Что такое вспомогательная книга? Определение, преимущества и примеры

16 марта 2021 г.

Для записи финансовой информации крупной организации требуется более одного файла. Когда бухгалтеры обрабатывают огромное количество транзакций для одного клиента или бизнес-функции, они создают вспомогательные книги для управления данными. Если вы отвечаете за просмотр, запись или предоставление финансовой информации компании, важно понимать, как вспомогательные книги используются для организации основных счетов бизнеса.

В этой статье мы объясняем назначение вспомогательной книги, рассказываем о преимуществах и использовании вспомогательной книги и подробно описываем, чем вспомогательная книга отличается от главной книги.

Что такое вспомогательная книга?

Сокращенно от вспомогательной бухгалтерской книги вспомогательная бухгалтерская книга представляет собой подмножество общей бухгалтерской книги, которая содержит всю информацию финансового учета для компании. Вспомогательная книга содержит сведения, которые влияют на общие финансовые операции внутри компании. Вспомогательная книга помогает организовать главную книгу для крупной корпорации, поддерживающей несколько потоков доходов и долгов. Сумма вспомогательной книги отражается в главной книге компании.

Одним из основных применений вспомогательной книги является запись операций с дебиторской задолженностью конкретных клиентов. Вложенные книги могут быть созданы для каждого отдельного клиента, с которым компания ведет бизнес. Эти отдельные базы данных могут отслеживать транзакции конкретной компании и сумму платежа, ожидаемую от каждого клиента. Отдельные бухгалтерские книги часто называют контрольными счетами.

Что входит в вспомогательную книгу?

Вспомогательная книга состоит из счетов с общими характеристиками, разделенных по категориям в общей книге.

Вспомогательные книги часто создаются для записи и систематизации следующей финансовой информации:

• Задолженность на счетах

• Кредиторская задолженность

• Основные средства

• банковские счета

• Аккаунты клиентов

• Аккаунты поставщиков

• Инвентарь

• Имущество

• Оборудование

• Данные производственного процесса

В каждой вспомогательной книге специалисты по бухгалтерскому учету могут записывать любую из следующих сведений:

• Непогашенные остатки клиента

• Скидки, которые получает клиент

• Возвращенный товар

• История платежей

• Продажи в кредит

• Накладные расходы из имущества компании

• Начисление заработной платы

• Информация о стоимости заказа на работу

Преимущества вспомогательной книги

Вспомогательные бухгалтерские книги помогают систематизировать финансовую учетную информацию компании, чтобы специалисты по бухгалтерскому учету могли легко отслеживать денежные суммы, используемые для ведения бизнеса, и сообщать о них.

Вот несколько способов, которыми вспомогательные книги приносят пользу компании:

• Вспомогательные книги упрощают аудит. Вспомогательные книги классифицируют финансовую информацию таким образом, чтобы при проведении аудита каждый поток доходов и форма долга были прозрачными и легко учитывались.

• Вложенные книги могут отслеживать информацию о клиентах. Если у клиента есть непогашенная кредитная задолженность или ему нужно вернуть деньги, вспомогательная книга может быть использована для быстрой проверки информации.

• Вложенные книги создают отдельные базы данных. Крупным компаниям необходимо обрабатывать огромные объемы финансовых данных, которые часто слишком велики для одной базы данных. Программы организуют эти данные в изолированные файлы, которые можно добавлять для расчета финансовой информации в главной бухгалтерской книге предприятия.

• Вложенные книги защищают финансовую информацию. Вложенная книга позволяет органам финансового надзора изолировать определенные записи, чтобы определенные сотрудники могли просматривать только части финансовой информации компании. Этот дополнительный уровень безопасности важен для крупных корпораций.

• Вложенные книги позволяют проводить детальный анализ. Использование вспомогательных книг для организации контрольных счетов позволяет централизовать огромное количество информации, которую можно использовать для финансового анализа. Компании могут получить важную финансовую информацию, анализируя данные, содержащиеся в каждой вспомогательной книге.

Главная книга против вспомогательной книги

Вот основные различия между главной книгой и вспомогательной книгой:

Главные бухгалтерские книги

Вот функции главной книги, которая используется для составления финансовой отчетности компании:

• Главная книга — это основной набор счетов.

• В главной книге регистрируются все транзакции (включая кредитовые и дебетовые записи) для клиента.

• Главная книга подразделяется на пять типов счетов: активы, обязательства, собственный капитал, доходы и расходы.

• Главная книга используется для создания пробного баланса для внутренних учетных записей.

• Главная книга содержит общую финансовую информацию организации.

вспомогательные книги

Вот функции вспомогательных книг, которые используются для составления финансовых отчетов компании:

• Общая сумма вспомогательной книги включается в общую книгу.

• Вспомогательная книга сообщает сводные суммы в главную книгу.

• Вспомогательная книга представляет более мелкие категории в финансовой информации компании.

• Вспомогательная книга не имеет собственного отчета о пробном балансе.

• Вспомогательная книга — это часть главной книги, в которой организованы счета с большим количеством отдельных транзакций.

Как информация о стоимости заказа на работу используется в качестве вспомогательной книги?

Некоторые предприятия работают с различными производственными затратами. Создание товаров и материалов требует особого процесса документирования, который может заменить вспомогательную книгу в финансовой отчетности компании для отображения запасов незавершенного производства.

Этот тип системы, также называемый калькуляцией затрат на работу, используется для расчета производственных затрат в рамках единицы. Система калькуляции рабочих мест используется, когда различные предметы, производимые бизнесом, имеют отдельные затраты, связанные с их производством. Отчеты, созданные на основе производственной информации, называются записями затрат на работу.

Примеры записей вспомогательной книги

Вот несколько примеров того, как вспомогательная книга используется с главной книгой финансового учета компании:

Пример 1

У компании есть счета с клиентом А и клиентом Б. Каждый счет компании записывается как отдельная вспомогательная книга по счетам к получению. При расчете главной книги общая сумма кредитов из вспомогательной книги клиента А объединяется с вспомогательной книгой клиента Б. Это составляет общую сумму дебиторской задолженности в главной книге.

Пример 2

Небольшой бизнес, который расширяет свое производство, нанял бухгалтера для сбора и представления финансовой информации. Пока бухгалтер не появился в штате, бизнес работал, используя только главную бухгалтерскую книгу, чтобы сообщать о транзакциях одного клиента и накладных долгах компании. Бухгалтер реорганизует главную книгу, чтобы включить в нее вспомогательные книги для трех новых клиентов по дебиторской задолженности, и создает вспомогательную книгу кредиторской задолженности для долгов перед поставщиками и накладных расходов компании из нового здания и складских помещений.