Цикл PDCA: что это такое и как его использовать (плюс примеры)

25 марта 2022 г.

Цикл PDCA представляет собой систему выявления проблем и поиска наилучших возможных решений. Вы можете использовать его в бизнесе для улучшения процессов, систем и продуктов. Если вы менеджер или специалист по контролю качества, вам может быть полезно узнать больше о цикле PDCA. В этой статье мы объясняем, что такое цикл PDCA, описываем его четыре этапа, подробно описываем, как его можно реализовать, перечисляем его применение и рассматриваем примеры того, как он работает.

Что такое цикл PDCA?

Цикл PDCA — это система решения проблем и осуществления изменений. PDCA означает «планируй, делай, проверяй и действуй» — четыре шага цикла. Используя цикл PDCA, компании могут выявлять проблемы с продуктами или услугами и устранять их, чтобы клиенты были счастливее. Цикл PDCA не всегда лучше всего подходит для срочных или неотложных проблем и лучше работает для долгосрочных решений. Этот цикл может быть полезен, поскольку он позволяет организации протестировать результаты в небольшом масштабе, прежде чем внедрять их в масштабах всей компании. Вот некоторые дополнительные преимущества использования цикла PDCA:

• Постоянное улучшение

• Повышенная производительность

• Повышенная эффективность

• Снижение риска для систем

Шаги цикла PDCA

Если вы используете цикл PDCA, вы выполняете определенные этапы для выявления проблемы и разработки наилучшего возможного решения. Цикл PDCA может помочь вам стремиться к постоянному совершенствованию. Это этапы цикла PDCA:

• План. Этап планирования является первым в цикле, и на нем профессионалы находят проблему, которую хотят решить. На этом этапе вы определяете свои цели и причины для использования цикла PDCA.

• Что делать: На втором этапе цикла вы начинаете тестировать потенциальные решения, чтобы увидеть, работают ли они. Вы можете протестировать несколько решений одновременно и сравнить их друг с другом, чтобы определить, какое из них лучше.

• Проверка: после тестирования решений вы изучаете результаты. Проверяя результаты тестов, вы можете либо изменить их, либо определить, достаточно ли они хороши для перехода к реализации.

• Действие: на заключительном этапе вы сосредотачиваетесь на создании плана внедрения решения, включая обучение, материалы и системы для поддержания нового решения на месте.

Как использовать цикл PDCA

Узнав больше о том, как использовать цикл PDCA, вы сможете определить, является ли он лучшим выбором для вашей ситуации. Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить, чтобы использовать цикл PDCA на своем рабочем месте:

1. Определите, подходит ли вам цикл PDCA

Первый шаг к использованию цикла PDCA в бизнесе — определить, подходит ли этот процесс для решения проблемы. Если проблема, с которой вы столкнулись, является срочной или компания не может работать, пока вы ее не исправите, может быть хорошей идеей найти временные решения, прежде чем использовать цикл PDCA. У вас может не хватить времени, чтобы придумать решения и протестировать их, не ставя под угрозу успех организации. Также полезно убедиться, что вы можете использовать цикл PDCA перед началом, потому что, если вы откажетесь от цикла на полпути, это может привести к напрасной трате времени и ресурсов.

2. Начните этап планирования

Этап планирования является первым в цикле, и вы можете использовать его, чтобы определить, какую проблему вы хотите решить. Вы сосредотачиваетесь на выявлении проблем или областей для улучшения в системе или на устранении проблемы с продуктом. Подумайте о преимуществах устранения проблемы и о том, как она может повлиять на организацию. Это может включать мозговой штурм частей операций или процедур, которые можно улучшить, или сбор информации от заказчиков, клиентов или заинтересованных сторон о проблемах или ошибках. На этапе планирования вы также детализируете свои ожидания от цикла.

3. Тестируйте стратегии в небольших масштабах

Этот шаг относится к той части цикла, в которой вы начинаете пробовать решения, которые придумали на этапе планирования. Сосредоточьтесь на тестировании вещей, но пока не беритесь за их реализацию. Вы можете разработать решения для тестирования различных стратегий в небольшом масштабе, чтобы определить, будут ли они работать хорошо, если вы внедрите их в масштабах всей организации. В зависимости от проблемы и масштаба возможных решений вы можете одновременно протестировать несколько решений, чтобы увидеть, какое из них работает лучше всего. Например, организация может попробовать несколько новых методов управления в разных командах, чтобы увидеть, какая команда работает лучше всего.

3. Оцените успех стратегий

На этом этапе вы анализируете результаты предыдущего шага. Соберите информацию о том, какие решения показали себя лучше всего во время тестов, и оцените ее, чтобы определить, какое решение может работать лучше всего, если вы внедрите его во всем отделе или организации. На этом этапе вы можете изменить тесты и вернуться к предыдущему этапу, чтобы собрать больше информации о том, как работает каждая стратегия или решение. Вы можете повторить первые три этапа цикла PDCA несколько раз, прежде чем найдете решение, которое лучше всего подходит для вас.

4. Приверженность внедрению решений

На этом этапе вы реализуете решение, протестированное на предыдущих шагах. Это может улучшить процесс внедрения новых систем или методов управления командами. После внедрения новой стратегии вы можете продолжать использовать систему PDCA, чтобы определить, можно ли ее улучшить. На этом этапе вы создаете метод реализации изменений, определяете, какие материалы и ресурсы лучше всего подходят для поддержки членов команды во время изменений, и обучаете персонал новым методам или процедурам. Также важно определить, как поддерживать изменения и гарантировать, что люди и системы не вернутся к ошибочному способу функционирования.

Использование для цикла PDCA

Цикл PDCA может быть полезен во многих ситуациях, и профессионалы часто используют его, когда хотят сделать процессы более эффективными или продуктивными. Например, если компания замечает, что программа или приложение не продаются так много, как раньше, команда может использовать цикл PDCA, чтобы узнать больше о том, что клиенты хотят от этой программы. Затем они могут использовать эту информацию для разработки нового дизайна программы, который понравится клиентам. Вот некоторые ситуации, в которых вы можете использовать цикл PDCA:

• Разработать услугу, дизайн или продукт

• Оптимизируйте непрерывный рабочий процесс

• Начать новый проект разработки

• Внедрить изменения на рабочем месте

• Стратегия сбора данных

• Стремление к постоянному совершенствованию

Примеры цикла PDCA

Цикл PDCA может быть полезен во многих сферах бизнеса и сценариях. Вот несколько примеров того, как компания или организация могут использовать цикл PDCA:

Пример 1

Кинотеатр замечает снижение продаж и покупок билетов и хочет найти способы увеличить свою прибыль и убедить своих клиентов вернуться в кинотеатр. Во время цикла планирования они проводят исследования и определяют, что проблема в том, что в городе открылся новый современный театр, и посетители начали ходить туда за улучшенными местами, закусками, декором и чистотой. На этапе выполнения PDCA кинотеатр начинает тестировать различные решения для привлечения своих клиентов. Они начинают со снижения цен на билеты, но это не приводит к существенному изменению прибыли.

Затем театр решает сосредоточиться на маркетинге. Они наводят порядок в кинотеатре, устанавливают новые, более удобные кресла и начинают показывать старые фильмы со скидкой раз в неделю. Театр пытается рекламировать себя как удобную, домашнюю альтернативу современному театру и обнаруживает, что продажи билетов начинают расти в геометрической прогрессии, особенно когда они начинают подавать еду в кафе и продавать свои удобные места. На этапе акта они переименовываются в театр, который чувствует себя как дома, и внедряют новый маркетинг.

Пример 2

Бухгалтер технологической компании просматривает годовую финансовую информацию и сообщает, что компания сократила прибыль. На этапе планирования цикла PDCA эксперты компании оценивают информацию, чтобы определить, почему прибыль снижается. Они обнаруживают, что производственный отдел закупает слишком много материалов и не использует их все, что в конечном итоге приводит к напрасной трате материалов и денег. На этапе тестирования они оценивают производственный процесс и систему управления запасами, чтобы определить, как сделать их менее расточительными. Каждое утро руководитель производства тестирует процесс инвентаризации, но это занимает слишком много времени.

Затем команда решает протестировать модель инвентаризации на основе веса, в которой весы устанавливаются под каждым запасом, и когда он становится слишком легким, она отправляет уведомление менеджеру, чтобы он заказал больше. Это работает лучше, но по-прежнему занимает слишком много времени, поэтому у команды иногда нет необходимых материалов. Наконец, они тестируют автоматическую систему взвешивания на одном материале. Он отлично работает в течение периода тестирования. Во время актовой части PDCA они инвестируют в систему инвентаризации, которая автоматически заказывает новые материалы, когда запасы низки для всего пространства инвентаря.