10 Arten von Projektartefakten und wann sie implementiert werden sollten (plus häufig gestellte Fragen)

Es gibt viele Projektelemente, die für Teams wichtig sind, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Diese Komponenten, einschließlich der Projektartefakte, stellen sicher, dass das Projekt innerhalb des festgelegten Budgets läuft und sorgen für ein gemeinsames Verständnis seines Zwecks, seiner Ziele und Details. Wenn Sie die Effizienz und Effektivität verbessern möchten, mit der Sie und Ihr Team Projekte abschließen, kann es hilfreich sein, mehr über Projektartefakte zu erfahren. In diesem Artikel besprechen wir 10 verschiedene Projektartefakte und beantworten einige häufig gestellte Fragen dazu.

Was ist ein Projektartefakt?

Ein Projektartefakt ist eine vom Unternehmen erstellte Dokumentation, die den Projektprozess definiert und unterstützt. Artefakte beziehen sich typischerweise auf das Projektmanagement und umfassen Dokumente, Liefergegenstände, Ergebnisse, Ziele und Vorlagen. Sie helfen dabei, Projekte an den Unternehmenszielen auszurichten, die Bedürfnisse der Stakeholder zu erfüllen und die Erwartungen des Teams festzulegen. Zu den gängigen Artefakten gehören Projektchartas, Kundenanalysen und Geschäftsfälle. Das Management kann Artefakte häufig aktualisieren, um Änderungen im Projektumfang widerzuspiegeln.

10 Arten von Projektartefakten

Hier sind zehn Arten von Projektartefakten, die bei der Planung eines Projekts berücksichtigt werden sollten:

1. Artefakte der Strategie

Bei Strategieartefakten handelt es sich um eine Dokumentation, die bis zum Beginn des Projekts zurückreicht. Die Erstellung dieser Artefakte ist normalerweise der erste Schritt eines Projekts, da sie dem Team dabei helfen, voranzukommen. Diese Artefakte bleiben während des gesamten Projekts häufig unverändert. Zu den gängigen Strategieartefakten gehören Projektvorschläge, Projektchartas, Vision Statements und Roadmaps. Diese Dokumente definieren Schlüsselelemente des Projekts, wie z. B. Beschreibung, Umfang, Ressourcen, Zeitplan und Verantwortlichkeiten.

2. Kommunikationsplan

Ein effektives Projektteam erstellt häufig einen Kommunikationsplan, um sich auf die besten Möglichkeiten zur Kommunikation wichtiger Informationen zu einigen. Sie können beispielsweise Strategien für die effektive Kommunikation von Besprechungen, Problemen, Dokumentenprüfungen, Zugriff auf Ergebnisse und Projektstatus entwickeln. Das Team erstellt seinen Kommunikationsplan normalerweise zu Beginn des Projekts.

3. Zeitschriften und Register

Diese Artefakte beziehen sich auf die Projektmanagementprotokolle und -register, die Teammitglieder täglich überprüfen, da sie ihnen dabei helfen, den Projektprozess zu bewerten und ihre Aufgaben für einen bestimmten Arbeitstag festzulegen. Zu den Protokollen und Registern gehören Risikoregister, Annahmeprotokolle, Rückstände und Stakeholder-Register. Der Projektmanager kann diese Dokumente häufig aktualisieren.

4. Release-Spezifikationen

Das Team verwendet Release-Spezifikationen, um Rohstoffe, Entwicklungsmodule und Endprodukte zu testen. Mithilfe dieser Spezifikationen kann das Team die Leistung eines Produkts bewerten, bevor es verwendet oder freigegeben wird. Release-Spezifikationen umfassen in der Regel Visionserklärungen und Bewertungskriterien, während Konzepterklärungen häufig einen Vertrag zwischen dem Entwickler und dem Käufer umfassen. Bewertungskriterien beziehen sich auf das Anforderungsmanagementpersonal, anhand dessen festgestellt werden kann, ob ein Projekt seine Ziele erreicht.

5. Allgemeine Pläne

Ein weiteres wichtiges Projektartefakt sind die Pläne, die Manager entwickeln, um festzustellen, wie sie den Fortschritt und die Wirksamkeit des Projekts optimal sicherstellen können. Dieses Artefakt kann sich in einem oder mehreren Dokumenten befinden und sowohl Text- als auch visuelle Elemente enthalten. Während der Arbeit an einem Projekt stoßen Sie möglicherweise auf allgemeine Pläne in Bezug auf Logistik, Qualität, Releases, Umfangsverwaltung, Iteration und Tests.

6. Berichte

Zu einem effektiven Projektmanagement gehört häufig auch eine Reihe von Berichten. Einige typische Berichte umfassen möglicherweise Projektqualität, Status und Risiken. Eine weitere Dokumentation, die Sie in diese Kategorie von Projektartefakten einschließen können, sind formelle Aufzeichnungen zur Verwendung durch Stakeholder.

7. Hierarchische Diagramme

Hierarchiediagramme beschreiben in detaillierten Abschnitten die Beziehungen zwischen verschiedenen Teilen eines Projekts. Dazu gehören Aufschlüsselungen von Arbeitsprozessen, Organisations-, Produkt- und Risikostrukturen. Abhängig von dem Projekt, das Sie abschließen, erstellt der Manager möglicherweise schneller oder langsamer unterschiedliche Versionen jeder Aufschlüsselung oder lässt bestimmte Hierarchiediagramme weg. Möglicherweise möchten Sie regelmäßig an diesen Artefakten arbeiten.

8. Visuelle Daten und Informationen

Diese Kategorie bezieht sich auf alles, was ein Manager möglicherweise nicht als herkömmliches Dokument betrachtet. Dazu gehören Flussdiagramme, Dashboards, Anforderungsrückverfolgbarkeitsmatrizen und Geschwindigkeitsdiagramme. Visuelle Datenquellen können einem Team das Verständnis von Projektinformationen erleichtern. Der Projektmanager kann nach Abschluss der Datenanalyse visuelle Informationsquellen erstellen und diese mithilfe von Tools automatisch aktualisieren.

9. Grundlegende Indikatoren

Baselines sind genehmigte Versionen des Plans, auf den sie sich beziehen. Zu den gängigen Beispielen für Baselines gehören Budgets, Scope-Baselines, Meilensteinpläne und Baselines zur Leistungsmessung. Der Manager erstellt und aktualisiert in der Regel während des gesamten Projekts Basispläne.

10. Vereinbarungen und Verträge

Diese Kategorie bezieht sich auf alle rechtsverbindlichen Vereinbarungen, die für das Projekt gelten. Einige Projekte beinhalten Verträge, während andere die Verwendung dieser Art von Dokumenten möglicherweise nicht erfordern. Festpreisverträge, Zeit- und Materialverträge sowie Kostenerstattungsverträge sind gängige Vereinbarungen, denen Sie bei der Arbeit an einem Projekt begegnen können.

Häufig gestellte Fragen zu Projektartefakten

Hier finden Sie einige häufig gestellte Fragen zu Projektartefakten, auf die Sie bei der Planung Ihres Arbeitsablaufs zurückgreifen können:

Warum sind Projektartefakte wichtig?

Projektartefakte sind in jeder Phase eines Projekts wichtig, da sie es dem Team ermöglichen, seine Ziele und Ergebnisse zu dokumentieren. Ohne diese Artefakte kann es schwierig sein, ein Projekt effizient und koordiniert abzuschließen. Sie ermöglichen es dem Manager außerdem, den Fortschritt des Projekts zu analysieren und notwendige Änderungen an seinen Plänen vorzunehmen.

Was sind erforderliche Artefakte?

Erforderliche Artefakte sind Dokumente, die der Manager für das Projekt als notwendig erachtet. Dabei handelt es sich in der Regel um eine Liste von Dokumenten, die Sie für verschiedene Phasen des Projekts erstellen können. Die erforderlichen Artefakte variieren häufig je nach Branche und Umfang des jeweiligen Projekts.

Was sind die Phasen der Artefakte eines Projekts?

Für jede Phase der Projektzeitleiste eignen sich unterschiedliche Artefakte. Hier sind die fünf Projektphasen und die typischerweise dafür erforderlichen Artefakte:

• Erstellen: In dieser Phase wird häufig ein Projektvorschlag mit einer Schätzung der Ressourcen, einer Beschreibung der Arbeit und einigen Alternativen erstellt, die den Teammitgliedern eine spätere Fehlerbehebung ermöglichen.

• Initiierung: In dieser Phase werden die Ziele des Projekts festgelegt. Sie können Ihr Projekt anhand eines Geschäftsfalls definieren, dann den Bedarf für das Projekt definieren und eine Charta erstellen, in der die Einschränkungen, Ziele, der Zeitplan, das Budget und die Verantwortlichkeiten des Projektmanagers detailliert aufgeführt sind. Sie können auch Projektbeteiligte identifizieren und ein Register ihrer Rollen, Einflüsse und Kommunikationsanforderungen erstellen.

• Planung. Die Hauptaufgaben der Planungsphase bestehen darin, die technischen Anforderungen des Projekts zu definieren, einen Zeitplan zu entwickeln, einen Kommunikationsplan zu erstellen und weitere Ziele festzulegen. Sie können auch einen Projektstrukturplan erstellen und die zum Abschluss des Projekts erforderlichen Aufgaben auflisten. Erwägen Sie die Erstellung eines Projektzeitplans für jede zu erbringende Leistung.

• Steuern, Überwachen und Ausführen: In dieser Phase setzt das Team das Projekt um und arbeitet an den im Plan festgelegten Zielen. Das Management trägt dazu bei, dass sein Team Ziele und Ergebnisse erreicht. An dieser Stelle können Sie die Arbeitsmappe des Tracking-Projekts verwenden, um Ihren Fortschritt aufzuzeichnen. Zu den weiteren Projektartefakten für diese Phase gehören Entscheidungsprotokolle, Formulare für Entwurfsänderungsanfragen und Risikoprotokolle.

• Abschluss: Nach der endgültigen Lieferung erstellt der Projektmanager häufig einen detaillierten Bericht, in dem jedes abgeschlossene Element des Projekts detailliert aufgeführt wird. Sie können auch ein Dokument vorbereiten, um verbleibende Aufgaben und das fertige Produkt an die entsprechenden Abteilungen zu übertragen.