Что такое процесс сбора требований? (с примерами)

15 июля 2021 г.

Одним из важных элементов управления проектом является общение с заинтересованными сторонами и учет их отзывов при разработке продукта или инициативы. Менеджеры могут использовать несколько методов, включая процесс сбора требований, для создания списка целей и задач в ходе этого процесса. Понимание процесса сбора требований может помочь вам и остальной части вашей проектной группы создать план в соответствии с предпочтениями заинтересованных сторон. В этой статье мы рассмотрим, что такое сбор требований, кто использует этот процесс и преимущества его использования, а также советы и примеры.

Что такое сбор требований?

Сбор требований — это процесс создания списка функциональных, технических и систематических требований от нескольких заинтересованных сторон проекта, таких как клиенты, ИТ-персонал, пользователи продукта или поставщики. Этот список, вероятно, может включать функции, действия и задачи, которые команда должна выполнить для достижения целей проекта. Обычно необходимо учитывать два типа требований: функциональные и нефункциональные. Функциональные требования включают информацию, взаимодействия и процессы, которые запрашивает клиент. Нефункциональные требования — это другие технические и операционные аспекты проекта.

Подумайте о том, чтобы начать процесс сбора требований в начале проекта, чтобы обеспечить эффективное планирование и управление. Вот некоторые аспекты, которые следует учитывать при начале сбора требований:

• Сроки: это влечет за собой оценку общей продолжительности и графика проекта. Это может помочь вам эффективно планировать его требования в течение всего проекта, гарантируя, что вы будете готовы на протяжении всего его выполнения.

• Люди: подумайте, кого вы хотите включить в проект и каковы могут быть их различные роли. Постарайтесь определить их индивидуальные требования, а также то, как они могут сотрудничать со всей командой.

• Цели. Раннее определение основных целей может помочь вам определить требования проекта и убедиться, что проект конкретно направлен на достижение этих целей.

Кто использует процесс сбора требований?

Руководители проектов в основном используют процесс сбора требований для определения важнейших элементов проекта и создания стратегических планов. Этот процесс помогает компании увеличить прибыль и окупаемость инвестиций, учитывая желаемые результаты заинтересованных сторон для проекта. Квалифицированные менеджеры проектов разрабатывают системы и процессы, чтобы использовать свои ресурсы и оптимизировать свои операции для завершения проекта в течение короткого периода времени. Сбор требований может помочь им определить приоритеты и создать список основных целей.

Руководители проектов могут использовать различные методы для сбора требований, в том числе:

• Интервью и анкеты

• Наблюдения за пользователями и истории

• Прототипирование и ролевая игра

• Сценарии и варианты использования

Преимущества сбора требований

Сбор требований особенно полезен в проектах с ограниченным объемом или небольшим бюджетом. Выделение времени для завершения процесса сбора требований может в конечном итоге привести к повышению эффективности проекта и успешному выполнению инициатив. Некоторые из дополнительных преимуществ сбора требований включают в себя:

• Повышение удовлетворенности заказчиков и клиентов. Вовлекая заинтересованные стороны, например клиентов, в этап сбора требований проекта, вы можете сфокусировать свой бизнес-план на удовлетворении их запросов и приоритетов. Это может привести к повышению удовлетворенности клиентов и клиентов продуктом и вашей компанией в целом.

• Более быстрая поставка продукта. Сбор требований позволяет применять широкий подход к планированию проектов и разрабатывать наиболее эффективные способы производства и доставки продуктов поставщикам.

• Снижение потребности в доработке: сбор требований снижает потребность в частой доработке процесса разработки, что может сэкономить время и энергию ваших сотрудников и привести к повышению эффективности и производительности.

• Повышение доверия: учет предпочтений заинтересованных сторон может подчеркнуть, что вы серьезно относитесь к их вкладу и инвестируете в разработку продукта, соответствующего их целям. Это повысит их доверие к вашей компании и их удовлетворенность вашим продуктом.

• Эффективная коммуникация: Успешный сбор требований может предотвратить плохую коммуникацию и оптимизировать как внутреннее взаимодействие, так и беседы с заинтересованными сторонами, гарантируя, что все будут хорошо информированы о целях и приоритетах конкретного проекта.

• Меньше дефектов: этот процесс может помочь уменьшить дефекты продуктов и создать инновационные функции благодаря его акценту на четкость и точность.

Советы по эффективному сбору требований

Как руководитель проекта, вы можете решить использовать различные операционные инструменты и стратегии для выполнения крупной профессиональной задачи. Примите во внимание эти советы при выполнении процесса сбора требований для вашего проекта:

Заранее ставьте цели

Основная цель этого процесса — определить и скомпилировать цели проекта до выполнения других шагов. Это может дать вам основу для принятия будущих решений. Если в ходе проекта возникают дополнительные требования, вы можете обратиться к списку целей, составленному вами на основе сбора требований, и определить, соответствует ли новое введенное требование цели или задаче.

Документируйте обсуждения и подчеркивайте прозрачность

Вы можете работать с несколькими заинтересованными сторонами на протяжении всего проекта, поэтому для учета их индивидуальных приоритетов и требований вам может быть полезно документировать каждую встречу. Это может помочь вам сосредоточиться на целях проекта и позволит вам пересматривать их на разных этапах вашего проекта.

В дополнение к документации рассмотрите также возможность поделиться этими документами с заинтересованными сторонами, чтобы они могли подумать о том, как вы понимаете их предпочтения. Это позволяет им исправлять любые случаи недопонимания и заранее разъяснять свои требования.

Говорите с реальными пользователями

Хотя в вашем проекте может участвовать много заинтересованных сторон, вам также может быть полезно поговорить с людьми, которые используют и распространяют ваш продукт напрямую. Эти пользователи могут иметь лучшее представление о функциях, которые необходимо внедрить и расставить по приоритетам. Реальные пользователи также могут иметь дополнительные отраслевые знания и могут сравнивать ваш продукт с продуктами ваших конкурентов. Даже если эти люди не являются основными лицами, принимающими решения, их вклад может способствовать успеху вашего проекта.

Практикуйте активное слушание

Активное слушание может быть полезным инструментом при получении обратной связи от заинтересованных сторон и может гарантировать, что они чувствуют уважение и понимание. Активное слушание включает в себя не только то, что кто-то говорит, но и внимание к его языку тела и тону. Эта практика также может позволить вам заметить потенциальные предположения, желания или невысказанные цели, которые заинтересованная сторона не упомянула прямо.

Сосредоточьтесь на характеристиках продукта

Особенности продукта могут помочь вам и вашей компании отличить ваши продукты от конкурентов в отрасли. Когда вы впервые встречаетесь с заинтересованными сторонами и составляете список их требований, вы можете расставить приоритеты и прозрачно создать список того, что входит в правдоподобный объем вашего проекта для первичного запуска. Определение того, какие функции продукта вы можете включить в проект, дает заинтересованным сторонам точные ожидания и возможность обсудить или обсудить эти ожидания до разработки продукта.

Оставайтесь адаптируемыми

На протяжении проекта желания и предпочтения могут меняться, и вам может быть полезно оставаться гибким. Например, ваши заинтересованные стороны могут связаться в середине проекта с новым требованием или запросом. Если вы планируете это, вы можете выделить время в расписании проекта для управления требованиями, что даст вам и вашей команде время для адаптации и изменения целей. Это может гарантировать, что ваша команда по-прежнему будет сосредоточена на действиях, которые соответствуют требованиям по мере их изменения и развития.

Примеры сбора требований

Вот несколько примеров бизнес-сценариев, в которых руководители проектов используют процесс сбора требований:

Пример 1

North-West Management встречается со своими заинтересованными сторонами, в которую входит команда из пяти поставщиков, двух пользователей и четырех ИТ-специалистов. Боб, руководитель проекта, проводит собеседования с поставщиками и предоставляет ИТ-персоналу анкеты для заполнения. Затем он проводит наблюдение за пользователями продукта и спрашивает их отзывы об их опыте. На основе этих взаимодействий Боб и другие члены его проектной группы составляют список требований, которые они собирают из интервью, анкет и отзывов. После составления этого списка он организует встречу со своими заинтересованными сторонами, чтобы сохранить прозрачность в отношении пунктов, которые его команда включила в объем проекта.

Пример 2

Компания Somerset Technologies, занимающаяся разработкой информационных технологий, разрабатывает новую функцию для своего популярного продукта. Прежде чем они начнут процесс разработки, их менеджер проекта Джилл реализует процесс сбора требований, чтобы оптимизировать цели проекта. Она встречается с шестью заинтересованными сторонами, включая трех поставщиков, двух пользователей и одного клиента. Однако после дальнейшего обсуждения Джилл понимает, что ей не хватает некоторых ценных сведений, и связывается с дополнительным заинтересованным лицом, сотрудником, который использует продукт. После разработки прототипа она просит заинтересованных лиц разыграть использование новой функции продукта и поделиться своим мнением.

На этапе обратной связи заинтересованные стороны делятся кратким списком своих индивидуальных требований к новой функции продукта в зависимости от своего опыта, отраслевых знаний и клиентской базы. Джилл и ее проектная группа создают список целей в соответствии с приоритетами заинтересованных сторон и ссылаются на него на протяжении всего процесса разработки продукта. В конечном счете, она и ее команда повышают удовлетворенность клиентов и заказчиков.