Что такое задержка проекта? (с причинами и советами)

Менеджер проекта может приостановить проект, когда для проекта требуется больше ресурсов, отсутствуют определенные требования к материалам или рабочей силе или требуется проверка со стороны клиентов или других менеджеров. Задержки проекта предотвращают ошибки и дают команде возможность проверить свою работу и убедиться, что у них есть ресурсы для продолжения. Понимание того, почему проекты могут быть приостановлены и как ими управлять, может помочь вам улучшить рабочие процессы проектов. В этой статье мы объясним, что такое приостановка проекта, обсудим причины, по которым проект может быть приостановлен, и рассмотрим пять советов по управлению приостановленным проектом.

Что такое холд проекта?

Приостановка проекта — это пауза в конкретном проекте для проверки или выполнения определенных требований. Например, менеджер проекта компании-разработчика программного обеспечения может приостановить проект разработки, если ведущий инженер-программист компании уйдет в отставку. Пауза позволяет компании найти замену инженеру-программисту, чтобы сохранить качество конечного продукта и оправдать ожидания заказчика. Project содержит справочную информацию о ресурсах, ошибках и любых дополнительных требованиях к проекту. Как правило, менеджер проекта приостанавливает проект.

Причины приостановить проект

Есть много причин, по которым менеджер проекта может приостановить выполнение определенного проекта. Вот несколько вероятных сценариев:

Вопросы стоимости

Одна из основных причин, по которой проект может быть приостановлен, связана с соображениями стоимости. Стоимость проекта является основным фактором принятия проекта бизнесом, и когда расходы превышают бюджет или приводят к потере доходов, компания может приостановить проект. Пауза позволяет компании определить причину беспокойства по поводу затрат, в чем состоят эти опасения, и создать план либо для продвижения проекта, либо для полного отказа от него. Финансовый обзор гарантирует, что компания генерирует стоимость проекта и дополнительную прибыль.

Сюрпризы проекта

Иногда проект может столкнуться с неожиданными обстоятельствами или проблемами. Эти неожиданности могут потребовать приостановки проекта, чтобы команда могла рассмотреть новую проблему и создать план ее решения. Например, строительная бригада может обнаружить, что земля, на которой они строят фундамент, нестабильна на полпути строительства. Команда может приостановить строительство фундамента, чтобы рассмотреть варианты и избежать более высоких затрат и потенциальных проблем с безопасностью. Приостановка проекта помогает команде сосредоточиться на проблеме и решении, а не пытаться работать над ним в ходе выполнения проекта.

Изменения временной шкалы

У некоторых проектов могут быть гибкие сроки или строгие сроки, которые требуют приостановки проекта. Например, дизайнерская компания может обнаружить, что клиент меняет дату поставки из-за отсутствия финансирования. Дизайнерская компания может приостановить проект до тех пор, пока клиент не выполнит остальные финансовые обязательства по проекту, что продлит сроки проекта. В качестве альтернативы, новый, более короткий график может потребовать короткой приостановки проекта для переоценки потребностей проекта и того, сможет ли команда уложиться в более ранний срок.

Вопросы качества

Руководители проектов могут приостановить проект, если они считают, что качество конечного продукта находится под угрозой. Это может быть вызвано различными причинами, включая ошибки сотрудников, неясные ожидания или проблемы с инструментами или программным обеспечением. Например, разработчик приложения может обнаружить, что в инфраструктуре проекта отсутствует важная строка кода, что приводит к приостановке рассмотрения проблем, связанных с проблемой. Приостановка проекта для обеспечения качества помогает команде рассмотреть проблемы, которые в противном случае могли бы негативно сказаться на их репутации или поставить под угрозу отношения с клиентами.

Запросы клиентов

Иногда клиенты могут отправлять новые запросы или вносить изменения во время проекта, что может привести к приостановке проекта. Если клиент устанавливает новые ожидания, команда может приостановить работу, чтобы просмотреть эти новые ожидания и убедиться, что они соответствуют требованиям. Ожидания могут измениться из-за сроков, финансовых факторов или требований к дизайну. Например, клиент может издать новые стандарты безопасности для транспортного средства, чтобы лучше соответствовать государственным нормам. Удовлетворение ожиданий клиентов является важным компонентом обслуживания клиентов, поскольку оно показывает, что команда способна обслуживать своих клиентов.

5 советов, как справиться с задержкой проекта

Вот пять советов по работе с задержкой проекта в качестве менеджера проекта или супервайзера:

1. Планируйте удержания заранее

Один из лучших способов запланировать приостановку проекта — заранее составить план потенциальных приостановок. Если вы принимаете новый проект, вы можете создать план, специфичный для этого проекта, или общий план для любых возможных задержек. Включите финансовую, трудовую и управленческую реакцию на потенциальное удержание. Вы можете включить другие проекты, на которых команда должна сосредоточиться, например, техническое обслуживание здания, обучение или упражнения по отработке навыков. Наличие уже готового плана сводит к минимуму время простоя, которое может создать задержка проекта, и поддерживает продуктивность всех сотрудников во время задержки.

2. Держите команду в курсе

Коммуникация важна во время приостановки, потому что у команды может возникнуть путаница или дезинформация о причине приостановки. Когда вы приостанавливаете работу, опишите, почему вы приостанавливаете проект и что команда может сделать в это время. Сообщите каждому члену команды об их новом проекте или ответственности и укажите ожидаемые сроки, когда, по вашему мнению, пауза может закончиться. Это помогает сохранять ясность ожиданий, и команда может ценить больше честности и ясности в отношении ситуации. Честность и ясность помогут вам наладить отношения с членами команды и, возможно, создать более доверчивую и активную рабочую силу.

3. Держите клиента в курсе

Информирование клиента — еще одна важная часть приостановки проекта, потому что они, вероятно, хотят знать, почему вы приостановили проект и стоит ли им денег эта пауза. Это также знак уважения, чтобы информировать клиента о ходе выполнения его заказа. Сообщите своему клиенту, когда вы ожидаете приостановку проекта, когда происходит приостановка, когда вы ожидаете ее окончания и когда она действительно заканчивается. Клиенты также могут оценить вашу честность и ясность и с большей вероятностью предложат свой бизнес в будущем или приведут к вам рефералов.

4. Контролируйте свои расходы

Приостановка проекта иногда может привести к дополнительным расходам для компании, например, к простою рабочей силы. Мониторинг ваших расходов помогает вам определить, когда проект превышает порог стоимости, и может помочь вам принять решение о продолжении или отказе от проекта. Например, если вы отложили проект на несколько месяцев, а клиент не сообщает, когда он хочет возобновить работу, вы можете решить отменить проект, чтобы избежать дополнительных затрат. Отслеживайте стоимость удержания проекта и сравнивайте ее с вашим первоначальным бюджетом, чтобы принять окончательное решение.

5. Планируйте любой результат

Важно планировать отмену или продолжение проекта, потому что оба они по-разному влияют на команду, бизнес, клиента и сам проект. Планируйте отмененный проект, прогнозируя затраты на отмененный проект и закладывая дополнительную работу для команды на время между различными проектами. Это помогает минимизировать время простоя. Вы также можете запланировать продолжение проекта, пересмотрев обязанности каждого и обновив цель проекта для ясности. Это гарантирует, что все будут готовы, когда проект возобновится.