Что такое планировщик мероприятий?

22 февраля 2021 г.

Если вы организованный и внимательный к деталям человек, вы можете подумать о карьере в области планирования мероприятий. Работая в этой карьере, вы можете использовать свое творческое мышление и способности к планированию для создания широкого спектра событий. Ваша миссия – спланировать мероприятие, которое удовлетворит желания и потребности ваших клиентов. В этой статье мы рассмотрим карьеру организатора мероприятий и ответим на некоторые часто задаваемые вопросы.

Что такое планировщик мероприятий?

Организатор мероприятий — это высококвалифицированный специалист, который умеет планировать встречи и специальные мероприятия. Они контролируют все детали мероприятия и следят за тем, чтобы все прошло гладко в день мероприятия. Наряду с творческой стороной организаторы мероприятий обычно хорошо организованы и замечают детали. Цель найма организатора мероприятий состоит в том, чтобы кто-то другой позаботился обо всех утомительных деталях, пока вы в полной мере наслаждаетесь своим мероприятием.

Чем занимается организатор мероприятий?

Организатор мероприятий выполняет следующие задачи:

• Встретьтесь с клиентами, чтобы понять цель и требования к их мероприятию.

• Спланируйте детали мероприятия, включая место, время и бюджет.

• Выбирайте и бронируйте поставщиков, включая кейтеринговые компании, фотографов и развлекательных заведений.

• Периодически встречайтесь с поставщиками, чтобы обсудить детали мероприятия.

• Заключение контрактов в соответствии с бюджетом клиента.

• Составьте расписание, чтобы мероприятие проходило гладко.

• Координация проезда, транспорта и других услуг.

• Придумать и реализовать украшения.

• Объясните обязанности персоналу и убедитесь, что каждый выполняет свою работу.

• Свяжитесь с клиентами, чтобы убедиться, что они довольны мероприятием.

• Просмотрите все счета или счета-фактуры и подтвердите платеж.

Требования к организаторам мероприятий

Если вы хотите стать организатором мероприятий, это традиционный путь:

Образование

Хотя вам необязательно иметь формальное образование, чтобы стать организатором мероприятий, диплом может помочь вам выделиться среди других кандидатов. Точно так же изучение соответствующей области знаний может помочь вам развить базовые знания, необходимые для того, чтобы стать отличным организатором мероприятий. Многие организаторы мероприятий получают степень бакалавра в области бизнеса, коммуникаций, гостеприимства, связей с общественностью, маркетинга, управления туризмом, управления событиями или в смежных областях.

Повышение квалификации

Улучшите свои навыки планирования мероприятий с помощью обучения на рабочем месте. Большинство организаторов мероприятий начинают со стажировки или должности младшего специалиста. Работая на начальном уровне, усваивайте как можно больше информации. Посмотрите, что у старшего организатора мероприятий получается хорошо, и попытайтесь подражать этому в своем собственном стиле работы.

Вы можете узнать, предлагает ли ваш колледж какие-либо курсы по планированию мероприятий. Вы даже можете узнать, есть ли в вашей школе студенческая организация организаторов мероприятий. Приобретая опыт с помощью таких возможностей, как информационные интервью, слежка за работой и стажировки, вы можете доказать работодателям, что вы хорошо подходите для их роли в планировании мероприятий.

Сертификаты

Получение сертификатов может показать работодателям, что вы квалифицированы в определенной области планирования мероприятий. Многие организаторы мероприятий специализируются на свадьбах, корпоративных мероприятиях или вечеринках. Вот некоторые сертификаты, которые вы можете рассмотреть в качестве организатора мероприятий:

• Сертифицированный специалист по организации встреч (CMP): Организаторы мероприятий, которые хотят специализироваться на организации встреч и конференций, должны рассмотреть возможность получения этой сертификации от Совета индустрии мероприятий (EIC). Чтобы получить этот значок признания, вы должны сдать письменный экзамен по управлению собраниями.

• Сертифицированный специалист по проведению специальных мероприятий (CSEP): эта сертификация присуждается организаторам мероприятий, демонстрирующим знания и навыки для планирования специального мероприятия. Его предлагает Международная ассоциация живых событий (ILEA). Вы должны иметь трехлетний опыт планирования мероприятий и сдать экзамен, чтобы получить этот сертификат.

• Сертифицированный специалист по проведению правительственных встреч (CGMP): если вы хотите планировать мероприятия для федерального правительства, рассмотрите возможность получения этого сертификата, предлагаемого Высшей школой Министерства сельского хозяйства США и Обществом специалистов по проведению государственных встреч (SGMP). Он доступен для лиц, желающих организовать правительственные встречи.

• Сертифицированный специалист в области общественного питания и мероприятий (CPCE): Национальная ассоциация общественного питания и мероприятий (NACE) создала эту признанную на национальном уровне программу, чтобы помочь организаторам мероприятий стать экспертами в сфере общественного питания и мероприятий. Эта сертификация требует, чтобы вы завершили программу обучения и сдали экзамен.

Где работают организаторы мероприятий?

В то время как крупные корпорации могут иметь собственных планировщиков мероприятий, многие предприятия работают с фирмами по планированию мероприятий. Организаторы мероприятий проводят большую часть дня в офисе. Вы используете свой компьютер для поиска различных поставщиков, мест и других услуг для проведения мероприятий. Значительная часть вашего дня связана с общением с клиентами и поставщиками по телефону или личной встречей с ними.

Возможно, вам также придется выполнять поручения за пределами офиса, чтобы получить вещи для вашего мероприятия. В день вашего мероприятия вы работаете на месте, чтобы убедиться, что все идет по плану. В зависимости от того, где проводится мероприятие, вам, возможно, придется немного попутешествовать для такой работы.

Часто задаваемые вопросы о организаторах мероприятий

Вот некоторые часто задаваемые вопросы о организаторах мероприятий:

Какие навыки нужны организатору мероприятий?

Чтобы преуспеть в своей роли, организатору мероприятий необходимы следующие навыки:

• Организация: Когда вы планируете мероприятие, происходит много всего. Вам нужны организационные навыки, чтобы отслеживать многочисленные задачи, графики, поставщиков и другие детали.

• Коммуникация: встречи с клиентами и поставщиками — большая часть вашей работы. Вам нужны навыки письменного и устного общения, чтобы построить с ними позитивные отношения и четко передать свои идеи.

• Креативность: организаторы мероприятий несут ответственность за мозговой штурм темы своих мероприятий. Креативные навыки также полезны при поиске решений для ограниченного бюджета, а также при создании запоминающегося события.

• Решение проблем: как организатору мероприятий вы будете принимать множество решений в последнюю минуту. Вам нужны навыки решения проблем, чтобы придумать решение с небольшим уведомлением.

• Сеть: общение с различными клиентами и поставщиками — это то, как вы собираетесь продвигать свою карьеру. Возможность уверенно общаться в сети является важной частью работы организатора мероприятий.

Как я могу продвинуться по карьерной лестнице в качестве организатора мероприятий?

Есть много вещей, которые организатор мероприятий может сделать, чтобы расти в своей карьере. Рассмотрим следующие идеи:

• Сделать портфолио. Наряду с физическим портфолио рассмотрите возможность создания личного веб-сайта со всем вашим предыдущим опытом планирования мероприятий. Это может помочь работодателям лучше понять всю захватывающую работу, которую вы проделали.

• Присоединяйтесь к группам организаторов мероприятий. Существует множество ассоциаций, к которым вы можете присоединиться, чтобы общаться с другими организаторами мероприятий. Meeting Planners International и International Live Events Society — лишь некоторые из них. Подумайте о поиске местных групп, с которыми вы можете регулярно встречаться. Ваши сетевые связи могут помочь вам найти больше возможностей для планирования мероприятий.

• Станьте волонтером для некоммерческих организаций. Помощь некоммерческим организациям в планировании их мероприятий — отличный способ создать свое портфолио, а также внести свой вклад в благое дело.

• Напишите блог. Ведение блога о планировании мероприятий может помочь вам создать онлайн-репутацию эксперта в своей области. Подумайте о работе с писателем, который хорошо разбирается в поисковой оптимизации (SEO). Качественный блог может помочь большему количеству людей найти вас через поисковые системы и повысить посещаемость вашего сайта.

• Попросите больше обязанностей. Если вы работаете под другим организатором мероприятий, постепенно просите больше обязанностей. Они могут оценить дополнительную помощь. Это также показывает, что вы амбициозны и готовы учиться.

Каковы перспективы работы для организатора мероприятий?

По данным Бюро статистики труда США, перспективы работы для организаторов мероприятий должны увеличить на 8% с 2019 по 2029 год. Это выше среднего роста по всем профессиям. Те, у кого есть степень бакалавра в области организации мероприятий, гостиничного бизнеса и управления туризмом, могут иметь больше возможностей для получения работы.