Что такое техническая документация? Определение, типы и советы

Техническая документация является необходимой практикой в различных отраслях промышленности. Такие документы предоставляют жизненно важную информацию заинтересованным сторонам, внутренним членам, клиентам и конечным пользователям. Если вы отвечаете за техническую документацию своей организации или заинтересованы в написании технической документации в качестве карьеры, важно понимать, что именно это влечет за собой. В этой статье мы определяем техническую документацию, обсуждаем отрасли, в которых она используется, и аудиторию для нее, классифицируем ее типы, исследуем ее важность и даем советы и рекомендации по ее написанию.

Что такое техническая документация?

Техническая документация — это любой письменный документ, описывающий применение, назначение, создание или архитектуру продукта или услуги. Его цель — объяснить то, что предлагает организация. Существует несколько типов технических документов, каждый из которых предназначен для определенной аудитории. За написание технических документов обычно отвечают технические писатели, менеджеры проектов, члены команды разработчиков или эксперты по рассматриваемому продукту или услуге.

Эффективно написанные документы помогают целевой аудитории, обучая их необходимым деталям, например, для работы с продуктом или понимания темы. Примеры технических документов включают в себя:

Руководства
Руководства пользователя
Презентации
Брошюры
Заметки
пресс-релизы
отчеты
Информационные бюллетени
Бизнес-планы или предложения
Отзывы
Объявления
Книги или справочники по стилю
пресс-релизы

Кто создает техническую документацию?

Широкое разнообразие отраслей создает техническую документацию как обычную практику, в том числе:

Программное обеспечение: техническая документация в индустрии программного обеспечения обычно предназначена для потребителей или других разработчиков программного обеспечения. Документация, направленная разработчиком, обычно требует знаний в области кодирования и разработки программного обеспечения.
Автомобили и тяжелая техника: к автомобилям и тяжелой технике часто прилагаются руководства по эксплуатации, а также документы, касающиеся рабочих процедур и запасных частей.
Медицина и здравоохранение. В медицине и здравоохранении часто встречаются технические документы, в которых подробно описывается использование оборудования или соблюдение правил. Есть также различные брошюры и брошюры, описывающие болезни, лекарства или операции.
Потребительские товары: Руководства по установке или сборке являются общими для таких продуктов, как программное обеспечение, мебель и товары для отдыха. Другими распространенными типами документации для потребительских продуктов являются руководства пользователя, учебные пособия и пошаговые руководства.

Кто является аудиторией технической документации?

Конкретная аудитория технической документации зависит от типа документа. Многие технические документы сопровождают продукты и предназначены для конечных пользователей. Например, компьютер может поставляться с небольшой брошюрой, написанной на нескольких языках, в которой содержатся инструкции по первому использованию, рекомендации по обслуживанию и предупреждения о действиях, которые могут повредить продукт.

Другие типы документов предназначены для внутренней аудитории, такой как старшие заинтересованные стороны и команды разработчиков, или для клиентов. Цель внутренней или ориентированной на клиента документации — информировать других о технических аспектах продукта или процесса его разработки. Такие документы полезны для информирования участников о деталях, необходимых для принятия решений или других профессиональных задач.

Виды технической документации

Это основные категории технической документации:

Обработать

Документация процесса описывает разработку продукта. Аудитория этого типа документации включает внутренних членов и клиентов. Обычно есть некоторая документация, описывающая каждый этап жизненного цикла разработки. Например, в начале проекта есть проектные предложения, а затем планы, которые включают сроки, вехи и данные о бюджете. Позже руководитель проекта может представить отчеты о ходе выполнения или документы с подробным описанием пошаговых процедур.

Пользователь

Пользовательские документы, которые также называются документами по продуктам, относятся к продуктам в их готовом состоянии. Аудитория пользовательских документов обычно является конечным пользователем. Документы могут объяснять, как устанавливать, запускать, устранять неполадки или ремонтировать продукт. Кроме того, они могут описывать различные функции и способы их использования или отвечать на часто задаваемые вопросы. Компании часто упаковывают такие документы вместе с продуктом, но также предоставляют их онлайн, поэтому они доступны на странице поддержки клиентов.

Другие пользовательские документы предназначены для другого типа пользователей, особенно для профессионалов в той же области, что и разработчики продукта. Например, разработчики программного обеспечения могут выпускать техническую документацию об исходном коде приложения. Документы полезны для передачи знаний другим, которые затем могут работать над улучшением или модификацией продукта.

Важность технической документации

Техническая документация важна, потому что она предоставляет важную информацию о продукте или услуге человеку или организации, которые в ней нуждаются. Эта информация позволяет всем сторонам достичь своих целей. Для конечных пользователей цель может заключаться в том, чтобы получать удовольствие от продукта, оптимизируя его функциональность и максимально увеличивая срок его службы, что им позволяет хорошо написанная техническая документация. Между тем, компания может сэкономить деньги на обслуживании клиентов и замене, если конечные пользователи будут следовать документации, правильно использовать продукты и обращаться к руководству пользователя для устранения своих проблем.

Внутренне техническая документация может повысить производительность и эффективность. Например, при разработке продукта технический документ может объяснять, как выполнять процедуру. Если документ понятен и прост для понимания, это помогает обеспечить точное соблюдение шагов без потери времени. Затем, по ходу разработки, документация может помочь согласовать цели и понимание различных задействованных команд.

Советы и рекомендации по написанию технической документации

Эффективная техническая документация не только содержит необходимую информацию, но и проста для понимания и использования. Чтобы создать техническую документацию, полезную для вашей аудитории, примите во внимание следующие советы и рекомендации:

Иметь план

В технической документации план — это набросок, в котором рассматривается предстоящая задача, помогающий убедиться, что вы не упустите ничего важного. Прежде чем вы начнете писать, поймите и запишите все компоненты, которые вы должны или могли бы включить в документацию. Задача может потребовать написания нескольких типов документации, поэтому определите, какие типы могут быть необходимы. Для каждого отметьте, какие темы вы должны осветить, и описательные элементы, которые, по вашему мнению, вы должны включить.

Иметь единый стиль

Последовательность относится к сохранению единого внешнего вида и тона, что помогает читателям сосредоточиться на содержании, не отвлекаясь на изменение внешнего вида или стиля. Стремитесь использовать одинаковые или похожие макеты, форматы во всем документе или в нескольких документах. Идея состоит в том, чтобы прояснить, что ваша документация является продолжением бренда вашей организации. Рассмотрите возможность сотрудничества с командой маркетинга, чтобы определить, могут ли части их руководства по стилю применяться к написанию вашей документации.

Поймите свою аудиторию

Понимание того, кто ваша аудитория, может помочь вам определить не только, какую техническую документацию писать, но и как ее писать. Например, если вы пишете документацию по программному обеспечению для конечных пользователей, которые являются программистами, вы можете рассчитывать на то, что напишете руководство пользователя, включающее расширенную отраслевую терминологию. Напротив, если ваша аудитория состоит из заинтересованных сторон проекта, которые могут быть не знакомы с концепцией работы, вы можете писать предложения, наброски или отчеты о ходе работы, используя общую, легкую для понимания терминологию.

Будьте максимально лаконичны

Краткость помогает лучшему пониманию, сразу вводя основную мысль и удаляя ненужные формулировки. Добейтесь краткости путем тщательной проверки и редактирования. Прочитайте свои документы, чтобы определить, какие слова или фразы могут влиять на четкость. Удалите или перефразируйте лишние или двусмысленные отрывки. Будьте осторожны, чтобы не удалить слишком много, так как это может привести к путанице, если будет предоставлено слишком мало информации.

Оптимизация для разных платформ и устройств

Пользователи могут получить доступ к онлайн-документации на различных платформах. Чтобы максимизировать доступность для пользователей, обязательно оптимизируйте свою документацию для каждого из них. Проверьте доступность в различных веб-браузерах, компьютерах и мобильных устройствах, чтобы убедиться, что он выглядит так, как должен, и остается удобным для просмотра.