Что такое системы отслеживания кандидатов? (с определением и советами)

15 апреля 2021 г.

При подаче заявления о приеме на работу ваше резюме может сразу попасть на стол менеджера по найму и вместо этого должно сначала пройти через систему отслеживания кандидатов. Это программное обеспечение помогает оптимизировать и автоматизировать процесс найма, позволяя специалистам по найму сосредоточиться на рассмотрении наиболее квалифицированных или наиболее подходящих кандидатов для работы. Понимание этих систем может помочь вам подавать материалы заявки, соответствующие стандартам и потребностям работодателей. В этой статье мы обсуждаем системы отслеживания кандидатов, в том числе их назначение, принципы работы и советы по их прохождению.

Что такое система отслеживания кандидатов?

Система отслеживания кандидатов (ATS) — это программное обеспечение для управления персоналом, которое работодатели часто используют в процессе найма и приема на работу. Это программное обеспечение собирает, сортирует и ранжирует полученные резюме. При приеме на работу ваше резюме не может направляться напрямую менеджеру по найму. Вместо этого он может сначала пройти через ATS. Это программное обеспечение помогает упростить процесс рассмотрения их резюме. Он собирает информацию о каждом кандидате на основе его резюме, а затем упорядочивает их на основе их опыта и навыков. Этот шаг позволяет рекрутерам и менеджерам по найму фильтровать свой пул для наиболее подходящих кандидатов.

Для чего используются системы отслеживания кандидатов?

Менеджеры по найму и рекрутеры могут получить не менее сотни заявлений в процессе найма. Система отслеживания кандидатов помогает этим специалистам собирать необходимую информацию о кандидатах и ​​систематизировать все в одном месте. Они могут использовать эту информацию для управления другими действиями в процессе найма, такими как планирование собеседований, проверка рекомендаций и заполнение необходимых документов. Использование программного обеспечения системы отслеживания кандидатов может принести организациям множество преимуществ, в том числе:

• Оптимизация процесса подачи заявок: ATS автоматически собирает и упорядочивает заявки кандидатов. Это программное обеспечение помогает менеджерам по найму и рекрутерам экономить время и силы при самостоятельном выполнении задач по регистрации и сортировке. Затем они могут использовать ATS в качестве базы данных для легкого поиска и доступа к потенциальным кандидатам.

• Фильтрация потенциальных кандидатов: программное обеспечение ATS также может помочь менеджерам по найму и рекрутерам фильтровать своих кандидатов, устанавливая минимальные требования и отфильтровывая тех, кто им не соответствует. Эти требования могут включать многолетний опыт, образование или определенные навыки. Опять же, это экономит им время, вместо того, чтобы просматривать все заявки, которые они получают.

• Поиск кандидатов: поскольку ATS действует как база данных кандидатов, организации могут выявлять высококвалифицированных кандидатов, проявивших интерес к компании. При найме на другие должности менеджеры по найму или рекрутеры могут просмотреть существующих кандидатов в своей базе данных, которые демонстрируют необходимые навыки и предыдущий опыт для работы.

• Обеспечение лучшего отслеживания: организации могут использовать программное обеспечение ATS, чтобы определить, где кандидаты нашли свои объявления о вакансиях. Менеджеры по найму и рекрутеры могут использовать эту информацию для корректировки своей деятельности по подбору персонала. Например, если большинство кандидатов подали заявки через определенную онлайн-биржу вакансий, они могут сосредоточить свои усилия на ней. Когда они выявляют менее популярные области, они могут уменьшить эти усилия или найти способы повысить вовлеченность в них.

Как работает система отслеживания кандидатов?

Когда вы подаете заявку на работу, информация и материалы заявки, которые вы предоставляете, загружаются в базу данных через систему отслеживания кандидатов. Эта информация может включать ваши контактные данные, образование, профессиональный опыт. Он также включает такие материалы, как резюме и сопроводительные письма. Иногда менеджеры по найму и рекрутеры могут управлять процессами найма из системы, например, связываться с кандидатами, чтобы сообщить им, что их заявление было получено, отправлять им любые необходимые оценки или тесты и планировать собеседования.

Как уже упоминалось, ATS хранит информацию и материалы, которые позволяют менеджерам по найму и рекрутерам искать и проверять кандидатов. Большая часть программного обеспечения ATS позволяет этим специалистам выполнять эти процессы несколькими методами, в том числе:

• Просмотр заявок: менеджеры по найму и рекрутеры по-прежнему могут самостоятельно просматривать заявки через свое программное обеспечение ATS. Если у них есть много заявок на рассмотрение, эти специалисты могут кратко просмотреть эти материалы, чтобы оценить соответствующие навыки, опыт и другие квалификации кандидатов.

• Поиск по ключевым словам. Рекрутеры и менеджеры по найму могут использовать ключевые слова для поиска в приложениях, хранящихся в их программном обеспечении ATS. Они часто используют ключевые слова, взятые из описания работы, сфокусированные на определенных навыках, должностях, опыте или обязанностях. Этот метод позволяет этим специалистам отфильтровывать кандидатов, которые соответствуют описанию работы и установленным требованиям или предпочтениям работодателя.

• Автоматическое ранжирование кандидатов: программное обеспечение ATS также может ранжировать кандидатов, сравнивая материалы их заявки с требованиями к должности. Менеджеры по найму и рекрутеры могут использовать этот метод, чтобы сосредоточиться на кандидатах, которые занимают самые высокие позиции и демонстрируют четкое соответствие должностной инструкции и необходимой квалификации.

Советы по преодолению системы отслеживания кандидатов

Вашему резюме может потребоваться пройти через систему отслеживания кандидатов, прежде чем оно попадет к менеджеру по найму или рекрутеру. Вы можете использовать следующие советы, чтобы помочь написать ATS-дружественное резюмегарантируя, что программное обеспечение может правильно считывать и систематизировать вашу информацию:

Следуйте инструкциям работодателя

Некоторые работодатели предоставляют конкретные инструкции для соискателей. Часто они могут запросить определенные документы, а также инструкции о том, как подать эти документы. Например, они могут попросить соискателей прислать свое резюме и сопроводительное письмо в формате PDF. Если вы отправляете файлы другого типа, система отслеживания может столкнуться с трудностями при их точном чтении. Если работодатель не предоставляет инструкций по форматированию, рассмотрите возможность использования формата .docx — программное обеспечение ATS обычно легче читает файлы этого типа. Выполнение предоставленных вам инструкций может помочь вам избежать этой проблемы и передать ваши материалы в руки менеджера по найму.

Включите ключевые слова из объявления о вакансии

Вы можете оптимизировать свое резюме и другие материалы заявки для систем отслеживания кандидатов, включив ключевые слова из описания вакансии. Внимательно изучив описание вакансии, вы можете составить список ключевых слов, которые соответствуют вашему профессиональному опыту и квалификации. Часто эти ключевые слова представляют собой сложные навыки, которые требуются работодателю, но также могут относиться к вашему образованию, предыдущему опыту работы и личным качествам. Чтобы пройти ATS, попробуйте использовать точные слова или фразы, используемые в публикации.

Вы можете использовать как можно больше ключевых слов и фраз, чтобы продемонстрировать свое соответствие позиции. Вы не обязательно знаете, на каких ключевых словах сосредоточится менеджер по найму или рекрутер, поэтому наличие большего количества может помочь вам охватить несколько баз. Однако используйте только те из них, которые точны и соответствуют вашему профессиональному опыту. Работодатели используют эту информацию для оценки кандидатов и могут проверять эти навыки или спрашивать о них во время собеседования.

Помните об аббревиатурах

При просмотре описаний вакансий вы можете определить аббревиатуры, которые вы можете использовать в качестве ключевых слов в своем резюме. Тем не менее, система отслеживания кандидатов или менеджеры по найму и рекрутеры могут искать эти ключевые слова, используя их длинную формулировку или аббревиатуру. Чтобы быть в безопасности, вы можете использовать обе формы в своем резюме, чтобы убедиться, что оно будет выбрано в любом случае. Например, в описании вакансии могут быть указаны кандидаты с опытом SEO. В своем резюме вы можете использовать оба термина, написав что-то вроде «Использование методов поисковой оптимизации (SEO) для улучшения органического трафика на веб-сайт компании».

Используйте простое форматирование

Хотя включение таких элементов, как таблицы, диаграммы, верхние и нижние колонтитулы, может сделать ваше резюме более легким или привлекательным для чтения, они могут вызвать проблемы с системами отслеживания кандидатов. Сложное форматирование может затруднить для этого программного обеспечения чтение и организацию информации, что может повлиять на производительность вашего документа во время этого процесса. Используйте простые стандартные приемы форматирования резюме, чтобы обеспечить удобочитаемость. В вашем резюме должны быть четко определенные разделы, чтобы ATS точно организовал вашу информацию. Некоторые примеры сложного форматирования, которых следует избегать, включают:

• Заголовки и колонтитулы

• Границы

• Графики

• Столы

• Символы

Выберите хронологический формат резюме

А хронологическое резюме Формат подчеркивает историю работы, перечисляя ваш предыдущий опыт в обратном хронологическом порядке. Эта информация отображается вверху документа, как правило, под вашей контактной информацией и разделами резюме или резюме. Хотя есть два других типичных формата резюме, функциональный или комбинированный, хронологический наиболее совместим с системами отслеживания кандидатов. В то время как этот формат отдает приоритет вашей истории работы, функциональное резюме фокусируется на ваших навыках. Кандидаты часто используют функциональные резюме, когда у них мало соответствующего профессионального опыта или пробелов в работе.

Подумайте о выборе шрифта

Попробуйте использовать стандартный шрифт во всем резюме, чтобы улучшить его читабельность. Вы можете выбрать один из двух традиционных шрифтов: с засечками или без засечек. Шрифты с засечками имеют хвостики букв, а шрифты без засечек — нет. Хотя вы по-прежнему можете использовать оба типа, имейте в виду, что некоторые системы отслеживания кандидатов испытывают трудности с чтением шрифтов с засечками. Это программное обеспечение также может изменить ваш шрифт, если вы используете что-то незнакомое для системы, что может повлиять на дизайн вашего резюме.

Некоторые примеры распространенных шрифтов с засечками включают:

• Камбрия

• Гарамонд

• Грузия

• Палатино

• Таймс Нью Роман

Некоторые примеры распространенных шрифтов без засечек включают:

• Ариал

• Калибри

• Гельветика

• Тахома

• Вердана

Пометьте разделы резюме, используя стандартные заголовки

При форматировании резюме обязательно используйте стандартные метки заголовков для каждого раздела. Эти стандартные этикетки упрощают чтение и систематизацию информации в вашем документе для систем отслеживания кандидатов. Это программное обеспечение сканирует документы на наличие типичных заголовков разделов и форматов, чтобы определить правильную информацию. Если вы используете творческие заголовки, программное обеспечение может не получить информацию и потенциально повлиять на ваши шансы пройти через систему. Например, используйте стандартный заголовок «профессиональный опыт» для своей истории работы, а не «мои предыдущие места работы». Вот некоторые примеры стандартных заголовков резюме:

• Резюме резюме

• Возобновить профиль

• Рабочий стаж

• Образование

• Навыки и умения

• Сертификаты

Отправляйте индивидуальные резюме для каждой вакансии

При приеме на работу адаптируйте свое резюме и сопроводительное письмо к каждой возможности. Даже если вы подаете заявку на аналогичные должности в нескольких компаниях, требования и обязанности могут различаться. Обязательно внимательно прочитайте описание каждой вакансии, чтобы определить ключевые слова и квалификации, которые необходимо включить в свое резюме. Использование терминов, соответствующих описанию конкретной должности, может помочь вам пройти системы отслеживания кандидатов и продемонстрировать, почему вы хорошо подходите для этой должности.