Что такое управление знаниями и почему это важно?

25 августа 2021 г.

Управление знаниями — это система, позволяющая передавать жизненно важную информацию в бизнесе или организации. Когда управление знаниями эффективно, оно может помочь людям быстрее находить нужную им информацию и тем самым повысить производительность. В этой статье мы объясним, что такое управление знаниями, почему оно важно, и рассмотрим преимущества эффективного управления знаниями.

Что такое управление знаниями?

Управление знаниями (KM) — это любая развитая система, которая помогает людям в бизнесе или организации создавать, распространять, получать доступ и обновлять знания и информацию, связанные с бизнесом и их обязанностями. Некоторые типы систем управления знаниями:

Письменные документы

Формы, заполняемые пациентами или медсестрами, которые предоставляют врачам историю болезни пациента, проблемы со здоровьем, помогают в диагностике пациентов или служат способом общения с другими поставщиками медицинских услуг и врачами, являются примерами систем обмена письменными документами, которые могут служить средством связи.

Программы обучения и кросс-тренинга

Программы, которые обеспечивают слежку за опытом, обучение или отношения наставничества, являются формами управления знаниями. Этот метод, часто применяемый в системе образования, медицине и многими инженерами, позволяет сотрудникам и специалистам приобретать бизнес-знания и опыт, наблюдая за другими людьми, которые хорошо разбираются в своей работе. Это дает людям возможность строить отношения и общаться с людьми в своей отрасли.

Инструменты социальных сетей

Эти инструменты позволяют людям общаться и совместно работать над проектами в общем пространстве. Кроме того, они служат ресурсом для хранения предыдущих сообщений и доступа к ним для справки в более позднее время, если это необходимо.

Системы управления контентом

Системы управления контентом (CMS) позволяют группам создавать, получать доступ, публиковать, редактировать и обмениваться информацией в ограниченной или частной сети связи, интрасети.

Системы управления документами

Системы управления документами позволяют пользователям хранить, совместно использовать, помечать и иногда изменять документы в зависимости от разрешений на доступ. Эта форма управления знаниями может упростить обнаружение информации и доступ к ней для пользователей.

Чат-боты

Чат-бот — это компьютерная программа, созданная для работы без участия человека и обеспечивающая взаимодействие между людьми и машинами. Чат-боты используют машинное обучение, чтобы предлагать сотрудникам ответы на заданные вопросы на естественном языке. Они обеспечивают первичный источник мгновенной информации, выполняя сканирование для сотрудников и облегчая необходимость поиска в CMS или системе документов.

Программное обеспечение для совместной работы

Системы группового программного обеспечения облегчают сотрудничество между сотрудниками, позволяя им обмениваться информацией в календарях или передавать сообщения в режиме реального времени.

Истоки управления знаниями

Современный термин управления знаниями сначала возник в управленческом сообществе, а затем превратился в то, что мы видим сегодня. В конце 1980-х годов консалтинговые организации по вопросам управления быстро оценили и реализовали потенциал интрасети по мере того, как Интернет набирал популярность и популярность. Создавая инструменты и используя методы, такие как информационные панели и другие системы, для управления собственной информацией, они осознали, что был создан новый продукт, полезный и для других организаций. К началу 1990-х управление знаниями было придумано и представлено на конференции в Бостоне.

Этапы управления знаниями

Основные этапы управления знаниями следующие:

1. Управление информацией

Первоначально управляемое информационными технологиями и признанием знаний и информации в качестве капитала, который может привести к росту и совершенствованию, управление знаниями является основой для обмена информацией. Это был метод использования чужого опыта во благо.

2. Развитие человеческих ресурсов

Признавая, что люди могут учиться друг у друга и что этот процесс может положительно повлиять на корпоративную культуру, управление знаниями эволюционировало и стало средством профессионального развития. Человеческий компонент передачи знаний и информации был признан, задействован и реализован в качестве центрального элемента управления знаниями.

3. Организационная функция

Преднамеренный обмен информацией и торговля ею привели к необходимости легкого доступа к ней. Контент должен быть использован и проанализирован, чтобы иметь реальную ценность, а его организация должна быть доступна для целых отделов, предприятий и корпораций.

4. Комплексное развитие

Последним этапом эволюции управления знаниями является осознание того, что управление знаниями является основой целостного развития. Признание того, что информация и контент постоянно меняются, чтобы лучше функционировать для организации и оставаться существенной ценностью для членов.

Почему управление знаниями важно на рабочем месте?

Управление знаниями важно, потому что оно поддерживает постоянный обмен данными между всеми пользователями в бизнесе или организации и подчеркивает важность обучения. Совместное использование данных или информации становится основным направлением деятельности и позволяет при необходимости внедрять инновации или изменять корпоративную культуру. Знания и опыт руководства легко доступны для сотрудников и создают позитивную и благоприятную рабочую среду. Эффективное управление знаниями поддерживает создание, распространение и использование знаний для достижения целей и задач организации. Управление знаниями важно на рабочем месте по следующим причинам:

Предоставляет информацию руководству

Данные могут предоставить руководству информацию, которая поможет в принятии важных структурных и процедурных решений. Управление знаниями способствует принятию обоснованных решений и может даже помочь руководителям из разных подразделений одной компании обмениваться информацией или опытом, учиться друг у друга и выявлять сильные стороны организации.

Позволяет органический процесс оценки

Простота обмена информацией создает рабочую среду, ориентированную на знания, обучение и процесс самооценки. Это позволяет работникам сосредоточиться на повышении индивидуальной производительности, чтобы улучшить успех компании или бизнеса. Управление знаниями делает упор на изучение опыта, поддерживая обмен информацией и создавая простой способ доступа к опытным сотрудникам и ссылки на их знания. Они чувствуют себя признанными и заинтересованы в том, чтобы направлять других, делясь своим опытом. Это обеспечивает органичную передачу данных и предлагает возможности профессионального развития для сотрудников практически бесплатно для компании. Кроме того, управление знаниями извлекает выгоду из индивидуальных и уникальных сильных сторон, предоставляя сотрудникам информацию, необходимую им для удовлетворительного выполнения своей работы.

Поощряет и позволяет работать в команде

Поскольку информация и знания активно распространяются через системы управления знаниями, поощряются инновации. Люди могут участвовать в соответствующем диалоге о своей работе, делиться опытом, размышлять о своем обучении и, в конечном итоге, выдвигать идеи, которые помогут стимулировать изменение культуры и улучшить условия труда.

Преимущества эффективного управления знаниями

Преимущества управления знаниями для вас и вашего бизнеса могут быть далеко идущими. Некоторые из фундаментальных преимуществ эффективного управления знаниями включают в себя:

Повышает организационную эффективность

Благодаря эффективному обмену важной информацией организации могут помочь повысить производительность сотрудников, тем самым повысив общую производительность компании.

Создает эффективное решение проблем

Сосредоточив внимание на передаче информации, сотрудники больше сосредотачиваются на работе по достижению общих целей и задач компании и более эффективно используют время, занимаясь поиском решений или выполнением задач, а не поиском информации и инструментов для повышения эффективности.

Ориентирован на развитие сотрудников

Сосредоточение внимания на предоставлении сотрудникам необходимой им информации показывает им, что вы цените их вклад и время. Их ценят за их вклад, и им предоставляется возможность оттачивать свои навыки посредством обмена информацией.

Делится опытом

Опытным сотрудникам дается право голоса, чтобы помогать другим, и поэтому они кровно заинтересованы в успехе компании. Благодаря тому, что их считают экспертами в своей отрасли, они развивают отношения, наставничество и делятся полученными знаниями осмысленным образом, что ценит и укрепляет их важность для компании или организации.

Повысить моральный дух сотрудников

Признание вклада сотрудников в общий успех компании мотивирует сотрудников делиться и повторно использовать имеющиеся у них знания. Он увязывает индивидуальные профессиональные цели с целями компании и создает корпоративную культуру, в которой знания свободно распространяются как среди сотрудников, так и среди руководства.

Цели управления знаниями

Управление знаниями направлено на облегчение обмена, распространения и поиска ценной информации для ее эффективного и действенного использования. Его цели:

• Открытое общение: в бизнесе или организации управление знаниями создает систему, в которой ценная информация хранится, делится, передается и создается среди участников. Это открытое общение помогает продвигать организацию вперед, предоставляя ценные знания своим членам.

• Простота принятия решений: открытое использование информации способствует лучшему принятию решений, снабжая сотрудников и руководство инструментами и обучением, необходимыми для обеспечения ситуационной осведомленности.

• Собирайте и объединяйте: управление знаниями собирает опыт в бизнесе и объединяет людей, чтобы делиться знаниями и лучше их использовать.

Примеры управления знаниями

Вот несколько основных примеров управления знаниями:

• База данных отзывов: этот тип базы данных позволяет клиентам или сотрудникам оставлять отзывы для отделов исследований и разработок, чтобы помочь интерпретировать общую информацию.

• Файлы исследований: особенно полезные при разработке нового продукта, эти файлы создаются на основе важных исследований конкурентов и данных фокус-групп о потребностях клиентской базы.

• Общие файлы проекта. Это позволяет всем членам команды работать над общим документом, просматривать и вносить изменения, даже находясь в разных местах. Его обычно называют живым документом, который позволяет совместно работать над проектом.