Что такое закрытие проекта? Определение, шаги и советы

22 апреля 2021 г.

Когда компания завершает закрытие проекта, необходимо выполнить несколько шагов, чтобы обеспечить точность и готовность клиента. Закрытие проекта гарантирует, что все соответствует стандартам клиента, и дает возможность оценить производительность, производительность и эффективность, что может принести пользу бизнес-процессам. Кроме того, успешное завершение проекта гарантирует, что компании достигнут важных целей, поддерживающих долгосрочные бизнес-цели. В этой статье мы определяем, что такое закрытие проекта, его важность и шаги для успешного завершения проекта.

Что такое закрытие проекта?

Закрытие проекта — это процесс, который предприятия используют для завершения всех завершенных действий на этапах проекта. Процесс включает в себя оценку проекта, передачу результатов клиенту, распределение ресурсов и общение с заинтересованными сторонами на каждом этапе проекта до его завершения. Кроме того, этапы закрытия проекта позволяют предприятиям и организациям оценить успехи и проблемы завершенных проектов, чтобы улучшить эти процессы для будущих приложений.

Почему важно закрыть проект?

Закрытие проекта важно, потому что оно способствует легкому финансовому процессу, который позволяет вам произвести окончательные платежи вашей команде и ресурсам. Кроме того, когда ваш проект заканчивается, другой, скорее всего, начнется, поэтому очень важно обеспечить всем участникам хороший переходный процесс. Выполнение закрытия проекта также:

• Обеспечивает достижение целей: в процессе закрытия проекта вы получаете одобрение от вашего клиента, чтобы проверить, достигли ли вы и ваша команда своих целей.

• Приносит удовлетворение: успешное завершение проекта может укрепить доверие клиента и показать вашу приверженность предложению качественных услуг.

• Делает процесс окончательной доработки эффективным: закрытие проекта гарантирует, что предприятия своевременно завершат этапы доработки документации и доставки.

• Улучшает ваши навыки: успешное закрытие проекта может дать вам представление о том, как вы можете изменить производительность, продуктивность, общение и совместную работу в будущих проектах, за которые берется ваша команда.

Какие шаги нужно предпринять для закрытия проекта?

Важно выполнить успешное закрытие проекта, не пропуская важных шагов. Процесс включает в себя ряд последовательных шагов. Эти:

Передача результатов проекта

Самый важный шаг к закрытию вашего проекта — это передача результатов проекта вашему клиенту. Передача результатов проекта включает в себя несколько ключевых процессов, в том числе:

• Сбор всех проектных документов

• Сбор необходимых подписей документов

• Завершение процесса закрытия контракта

Кроме того, большинство проектных групп проводят обзорную сессию, чтобы оценить и внести необходимые изменения в результаты перед передачей их клиенту. После того, как клиент проверит результаты, он должен утвердить их, прежде чем проектные группы смогут подтвердить завершение проекта.

Подтверждение завершения проекта

Важно проверить, завершен ли проект, убедившись, что ничего не пропало и не осталось. Отсутствие этого шага может привести к тому, что клиенты будут запрашивать изменения. Все заинтересованные стороны должны согласиться с тем, что вы достигли всех целей проекта с официальными подписями. Чтобы гарантировать завершение и точность проекта, проектные группы обычно оценивают сроки, ресурсы и рабочий процесс. Также важно общаться с клиентами на каждом этапе закрытия проекта, чтобы убедиться, что они понимают, что входит в проектную документацию.

Обеспечение заполнения документов

Существуют различные документы, связанные с бизнес-проектами для поддержки успешного закрытия, включая подписанные контракты, графики платежей, комиссии, счета-фактуры и сборы. Если вы обнаружите какие-либо невыполненные соглашения в документах по контракту, сообщите об этом и соберите всю информацию, необходимую для решения вопроса. После того, как вы получите одобрение клиента, вы можете просмотреть все документы проекта, чтобы убедиться, что все стороны получили оплату. Чтобы упростить процесс, компания обычно проверяет, завершена ли работа над тремя ключевыми областями документации:

• Контракты с поставщиками

• Субподрядные контракты

• Любой дополнительный контракт, необходимый для завершения проекта

Распределение ресурсов

Когда вы передаете результаты проекта и получаете подтверждение от клиента, менеджер проекта должен освободить все ресурсы проекта. Ресурсы, связанные с завершением проекта, могут включать сведения о подрядчиках, членах команды и других сторонах, которые информируют клиентов о завершенном проекте. После уведомления клиента обеспечить оплату в полном объеме для участия в других проектах.

Проведение обзоров проектов

Организация обзора проекта с вашей командой — ценный шаг, который может способствовать будущим улучшениям. На этом этапе вы встречаетесь со своей командой и оцениваете проблемы, неудачи и успехи проекта. Когда вы задокументируете все эти факторы, вы сможете использовать данные в качестве справочного материала для будущих проектов, чтобы упростить и улучшить свои подходы к реализации. При обзоре проекта компании часто рассматривают следующие вопросы:

• Эффективно ли команда проекта распорядилась временем?

• Была ли хорошая коммуникация между командой?

• Команда следовала плану?

• Доволен ли заказчик результатами?

• Какие были проблемы?

• Какие решения внедрила команда проекта для снижения риска?

• Как мы можем улучшить наши услуги?

Завершение обзора проекта может дать вам больше разъяснений о том, что прошло хорошо, и о любых проблемах, которые можно ожидать в будущих проектах. Использование информации из вашего обзора также может помочь вам создать карту проекта, которая указывает, как вы можете предпринять шаги для достижения успешных результатов в будущих проектах.

Учет и архивирование документов

После завершения шагов закрытия проекта важно записать всю информацию, связанную с процессами проекта, включая планы проекта, контракты, затраты и другие данные. Многие компании хранят записи о завершенных проектах и ​​спецификациях проектов в корпоративных архивах для дальнейшего использования. Ведение записей обо всех проектах и ​​элементах, задействованных в завершении каждого проекта, может стать ценным ресурсом для вас и вашей команды при работе над новыми проектами.

Советы по признанию успешного закрытия проекта

Отмечая свой успех и награждая команду за ее достижения, вы создаете чувство уверенности, благодарности и укрепляете моральный дух. Это также создает лояльность среди вашей команды и побуждает их работать более эффективно и усердно в будущих проектах. Есть много способов, которыми вы можете отпраздновать успех своих товарищей по команде. Воспользуйтесь следующими советами, как отпраздновать достижения вашей команды после закрытия проекта:

• Предлагайте подарки. Подарки бывают разных форм. Вы можете отправить своей команде в подарок цветы или благодарственную открытку в знак признательности за их усилия или денежные бонусы.

• Празднуйте в социальной обстановке. Вы можете решить, где собирать и заказывать еду или устраивать специальные обеды в своем офисе.

• Отправьте электронное письмо с благодарностью.** Отправка электронной почты вашей команде с признанием их достижений и успехов создает чувство выполненного долга.