Что такое управление содержанием проекта? (и почему это важно)

30 августа 2021 г.

Когда у вашего рабочего проекта есть четко определенная цель, вы можете легче направлять свою команду и соблюдать сроки. План управления содержанием проекта поможет вам упорядочить практический подход, который приведет вашу команду к успеху. В этой статье мы объясним, что такое управление содержанием проекта, почему оно важно и как вы можете создать собственный план управления содержанием проекта.

Что такое управление содержанием проекта?

Управление содержанием проекта — это процесс разработки, контроля и управления работой, связанной с проектом. Когда вы создаете четкий план, вы можете гарантировать, что вы и ваша команда достигнете своих целей, не выходя за рамки заданного бюджета и сроков. Объем вашего проекта также будет содержать подробную информацию о цели проекта, конкретных обязанностях членов команды, результатах клиента или заинтересованных сторон и описании каждой фазы проекта.

Почему важно управление содержанием проекта?

Масштаб проекта не только направляет работу команды, но также дает указания, если менеджеру проекта необходимо запросить изменения. Большой проект с большей вероятностью изменится со временем, поэтому более подробный объем проекта позволит легче вносить любые необходимые изменения. План содержания проекта также важен, если вы курируете несколько проектов одновременно. Наличие четко определенного плана позволит вам организовать различные проекты и управлять ими.

Кроме того, управление содержанием проекта обеспечивает следующее:

• Это создает видение: изложение деталей масштаба в начале дает заинтересованным сторонам и членам команды четкое представление о конечном результате и шагах, необходимых для его достижения.

• Это позволяет избежать расползания объема: без определенного объема на проекты может повлиять «расползание объема» или когда проект выходит за рамки сроков и бюджетных ограничений. Это может привести к недопониманию или необходимости переделывать работу.

• Это позволяет сосредоточить внимание на масштабе: когда объем определен, работа каждого человека может быть целенаправленной и точной. Цели и задачи записываются для удобства использования, а личный учет работы легко доступен.

Подробнее: Важность управления проектами

Как создать план управления содержанием проекта

Ваш план управления содержанием проекта будет иметь больше шансов на успех, если он будет следовать тщательному и подробному процессу. Выполните следующие шаги, чтобы организовать объем вашего следующего проекта.

1. Определите объем проекта

Определение масштаба проекта перед его началом позволит вам определить, как уложиться в бюджет, а также обойти возможные ограничения. Чтобы определить объем, вы должны сначала рассмотреть потребности проекта, включая затраты, время, навыки, материалы и любые другие важные ресурсы.

2. Спланируйте описание содержания

Описание содержания должно быть конкретным, кратким и доступным для всех, кто связан с проектом. Он должен начинаться с общего описания проекта, за которым следуют результаты, предположения и ограничения. Он также может включать в себя главные ценности мотивация проекта.

Подробнее: Как создать описание содержания проекта

3. Подумайте о целях, которых вы хотите достичь

Цель является основной причиной для проекта. Независимо от того, планирует ли ваша организация обновить продукт или внедрить новые общекорпоративные политики, четкая цель поможет обеспечить успех проекта.

Ваше заявление о цели должно быть достаточно подробным, чтобы четко объяснить необходимость проекта, но достаточно гибким, чтобы допускать возможные корректировки. Это поможет вам создать более гибкий план и поощрит сотрудничество между членами команды.

Чтобы помочь вам разделить свой план на практические этапы, вы можете создать SMART-цели, которые помогут вам. SMART расшифровывается как «конкретный, измеримый, достижимый, актуальный и основанный на времени».

• Конкретный: Будьте как можно более конкретными при детализации целей проекта.

• Измеримость: Сохраняйте цели проекта измеримыми.

• Достижимость: используйте имеющиеся у вас ресурсы и навыки вашей команды в качестве руководства, чтобы определить, насколько быстро и легко можно выполнить проект.

• Релевантность: меньшие цели проекта должны быть связаны с основной целью.

• На основе времени: дайте разумные сроки для завершения вашего проекта. Установка конкретной и конкретной даты окончания также поможет вам спланировать темп проекта.

4. Определите потребности проекта

Как и в случае с заявлением о содержании, лучше всего быть очень конкретным в отношении потребностей проекта. Например, если заинтересованным сторонам нужно больше места для хранения своих продуктов, для области действия требуется больше информации, чем «построить склад». Вам нужно знать местоположение, размер, планировку и почему важно построить новый склад, а не арендовать его.

5. Обрисуйте свой план

При разработке плана управления проектом полезно создать план с подробным описанием всех шагов, которые ваша команда должна будет предпринять, прежде чем завершить проект. Хотя многие планы будут различаться в зависимости от организации и целей проекта, большинство из них будут иметь цель, список результатов, график, план возможных изменений в объеме проекта и процесс использования доступных ресурсов для завершения проекта.

6. Определите любые ограничения

При ограниченных ресурсах и установленном крайнем сроке содержание проекта должно четко сообщать клиентам или заинтересованным сторонам о своих принципах. Это гарантирует, что все участники проекта имеют одинаковое понимание того, чего ожидать от проекта.

7. Создайте структуру разбивки работ

Некоторым визуальное представление частей проекта может быть полезно при назначении задач. Структура разбивки работ часто представляет собой древовидную графику с блоками, содержащими результаты.

Например, если проект перемещает офис в другое место, результатами могут быть отделы, которые необходимо переместить, с подгруппой, перечисляющей каждую кабину в отделе. Этот высокоуровневый вид графики помогает людям увидеть каждую часть, из которой состоит целое.

8. Обсудите объем проекта с вашей командой

Прежде чем приступить к проекту, вашей команде будет полезно вместе с вами ознакомиться с объемом проекта. Это даст вам возможность выслушать предложения, ответить на вопросы и убедиться, что все, кто работает над проектом, довольны созданным вами планом.

Советы по созданию плана управления содержанием проекта

При планировании следующего проекта учтите следующие советы:

• Посвятите несколько дней разработке содержания проекта. Хотя сам проект займет большую часть вашего времени, вы и ваша команда выиграете, если зарезервируете несколько дней для рассмотрения потребностей проекта, доступного бюджета и целей, которые вы планируете достичь.

• Поддерживайте постоянную связь. Обеспечьте регулярную систему связи между вашей командой и вашими клиентами. Если вы обнаружите, что вам нужно внести изменения в содержание проекта, как можно быстрее сообщите об этих обновлениях, чтобы вы могли более эффективно перегруппировать и расставить приоритеты в рабочей нагрузке, чтобы уложиться в сроки.

Пример описания содержания проекта

Компания Gallery Software наняла команду по управлению объектами, чтобы помочь им найти помещение и сделать его подходящим для их целей.

Цель/потребности:

Наша компания переросла свой нынешний офис. Мы готовы занять несколько этажей здания. Мы хотим арендовать, а не покупать или строить, и нам нужно иметь возможность модернизировать пространство в соответствии с нашими требованиями. Далее нам потребуется следующее:

• Удвоить нашу текущую площадь в квадратных футах

• Оставайтесь в том же муниципалитете, если это возможно

• Каждому отделу нужно достаточно места для роста

• Четкое разделение между отделами

• Большая комната отдыха с торговыми автоматами

• Кухня и место для кейтеринга для корпоративных мероприятий

• Достаточное количество парковочных мест для всех сотрудников

Заявление о сфере применения:

Этот проект заключается в поиске нового рабочего места для компании Gallery Software. Он будет как минимум в два раза больше нынешней площади в 7000 квадратных метров и может охватывать несколько этажей одного и того же здания, наряду с адекватной парковкой, кухней и туалетами. После того, как здание будет найдено, проект будет включать в себя переговоры об аренде и организацию необходимых обновлений. Планы ремонта и дизайна интерьера, разрешения и затраты на строительство выходят за рамки текущего объема в связи с поиском подходящего места.

После завершения строительства проект включает в себя перемещение всей мебели и оргтехники. Перевозка компьютеров, личных вещей сотрудников и офисного декора в настоящее время выходит за рамки, но может быть согласована позже.

Подробнее: Понимание этапов управления проектом