Что такое расписание проекта? Определение, преимущества и 5 шаблонов

30 марта 2022 г.

Менеджер проекта наблюдает и управляет выполнением проектов в организациях. Это включает в себя определение масштаба проекта, создание графика проекта с указанием различных результатов и сроков их выполнения, а также обеспечение выполнения задач для успешного завершения проекта. Руководителям проектов важно обладать отличными организационными навыками, и они могут использовать такие инструменты, как графики проекта, чтобы отслеживать все обновления проекта. В этой статье мы определяем, что такое расписание проекта, обсуждаем некоторые преимущества использования шаблона расписания проекта, перечисляем распространенные типы шаблонов расписания проекта и даем советы по выбору шаблона.

Что такое график проекта?

График проекта — это инструмент планирования, используемый в процессе управления проектом. Он устанавливает временную шкалу для всего проекта, обрисовывает в общих чертах каждую требуемую задачу и назначает каждую задачу члену команды. Это помогает обеспечить всестороннее представление о масштабах проекта и помогает предотвратить невыполнение командами сроков или неполных результатов.

График проекта включает в себя различные входные данные, такие как:

• Атрибуты активности

• Оценка продолжительности активности

• Список действий

• Требования к ресурсам деятельности

• Факторы среды предприятия

• Активы организационного процесса

• Сетевые диаграммы расписания проекта

• Заявление о содержании проекта

• Календари ресурсов

Некоторые программы создают для вас автоматически сгенерированные расписания проектов. Эти программы позволяют вам вводить информацию о вашем проекте, продолжительности и ресурсах. На основе того, что вы вводите, он создает подробный график с запланированными датами и необходимыми действиями. Большинство программ также позволяют легко обновлять графики проектов в зависимости от ваших потребностей или изменений в объеме проекта.

Руководители проектов обычно несут ответственность за создание графиков проектов. Однако перед этим они часто консультируются с другими членами команды или основными заинтересованными сторонами, участвующими в проекте. Это помогает им определить правильную последовательность задач, оценить, сколько времени может потребоваться для каждой задачи, и определить потенциальные препятствия на пути к успеху.

Преимущества использования шаблона расписания проекта

Вот некоторые преимущества использования расписания проекта и шаблона расписания проекта:

Устанавливает график проекта

Разработка графика проекта создает последовательность для выполнения командой своих задач. Он также устанавливает, сколько времени у каждого члена команды будет для выполнения конкретной задачи и каков срок выполнения задачи. Использование шаблона расписания проекта упрощает процесс, позволяя легко вводить информацию.

Контролирует работу команды

График проекта служит как инструментом планирования, так и инструментом мониторинга. Создание расписания проекта позволяет вам устанавливать крайние сроки для каждой из ваших задач, устанавливая ожидания для вашей команды. По мере продвижения проекта вы можете легко увидеть, достигли ли члены команды своих сроков. Использование шаблона расписания проекта может помочь вам определить, каковы исходные данные для успеха и какие сроки установить для каждой из ваших задач.

Упрощает процесс управления проектами

Руководители проектов отвечают за ряд важных задач. Использование шаблона расписания проекта вместо создания каждый раз нового документа позволяет им сосредоточиться на выполнении других задач. Это помогает создавать упрощенные и эффективные методы управления проектами.

Обеспечивает согласованность

Управление проектами процветает на основе хорошо разработанных процессов. Это распространяется на документы, используемые для этих процессов. Использование шаблона расписания проекта позволяет обеспечить согласованность процессов во всей организации и для каждого завершенного проекта.

Продвигает лучшие практики

Многие организации предоставляют готовые шаблоны графиков проектов онлайн, которые другие успешно использовали ранее. Выбор одного из этих шаблонов может помочь вам использовать передовые методы планирования и отчетности в вашей организации. Если шаблон успешно помог другой организации добиться успеха, вполне вероятно, что он также поможет добиться успеха и вашей организации.

5 типов шаблонов расписания проекта

Вот некоторые из распространенных типов шаблонов расписания проекта, которые вы можете использовать:

1. Шаблон диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта похожа на столбчатую диаграмму и позволяет перечислять задачи проекта с соответствующими датами начала и окончания, зависимостями задач, вехами и ресурсами. Он имеет удобный дизайн, который позволяет менеджерам проектов легко организовывать задачи и отслеживать их ход, а члены команды могут легко понять, как их задачи влияют на работу других. Многие программы позволяют создавать диаграммы Ганта, и этот тип шаблона расписания проекта может быть наиболее полезен для проектов в таких отраслях, как:

• Строительство

• Инжиниринг

• Инфраструктура

• Производство

• Военный

2. Шаблон списка задач

Шаблон списка задач представляет собой электронную таблицу, позволяющую отслеживать ход выполнения определенных задач. Вы можете организовать задачи в электронной таблице различными способами, и многие программы позволяют обновлять их в соответствии с потребностями вашего бизнеса. Например, вы можете включить раскрывающиеся меню, которые члены команды могут обновлять по мере выполнения задач, или могут быть параметры условного форматирования, которые автоматически обновляются в зависимости от определенных действий задачи.

3. Шаблон временной шкалы проекта

Шаблон временной шкалы проекта позволяет создавать несколько гистограмм с накоплением. Это позволяет вам сравнивать ход выполнения различных этапов в рамках одного проекта, особенно если вы используете разные цвета для гистограмм, что упрощает отслеживание различных этапов проекта. Например, компания, занимающаяся цифровым маркетингом, может использовать шаблон временной шкалы проекта для отслеживания различных этапов процесса адаптации клиента. Графики могут представлять проект соответствующих отделов, таких как веб-разработка, контент-маркетинг, поисковый маркетинг и обслуживание клиентов.

Другой метод создания временной шкалы проекта включает использование инструментов рисования в выбранной вами программе. Вы можете использовать эти инструменты для создания единой временной шкалы, которая представляет весь проект и выделяет этапы. Однако это может быть лучшим вариантом для небольших проектов или планирования задач в рамках отдельного отдела.

4. Шаблон матрицы RACI

В управлении проектами RACI является аббревиатурой от ответственного, подотчетного, консультируемого и информированного. Таким образом, матрица или диаграмма RACI позволяет вам назначать конкретные роли и обязанности для отдельных лиц и объяснять их результаты и задачи для проекта. Часто это традиционная электронная таблица, но она также может включать элементы диаграммы, связывающие определенные задачи друг с другом. Шаблоны матриц RACI обычно полезны для крупных проектов, в которых участвует много членов команды и заинтересованных лиц с различными обязанностями.

5. Простой шаблон расписания проекта

Простой шаблон расписания проекта предоставляет обзор всего проекта, но часто менее подробен, чем другие шаблоны расписания. Эта электронная таблица может включать отдельные рабочие листы для еженедельных или ежемесячных требований, что позволяет сократить каждый аспект проекта до более управляемых разделов. Простой шаблон расписания проекта устанавливает этапы проекта, создает временную шкалу проекта и определяет, какие задачи необходимо выполнить к каждому крайнему сроку.

Советы по выбору шаблона расписания проекта

Используйте эти советы, чтобы определить, какой шаблон расписания проекта использовать:

• Подумайте о своей организации. Размер вашей организации может повлиять на то, какой шаблон лучше всего соответствует вашим потребностям в управлении проектами. Небольшие организации могут сосредоточиться на управлении собственной документацией, тогда как более крупные организации могут искать варианты автоматического планирования.

• Учитывайте своих пользователей. Важно подумать о том, кто будет просматривать, использовать и обновлять расписание вашего проекта. Выберите шаблон расписания проекта, который позволит всем типам пользователей или заинтересованных сторон легко отслеживать свои этапы и записывать свои действия, не создавая проблем для других пользователей.

• Подумайте о своей отрасли и проекте. Существует множество шаблонов графиков проектов, доступных для разных отраслей и типов проектов. Очень важно просмотреть варианты и выбрать шаблон, который лучше всего соответствует требованиям вашего текущего проекта.

• Учитывайте свои предпочтения. Некоторые шаблоны расписания проекта включают визуальные элементы, в то время как другие могут быть строго текстовыми. Подумайте, что лучше всего подходит для вас, и подумайте, какой тип макета расписания проекта будет наиболее полезен и понятен вашим пользователям.