Что такое управление ИТ-проектами? (с преимуществами и советами)

2 апреля 2022 г.

Многие ИТ-проекты динамичны, поскольку технологии часто меняются, а пользователи часто стремятся к большей гибкости и простоте использования. Руководители ИТ-проектов обычно стремятся завершить эти инициативы вовремя и в рамках установленного бюджета для достижения своих целей. Вы можете использовать управление ИТ-проектами для создания четких стратегий, которые имеют решающее значение для общего успеха компании в конкретном проекте. В этой статье мы объясним, что такое управление ИТ-проектами, как работает этот процесс, каковы его преимущества и советы, как сделать ваши проекты успешными.

Что такое управление ИТ-проектами?

Управление ИТ-проектами — это процесс планирования, координации и делегирования ответственности за достижение определенных ИТ-целей организации. ИТ-проект может включать разработку программного обеспечения, установку или обновление оборудования, обновление сети, бизнес-аналитику и инициативы по управлению данными. Основная роль руководителя ИТ-проекта заключается в надзоре за разработкой и реализацией проекта, а также в облегчении повседневной работы технологического отдела.

Как работает управление ИТ-проектами?

Жизненный цикл проекта подробно описывает технические объемы и результаты для выполнения ИТ-проектов. Типичный жизненный цикл управления ИТ-проектом включает следующие этапы:

1. Идентификация

Фаза идентификации начинается после того, как вы определите проект, которым хотели бы управлять. Эта первая фаза жизненного цикла проекта включает в себя определение предыстории проекта и подготовку предложений для рассмотрения. На этом этапе спонсор запрашивает или получает экономическое обоснование, которое содержит краткое описание цели и необходимости проекта, смету расходов, график и возможные риски. В конечном счете, спонсор решает, продолжать ли проект.

2. Инициация

Второй этап жизни проекта начинается, когда он получает официальное спонсорство. Менеджер ИТ-проекта также может проанализировать весь проект, чтобы подтвердить его жизнеспособность на этом этапе. При подготовке рабочего плана руководитель ИТ-проекта уточняет все задачи, чтобы облегчить их беспрепятственное выполнение. Устав проекта, представляющий собой краткий документ, описывающий весь проект, является основным продуктом этого этапа.

Начальный этап может включать:

• Определение заинтересованных сторон

• Установка таймлайна для проекта

• Обоснование необходимости проекта

• Определение основных результатов проекта, предположений, сильных и слабых сторон

Затем спонсор утверждает устав руководителя ИТ-проекта, что означает, что проект может перейти к следующему этапу.

3. Определение

Шаг определения проекта начинается после утверждения предложения. Это когда вы устанавливаете и завершаете цели и потребности проекта, что делает его наиболее важным этапом. Например, вы можете поставить перед собой цель ежедневно привлекать на свой сайт 1000 посетителей в течение следующих трех месяцев или заставить 40% пользователей с бесплатным пробным периодом перейти на премиум-планы в течение одного месяца. Таким образом, можно определить объем проекта и написать эффективный план.

4. Планирование

План проекта включает график проекта, ресурсы, потребности в бюджете, показатели производительности и действия по управлению изменениями, рисками и коммуникациями. Проектные группы часто выполняют задачи вовремя и в рамках бюджета, используя эффективную и всеобъемлющую стратегию. Данные, которые вы собираете на этапе планирования, имеют решающее значение для следующих шагов, поэтому постарайтесь выделить достаточно времени своей команде для подробного анализа данных. В конце этой фазы спонсор обычно утверждает план проекта.

5. Доставка

Проект разработки ИТ находится в стадии реализации жизненного цикла после того, как вы выполнили результаты проекта и сообщили о ходе выполнения спонсорам. В родах есть две подфазы, которые происходят одновременно. Во-первых, это реализация, во время которой команда проекта выполняет действия, перечисленные в расписании, и создает результаты проекта. Вторая часть этапа реализации включает в себя мониторинг и контроль, то есть конкретные действия, необходимые для наблюдения за ходом проекта.

Спонсор проекта или другие заинтересованные стороны часто запрашивают у команды отчеты о состоянии проекта и брифинги на протяжении всего этапа реализации. Когда спонсор принимает проект, этапы выполнения завершаются, если только спонсор проекта или заинтересованное лицо не хочет знать другие подробности о ходе проекта и отчетах.

6. Распродажа

На последнем этапе проекта команда гарантирует выполнение всех задач для формального закрытия проекта. Команда или менеджер ИТ-проекта также отмечает все извлеченные уроки и архивирует документы для дальнейшего использования после завершения и принятия проекта. После этого руководитель ИТ-проекта передает результаты проекта в службу поддержки, операционное подразделение или персонал.

Преимущества управления ИТ-проектами

Инженер проекта, менеджер, клиенты и команды, работающие над проектом, могут извлечь выгоду из управления ИТ-проектами. Понимание следующих преимуществ необходимо для работы над разнообразными ИТ-проектами:

Повышенная производительность

Можно успешно завершить ИТ-проект, используя направления превосходной стратегии управления проектами. Ваша работа может стать более эффективной, если вы научитесь постоянно вести свою команду к общей цели. Производительность имеет жизненно важное значение для сокращения денежных вложений в повседневные товары и услуги, что может помочь сделать бизнес более прибыльным.

Повышение статуса и конкурентное преимущество

Новости об отличном управлении ИТ-проектами могут быстро распространяться на рабочем месте и за его пределами. Исключительная производительность в проектах может помочь вам укрепить свои позиции на рынке. Преимущество перед конкурентами часто имеет жизненно важное значение для привлечения большего количества клиентов и повышения лояльности к бренду.

Повышение удовлетворенности клиентов

Использование отличных результатов управления ИТ-проектами также может помочь повысить качество обслуживания ваших клиентов. Ваши клиенты, скорее всего, будут довольны, если вы закончите работу в срок и в рамках бюджета. Клиенты могут продолжать возвращаться к вам с дополнительной работой, принося больше дохода вашему бизнесу. Кроме того, довольный клиент может увеличить вашу экспозицию через рефералов.

Улучшенная адаптивность

ИТ-проекты, как правило, разнообразны, что позволяет менеджерам лучше адаптироваться к различным ситуациям. Управление проектами позволяет разработать план завершения каждого конкретного проекта в срок и в рамках необходимого бюджета. Менеджеры ИТ-проектов также могут узнать, как изменить направление проекта, если они найдут альтернативную цель, что может быть полезно для малых и средних компаний.

Расширение ваших услуг

Вы можете расширить свои услуги и открыть для себя новые перспективы для бизнеса, если будете использовать отличные стратегии управления ИТ-проектами. Это потому, что когда вы хорошо работаете над несколькими проектами, вы можете расширить свою клиентскую базу. Как только вы определили, что готовы к росту, выберите идеальный способ справиться с расширением ваших предложений услуг. Например, вы можете добавить новые продукты или услуги в свой инвентарь или выйти на новые рынки.

Улучшенное развитие и рост команды

Управление ИТ-проектами может позволить вам использовать положительные результаты, чтобы придать вашей команде уверенность и мотивацию для развития навыков. Сотрудники могут стать новичками из-за новых навыков, не связанных с их обучением, или опыта, который им необходимо изучить. Управление ИТ-проектами может облегчить их адаптацию к незнакомым ролям во время потенциальных карьерных изменений.

Улучшенная оценка рисков

Управление ИТ-проектами помогает успешно завершить проект и лучше оценить риски. Существуют различные способы оценки и снижения рисков, в том числе:

• Делать обоснованные прогнозы при интеграции нового оборудования, сетей и программного обеспечения

• Установление реалистичных ожиданий для бизнеса, клиентов и других заинтересованных сторон

• Регулярное обновление ваших проектов в соответствии с новыми технологиями и графиками

Советы по управлению ИТ-проектами

Независимо от того, являетесь ли вы новым или опытным менеджером ИТ-проектов, следующие советы могут помочь вам добиться успеха в управлении ИТ-проектами:

• Быть инициативным. Прежде чем приступить к работе над проектом, отметьте все области, которые требуют дополнительного внимания или специальных навыков. Проактивный подход позволяет проекту переходить от одного этапа к другому до завершения, независимо от любых потенциальных проблем на этом пути.

• Поймите свою команду. Знание набора навыков каждого члена команды и понимание вклада каждого поможет вам эффективно делегировать обязанности. Обычно вы хотите распределять задачи среди сотрудников, которые могут выполнять их вовремя и выполнять работу высокого качества.

• Используйте программное обеспечение для управления ИТ. Попробуйте использовать инструменты, позволяющие мгновенно отслеживать ход выполнения проекта, чтобы сохранить контроль над направлением проекта. Существует множество инструментов для запуска проектов и управления ими, поэтому определитесь с теми, которые вам подходят, на этапе планирования.

• Проведите ретроспективу проекта. Рассмотрите возможность проведения презентации ближе к концу проекта, чтобы определить необходимые улучшения. Ретроспектива также позволяет вам определить, что прошло хорошо и какие стратегии вы можете использовать для последующих проектов.