Что такое план корректирующих действий? (с примерами)

План корректирующих действий помогает компаниям наметить шаги, которые необходимо предпринять для устранения действия, мешающего их бизнес-операциям. Когда организации используют их, они могут начать оптимизировать свой рабочий процесс и исправлять ошибки. Изучение различных компонентов, составляющих план корректирующих действий, может помочь вам создать его для вашего бизнеса. В этой статье мы рассмотрим планы корректирующих действий, объясним элементы в одном из них и приведем пример плана корректирующих действий.

Что такое план корректирующих действий?

План корректирующих действий, или CAP, представляет собой документ для достижения целевых результатов для разрешения нежелательных действий. Они фиксируют, что должны сделать участвующие стороны, чтобы исправить нежелательное действие. Предприятия используют планы корректирующих действий, когда выявленная проблема может негативно повлиять на систему управления качеством компании. При правильном внедрении эти планы могут помочь улучшить бизнес-операции и решить проблемы, связанные с работой.

Почему важны планы корректирующих действий?

Планы корректирующих действий важны, поскольку они предоставляют документацию по корректирующим действиям компании. Он обеспечивает процесс реализации корректирующих действий, начиная с исследования и заканчивая обзором. У компаний, которые используют это планирование, есть система, на которую можно опираться, чтобы управлять своими решениями и разрабатывать их. Некоторые преимущества использования планов корректирующих действий включают в себя:

• Улучшение рабочих процессов или методов

• Оптимизация рабочего процесса

• Повышение эффективности и результативности

• Поиск экономически эффективных способов исправления ошибок

Элементы плана корректирующих действий

Ниже приведены ключевые элементы плана корректирующих действий:

Определенная проблема

Первым элементом плана корректирующих действий является выявление проблемы. Например, в интернет-магазин одежды может попасть жалоба покупателя на получение сломанной вещи. Понимая проблему, с которой сталкивается организация, вы можете найти возможные решения. Это также поможет вашей команде понять, что вам нужно сделать. Это также поможет вам определить, к какой команде относится проблема, например, к управлению качеством для описанного выше сценария. Рассмотрите возможность включения ссылок на соответствующие источники, поддерживающие определенную проблему. К ним относятся такие ресурсы, как:

• Жалобы клиентов

• Инциденты безопасности

• Результаты аудита

• Несоответствующие материалы

Сроки выполнения

Планы корректирующих действий включают в себя сроки, в течение которых компания должна выполнить шаги для достижения желаемого решения. Организации могут создавать списки задач, которые нужно выполнять каждый день, расставляя приоритеты по задачам, необходимым для достижения их цели. Этот раздел может также включать последствия несоблюдения желаемой даты родов.

Оценка рисков

Оценка риска помогает компаниям оценить уровень риска для конкретных действий. При создании плана корректирующих действий организации используют свою матрицу оценки рисков, чтобы определить величину риска, чтобы они могли исключить действия с высоким риском. Анализ рисков также полезен при завершении процесса корректирующих действий, поскольку он позволяет компаниям выяснить, помогли ли их действия решить проблему или им следует начать процесс заново.

Основная причина

Чтобы помочь найти потенциальное решение, найдите основную причину, способствующую возникновению проблемы. Существует множество методов и приемов для анализа первопричин. Например, анализ пяти «почему» задает вопрос «Почему?» чтобы определить, что вызывает проблему. Для жалобы клиента на сломанный товар компания может провести анализ причин и выяснить, что клиент получил сломанный товар, поскольку коробка упала во время доставки.

Пункты действий

План корректирующих действий включает элементы действий, определяющие, как организация планирует исправить определенную проблему. Включите детали, чтобы помочь объяснить, что делать, например, изложить выбранный план коррекции. Другими факторами, которые следует учитывать при составлении списка действий, являются затраты и назначение задач.

Заинтересованные стороны

На этапе планирования корректирующих действий определите заинтересованные стороны. Часто это клиенты или сотрудники, которые страдают. Компании часто связываются с заинтересованными сторонами как можно скорее, чтобы сообщить им, какие решения они планируют внедрить.

Показатели завершения

Планы корректирующих действий также включают метрики для завершения или базовые показатели, которые компания должна достичь, чтобы считать проблему решенной. Например, компания, у которой есть расстроенный клиент из-за сломанного предмета, может рассчитывать на то, что довольный клиент станет их показателем завершения.

Обновления прогресса

После составления плана корректирующих действий оцените, что было сделано хорошо. Во время этого обзора вы можете обнаружить, что есть лучший способ достичь вашего решения. Здесь вы можете скорректировать и улучшить свой план, организовав и перезапустив процесс.

Использование планов корректирующих действий

Компании используют планы корректирующих действий, когда возникают проблемы, которые потенциально могут стать угрозой для безопасности или качества организации. Это может также включать положительные обстоятельства, например, когда организация претерпевает изменения.

Советы по написанию плана корректирующих действий

Вот несколько советов, которые помогут вам написать план корректирующих действий:

• Используйте шаблон. Чтобы помочь организовать свои шаги и назначить каждую задачу, рассмотрите возможность использования готового шаблона, в котором вы вводите свою информацию.

• Проводить обучение. Поскольку планы корректирующих действий часто включают в себя внедрение изменений в организацию, рассмотрите возможность проведения обучения тому, как правильно выполнять корректирующие действия.

• Задокументируйте все части планирования. На протяжении всего процесса плана корректирующих действий документируйте важную информацию, чтобы у вас была запись для размышлений.

• Создавайте SMART-цели. Ставя цели для достижения решения, убедитесь, что они SMART: конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и привязанные ко времени.

Примеры плана корректирующих действий

Используйте эти примеры, чтобы помочь вам создать план корректирующих действий:

План повышения эффективности сотрудников

В прошлом месяце Изабель получила плохую оценку производительности во время встречи один на один с руководителем ее группы Лили. Работа Изабель была ниже стандартов компании и вызвала множество жалоб клиентов. В результате Лили сказала Изабель, что они дадут ей период для улучшения, когда Лили будет следить за ее работой и оценивать качество, пока она не достигнет уровня удовлетворенности 90%.

В течение назначенного периода Лили согласилась помочь Изабель определить причины ее плохой работы и попытаться улучшить ее общее качество. Работая вместе, они обнаружили, что непонимание Изабель рабочего процесса повлияло на ее работу. После повторного обучения Изабель правильным процедурам, она смогла достичь уровня удовлетворенности 90% в назначенный период улучшения.

Производственный инцидент

Global Electronics недавно запустила новое программное обеспечение для своих устройств и заметила, что оно вызывает сбой их серверов. Чтобы выяснить, что вызвало сбой сервера, члены команды Global Electronics решили провести анализ основных причин. Это заставило их повторно проверить устройства, на которые они загрузили программное обеспечение, чтобы выяснить, была ли ошибка с устройствами. Тедди, член команды, обнаружил, что одно устройство нуждается в обновлении. Как только они обновили устройство, программное обеспечение заработало без сбоев.