Цели встречи: определение, преимущества и как их написать

29 апреля 2021 г.

Когда вы готовитесь провести деловую встречу, вам может быть интересно, как вы можете структурировать ее, расставлять приоритеты для важных задач и отслеживать прогресс вашей команды. Многие профессионалы используют цели собраний, чтобы определить достижимые цели для своих встреч, которые могут помочь в их обсуждениях. Если вы хотите способствовать продуктивным встречам, вам может быть интересно узнать, как ставить четкие цели встречи. В этой статье мы рассмотрим преимущества достижения целей, поделимся советами, которые помогут вам создать свои собственные, и перечислим примеры эффективных целей достижения, которые вы можете использовать в качестве справочного материала.

Что такое достижение целей?

Цель встречи — это простое заявление, определяющее желаемый результат встречи. Его основная цель — дать участникам измеримую цель, над достижением которой они могут работать вместе. Затем вы можете определить успех встречи на основе того, достигла ли команда цели. Цели встречи обычно используются для повышения производительности во время профессиональных собраний, таких как встречи по продажам или собрания команды.

Цель против задач

Цель встречи отличается от цели встречи. Цель — это общая причина, по которой сотрудники проводят собрание. Вы можете установить цель до планирования встречи, чтобы все участники поняли, почему они должны присутствовать на ней. Цель встречи — это четко определенная цель, которую вы надеетесь достичь в результате встречи.

Вот несколько ключевых различий между целью и задачей собрания:

• Цели широкие и общие.

• Цели встречи точны.

• Цели неосязаемы и абстрактны.

• Цели встречи осязаемы и конкретны.

• Цели не измеримы.

• Достижение целей имеет измеримые результаты.

Почему достижение целей важно?

Многие профессионалы тратят время на подготовку целей встречи для своих команд из-за преимуществ, которые они предоставляют. Постановка целей собрания для вашей организации может улучшить вашу способность делать следующее:

Четко определите свои цели

Если вы потратите время на разработку цели перед встречей, это поможет вам определить цели вашей организации. Спросите себя, каков желаемый результат и какие проблемы вам необходимо решить. Ответы на эти вопросы помогут вам разработать цель встречи и провести более сфокусированную встречу. Например, вы можете поставить цель определить ежемесячный бюджет отдела и способы распределения финансовых ресурсов.

Обеспечьте структуру вашей встречи

После того, как вы определили цель встречи, вы можете легко наметить повестку дня встречи, чтобы поддержать ее. Повестка собрания — это упорядоченный список тем, которые вы планируете обсудить на собрании. Он расставляет приоритеты по наиболее важным вопросам, которые вам нужно обсудить с вашей командой, и может служить руководством для того, как будет проходить встреча. После завершения собрания вы можете указать цель и повестку собрания, чтобы вспомнить состоявшиеся обсуждения или передать информацию участникам, которые не смогли присутствовать.

Поощряйте командную работу

С целью встречи вы можете поощрять сотрудничество, давая участникам общую цель для совместной работы. Хорошая цель встречи также объясняет важность достижения цели, что может помочь вам убедиться, что ваша команда полностью поддерживает любое решение, принятое на вашей встрече. Кроме того, наличие цели встречи может повысить мотивацию и моральный дух членов вашей команды.

Повысьте свою уверенность

Заранее разработав цель встречи, вы повысите свою уверенность и почувствуете себя более подготовленным. Многие бизнес-профессионалы используют цель своей встречи в качестве отправной точки, к которой они могут возвращаться на протяжении всей встречи, чтобы напомнить участникам о цели организации. Это может помочь вам чувствовать себя более комфортно, тренируя свою команду, и давать отзывы на основе измеримых результатов. Представление четкой цели собрания вашей команде также поможет вам выглядеть более профессионально и организованно.

Эффективно управляйте своим временем

Профессионалы обычно стремятся достичь поставленных целей в пределах отведенного времени встречи. Когда команды понимают, какие задачи необходимо выполнить во время собрания, они могут привлечь друг друга к ответственности и сосредоточиться на достижении своей цели. Создание цели встречи может помочь вам максимизировать результаты вашей команды и побудить их создавать планы действий, которые приведут к результатам. Это может устранить необходимость в ненужных последующих встречах и сэкономить время вашей команды.

Генерировать идеи по конкретной теме

Если вы хотите генерировать идеи по определенной теме, определение цели встречи может помочь вам определить, какой вклад вы хотели бы получить от остальной части вашей команды. Вы также можете собирать информацию с разных точек зрения и принимать важные решения. Записывайте идеи, которые ваша команда развивает на протяжении всей встречи, чтобы вы могли отслеживать их. Затем просмотрите идеи в конце собрания и определите, какие из них являются лучшими.

Измеряйте результаты

Постановка конкретной и привязанной к времени цели собрания может помочь вам оценить результаты и определить, было ли собрание успешным. Это также может помочь вам оценить, что можно улучшить для вашей следующей встречи. Наконец, предоставление вашей команде достижимой цели встречи может помочь им отслеживать их собственный прогресс и упростить для вас вознаграждение за их достижения. Со временем это может побудить членов команды быть более продуктивными и ориентированными на результат во время встреч.

Как написать цель встречи

Вот несколько шагов, которым вы можете следовать, чтобы составить цель для следующей встречи:

1. Определите желаемый результат

Подумайте, почему вы планируете встречу и чего вы надеетесь достичь в результате. Вы можете записать свои цели на листе бумаги, чтобы отслеживать их. Постарайтесь определить, какая цель является наиболее важной для этой конкретной встречи, чтобы помочь вам определить ее направленность.

2. Пишите четкими и лаконичными словами

После того, как вы определили свою цель, постарайтесь сформулировать ее в одном коротком и легком для понимания предложении. Это может помочь вам убедиться, что вы можете достичь цели в течение всей встречи. Используйте простой язык, чтобы участникам было легче запомнить цель собрания. Это также может помочь участникам сосредоточиться на достижении вашей цели, что может повысить производительность.

1. Сделайте цель действенной

Цель встречи должна быть чем-то, чего вы можете достичь. Используйте глаголы действия, чтобы помочь участникам визуализировать, как выглядит достижение цели встречи. Это облегчит определение того, была ли ваша встреча успешной.

4. Признайте преимущества достижения цели

Убедитесь, что участники понимают, почему важно достичь цели собрания. Вы можете сделать это, поделившись конкретными преимуществами достижения цели. Это может помочь вам мотивировать вашу команду на достижение желаемого результата, который может помочь вам провести успешную встречу.

5. Делайте акцент на измерениях успеха

Определите, какие ключевые показатели вы можете использовать для измерения успеха. Старайтесь использовать метрики, которые поддаются количественной оценке и зависят от времени. Например, цель вашей встречи может заключаться в том, чтобы ваша команда сгенерировала 10 новых идей для статей до окончания 45-минутной встречи. Если ваша команда сможет сгенерировать 10 или более идей для статей за этот период времени, значит, она успешно выполнила задачу встречи.

6. Поделитесь целью встречи

Поделитесь своей целью с участниками как минимум за 24 часа до начала встречи. Это может помочь участникам подготовиться к собранию и убедиться, что у всех одна и та же цель. Это также может сэкономить время и повысить вовлеченность вашей команды.

Например, если вы заранее сообщите своей команде, что целью вашей встречи является разработка трех новых слоганов для представления клиенту, участники могут начать разрабатывать идеи слоганов еще до встречи и подготовиться к их обсуждению.

Примеры достижения целей

Вот несколько примеров эффективных целей встречи, на которые вы можете ссылаться при создании своих собственных:

Пример 1

Если вы встречаетесь с менеджером по персоналу вашей компании для рассмотрения полученных вами заявлений на вакансию, ваша цель может заключаться в том, чтобы покинуть встречу с кратким списком кандидатов, с которыми вы планируете провести собеседование. Вот пример цели встречи для этой ситуации:

«Цель этой встречи — сузить наш круг кандидатов до трех лучших кандидатов, наиболее подходящих для этой роли, и назначить личные собеседования с каждым из них в начале следующей недели».

Пример 2

Если вы встречаетесь с клиентом для обсуждения концепций маркетинговой кампании, ваша цель может состоять в том, чтобы уйти с встречи с четким указанием того, какая концепция клиенту больше нравится. Эффективной целью встречи в этой ситуации может быть:

«Наша цель на этой сессии — представить три разные концепции и определить, какую из них клиент хотел бы, чтобы мы реализовали для нашей следующей маркетинговой кампании».

Пример 3

Если вы работаете над большим групповым проектом, который включает несколько этапов, вы можете встретиться с коллегами, чтобы определить, как вы можете организовать проект и делегировать задачи. Эффективной целью встречи в этой ситуации может быть:

«Цель, к которой мы стремимся сегодня, — определить, какие шаги нам нужно предпринять, чтобы завершить этот проект, назначить шаги отдельным членам нашей команды и установить сроки завершения каждого шага».