Что такое Заявка на покупку? Определение, инструкции и шаблон

Компании из различных отраслей используют заявки на покупку для отслеживания расходов компании и запросов сотрудников на продукцию. Заявки на покупку — это внутренние документы, которые сотрудники компании используют, чтобы попросить своего руководителя приобрести определенный продукт для использования компанией. Любой профессионал, который работает в офисе или нуждается в специальных расходных материалах для выполнения своих служебных обязанностей, возможно, должен знать, как работает заявка на покупку. В этой статье мы обсудим, что такое заявка на покупку, какую информацию они включают, чем они отличаются от заявок на покупку и какие шаги необходимо предпринять для ее создания.

Что такое заявка на покупку?

Заявка на покупку — это документ, который специалисты составляют, чтобы выразить запрос на конкретную поставку. Компании используют эти документы для внутренних целей в рамках процесса закупок. Сотрудники отправляют формы заявки на покупку оставшемуся в живых менеджеру или специалисту, который занимался бюджетом компании. Если этот профессионал решил, что компания может позволить себе эту покупку и она необходима, он одобряет запрос.

Формы заявки на покупку являются одним из первых шагов в процессе закупок компании. Эти документы предшествуют заказам на поставку, которые представляют собой документы, отправляемые внешним компаниям-поставщикам для покупки продукта.

Чем заявка на покупку отличается от заказа на покупку?

Основное различие между заявками на покупку и заказами на покупку заключается в их назначении. Формы заявки на покупку — это внутренние документы, направляемые руководителям для получения разрешения на покупку чего-либо, в то время как профессионалы отправляют внешние заказы на покупку продукта.

Еще одно существенное различие между заявкой на покупку и заказом на покупку заключается в их компонентах. Вот объяснение того, что профессионалы включают в каждый из этих документов:

Заявка на закупку

Профессионалы создают формы заявки на покупку, чтобы запросить разрешение на покупку определенного продукта и помочь вести учет будущих расходов. Эти документы часто напоминают электронные таблицы или профессиональные счета. Вот компоненты формы заявки на покупку:

• Описание продукта и количество

• Имя поставщика

• Цена

• Имя и отдел покупателя

Заказ на покупку

Профессионалы отправляют заказы на покупку после того, как их руководитель принимает форму заявки на покупку. Эти документы обычно содержат более конкретную информацию, поскольку являются официальными формами, свидетельствующими о намерении компании приобрести продукт. Заказы на покупку часто включают:

• Название вашей компании

• ФИО сотрудника, сделавшего заказ

• Дата создания заказа на поставку

• Количество и цена товара

• Условия оплаты

• Подпись всех заинтересованных сторон

Почему важна заявка на покупку?

Заявка на покупку важна, потому что она позволяет компаниям планировать процесс закупок и оценивать свои потребности в поставках. Профессионалы используют этот внутренний документ как организационный инструмент, а также как метод отслеживания запросов на покупку. Вот еще несколько причин, по которым заявка на покупку важна:

Устанавливает безопасный процесс закупок

Форма заявки на покупку – это первый шаг к приобретению необходимых канцелярских товаров. Требование этого шага помогает гарантировать, что сотрудники соблюдают надлежащие протоколы при использовании средств компании. Это также снижает риск использования сотрудниками средств компании на ненужные продукты.

Помогает отслеживать покупки

Хотя компании также обычно имеют заказы на покупку для отслеживания своих покупок, документы заявки на покупку помогают компаниям предвидеть будущие финансовые обязательства и прогнозировать тенденции своих расходов. Например, если специалист регулярно каждые несколько месяцев подает заявку на покупку скоб и других канцелярских товаров, руководитель, контролирующий бюджет отдела, может распознать эту закономерность и выделить соответствующую сумму своего бюджета на эту покупку.

Вовлекает сотрудников в процесс закупок.

Поскольку заявки на покупку обычно подают сотрудники, эти документы помогают профессионалам чувствовать себя более вовлеченными в расходы своей компании. Он обеспечивает физическое доказательство запроса сотрудников и помогает менеджерам помнить определенные запросы на поставку вместо того, чтобы полагаться на сарафанное радио для запроса на покупку.

Как написать заявку на покупку

Каждая компания, вероятно, имеет свой собственный процесс закупок и протокол для создания заявок на покупку. Выполните следующие действия, чтобы создать общую форму заявки на покупку:

1. Найдите продукт, который вы хотите, чтобы ваша компания купила

Поскольку профессионалам необходимо заполнить множество деталей для формы заявки на покупку, лучше всего знать как о продукте, так и о поставщике. Попробуйте найти информацию об адресе и контактной информации продавца, а также о цене и количестве товара. Поиск правильной информации помогает сделать процесс закупок эффективным.

2. Используйте шаблон заявки на покупку

Хотя вы можете создать форму заявки на покупку без нее, проще использовать шаблон. Это позволяет заполнять информацию, не беспокоясь о формате процесса. Эта практика также экономит ваше время и усилия. Чтобы найти шаблон, найдите загружаемый документ в Интернете.

3. Заполните контактную информацию и информацию о доставке

Чтобы начать оформление заказа на покупку, укажите дату, когда вы планируете отправить запрос, а также адрес и контактную информацию поставщика, а также место, куда вы хотите отправить продукт. В отдельном разделе укажите сведения о доставке, такие как способ доставки и ожидаемое время прибытия.

4. Добавьте информацию о продукте

Добавьте информацию о продукте в новый раздел. Попробуйте указать название товара, идентификационный номер на сайте продавца, его цену и необходимое вам количество. Если вам нужно более одного продукта, рассмотрите возможность перечисления каждого продукта в одной и той же форме заявки, чтобы сэкономить время как вам, так и вашему руководителю. Лучше всего, если ваш документ заявки на покупку будет включать всю информацию, необходимую вашему руководителю для заказа продукта или создания официального заказа на покупку.

5. Пишите примечания к продукту

Если применимо, напишите любые примечания о продукте. Это может включать причину, по которой вам нужны эти продукты, или заявление об отказе от ответственности за информацию о доставке. Рассмотрите возможность использования этого раздела, чтобы предоставить вашему руководителю любую информацию, которая может понадобиться ему для утверждения вашей формы заявки.

6. Укажите общую стоимость

Узнайте общую стоимость продуктов в форме заявки на покупку и укажите этот номер в нижней части документа. Это позволяет вашему менеджеру легко видеть стоимость покупки и экономит время при просмотре заказа. Включение общей стоимости также помогает вам управлять запросами на покупку, которые вы делаете. Например, если вы знаете, что бюджет отдела составляет 500 долларов в месяц, знание общей стоимости вашего запроса поможет вам отследить, сколько вы просите своего руководителя потратить.

7. Подпишите свое имя и отправьте запрос

После того, как вы дважды проверите, чтобы убедиться, что в вашем запросе есть вся необходимая информация о продукте, который вы хотите приобрести, подпишите свое имя и отправьте его соответствующему специалисту. Если вы не знаете, кому отправить заявку на покупку, спросите у своего руководителя, коллег или сотрудника отдела кадров. Это гарантирует, что вы отправите форму заявки на покупку нужному человеку, чтобы он мог ее утвердить.

Образец заявки на покупку

Чтобы помочь вам создать собственную форму заявки на покупку, рассмотрите этот шаблон:

Заявка на закупку

[Vendor name] [Date]

Продавец
[Name of contact person]
[Street address of vendor]
[City], [State], [Zip code]
[Phone number]
[Email address]

Доставка до
[Name of contact person]
[Street address of company]
[City], [State], [Zip code]
[Phone number]
[Email address]

Перевозки
[Shipping method]
[Shipping terms]
[Expected delivery date]

ID товара**Товар**Описание**Количество**Цена**Всего**

Примечания
[Enter additional product details here]

Всего
[Total price of all items combined]

[Employee signature]