Что такое вход сверху? |

Некоторые методы бухгалтерского учета уникальны для предприятий, которые действуют как материнские компании с несколькими дочерними компаниями. Одна из таких практик известна как вход сверху. Записи наверху — это нестандартные, ручные записи в журнале, которые иногда необходимы, но могут нести в себе большой риск. В этой статье мы даем определение верхних записей и исследуем, почему они используются и как вы можете обеспечить точность верхних записей.

Что такое вход сверху?

Запись наверху или запись в журнале наверху – это практика бухгалтерского учета, когда материнская компания вносит коррективы в бухгалтерские ведомости своих дочерних компаний. Материнская компания обычно выполняет эти проводки во время подготовки консолидированной финансовой отчетности. Верхние корректировки обычно не передаются во вспомогательные бухгалтерские книги, поэтому дочерние компании обычно не знают о них и не участвуют в этих корректировках. Хотя практикой внесения корректировок наверху можно злоупотреблять, она считается в целом приемлемой в рамках Общепринятых принципов бухгалтерского учета (GAAP).

Каковы типы корректировки входа наверх?

Существует пять типов корректировок входов, для которых вы можете выполнять входы сверху. Они есть:

Начисленные доходы

Начисленный доход — это доход, полученный от вашего продукта или услуги, который вы еще не получили или не обработали. Вы можете отразить этот доход, когда совершаете продажу, и отразить его в своем балансе как денежные средства, причитающиеся вам от покупателя. Хотя вы еще не получили доход от продажи, вам может потребоваться зарегистрировать его, чтобы убедиться, что он включен в период, в котором вы его заработали. Этот тип корректировки более распространен в отраслях, где заказчик заключает договор на выполнение работ, выполнение которых может занять продолжительное время.

Начисленные расходы

Начисленный расход — это расход, который вы понесли и зафиксировали, но еще не оплатили. Этот расход может быть основан на оценке поставщика, поскольку на момент возникновения расхода вы, вероятно, еще не получили счет. Примеры начисленных расходов включают расходные материалы, заказанные у поставщика, процентные платежи по кредиту и налоги. Вам может потребоваться зарегистрировать начисленные расходы, даже если вы не получили официального уведомления о том, что оплата должна быть произведена, поскольку вы можете получить это уведомление только после отчетного периода, в котором вы произвели расходы.

Отложенные доходы

Отложенный доход — это доход, который вы заработали до того, как поставили продукт или оказали услугу. Эту корректировку также можно назвать незаработанным доходом, поскольку вам заплатили за работу, которую вы еще не завершили. Предоплата за аренду или услуги по подписке являются примерами доходов будущих периодов. Вы можете записать их как корректировку, поскольку вы можете поставлять продукты или услуги в течение длительного периода времени.

Отложенные расходы

Расходы будущих периодов или отсроченные платежи — это расходы, которые вы уже понесли, но по которым вы еще не получили запрошенные товары или услуги. Для целей бухгалтерского учета отсроченные расходы считаются долгосрочными активами, поскольку вы обычно получаете товары или услуги в течение длительного периода времени, обычно двенадцать месяцев или более. Примером расходов будущих периодов может быть страховая премия, которую вы платите авансом за предстоящий период страхования.

Амортизационные расходы

Расходы на амортизацию или неденежные расходы представляют собой потерю стоимости основных средств за отчетный период. Расходы на амортизацию считаются неденежными расходами, поскольку убыток возникает из-за износа или устаревания, а не из-за денежных расходов. Существуют различные способы расчета расходов на амортизацию в зависимости от того, ожидаете ли вы, что амортизация будет постоянной в течение нескольких лет или нерегулярной, например, из-за первоначального резкого падения стоимости, а затем постоянного снижения.

Для чего используются корректировки входа сверху?

Возможно, основная причина, по которой материнская компания может использовать корректировки входящих данных, заключается в том, чтобы точно отразить деловую активность компании в целом в ее финансовой отчетности. Если, например, балансовые отчеты дочерних компаний показывают доходы будущих периодов или начисленные расходы, это может дать неточное представление об общем финансовом положении бизнеса из месяца в месяц. Материнская компания может распределять свои собственные расходы или доходы дочерним компаниям в их балансовых отчетах, чтобы лучше отражать их реальную деловую активность.

Как обеспечить точные входы в топсайд

Если вы хотите обеспечить точность своих записей наверху, полезно иметь шаги, которые обеспечивают подотчетность в отношении этих ручных изменений. Вот несколько стратегий, которые вы можете использовать, чтобы помочь управлять целостностью ваших записей верхнего уровня:

1. Создайте список записей наверху, сделанных

Прежде чем составлять окончательный финансовый отчет, составьте список всех записей верхнего уровня, зарегистрированных в системе бухгалтерского учета. Это может быть полезно, поскольку эти записи не регистрируются в главной бухгалтерской книге компании, а также в бухгалтерских книгах какой-либо из дочерних компаний. Если вы можете составить список сделанных записей, аудитор может сверить его с вашими финансовыми отчетами.

2. Убедитесь, что временные записи являются временными

Если предполагается, что некоторые или все сделанные вами корректировки входов наверх являются временными, обязательно отмените их, когда они больше не нужны. Например, если вы внесли корректировку в связи с начисленным расходом, после того, как вы оплатили этот расход, вам больше не нужна эта корректировка. Проверьте, позволяет ли ваша система учета автоматически отменить эти записи через определенный период времени.

3. Ограничьте количество уполномоченных лиц

Это также может помочь ограничить количество людей в вашей компании, которые уполномочены вносить коррективы при входе наверх. Выберите одного или двух доверенных лиц и предоставьте им необходимые права доступа в вашей учетной системе. Это гарантирует, что вы знаете, кто может вносить коррективы в записи наверху, и у вас будет меньше шансов увидеть злоупотребление привилегиями.

4. Получите одобрение высшего руководства

Прежде чем публиковать какие-либо корректировки записи наверху, убедитесь, что у вас есть одобрение высшего руководства для каждой корректировки. Это дает высшему руководству информацию о каждом изменении и возможность задавать вопросы и принимать или отклонять каждую предложенную корректировку. Если вы знаете, что каждая корректировка входа наверх должна быть приемлемой для высшего руководства, вы можете быть более склонны вносить коррективы только в случае крайней необходимости.

5. Создайте письменные правила для записей наверху

Еще один способ поощрения последовательных и точных корректировок входа наверх — создание письменных правил относительно того, как следует выполнять входы наверх. Политики могут быть частью документации по политикам и процедурам компании, доступной для всех сотрудников для обеспечения прозрачности и подотчетности. Если те сотрудники, которым поручено выполнение корректировки входных данных наверху, следуют этим процедурам, вы должны быть в состоянии обнаружить и исправить любые ошибки или несоответствия.

6. Пригласите аудиторов для проверки записей

Вы также можете пригласить аудиторов, как внутренних, так и внешних, для проверки корректировок компании. Возможно, вашим аудиторам в любом случае понадобится сделать это в рамках своей работы. Предоставляя им имеющуюся у вас документацию обо всех сделанных записях, о том, кто их сделал, и подтверждающие доказательства того, почему они были сделаны, вы можете продемонстрировать прозрачность и способствовать точности как в документации, так и в выполнении ваших процедур.