Что такое управление процессами? Определение и примеры

Управление процессами — это практика согласования всех бизнес-процессов организации таким образом, чтобы они работали вместе эффективно и результативно. Тем не менее, предприятиям часто бывает сложно правильно внедрить управление процессами. В этой статье мы определяем управление процессами и его цели, а также обсуждаем его значение для поддержания прибыльности бизнеса.

Что дает процессное управление?

Со временем управление процессами помогает организации достичь своих долгосрочных стратегических целей. Это бизнес-методология, которая может использовать различные методы, структурированные подходы и технологии.

Чтобы убедиться, что организация остается на правильном пути, управление процессами фокусируется в первую очередь на результатах, а не на задачах. Это выполнит следующее:

• Определите точную цель организации

• Визуализируйте множество различных способов, которыми бизнес может достичь цели

• Решите, какими будут процессы, и спланируйте, как организация будет их реализовывать.

• Выполните картографирование процессов, чтобы понять, как процессы работают по отношению друг к другу.

• Проанализируйте весь бизнес-процесс от начала до конца

• Пересмотрите существующие процессы и найдите способы сделать их более эффективными.

• Используйте инструменты управления процессами для создания стандартных шаблонов для всех повторяющихся бизнес-операций.

• Убедитесь, что стандартизированные процессы верны, безошибочны и понятны

• Автоматизируйте все повторяющиеся задачи, чтобы предотвратить ошибки и сэкономить время

• Используйте инструменты моделирования для запуска виртуальных процессов и выявления узких мест или проблем с персоналом и инфраструктурой.

• Внедряйте новые технологии для дальнейшего улучшения процессов

• Убедитесь, что процессы достаточно надежны для выполнения всех необходимых задач.

• Выполняйте анализ «что, если», чтобы принимать лучшие бизнес-решения

• Постоянно контролировать и пересматривать процессы для дальнейшего улучшения

Вместо того, чтобы быть одноразовой задачей, управление процессами требует постоянного повторения. Организации должны постоянно следить за тем, как процессы функционируют по отдельности и вместе, и внедрять новые способы повышения их производительности.

Что такое бизнес-процессы?

Бизнес-процессы — это ряд структурированных действий и задач, которые сотрудники организации и заинтересованные стороны должны выполнять и выполнять для достижения определенной цели. Для этого может потребоваться многократное повторение шагов. Часто разные люди в разных местах должны выполнять задачи. Стандартизация процессов важна, потому что она гарантирует, что шаги имеют смысл и их легко реализовать.

Это помогает создать блок-схему, представляющую бизнес-процесс от начала до конца. Это даст организации четкое представление о том, насколько простыми или сложными являются ее бизнес-операции. Тогда можно будет определить точные проблемы, которые мешают работе, и решить, как их решить. Например, проблема может возникнуть из-за неадекватной связи между двумя отделами. В этом случае пересмотренный бизнес-процесс будет включать задачу, требующую от сотрудников обоих отделов обмена соответствующей информацией, прежде чем они смогут продолжить свою работу.

3 особенности бизнес-процесса

Вот три ключевые особенности бизнес-процесса:

• Информационный процесс: включает в себя исследование и сбор данных о бизнес-потребностях организации.

• Процесс управления: это влечет за собой планирование, контроль и принятие решений в отношении деловых операций организации.

• Операционный процесс: это включает в себя наем и назначение персонала и развертывание рабочих инструментов для выполнения необходимых задач, реализации политик на рабочем месте и мониторинга рабочего процесса.

Чтобы бизнес-процессы приносили пользу, необходимо следующее:

• Они могут быть ручными или автоматизированными.

• Они должны соответствовать потребностям пользователей.

• Они должны разрешать сотрудничество между пользователями.

• Они должны быть масштабируемыми, чтобы расширяться вместе с бизнесом.

• Они должны давать результаты.

Примеры бизнес-процессов

Ниже приведены некоторые распространенные примеры бизнес-процессов, которые можно найти в организации:

• Исследования и разработки продуктов

• Привлечение клиентов и построение отношений

• Развитие сотрудников и управление ими

• Закупка сырья

• Контроль качества

• Улучшение процесса

• Финансовый анализ

• Управление капиталом

• Доставка товара

• Обслуживание клиентов

• Развитие инфраструктуры

• Адаптация и обучение нового сотрудника

Цели управления процессами

Цели управления процессами заключаются в следующем:

• Установить конечную цель организации

• Настроить операционные процессы для достижения этой цели

• Для оптимального использования доступных ресурсов организации

• Повышение производительности за счет повышения операционной эффективности

Установить конечную цель организации

Необходимо знать, какова конечная цель организации, прежде чем можно будет определить направление, в котором она должна двигаться для ее достижения. Наметив определенное направление, будет больше эффективности и лучшего управления ресурсами. Кроме того, когда сотрудники знают, что они делают и почему они это делают, у них будет больше стимулов работать лучше.

Настроить операционные процессы для достижения этой цели

Организации, возможно, придется перепланировать свои повседневные операции, чтобы привести их в соответствие с необходимостью повышения производительности. Создав конкретные ежедневные рабочие квоты, можно будет достичь желаемых ежемесячных и годовых производственных целей. Организация также должна предпринять шаги для улучшения связи между различными отделами. Кроме того, для обеспечения подотчетности он должен утвердить порядок выполнения рабочих процессов. Он также должен отслеживать и управлять несколькими рабочими процессами, которые происходят одновременно.

Для оптимального использования доступных ресурсов организации

Эффективное использование имеющихся ресурсов необходимо для снижения эксплуатационных расходов. Благодаря управлению процессами организация может составить список материалов, которые им потребуются, и спланировать их закупку. Они могут решать, как хранить ресурсы и как распределять их по мере необходимости. Это гарантирует, что бизнес-операции продолжают работать бесперебойно, не испытывая нехватки ресурсов или не приводя к потерям.

Повышение производительности за счет повышения операционной эффективности

Автоматизация становится важной частью управления процессами. Автоматизируя повторяющиеся задачи, организация может повысить скорость, эффективность и точность работы. Он также может назначать сотрудникам другие, более полезные задачи. Это может помочь снизить стресс, связанный с работой, и текучесть кадров.