sie schreiben und warum. Wenn Sie das Ziel kennen, das Sie mit dem Schreiben dieses Dokuments erreichen möchten, wird es Ihnen leichter fallen, es zu erreichen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Geschäftskommunikation ein klares Ziel hat und nicht mehrere Stichpunkte.
2. Verwenden Sie eine prägnante Sprache
Präsentieren Sie Ihre Ideen klar und prägnant. Der Leser muss die E-Mail oder das Dokument schnell scannen und die benötigten Informationen finden.
3. Kennen Sie Ihr Publikum
Ihr Schreiben wird effektiver sein, wenn Sie Ihr Publikum und seine Interessen verstehen und mit ihm in Kontakt treten können. Wählen Sie Ihren Wortschatz und Tonfall je nachdem, mit wem Sie kommunizieren. Verwenden Sie beispielsweise in Pressemitteilungen oder Newslettern eine freundliche und einfache Sprache.
4. Organisieren Sie Ihre Ideen sorgfältig
Beginnen Sie jeden Geschäftsbrief mit den wichtigsten Informationen. Erklären Sie, warum Sie schreiben, und formulieren Sie Ihre Botschaft klar und direkt. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder, der Ihre Nachricht liest, sofort deren Zweck versteht.
5. Aktive Stimme verwenden
Die aktive Stimme – die Satzstruktur, in der das Subjekt die Handlung ausführt – ist stärker, prägnanter und leichter zu verstehen als die passive Stimme. Anstatt beispielsweise zu sagen: „Ihr Vorschlag wird von unserem Team geprüft“, verwenden Sie die aktive Stimme, um zu sagen: „Unser Team wird Ihren Vorschlag prüfen.“
6. Tatsachenbehauptung statt Meinungen
Bauen Sie Vertrauen und Autorität auf, indem Sie Ihr Schreiben mit Daten und Statistiken unterstützen. Wenn Sie eine Meinung hinzufügen, stellen Sie sicher, dass Ihr Leser weiß, dass es sich um Ihren Standpunkt handelt, um Verwirrung zu vermeiden.
7. Stellen Sie sicher, dass Ihr Brief fehlerfrei ist
Sauberer Text klingt professionell und zuverlässig. Lesen Sie jedes Dokument, bevor Sie es einreichen, um nach Grammatik-, Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehlern zu suchen und diese zu korrigieren.
8. Zeigen Sie Selbstvertrauen
Schreiben Sie in einem selbstbewussten Ton, um Ihr Wissen und Ihre Autorität zu demonstrieren. Vertrauen kann auch die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Ihr Leser so reagiert, wie Sie es möchten, vom Kauf Ihres Produkts bis zur Entscheidung.
9. Verwenden Sie eine einfache Formatierung
Verwenden Sie saubere und professionelle Schriftarten und -größen, um den Text leicht lesbar zu machen. Fügen Sie Funktionen wie Unterüberschriften, Leerzeichen und Aufzählungszeichen hinzu, wenn sie das Scannen des Dokuments erleichtern. Ersetzen Sie auch große Textblöcke nach Möglichkeit durch Diagramme oder Grafiken.
10. Bleiben Sie auf verschiedene Arten des Schreibens aufmerksam
Geschäftskommunikation kann viele Formen annehmen, darunter schriftliche Berichte, Direktnachrichten oder Social-Media-Beiträge. Lernen Sie, Ihren Ton und Ihr Format für jede Plattform anzupassen und dabei Professionalität und eine konsistente Stimme zu bewahren.
So verbessern Sie Ihre geschäftlichen Schreibfähigkeiten
Befolgen Sie diese Schritte vor, während und nach dem Schreibprozess, um Ihre geschäftlichen Schreibfähigkeiten zu verbessern.
Schreiben Sie klar und prägnant.
Bestimmen Sie Ihr Publikum und Ihren Ton.
Bitte Korrektur lesen und sorgfältig bearbeiten.
Bleiben Sie positiv und zugänglich.
Folgen Sie dem Stil Ihrer Marke.
1. Schreiben Sie klar und prägnant
Lesen Sie Ihren Brief durch, um Stellen zu finden, an denen Sie lange oder komplexe Wörter durch kurze, häufig verwendete Wörter ersetzen können. Entfernen Sie unnötige Adjektive und Adverbien. Das Ersetzen des Passivs durch das Aktiv kann auch dazu beitragen, Ihre Sprache prägnanter zu gestalten.
Sie können Ihre Übersichtlichkeit auch verbessern, indem Sie Ihre Inhalte sinnvoll organisieren. Identifizieren und sprechen Sie zunächst Ihren Leser oder Ihre Zielgruppe an. Geben Sie dann klar den Zweck des Dokuments an. Folgen Sie dieser logischen Informationsreihe, die Ihr Ziel unterstützt und Ihrem Leser sagt, was Sie wollen.
2. Definieren Sie Ihr Publikum und Ihren Ton
Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wann Sie beim Schreiben einen Konversationsstil und wann einen professionellen Ton verwenden sollten. Beispielsweise können Sie bei der Kommunikation mit Kunden einen gesprächigen Ton und bei der Kommunikation mit den Investoren des Unternehmens einen professionellen Ton verwenden. Beim geschäftlichen Konversationsschreiben können Sie zur Vereinfachung und Fließfähigkeit alltägliche Wörter und Abkürzungen verwenden (z. B. „wir“ statt „wir“). In der technischen Geschäftskorrespondenz können Sie in der Regel komplexere Begriffe verwenden.
Um Ihr Publikum zu erreichen, wählen Sie nicht wertende Worte und schreiben Sie mit Respekt für alle Rassen, Geschlechter und Hintergründe. Anstatt beispielsweise „Vorsitzender“ zu sagen, verwenden Sie „Vorsitzender“.
3. Korrekturlesen und gründliches Bearbeiten.
Möglicherweise müssen Sie Ihr Dokument vor dem Absenden mehrmals lesen und bearbeiten, auf Fehler prüfen und die Lesbarkeit überprüfen. Lassen Sie es von jemandem lesen, um etwaige Fehler zu finden, die Sie möglicherweise übersehen haben, insbesondere wenn Sie einen wichtigen Bericht oder eine Pressemitteilung schreiben, die von einem großen Publikum gesehen wird. Erwägen Sie auch die Verwendung einer Online-Rechtschreib- oder Grammatikprüfung, um häufige Fehler zu erkennen.
4. Bleiben Sie positiv und zugänglich
Lesen Sie Ihren Brief durch, um sicherzustellen, dass der Ton positiv ist und der Text eine ermutigende Sprache enthält. Eine positive Sprache zieht Leser an und kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass sie auf Ihre Nachricht in einer für Sie vorteilhaften Weise reagieren. Schreiben Sie negative Sätze in positivere Sätze um. Sie können beispielsweise „Verpassen Sie die Frist nicht“ in „Bis zum 1. Mai abonnieren, um Zugang zu diesen exklusiven Funktionen zu erhalten“ ändern. Sofern Sie kein formelles Geschäftsdokument wie einen Bericht verfassen, sprechen Sie den Leser mit „Sie“ an, damit er das Gefühl hat, im Mittelpunkt Ihrer Botschaft zu stehen.
5. Folgen Sie dem Stil Ihrer Marke
Viele Unternehmen verfügen über persönliche Marken, die sie in ihre gesamte Kommunikation einbeziehen. Studieren Sie Ihren Markenstil und passen Sie ihn in Ihren Texten an, um Konsistenz zu gewährleisten. Einige Unternehmen verfügen über Styleguides, die die Mitarbeiter bei der Erstellung von Inhalten befolgen müssen und die Sie bei der Vorbereitung Ihrer Dokumente verwenden können. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise eine eher lockere Kultur aufweist, können Sie dies durch eine freundliche und lockere E-Mail zum Ausdruck bringen.