Что такое управление кредиторской задолженностью? (со стратегиями)

18 ноября 2021 г.

Правильное управление бюджетом и расходами компании может помочь ей увеличить доходы и снизить расходы. Для отслеживания своих расходов компании используют системы управления кредиторской задолженностью. Управление кредиторской задолженностью отслеживает расходы, которые компания должна своим продавцам и поставщикам. В этой статье мы рассмотрим, что такое управление кредиторской задолженностью, почему оно важно, а также стратегии и советы по его использованию.

Что такое управление кредиторской задолженностью?

Управление кредиторской задолженностью — это система, которая имеет дело с долгами бизнеса перед сторонними поставщиками или поставщиками, которые он сделал в кредит и еще не выплатил. Эти долги могут включать накопленные расходы, покупку запасов или расходных материалов и краткосрочные операционные расходы. Управление кредиторской задолженностью включает в себя управление покупками, поиск торговых кредитных линий и организацию выгодных условий покупки. Все расходы, которые компания должна, отображаются в их балансе как «остаток кредиторской задолженности».

Кредиторская задолженность существует потому, что компаниям иногда нравится покупать в кредит, чтобы они могли иметь все необходимое для ведения своего бизнеса, сохраняя при этом больший доступный денежный поток и сохраняя свои активы. Кредиторская задолженность может помочь бизнесу контролировать свой оборотный капитал.

Почему важно управлять кредиторской задолженностью?

Управление своими счетами и информирование о платежах и непогашенных долгах может помочь компании контролировать свои денежные потоки и регулировать финансы. Вот еще несколько причин, по которым важно управление кредиторской задолженностью:

Помогите вовремя платить

Иногда компания может отложить оплату своих счетов поставщикам до момента, когда их счета должны быть выставлены, чтобы они могли дольше сохранять больший доступный денежный поток. Управление кредиторской задолженностью помогает клиентам платить своим поставщикам в разумные сроки, чтобы сохранить их доверие и уверенность. Это может гарантировать, что поставщики доставят продукцию вовремя, сообщат о задержках, предложат стабильные планы платежей и продолжат работу с организацией. Некоторые поставщики предлагают скидки за досрочную оплату, и компания, которая вовремя выплачивает свои долги, может воспользоваться этим.

Обеспечивает стратегическое использование бюджета

Если компания разрабатывает план поэтапных платежей, это может помочь ей сохранить свой бюджет. У компаний есть другие расходы, на которые они выделяют свой бюджет, поэтому они договариваются о плане платежей, который позволяет им расставить приоритеты по другим расходам. Это помогает им поддерживать здоровые отношения с каждым поставщиком. Это также может привести к улучшению методов расходования средств, что может привести к увеличению прибыли.

Стратегии управления кредиторской задолженностью

Когда предприятия управляют своей кредиторской задолженностью, они пытаются контролировать свои денежные потоки и капитал, поэтому для них важно иметь хорошие стратегии управления. Вот несколько примеров стратегий управления кредиторской задолженностью:

Централизуйте свою кредиторскую задолженность

Попробуйте централизовать систему кредиторской задолженности вашей компании через общую службу или сеть для обработки или отчетности. Таким образом, все сотрудники могут следовать одним и тем же стандартам и практикам, что облегчает оценку их работы, поскольку все следуют одним и тем же критериям. Оптимизируя эти процессы, сотрудники могут выполнять больше за меньшее время, что позволяет их компании сократить расходы.

Автоматизируйте свою кредиторскую задолженность

Управляя своей кредиторской задолженностью в электронном виде, вы можете планировать платежи для автоматической оплаты. Это гарантирует, что компания вовремя платит поставщикам и поставщикам, а вы точно помните платежи. Он может даже заработать скидки на раннюю или своевременную оплату, которые предлагают многие поставщики. Электронное управление кредиторской задолженностью также позволяет автоматически создавать заказы на покупку, получать и проверять счета, отслеживать платежи, сканировать счета и разрешать споры. Это может сэкономить время и усилия, которые обычно требуются для ручного управления кредиторской задолженностью.

Создать портал поставщиков

Еще одна стратегия управления кредиторской задолженностью — создание портала поставщиков. Это позволяет вашим продавцам и поставщикам отслеживать потребности или деятельность вашей компании. Некоторая информация, которую компания может включить в свой портал поставщиков, — это статус заказа, графики доставки, нехватка продуктов и статусы оплаты. Это более удобный и точный способ отслеживания транзакций для продавцов, который позволяет им быть в курсе.

Знакомьтесь с поставщиками заранее

Для компании полезно заранее познакомиться со своими поставщиками. Рассмотрите возможность обсуждения и согласования условий оплаты с поставщиками в начале вашего делового взаимодействия с ними. Обучите свой персонал кредиторской задолженности быть прозрачными, чтобы все понимали ожидания друг друга в отношении устных соглашений или контрактов.

Оплачивайте счета крупными партиями

Одна из стратегий кредиторской задолженности заключается в том, чтобы компания собирала множество счетов вместе, а затем оплачивала их большими партиями. Во-первых, отслеживайте все счета-фактуры, поступающие от поставщиков. Вручную или с помощью автоматизированной системы вводите счета-фактуры в свое бухгалтерское программное обеспечение или записи. Это поможет вам вести точные записи и помнить платежную информацию.

После этого, вместо того, чтобы производить отдельные платежи один за другим или всего несколько за раз, вы можете группировать счета и оплачивать их одновременно. Это помогает снизить любые расходы или сборы, которые некоторые места взимают за чеки или автоматические платежи, и более эффективно и экономит время. Важно уведомить компании об этой стратегии, чтобы они знали, что ваши платежи законны, поскольку многие отмечают крупные партии как мошенничество.

Советы по управлению кредиторской задолженностью

Есть много вещей, которые компания может сделать со своими методами управления кредиторской задолженностью, чтобы убедиться, что она видит бюджетный и административный успех. Вот несколько советов по управлению кредиторской задолженностью:

• Старайтесь не слишком полагаться на ручные процессы при управлении кредиторской задолженностью.

• Убедитесь, что ваши поставки соответствуют тому, о чем вы договорились с поставщиком в своих контрактах.

• Оформляйте заказ на покупку для каждого заказа, который вы делаете, чтобы вести точный учет.

• Воспользуйтесь преимуществами оптовых скидок и инициатив по торговым расходам, чтобы сэкономить деньги.

• Просмотрите текущие затраты, прежде чем принимать скидки от поставщиков.

• Регулярно проверяйте наличие дубликатов, неточностей, задержек или пропусков платежей.

• Используйте бухгалтерское программное обеспечение, чтобы сделать систему управления кредиторской задолженностью более точной.

• Проверьте наличие ошибок ввода данных в информации о поставщике и договорах.