Что включить в отчет о сотрудниках
15 ноября 2021 г.
Как руководитель группы или супервайзер вы можете столкнуться с сотрудниками, нарушающими политику компании. Списания могут быть эффективным дисциплинарным инструментом, предотвращающим приостановку или увольнение в будущем. Понимая, как эффективно описывать сотрудников, вы можете создавать эффективные планы по улучшению их работы или поведения. В этой статье мы научим вас, что включать в рецензии для сотрудников, и объясним, как их предотвратить.
Что такое выписки для сотрудников?
Письма для сотрудников — это официальные предупреждения, в которых документируются текущие проблемы с производительностью или поведением, а также предлагаются планы улучшения. Руководители обычно пишут отчет, если инциденты продолжают происходить даже после того, как сотрудник получил устное предупреждение. Постоянное поведение, которое может привести к написанию статьи, включает в себя повторяющиеся отсутствия, низкую производительность и нарушение правил техники безопасности.
Как тип прогрессивной дисциплины, рецензирование направлено на улучшение работы или поведения сотрудников до того, как руководители прибегнут к отстранению или увольнению. В документе фиксируется проблема, объясняется, как она нарушает политику компании, и перечисляются четкие ожидания от сотрудника. Сотрудники могут использовать рекомендации, чтобы улучшить свою работу и обеспечить соответствие своего поведения политикам компании.
Зачем нужно выписывать сотрудника?
Возможно, вам придется написать сотруднику, когда другие формы наказания, такие как устное предупреждение, неэффективны для предотвращения повторных инцидентов. Обстоятельства, которые обычно приводят к выписке, включают:
Чрезмерное отсутствие
Повторное опоздание
неподчинение
Грубое поведение
Несоблюдение квоты
Низкое качество работы
Нарушения дресс-кода
Ненадлежащее использование электронных средств связи
Злоупотребление психоактивными веществами на работе
Нарушения безопасности
Словесные угрозы
Физическое насилие
Сексуальное домогательство
Дискриминация
Что указать при выписке работника
При составлении письма о сотруднике рассмотрите возможность включения такой информации, как следующее:
Основная информация
В верхней части документа обычно указывается имя сотрудника, должность, отдел и идентификационный номер. Вы также можете указать имя руководителя и дату написания отчета. Эта основная информация определяет, кто получает официальное предупреждение, и помогает вам систематизировать записи компании.
Описание инцидента
Под основной информацией рассмотрите возможность включения описания инцидента. Вы можете обвести тип правонарушения из списка с такими вариантами, как прогул, некачественная работа или грубость по отношению к клиентам. Вы также можете включить более подробное объяснение того, что произошло. Попробуйте перечислить такую информацию, как:
Описание поведения работника.
Время и даты инцидентов
Количество предыдущих предупреждений, которые они получили
Вы можете оставаться беспристрастным в своем описании, сверяясь со справочником сотрудника. Попробуйте сослаться на политику компании и объяснить, как поведение сотрудника нарушило эту политику. Например, если сотрудник находится ниже квоты, указанной в справочнике, вы можете отметить это несоответствие в описании. Еще один способ оставаться беспристрастным — включить свидетельские показания. Попробуйте попросить клиентов, сотрудников или других руководителей рассказать, что произошло. Эти различные точки зрения могут помочь вам подтвердить поведение сотрудника и создать эффективный план улучшения.
План по улучшению
План улучшения объясняет, как сотрудник может изменить свою работу или поведение в соответствии с политиками компании. Постарайтесь включить четкие цели и действенные шаги, которые сотрудник может предпринять для улучшения. Например, если сотрудник постоянно использует свой телефон в течение всей смены, в плане улучшения можно повторить политику компании, запрещающую использование телефона. План также может побудить их оставить свой телефон в шкафчике и сосредоточиться на обслуживании клиентов. Рассмотрите возможность включения крайнего срока для работника, чтобы изменить свое поведение. В этом разделе также можно объяснить, что делать дальше, если сотрудник продолжает нарушать политику компании.
Раздел подписи
В большинстве письменных форм есть раздел для подписи со строками для подписи руководителя и сотрудника. Эти подписи указывают на то, что обе стороны понимают предупреждение и последствия, если плохое поведение продолжится. В некоторых формах есть дополнительная строка для подписи свидетеля, которую третье лицо может подписать в случае отказа сотрудника.
Как доставить заявление сотруднику
При написании рецензии подумайте о том, чтобы запланировать встречу с сотрудником. Вы можете подарить им физическую копию и обсудить, как они могут улучшить свою работу или поведение. Вы также можете выслушать сотрудника, чтобы он ответил на любые вопросы, которые у него есть, или разъяснил, почему он получил рецензию. Попробуйте попросить другого руководителя присутствовать на собрании, чтобы свидетель мог подтвердить, что вы консультировали сотрудника по вопросам эффективности.
Что делать после оформления трудовой книжки
После написания отчета вы можете оценить поведение вашего сотрудника, чтобы увидеть, улучшилось ли оно. Эти оценки могут быть неформальными, например, вы наблюдаете за их взаимодействием с клиентами. Вы также можете проводить более формальные оценки, используя стандартизированную рубрику для оценки качества их работы. Рассмотрите возможность предоставления индивидуальных советов, чтобы направить их еще ближе к их целям. Кроме того, попробуйте продемонстрировать свою поддержку, побуждая сотрудника задавать вам вопросы о том, как он может улучшить свою работу.
Как не записывать сотрудников
Избегание рецензий на сотрудников может помочь вам сэкономить время и повысить моральный дух на рабочем месте. Вот несколько советов, как избежать этих формальных предупреждений:
Установите четкие ожидания. Если сотрудники не уверены в том, чего вы от них ожидаете, они с большей вероятностью нарушат политику компании. Вы можете установить четкие ожидания, изложив их в справочнике и повторив их на собраниях компании.
Сначала сделайте устное предупреждение. Когда сотрудник впервые нарушает политику компании, рассмотрите возможность устного предупреждения. Этот метод мягко корректирует их поведение и снижает потребность в будущих дисциплинарных мерах.
Создайте систему вознаграждений. Когда сотрудник выполняет свою квоту или обеспечивает исключительное обслуживание клиентов, подумайте о его вознаграждении. Призы или похвала могут побудить их постоянно поддерживать ценности компании.
Обеспечивайте постоянную обратную связь. Подумайте о том, чтобы предоставлять сотрудникам постоянную обратную связь об их работе. Конструктивная критика может помочь им убедиться, что их производительность и поведение соответствуют политике компании.