Что такое проверка документов и почему это важно?

9 декабря 2021 г.

На протяжении всего судебного процесса важно, чтобы профессионалы собирали и предоставляли любую информацию, которая может помочь делу достичь оптимального решения. Обзор документов — это процесс, в ходе которого адвокаты и помощники юристов определяют, какие документы они намерены представить в суд. Внедрение эффективного комплексного процесса проверки может помочь вам снизить риски, систематизировать доказательства и подготовить убедительное дело для вашего клиента. В этой статье мы даем определение проверке документов, описываем, как она работает, и обсуждаем, как внедрить эффективную систему проверки документов.

Что такое проверка документов?

Обзор документов — это этап исследования в судебном деле, когда юристы читают документы и ищут информацию, которую они считают относящейся к делу. Многие адвокаты и помощники юристов проводят процессы проверки документов, но некоторые юридические фирмы и предприятия нанимают юристов по проверке документов, которые специализируются на этом процессе. Во время просмотра документов адвокаты обычно организуют документы с помощью тегов. Теги могут указывать, является ли документ конфиденциальным, привилегированным или запросом на обнаружение. Большинство адвокатов просматривают документы в цифровом виде, но некоторые предпочитают использовать печатные копии. Фирмы также могут использовать программное обеспечение для проверки или электронного обнаружения и машинное обучение, чтобы помочь в этом процессе.

Рецензенты документов могут исследовать электронные письма, текстовые сообщения, контракты и электронные таблицы. Эти специалисты часто отслеживают свои выводы, выделяя важную информацию, размещая вкладки в разделах, составляя резюме и разрабатывая электронные таблицы или диаграммы. Рецензенты обычно отдают приоритет следующим факторам:

• Оперативность: документ соответствует производственным требованиям.

• Привилегия: документ доступен в качестве доказательства вне отношений между адвокатом и клиентом.

• Актуальность: В документе представлена ​​ценная информация о деле.

• Конфиденциальность: документ не содержит информации, которая ставит под угрозу конфиденциальность или бизнес клиента.

Почему важна проверка документов?

Федеральные законы и законы штата требуют, чтобы адвокаты представляли документы в ответ на требования об открытии, поэтому очень важно тщательно просматривать документы и выбирать подходящие для конкретных случаев. И наоборот, эффективные процессы проверки документов могут помочь адвокатам определить, какие документы могут нанести ущерб делу их клиента или нанести ущерб репутации их клиента, и удалить эти документы, если позволяют требования документов. Адвокаты также могут удалять конфиденциальную или привилегированную информацию из производства, чтобы смягчить раскрытие конфиденциальной отраслевой информации или утечку установленных соглашений о конфиденциальности.

Эффективный процесс проверки документов удалил тривиальную или несвязанную информацию, чтобы юристы могли сосредоточиться на наиболее полезных документах. Это может гарантировать, что судебный процесс останется управляемым и организованным. Эти документы также часто содержат информацию, которая требуется адвокатам для развития дела клиента. Документы могут выявить потенциальных свидетелей, подтвердить предположения или дать информацию для юридических теорий.

Как работает проверка документов?

Юристы обычно проводят проверку документов в несколько этапов, включая:

Первый проход

На этом этапе адвокаты часто проводят первоначальный обзор, чтобы получить базовое понимание информации, содержащейся в соответствующих документах. Во время первого прохода команда юристов также обычно кодирует и маркирует документы. Важно установить последовательный подход к тегам, чтобы позже вы могли легко организовать документы. Например, один рецензент может пометить документ как «нерелевантный», а другой может выбрать более подробный ярлык, например «важный». Рассмотрите возможность создания руководства по маркировке, которому могли бы следовать все рецензенты, с подробным описанием того, как маркировать определенные типы документов.

Ввод данных

Затем сотрудники службы поддержки вводят данные в цифровом виде, чтобы создать организованную и доступную библиотеку документов по делу. Параюристы или помощник юриста могут нести ответственность за этот шаг. Как правило, эти специалисты вводят документы и связанные с ними коды в программное обеспечение для управления судебными процессами или платформу электронного обнаружения. Затем любой член юридической команды может посетить эти базы данных для поиска определенных документов или анализа всех документов под кодом. Например, если вам нужно идентифицировать всю конфиденциальную информацию, вы можете легко найти код и создать отчет по каждому документу, содержащему что-либо конфиденциальное.

Второй проход

Во время второго прохода адвокаты и помощники юристов обычно стремятся удалить любые документы, которые они хотят удержать от производства. Они могут удалить любые документы, которые не содержат соответствующей информации, конфиденциальные и привилегированные документы, а также документы, которые противная сторона не запрашивала во время обнаружения. На этом этапе адвокаты также могут делать подробные заметки, изучая ценность каждого документа и то, что он говорит о деле. Этот обзор помогает команде юристов подготовить дело и упорядочить информацию, прежде чем они начнут ее анализировать.

Проверка привилегий

Старшие или ведущие юристы могут выполнить окончательную проверку, чтобы удалить всю оставшуюся конфиденциальную информацию. Если документ является конфиденциальным, это означает, что важно, чтобы содержащаяся в нем информация оставалась конфиденциальной между клиентом и его адвокатом. Крайне важно, чтобы приватная информация была недоступна для адвокатов противоположной стороны, поэтому старшие адвокаты с большим опытом могут снова тщательно искать документы в поисках конфиденциальной информации и сообщать о любых результатах в установленном журнале.

Как внедрить эффективную систему проверки документов

Вот семь шагов для разработки успешного процесса рецензирования документов:

1. Организуйте свои документы

Прежде чем начать процесс проверки документов, рассмотрите возможность выбора организационной системы, которая лучше всего подходит для вас. Многие команды составляют свои документы в числовом виде, но вы можете упорядочить их по определенной теме. Это может дать адвокатам возможность эффективно выработать стратегию при просмотре документов и получить более четкое представление о деле в целом. Хотя вы можете собрать тысячи документов, также полезно сузить свою коллекцию до наиболее важных, что может помочь упростить и ускорить процесс рецензирования.

2. Тщательно обучайте рецензентов

Также важно при проведении рецензирования документов предоставить рецензентам четкие инструкции. Например, может быть полезно предложить письменный документ с подробным описанием справочной информации о деле и перечислением всех требований к раскрытию информации. Рецензентам может быть полезно краткое изложение важного контекста, например, краткое объяснение отрасли, в которой работает клиент, или краткая информация о важных законах, которые могут повлиять на дело.

Подумайте о том, чтобы объяснить стандарты вашей фирмы в отношении конфиденциальной информации и релевантности, чтобы они могли принимать обоснованные решения. Если вы проводите проверку большого объема, постарайтесь предоставить простую информацию и сосредоточьтесь только на необходимых инструкциях, чтобы упростить процесс для рецензентов.

3. Практикуйте открытое общение

Частые отчеты о ходе работы и контрольные встречи могут сделать процесс проверки документов более эффективным. Если вы решите работать с внешними рецензентами, особенно важно, чтобы вы активно общались с ними, чтобы убедиться, что они соответствуют ожиданиям или превосходят их. Постарайтесь сделать себя доступным, чтобы ответить на вопросы и предложить идеи, если вы их обнаружите. Также может быть полезно использовать программное обеспечение для судебных разбирательств или электронного обнаружения, которое позволяет членам команды отмечать вас в комментариях с вопросами и дает вам возможность контролировать их процесс.

4. Поощряйте подробные заметки

Просьба к рецензентам отметить свои выводы может помочь им обеспечить тщательную проверку. Подробные примечания также важны для второго и третьего проходов, которые могут делать с документами другие адвокаты и помощники юристов. Описательные сводки могут помочь всей команде понять, каким документам отдать предпочтение, а какие следует просмотреть. Рецензенты могут использовать тот подход к ведению заметок, который им больше всего подходит — независимо от того, предпочитают ли они отслеживать свои выводы на бумаге, в электронной таблице или с помощью вкладок. Вы также можете проводить регулярные встречи, на которых рецензенты могут информировать друг друга о своих последних выводах.

5. Внедрить меры контроля качества

Контроль качества может помочь командам предоставлять точные и всесторонние обзоры. Даже эксперты-рецензенты могут ошибаться, поэтому было бы полезно поручить дополнительные проверки разным членам команды, чтобы они могли проверить точность работы друг друга. Вы также можете выполнять целевой поиск, сканируя документы по определенным ключевым словам, которые могут ассоциировать документ с определенной категорией. Например, если вы знаете, что все телефонные звонки одному конкретному абоненту относятся к делу, вы можете выполнить поиск по имени этого абонента и проверить наличие кодов релевантности в каждом документе.

6. Установите цели производительности

Процесс проверки документов может быть длительным, и важно предоставить команде инструменты для оптимизации их работы. Подумайте о том, чтобы четко определить, сколько документов вы ожидаете, что рецензенты будут проверять каждый день. Также может быть полезно создать прозрачную систему, с помощью которой рецензенты смогут отслеживать свой прогресс. Например, вы можете использовать программное обеспечение для управления работой с обновлениями в реальном времени или общую электронную таблицу.

7. Подумайте о найме подрядчиков

Многие предприятия предпочитают работать со службами рецензирования вместо внутреннего рецензирования документов. Проверка документов, как правило, представляет собой обширный и трудоемкий процесс, и передача этой работы внешним поставщикам может позволить юристам сосредоточиться на других задачах. В службах проверки обычно работают специализированные юристы по проверке документов. Эти опытные специалисты могут давать более качественные результаты и обрабатывать большой объем документов быстрее, чем штатные сотрудники, что может помочь вам минимизировать расходы. Процессы пересмотра часто являются одним из самых дорогостоящих компонентов судебного разбирательства, поэтому клиенты могут оценить экономически эффективное решение.

Отказ от ответственности: эта статья предназначена только для информационных целей и не предназначена для предоставления юридической консультации; вам следует проконсультироваться с адвокатом по любым юридическим вопросам, которые могут у вас возникнуть.