Что такое постоянное улучшение? (с 13 примерами)

2 апреля 2022 г.

Предприятия и организации могут регулярно выявлять области улучшения, чтобы обеспечить эффективность и результативность своей деятельности. Одной из стратегий, используемых для создания решений для этих областей, является постоянное совершенствование, которое позволяет компаниям находить способы рационализации процессов. Если вы профессионал, вам может быть полезно узнать о процессе постоянного совершенствования и о том, как он может помочь вашей организации. В этой статье мы дадим определение этому процессу, рассмотрим два типа и предоставим 13 примеров непрерывного улучшения, которые помогут вам.

Что такое постоянное улучшение?

Непрерывное совершенствование — это бизнес-стратегия, которая включает в себя оценку и пересмотр процессов, методов и практик в вашей организации. Целью постоянного улучшения является внесение периодических изменений для повышения эффективности, точности и результативности бизнес-операций. Вы можете начать внедрение непрерывного улучшения, выявив проблему, планируя решения вместе с командой, тестируя идеи и отслеживая изменения.

Типы непрерывного улучшения

Существует два основных типа непрерывного совершенствования, которые вы можете внедрить в своей организации: постепенные и прорывные улучшения. Лучше иметь комбинацию каждого типа, чтобы убедиться, что ваши процессы улучшения эффективны. Вот некоторая информация о каждом типе:

Постепенное непрерывное улучшение

Постепенное непрерывное улучшение относится к процессу внесения незначительных корректировок в операции, методы или практики в вашей организации. При возникновении проблем вы можете определить причину и немедленно принять решение. Как правило, вы можете принимать решения о дополнительных улучшениях самостоятельно, не консультируясь с командой. Дополнительные изменения могут улучшить общий поток и точность бизнес-процесса. Хотя вы можете вносить эти изменения индивидуально, вы можете сообщить своей команде об определенных улучшениях, чтобы они лучше поняли процесс. Постепенное внесение небольших изменений может сэкономить время, поскольку эти изменения не требуют проверки всего процесса или операции.

Прорыв в постоянном совершенствовании

И наоборот, прорывное непрерывное улучшение относится к процессу внесения крупных изменений в процесс, метод или деловую практику. Для таких типов улучшений лучше всего проанализировать процесс с командой сотрудников. Затем команда может вместе принимать решения о наилучшем способе улучшения процесса. Как правило, прорывные улучшения требуют больше времени, но они дают более впечатляющие результаты. Вы можете внедрить революционное непрерывное улучшение, когда ваша команда заметит, что процесс или операция требуют значительных изменений. Эти крупные корректировки могут оказать существенное влияние на производительность, объем производства и прибыль организации.

13 примеров непрерывного улучшения

Есть множество случаев, когда постоянное совершенствование может повысить производительность и создать целостную рабочую среду. Вот 13 примеров постоянного улучшения на рабочем месте:

1. Оптимизация процесса

Вот пример организации, которая устранила ненужные шаги в процессе, чтобы оптимизировать его для сотрудников:

Маркетинговая команда имеет структурированный процесс общения с новым клиентом. Один из шагов включает в себя постановку ряда вопросов, чтобы лучше понять потребности клиента. Однако бывают случаи, когда на этом этапе процесса клиенты давали расплывчатые ответы или им требовалось несколько дней, чтобы ответить на электронные письма. Заметив это, директор по маркетингу внедрил новый процесс отправки опроса каждому клиенту, где они могут легко ответить на все необходимые вопросы. Это увеличило количество откликов от потенциальных клиентов и дало команде всесторонние ответы.

2. Проведение мозгового штурма

Одним из полезных процессов непрерывного совершенствования является проведение сеансов мозгового штурма. Это может помочь вашей команде выявить проблемы до их возникновения. Вот пример:

Руководители отдела продаж решают проводить ежеквартальные мозговые штурмы. Эти сессии проводятся с руководителями команд, затем лидеры проводят отдельные сеансы мозгового штурма со своими командами. Это помогает отделу продаж определить области для улучшения и распознать процессы, которые работают эффективно.

3. Редактирование работы вашей команды

Постепенное улучшение может принимать форму редактирования работы вашей команды, когда вы замечаете небольшие ошибки. Вот пример:

Сотрудник по развитию в некоммерческой организации готовил контракт для нового донора. Как правило, команда разработчиков использует шаблон для контрактов с донорами и изменяет соответствующие детали перед их отправкой. Однако при добавлении контактной информации сотрудник заметил орфографическую ошибку. Вместо того чтобы предупредить руководителя группы, сотрудник взял на себя инициативу по редактированию исходного шаблона.

4. Проверка эффективности сотрудников

Другой процесс непрерывного совершенствования включает в себя анализ результатов работы сотрудников. Вот пример:

Менеджер отдела проводит ежегодные обзоры, чтобы оценить работу своих сотрудников. После проведения обзоров менеджер использует эти обзоры, чтобы определить области, в которых команда нуждается в дальнейшем обучении. Менеджер также использует эти отзывы для поощрения высокоэффективных сотрудников. Этот процесс помогает отделу совершенствоваться с течением времени, поскольку сотрудники могут расти профессионально благодаря регулярному обучению и развитию.

5. Упрощение способов покупки

Вот пример организации, упрощающей свои методы закупок:

Организация электронной коммерции хочет увеличить свои продажи. Во время совещания продавец определяет, что на веб-сайте компании принимается только один способ оплаты. Добавив несколько способов приема платежей, компания увеличила продажи на 15% за шесть недель.

6. Поддержание здоровья и безопасности

Процессы охраны здоровья и безопасности требуют регулярного улучшения, чтобы они оставались актуальными. Например:

Заметив, что многие сотрудники чувствуют усталость, больница проводит регулярные проверки психического здоровья своих сотрудников. Эта оценка гарантирует, что медицинский персонал может выполнять свою работу наилучшим образом. Эти оценки помогли снизить риск причинения персоналом вреда себе или другим.

7. Управление потенциальными рисками

Вот пример организации, внедряющей новый процесс для управления потенциальными рисками:

Инвестиционный банк получает электронные платежи от клиентов. Однако главный исполнительный директор определяет потенциальный риск с кибербезопасностью, когда клиент делает первоначальный платеж. После мозгового штурма руководитель решает внедрить процесс утверждения, проверки кредитоспособности и банковского подтверждения, прежде чем принимать первоначальный платеж от нового клиента. Этот новый процесс укрепляет доверие между клиентами и банком благодаря дополнительной безопасности.

8. Признание причины и следствия

Организациям необходимо определить причины возникновения определенных проблем. Вот пример:

Группа продаж замечает, что они не достигли своей квоты на квартал. Многие продавцы в команде изо всех сил пытались заинтересовать потенциальных клиентов. Менеджер этой команды просит каждого сотрудника объяснить свой метод продаж, который выявляет несколько областей улучшения. Чтобы привести к революционным улучшениям, менеджер решает переобучить отдел продаж внедрению новых методов общения с клиентами. В следующем квартале отдел продаж превышает свою квоту на 10%.

9. Выделение незначительных проблем

Иногда необходимо выделить мелкие проблемы, а не решать их самостоятельно. Например:

Сотрудник замечает, что несколько ссылок на веб-сайте компании ведут не на нужную страницу. Поскольку у этого сотрудника нет возможности редактировать веб-сайт компании, он отправляет электронное письмо менеджеру по внутренним коммуникациям с объяснением проблемы. Признав эту незначительную проблему, сотрудник может предоставить другому отделу возможность постепенного улучшения.

10. Повторное обучение персонала

Некоторые прорывные улучшения происходят регулярно, например, обновление учебного плана для обучения персонала. Вот пример:

Отдел кадров корпорации проводит встречи два раза в год для рассмотрения и пересмотра обучения персонала. Это включает в себя чтение учебного плана, выделение информации, которую нужно удалить, и того, что следует оставить. Этот процесс помогает держать сотрудников в курсе и гарантирует, что отдел кадров включает все соответствующие изменения.

11. Обновление фотографий сотрудников

Хотя некоторые дополнительные изменения происходят при возникновении проблем, компания также может планировать дополнительные изменения. Вот пример:

Крупная организация со штатом более 100 сотрудников ценит прозрачность в работе с клиентами. В результате они решают реализовать пошаговый процесс обновления фотографий сотрудников. Хотя для получения этих фотографий может потребоваться время, организация планирует выполнять этот процесс на регулярной основе, чтобы придерживаться ценностей компании.

12. Аудит времени компании

Другой процесс постоянного совершенствования связан с аудитом времени компании. Вот пример:

Компания решает провести аудит времени в результате снижения производительности. Это влечет за собой изучение процессов и операций, чтобы понять, где организация теряет время. После этого аудита руководители лучше понимают, почему производительность была низкой. В результате они могут внедрять новые стратегии или операции, чтобы попытаться оптимизировать время как ресурс.

13. Регулярно поощряйте сотрудников

Вот пример улучшения команды с помощью процесса поощрения:

Руководитель группы понимает, что члены команды не взаимодействуют друг с другом регулярно. Хотя работа команды удовлетворительна, лидер хочет внедрить процесс поощрения, чтобы попытаться улучшить командную культуру. Этот процесс включает в себя просьбу членов команды выделить успех одного другого сотрудника во время их еженедельного собрания. После его внедрения производительность команды улучшилась на 35% за два месяца.