Что такое процедура? Определение и пример

22 февраля 2021 г.

Процедуры предлагают шаги или инструкции о том, как выполнить проект или задачу в офисе. Ваша компания может использовать определенную процедуру для таких действий, как отправка файлов клиентам или проведение пожарных учений в офисе. Вы можете столкнуться с процедурами на работе из учебных пособий или личных информационных сессий, когда начальники объясняют процедуры компании своим сотрудникам. В этой статье мы исследуем, что такое процедура и когда ее использовать, включая шаги по написанию процедуры и пример.

Что такое процедура?

Процедура — это метод завершения чего-либо с шагами и инструкциями для каждого аспекта задачи. Процедуры часто остаются последовательными после того, как они установлены, чтобы поддерживать общее понимание того, что сотрудники должны делать в различных обстоятельствах. Люди, которые пишут процедуры, также обычно делают их как можно более конкретными, чтобы сотрудники могли легко им следовать, а новые сотрудники могли использовать их для изучения того, как работает офис. К каждой части бизнеса могут применяться разные процедуры, но вы можете встретить процедуры в таких местах, как учебные пособия, информационные сессии и обучающие руководства.

Когда использовать процедуру

Процедуры наиболее полезны для задач, которые включают несколько шагов или требуют документации. Один из способов определить, нужно ли вам внедрить процедуру для чего-либо, — это понаблюдать за тем, как обычно работают другие, и выявить любые несоответствия в работе. Если есть несколько несоответствий в том, как разные сотрудники выполняют определенный процесс, это может указывать на то, что вам нужна письменная процедура для руководства сотрудниками. Вот несколько других случаев, когда вы можете захотеть установить процедуру:

• Проект долгосрочный.

• Проект состоит из нескольких шагов с конкретными действиями.

• Задача необходима для регулярного выполнения каждым сотрудником.

• Процесс требует документации, например, для найма или наказания сотрудников.

• Некоторые сотрудники кажутся сбитыми с толку одной или несколькими частями проекта.

• Вопросы по заданию повторяются.

• Процесс расплывчатый или может быть интерпретирован по-разному.

Как написать процедуру

Вот несколько шагов для написания процедуры:

1. Спланируйте процедуру

Рассмотрите аспекты процедуры, которые могут потребовать внимания, прежде чем вы начнете ее писать. Это может включать в себя выбор процесса, для которого нужно написать процедуру, и сбор любой информации, связанной с ней, в том числе о том, кто ее выполняет, сколько времени это займет и что им может понадобиться для этого. Этап планирования также может включать в себя определение платформы для написания процедуры, например, ручку и бумагу или цифровую программу, или определение схемы процедуры, например, будет ли это единый список пронумерованных шагов или набор подробных инструкций.

2. Ознакомить с процедурой

Начните процедуру с краткого введения. Это позволяет вам обращаться к таким деталям, как то, что делает процедура и кто должен ее использовать. Вы также можете использовать этот раздел, чтобы подчеркнуть, почему важно внедрить процедуру в компании. Введение может быть коротким, но оно должно содержать достаточно информации, чтобы ознакомить сотрудников с самой процедурой и логикой ее создания.

3. Перечислите необходимые ресурсы

Составьте список ресурсов, которые могут понадобиться сотрудникам для правильного выполнения процедуры. Ресурсы для процедуры могут включать в себя физические материалы или расходные материалы, необходимые для проекта, или базовые знания о конкретных операциях, которые использует процедура. Вы также можете включить цифровые ресурсы, такие как пароли, коды ключей или коды доступа, чтобы сотрудники могли использовать любые онлайн-инструменты, которые могут принести пользу процедуре. Перечислив необходимые ресурсы, вы поможете своим коллегам подготовиться к любым действиям, которые может потребовать процедура.

4. Включите дополнительные медиа

Используйте альтернативные средства массовой информации в своей процедуре, такие как аудио или визуальные элементы. Добавление изображений, видео или аудиофайлов к вашей процедуре может помочь проиллюстрировать более сложные идеи с помощью наглядных примеров и записанных инструкций. Вы также можете использовать видео, чтобы включить демонстрацию в свою процедуру, если шаг требует определенных действий, которые могут быть интерпретированы по-разному при записи. Альтернативные средства массовой информации также могут внести разнообразие в вашу процедуру, чтобы у сотрудников было больше ссылок, чем просто текст.

5. Проверьте свою процедуру

Определите, насколько эффективна ваша процедура, с помощью пробного запуска. Вы можете протестировать свою процедуру, предоставив ее нескольким сотрудникам в контролируемой среде и понаблюдав, как они ее используют. Это может показать, какие части информации о передаче информации о процедуре ясны, а какие части, возможно, нуждаются в некотором пересмотре, чтобы быть наиболее эффективными на основе ваших наблюдений. Сотрудники, опробовавшие эту процедуру, также могут оставить отзыв о том, какие аспекты процедуры они считают особенно полезными.

Например, если одним из шагов вашей процедуры является создание электронной таблицы в Excel, вы можете увидеть, как сотрудники, участвующие в тесте, интерпретируют инструкцию, сравнив созданные ими электронные таблицы друг с другом, а также образец электронной таблицы, созданный вами в соответствии с к вашим предпочтительным руководящим принципам. Затем вы можете решить, являются ли ваши инструкции достаточно подробными или вам нужно добавить больше деталей.

6. Реализуйте свою процедуру

Примените свою процедуру на практике в офисе. Это может включать в себя распространение вашей процедуры среди групп, которые ее используют, или проведение информационной встречи для офиса, чтобы представить практику. На этом этапе вы также можете связаться с членами команды, чтобы предложить помощь в случае возникновения вопросов о том, как использовать процедуру или о конкретных шагах, которые она включает. Благодаря планированию, построению и тестированию вашей процедуры вполне вероятно, что сотрудники смогут четко и легко следовать шагам, которые вы предоставляете.

Пример процедуры

Вот пример процедуры отправки электронных писем клиентам:

*Введение. Отправка клиентам электронных писем о регистрации является важной частью нашего бизнеса. Поскольку мы обслуживаем несколько учетных записей одновременно, полезно знать о прогрессе, которого мы добиваемся с каждым клиентом, чтобы гарантировать, что мы предоставляем им все, что им нужно. Менеджеры по работе с клиентами и торговые представители — это две основные группы сотрудников, которые, вероятно, будут использовать эту процедуру чаще всего. и как расписаться.

*Ресурсы: Для этой процедуры требуются следующие ресурсы:*

• компьютер

• доступ в Интернет

• учетная запись электронной почты вашей компании

• список клиентов с адресами электронной почты

Шаги для отправки электронных писем клиентам:

1. Найдите адрес электронной почты клиента, с которым вы регистрируетесь

2. Определяем, какие услуги мы оказывали клиенту

3. Откройте черновик нового сообщения электронной почты из учетной записи электронной почты вашей компании.

4. Направьте электронное письмо клиенту, указав его имя или должность и фамилию в приветствии.

5. Упомяните услугу, которую мы предоставляем клиенту, в первом абзаце электронного письма, используя формулировку: «Я просто хотел узнать о _____, которое мы выполнили для вас в день _____.

6. Предложите дополнительную услугу во втором абзаце электронного письма, используя формулировку: «Мы также предоставляем ____ услуги для всех ваших ____ потребностей».

7. Пригласите клиента связаться с вами, используя формулировку, похожую на: «Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне с любыми вопросами о том, как мы можем помочь вам с нашими услугами».

8. Подпишитесь дружеским приветствием, таким как «лучший» или «ура», и подписью электронной почты вашей компании.