Что такое виртуальный помощник?

17 сентября 2021 г.

Что такое виртуальный помощник? Короче говоря, виртуальные помощники действуют как удаленные административные подрядчики. Как правило, они помогают с обязанностями по управлению офисом, но также могут участвовать в разнообразном контенте, социальных сетях, дизайне, маркетинге и других деловых обязанностях, связанных со СМИ. В этой статье мы более подробно объясним, что такое виртуальный помощник, что он делает и как им стать.

Что делает виртуальный помощник?

Виртуальный помощник выполняет административные задачи удаленно. Конкретные обязанности виртуального помощника могут варьироваться от административных до технических, в зависимости от набора навыков человека. Виртуальные помощники могут работать как независимые подрядчики или с кадровыми агентствами. Некоторые помощники работают с одной компанией, а другие одновременно заключают контракты с разными работодателями. Общие задачи, выполняемые виртуальным помощником, включают:

• Прием звонков и управление расписанием

• Бухгалтерия

• Поддержка клиентов

• Создание и обновление баз данных

• Проведение исследований

• Создание профилей в социальных сетях

• Разработка маркетинговых материалов с использованием навыков графического дизайна

• Выполнение базовой корректуры и редактирования внутренних и внешних документов

Прочитайте больше: Просмотр вакансий виртуального помощника

Средняя заработная плата

Зарплата виртуального помощника зависит от множества факторов, в том числе от уровня образования и опыта. Виртуальные помощники, которые являются независимыми подрядчиками, могут иметь более высокую заработную плату, чем те, кто работает в агентстве. Выполняемые обязанности также могут влиять на заработную плату. Кроме того, некоторые виртуальные помощники работают полный рабочий день, а другие — всего несколько часов в день.

• Обычная зарплата виртуального помощника в США: $15,79 в час

• Некоторые зарплаты варьируются от 7,25 до 37,10 долларов в час.

Требования к виртуальному помощнику

Виртуальным помощникам требуется сочетание образования, обучения и навыков для выполнения своей работы. Хотя могут быть общие ожидания, точный характер этих требований может зависеть от типа работы, которую выполняет каждый виртуальный помощник.

• Образование

• Обучение

• Сертификаты

• Навыки

Образование

Многие виртуальные помощники могут найти работу с дипломом средней школы, хотя некоторые работодатели предпочитают степень бакалавра или младшего специалиста, особенно если помощник выполняет специализированные задачи. В зависимости от типа работы виртуальный помощник может получить степень в различных областях, включая маркетинг, бизнес-администрирование или общение.

Обучение

В Интернете доступно множество обучающих курсов для виртуальных помощников. Вы можете пройти курсы по обработке текстов, электронным таблицам, базам данных, бизнесу и менеджменту. Также доступно обучение по управлению социальными сетями, графическому дизайну и базовому созданию веб-сайтов. Существуют также курсы обучения виртуальных помощников, которые обучают основным административным навыкам и тому, как выполнять их удаленно.

Учебные курсы могут быть доступны в местных колледжах или в Интернете. Курсы могут длиться от нескольких дней до нескольких недель в зависимости от темы. Виртуальные помощники могут проходить различные курсы обучения, чтобы сделать их более привлекательными кандидатами.

Сертификаты

Хотя требований к виртуальным помощникам нет, сертификация может продемонстрировать преданность делу и специальные знания в различных областях. Вы можете пройти сертификацию виртуального помощника или пройти сертификацию в определенных областях. Эти сертификаты включают:

Сертифицированный виртуальный помощник

Этот курс от VA Certified предназначен для людей, имеющих не менее одного года опыта работы в качестве виртуального помощника. Наблюдательный совет VA Certified задает кандидатам вопросы об их образовании, опыте работы с виртуальным помощником и достижениях, прежде чем присуждать сертификат.

Специалист Microsoft Office

Многие должности виртуальных помощников требуют базовых навыков работы с офисным программным обеспечением. Эта сертификация предлагается на трех уровнях: Специалист, Эксперт и Мастер. Помощники также могут получить этот сертификат для различных версий Microsoft Office с 2007 по 2016 год. Чтобы получить любой из сертификатов MOS, виртуальные помощники должны пройти курс обучения и сдать экзамен.

Сертификация Google Реклама

Сертификация Google – это один из способов продемонстрировать, что вы разбираетесь в интернет-рекламе. Google предлагает обучение в различных областях, на которые распространяется сертификация, прежде чем вы сдадите тесты.

Языковая сертификация

Свободное владение иностранным языком — ценный навык для виртуальных помощников. В США доступны программы сертификации через Американскую ассоциацию переводчиков и Американский совет по преподаванию иностранных языков.

Навыки

Качественный виртуальный помощник обладает несколькими базовыми soft и hard skills, в том числе:

• Навыки работы с компьютером: вы должны уметь работать с текстом, электронной почтой и пользоваться Интернетом, особенно для проведения исследований. Владение виртуальными конференциями и видеочатами также является очень желательным навыком.

• Общение: если вы отвечаете на звонки, вы должны четко говорить, хорошо слушать и представлять информацию. Для большей части работы у вас должны быть хорошие навыки письма, особенно если вы обновляете веб-сайты или ведете деловую переписку.

• Организация: для виртуального помощника организованность является важной функцией своевременного выполнения задач. Если ваша работа требует от вас ведения календарей и управления административной работой, необходимы хорошие организаторские навыки.

• Многозадачность: виртуальный помощник может потребоваться для выполнения нескольких разных задач, иногда для разных клиентов. Если вы хорошо справляетесь с многозадачностью, вам может быть проще выполнять разные обязанности одновременно, чтобы оставаться в графике.

• Управление временем: виртуальные помощники должны управлять не только своим временем, но и расписанием своих клиентов. Многие виртуальные помощники управляют несколькими календарями, включая настройку, перенос и отмену встреч и встреч.

• Навыки межличностного общения: хотя виртуальные помощники являются удаленными сотрудниками, они часто работают с менеджерами, работодателями, коллегами и клиентами. Вы должны вести себя дружелюбно и профессионально в электронной почте, по телефону, через видеозвонки и через системы сообщений, чтобы преуспеть в качестве виртуального помощника.

Рабочая среда виртуального помощника

Виртуальные помощники могут работать в нескольких различных отраслях в зависимости от их навыков, в том числе:

• Здравоохранение

• Недвижимость

• Юридические фирмы

• Маркетинговые агентства

• Инжиниринговые фирмы

Многие работают из дома, хотя некоторые могут работать в офисе с другими виртуальными помощниками или в любом месте с высокоскоростным подключением к Интернету. Обычно они работают подрядчиками для клиентов, а не наемными работниками, хотя качественные виртуальные помощники могут работать на одного и того же клиента в течение длительного времени. В зависимости от контракта они могли работать полный или неполный рабочий день. Некоторые обязаны работать в определенные часы дня, в то время как другие выполняют список обязанностей к установленному сроку.

Большая часть работы виртуального помощника выполняется на компьютере, он общается с клиентами и проводит исследования онлайн. Они могут работать с настольного компьютера или ноутбука и обычно нуждаются в машине с микрофоном и камерой для встреч и звонков. Поскольку они обычно работают по контракту, они должны иметь возможность использовать собственное оборудование и программное обеспечение, хотя работодатель может предоставить специализированное оборудование, если оно необходимо для работы.

Как стать виртуальным помощником

Если вы заинтересованы в том, чтобы стать виртуальным помощником, вот несколько шагов, которые вы можете предпринять:

1. Получите аттестат о среднем образовании или его эквивалент.

Это должно дать вам базовые навыки чтения, письма, математики и работы с компьютером, которые вам нужны. Как правило, вы можете найти работу, выполняющую основные административные задачи, с дипломом средней школы или его эквивалентом.

2. Получить степень бакалавра

Вам не нужна степень, чтобы быть виртуальным помощником, но она может понадобиться для некоторых специализированных областей. Например, вам может понадобиться степень в области бизнеса, чтобы стать помощником руководителя, или степень в области коммуникаций или маркетинга, чтобы работать в маркетинговом агентстве.

3. Пройдите сертификационные курсы

Сертификация не требуется, но может быть полезна для получения работы, особенно если у вас нет большого опыта. Подумайте о том, чтобы пройти курсы в базовых областях, таких как Microsoft Office, а затем сосредоточьтесь на специализированных областях, чтобы сделать вас более привлекательным кандидатом на работу. Вы также можете получить сертификат виртуального помощника, чтобы показать свою приверженность этой роли.

4. Присоединяйтесь к организации виртуальных помощников

Международная ассоциация виртуальных помощников и VANetworking — это две организации, которые могут предоставить возможности для налаживания связей и расширить возможности поиска работы.

5. Подготовьте резюме и подайте заявку на работу

Ваше резюме должно отражать ваш опыт работы в качестве виртуального помощника и любые специализированные области, которыми вы владеете. Не забудьте указать свои навыки и сертификаты, чтобы работодатели знали, какие обязанности вы можете выполнять. Обычно вы не встречаетесь с работодателями лично, поэтому они могут потребовать, чтобы вы прошли онлайн-оценку, чтобы проверить свои способности.

Создайте резюме на Действительно

Пример должностной инструкции виртуального помощника

OfficeCorp ищет виртуального помощника для административной поддержки нашего отдела продаж. Вы будете помогать четырем менеджерам выполнять обычные административные обязанности, в том числе отвечать на электронные письма, отвечать на звонки и вести календари. Нам также потребуется, чтобы вы поддерживали нашу базу данных клиентов и создавали презентации и простые отчеты в виде электронных таблиц.

Мы ищем кого-то с дипломом не ниже среднего и одним годом опыта работы в сфере офисной поддержки в виртуальной или не виртуальной среде. Вы должны уметь пользоваться Microsoft Office, особенно Excel, Access и PowerPoint. Вы также должны иметь отличные коммуникативные и организаторские способности. Предпочтение будет отдаваться кандидатам с соответствующими сертификатами.

Связанные карьеры

Если вы хотите продолжить карьеру виртуального помощника, вас также может заинтересовать одна из следующих связанных профессий: