Что такое постоянная инвентаризация и как она работает?

9 ноября 2021 г.

Для предприятий, которые продают физические продукты, отслеживание запасов является важной задачей. Некоторые компании предпочитают использовать систему периодической инвентаризации, в то время как другие полагаются на систему постоянной инвентаризации для расчета общего количества проданных товаров. Использование постоянной системы инвентаризации предлагает ряд преимуществ для бизнеса. В этой статье мы объясним, что такое постоянная инвентаризация, опишем, как работает система постоянной инвентаризации, выделим различия между постоянной инвентаризацией и периодической инвентаризацией, а также перечислим преимущества использования системы постоянной инвентаризации.

Что такое вечный инвентарь?

Постоянная инвентаризация — это метод учета продуктов и запасов с использованием компьютерной системы или программного обеспечения, которое автоматически подсчитывает доступный запас, когда покупатель совершает покупку. Благодаря постоянному запасу сотрудники имеют относительно точный подсчет того, сколько продуктов доступно, и могут принимать обоснованные решения о заказе запасов на основе этой информации.

Как работает постоянная система инвентаризации

Большинство систем непрерывного инвентаризации полагаются на компьютерную систему торговой точки для отслеживания покупок. Когда клиент покупает продукт, система автоматически корректирует доступный запас, чтобы отразить покупку. Сотрудники могут просматривать общее количество доступных продуктов в системе, что помогает организации избежать периодов незаполненных полок и продуктов, заказанных ранее.

Хотя постоянная инвентаризация обеспечивает очень реалистичный учет запасов, она не учитывает поврежденные или украденные товары. Даже при использовании системы постоянной инвентаризации рекомендуется, чтобы сотрудники периодически проводили инвентаризацию, чтобы скорректировать цифры, чтобы отразить любые сломанные, поврежденные или отсутствующие продукты.

Постоянная инвентаризация против периодической инвентаризации

Постоянная инвентаризация отличается от проверенной временем системы периодической инвентаризации. Периодическая инвентаризация была излюбленной системой, пока повсеместное распространение компьютеров не сделало реальностью постоянную инвентаризацию. Хотя обе системы достигают одного и того же конечного результата — точного подсчета доступных запасов бизнеса — они достигают этой цели, используя разные стратегии:

Периодическая инвентаризация

При периодической инвентаризации сотрудники должны через равные промежутки времени пересчитывать доступные запасы, чтобы увидеть, сколько единиц у них осталось. В зависимости от размера бизнеса и его склада эта задача может занять день или больше, что повлияет на способность компании выполнять другие задачи.

Периодическая инвентаризация измеряет как количество доступных продуктов, так и стоимость проданных товаров, или COGS. Знание COGS помогает компаниям определить свой доход за определенный период времени, например, за квартал или год. При периодической инвентаризации компании рассчитывают себестоимость по следующей формуле:

Начальный баланс запасов + стоимость покупки запасов – стоимость конечных запасов = себестоимость продукции.

В зависимости от уровня запасов вашей компании и последовательности, с которой вы проводите периодическую инвентаризацию, вы можете прожить недели или месяцы без точной цифры себестоимости или расчета дохода.

Вечный инвентарь

Благодаря постоянной инвентаризации компьютерная система отслеживает все покупки и возвраты, поэтому сотрудники имеют точный подсчет, обычно с точностью до нескольких единиц, того, сколько продуктов они могут продать клиентам. Это делает ведение записей и расчет ценных показателей, таких как себестоимость и доход, намного проще и точнее.

Например, при периодической инвентаризации бухгалтер компании может узнать реальный доход компании только в тот же день, когда сотрудники проводят инвентаризацию и подсчитывают себестоимость. Благодаря постоянной инвентаризации бухгалтеры компании могут получить доступ к журналу инвентаризации в любое время, рассчитать себестоимость и получить хорошее представление о том, сколько компания заработала в доходе на этот конкретный момент.

Преимущества использования системы постоянной инвентаризации

Постоянная инвентаризация дает ряд преимуществ компаниям, которые ее используют. Некоторые из основных преимуществ включают в себя:

• Ограничивает отсутствие запасов: поскольку компания постоянно имеет относительно надежный подсчет доступных продуктов, сотрудники знают, когда заказывать дополнительные запасы, чтобы избежать дефицита.

• Обеспечивает осведомленность клиентов: руководство может быстро просмотреть количество запасов из постоянного запаса, чтобы увидеть, какие продукты пользуются большим спросом, а какие медленнее.

• Централизация запасов: для компаний с несколькими точками продаж постоянная инвентаризация централизует все доступные запасы в одной системе для централизованного учета запасов.

• Повышает точность: поскольку постоянная инвентаризация обновляется каждый раз, когда покупатель совершает покупку, она относительно точна независимо от того, когда она проверяется.

• Детализация покупок: руководство компании может легко увидеть, какие продукты клиенты постоянно возвращают, а какие продукты требуют регулярных скидок для продажи.

• Экономия времени: хотя некоторый ручной подсчет необходим для учета поврежденных или украденных товаров, по большей части постоянная инвентаризация экономит время сотрудников, которые не тратят дни на подсчет запасов каждый месяц или квартал.

Постоянный запас и экономичный объем заказа

Постоянный запас не только влияет на простоту, с которой компании могут видеть количество своих продуктов в режиме реального времени, но также значительно упрощает расчет других задач, связанных с запасами, таких как экономичный объем заказа. Экономичный объем заказа — это формула, которую компании используют, чтобы определить, когда им нужно приобрести больше товаров. Благодаря постоянной инвентаризации многие компьютерные системы автоматически предлагают лучшее время для заказа большего количества инвентаря, чтобы избежать отсутствия запасов и повторных заказов.

Системы калькуляции запасов

Компании могут использовать одну из нескольких систем калькуляции запасов, чтобы отслеживать, когда какие запасы продаются. У некоторых продуктов есть срок годности, поэтому очень важно, чтобы в первую очередь продавались самые новые или самые старые продукты. Кроме того, производители могут изменять стоимость продуктов с течением времени, что делает учет стоимости группы товаров, купленных на разные суммы, сложной задачей. Калькуляция запасов помогает предприятиям точно инвентаризировать и учитывать затраты на продукцию. Общие системы калькуляции запасов включают:

• «Первым пришел — первым вышел»: при использовании принципа «первым пришел — первым вышел» первоначальная стоимость товара присваивается первому проданному товару, даже если этот конкретный товар фактически не был куплен по этой цене. Как только количество товаров, купленных по первоначальной цене, продано, компания при необходимости корректирует цену запасов.

• Последний пришел, первый вышел: метод «последним пришел, первым вышел» использует противоположный подход «первым пришел, первым вышел». Компания присваивает самую последнюю стоимость покупки запасов первым проданным товарам, а затем переходит к первоначальной стоимости.

• Метод средней стоимости. При использовании метода средней стоимости компания берет среднее значение всех цен покупки запасов и присваивает эту единую цифру всем проданным запасам, а не устанавливает разные затраты для разных наборов одного и того же продукта.

• Конкретный метод идентификации: Конкретный метод идентификации присваивает фактическую первоначальную цену покупки каждому отдельному продукту. Эта система наиболее распространена в отношении дорогостоящих товаров с небольшим запасом, таких как автомобили.