Что такое журнал учета рабочего времени и каковы его основные функции?

9 декабря 2021 г.

Тайм-менеджмент часто необходим для повышения производительности на рабочем месте. Работодатели и сотрудники постоянно ищут новые способы управления своим временем. Один из способов отслеживать время, которое вы тратите на выполнение рабочих задач, — использовать журнал учета рабочего времени. В этой статье мы обсудим, что такое журналы времени, их основные функции и преимущества, а также способы их эффективного использования.

Что такое журнал времени?

Журналы учета рабочего времени — это внутренние записи, в которых перечислены действия сотрудников с отметками времени в хронологическом порядке. Они показывают, сколько часов каждый сотрудник тратит на выполнение той или иной задачи. Другим термином для журнала времени является журнал активности. Сотрудники могут регистрировать свое время ежедневно или периодически, когда руководство запрашивает оценку производительности. Наиболее полезные журналы времени содержат подробные детали и хорошо организованы.

5 ключевых функций журналов учета рабочего времени

Журналы рабочего времени выполняют несколько ключевых функций, которые способствуют созданию продуктивной атмосферы на рабочем месте. Вот пять из них:

1. Выявление неэффективной деятельности

Для сотрудников важно использовать свое время с умом. Журналы учета рабочего времени позволяют руководству обнаруживать, когда лишнее время тратится на определенные задачи без необходимости. Затем бизнес может перераспределить сотрудников для решения приоритетных задач или изменить графики работы, чтобы снизить неэффективность.

2. Отслеживание снижения производительности

Такие факторы, как снижение энергии и бдительности, заставляют сотрудников тратить больше времени на задачи, которые легко выполнить, когда сотрудники чувствуют себя отдохнувшими. Перерывы могут быть запланированы периодически, чтобы дать сотрудникам возможность возобновить свой энтузиазм. Журналы учета рабочего времени помогают руководству определить оптимальное время для планирования задач, требующих высокого уровня концентрации. Обязанности, которые зависят от точности и умственной энергии, должны совпадать с наиболее продуктивными периодами сотрудников.

3. Сосредоточьтесь на важных задачах

Поговорка «время – деньги» является мантрой для предприятий, стремящихся максимизировать прибыль. Некоторые виды деятельности приносят больше прибыли, чем другие, и каждая задача также связана с затратами. Когда журнал времени сопоставляется с анализом затрат и результатов, руководство может заполнить листы производительности важными задачами.

4. Подсчет оплачиваемых часов

Есть некоторые предприятия, такие как юридические фирмы, которые выставляют счета своим клиентам с почасовой оплатой. Клиенты ожидают счета с подробным описанием того, как было потрачено время, чтобы они могли исключить расходы, которые они считают ненужными. Использование ежедневного журнала учета рабочего времени для каждого сотрудника позволяет отслеживать оплачиваемые часы, чтобы клиенты могли выставлять счета за них.

5. Создание графиков проекта

Создание графиков проекта упрощается, когда менеджеры имеют четкое представление о том, сколько времени требуется для выполнения каждого шага проекта. Руководство может просматривать журналы времени для предыдущих проектов и применять собранную информацию к будущим сценариям. Это означает, что сроки проекта становятся более реалистичными, и заинтересованные стороны могут формировать разумные ожидания относительно сроков завершения проекта.

5 преимуществ журналов учета рабочего времени

В дополнение к своим ключевым функциям журналы учета рабочего времени также имеют множество преимуществ, таких как:

1. Повышение ответственности за себя

Запись того, сколько времени требуется для выполнения задач и обязанностей, помогает сотрудникам оставаться подотчетными себе и управленческому персоналу. Журналы учета рабочего времени помогают сотрудникам сосредоточиться и лучше избегать отвлекающих факторов. Со временем сотрудники могут определить, какие факторы снижают их производительность, и решить, как лучше их преодолеть.

2. Повышение мотивации и соревновательного духа

Вы можете бросить себе вызов с помощью журнала времени и подтолкнуть себя к достижению оптимального потенциала производительности. Каждый день может быть возможностью улучшить свои предыдущие результаты и установить новые стандарты для себя. Журналы времени также могут помочь улучшить ваши способности управления временем и мотивировать вас на успех.

3. Оценка способностей и трудовой этики

Если вы обнаружите пробелы в своей производительности, важно определить, почему они возникают. Работа в Интернете может быть полна отвлекающих факторов, а удаленная работа имеет свои плюсы и минусы. Журнал рабочего времени позволяет вам оценить, как изменения окружающей среды влияют на ваши способности, и проанализировать обстоятельства, которые, скорее всего, будут поддерживать вашу трудовую этику.

4. Создание подходящего и устойчивого графика

Знать, чего вы хотите в течение дня, так же важно, как и удовлетворять потребности на рабочем месте. Некоторые высокоинтенсивные графики подталкивают вас к быстрым результатам, но им сложно следовать несколько дней подряд. Используя журнал времени, вы можете определить, какие конфигурации расписания лучше всего подходят для вас лично и профессионально. Экспериментируйте с планированием интенсивных задач и более легких обязанностей, пока не найдете идеальное сочетание.

5. Использование реалистичных ожиданий для планирования будущей работы

Прошлый опыт может быть разумным предсказателем будущих результатов. Оглядываясь назад на старые журналы времени, вы получаете реалистичное представление о минимальном и максимальном времени, необходимом для выполнения конкретной работы. Вы можете использовать свои предыдущие журналы времени в качестве справочного материала для планирования своего расписания, когда вам приходится управлять несколькими обязанностями.

Как пользоваться журналом времени

Получение максимальной выгоды от вашего журнала времени более вероятно, когда вы понимаете, как его использовать. Вы можете выполнить следующие действия при создании и использовании журнала учета рабочего времени:

1. Начните с инструмента организации

Запишите свой журнал учета рабочего времени на разлинованной бумаге или с помощью виртуальной электронной таблицы или планировщика. Журналы времени легче всего читать и анализировать, когда они отформатированы в виде таблиц. Вот почему полезно использовать материалы, облегчающие создание списков и таблиц.

2. Классифицируйте каждое действие

Разделите журнал учета рабочего времени на столбцы. Каждый столбец должен содержать важную информацию о действии, например описание действия, значения времени начала и окончания, относительную важность действия и общую продолжительность действия. Включение всей этой информации может помочь вам проанализировать свой журнал времени после того, как вы закончите.

3. Подробно опишите, как вы проводите время

Досуг, который прерывает вашу работу, может быть включен в ваш журнал учета рабочего времени. Важно оценить эффективность, определив, как часто вы отвлекаетесь. Суммируйте все время выполнения нерабочих задач и сравните свою повседневную продуктивность.

4. Постоянно обновлять журнал времени

По мере продвижения в течение дня отмечайте даты начала и окончания каждого из ваших занятий. Продолжайте записывать свое время, чтобы не забывать точно вводить элементы своего журнала времени. Не стесняйтесь добавлять небольшие заметки о том, насколько легкой или сложной была задача, чтобы помочь вам позже.

5. Периодически отмечайте свое эмоциональное состояние

Может быть полезно записать, как вы себя чувствуете, выполняя задания. Это может помочь вам сознательно планировать вызывающие стресс задачи между более легкими. Вы также можете проанализировать, как ваш график влияет на ваше эмоциональное состояние.