Что такое отчетность по проекту? (с шагами, советами и преимуществами)

10 сентября 2021 г.

Отчеты по проектам — это полезный способ для команд и заинтересованных сторон отслеживать ход выполнения задания. Существует множество отчетов, которые вы можете создавать в зависимости от конкретных потребностей вашей команды. Если вы заинтересованы в укреплении методов управления проектами в вашей команде, вам может быть полезно научиться составлять отчеты по проектам. В этой статье мы обсудим, что такое отчетность по проекту, и обсудим шаги, которые вы можете предпринять для создания эффективного отчета.

Что такое отчет по проекту?

Отчет по проекту — это документ, который позволяет компании или команде получить обзор требований и хода выполнения задания. Он содержит данные, относящиеся к разработке и выполнению задания. Как правило, менеджеры проектов создают простые для понимания отчеты, чтобы заинтересованные стороны, клиенты и сотрудники различных отделов могли понять информацию о проекте.

Почему важна отчетность по проекту?

Вот несколько причин, почему отчетность важна:

• Предоставляет информацию о плане: отчет о проекте дает представление о предполагаемом плане выполнения задания. Члены группы могут обращаться к отчету на протяжении всей разработки проекта, чтобы лучше понять требования проекта.

• Описывает цель проекта. Отчетность по проекту описывает цель задания, что может предоставить членам команды контекст для разработки проекта. Например, если команда создает программное обеспечение для начальной школы, она может сосредоточиться на функциях удобства использования, которые облегчат детям работу с программным обеспечением.

• Назначает обязанности: в отчетах по проекту членам команды назначаются обязанности, которые могут помочь им в достижении целей и достижении ключевых результатов.

• Описывает прогресс. Заинтересованные стороны, клиенты и сотрудники могут лучше понять ход выполнения задания и определить, может ли проект уложиться в определенный срок или команде может потребоваться установить новый срок.

Типы отчетов по проектам

Тип создаваемого отчета о проекте зависит от информации, которую вы хотите продемонстрировать, и типа задач, над которыми работает ваша команда. Вот несколько различных типов отчетов:

Отчет

Отчет о состоянии дает представление о ходе проекта. Он показывает скорость, с которой команда продвигается к достижению своих целей. Это также дает представление о том, сможет ли команда завершить свои задачи к первоначальному сроку. Как правило, менеджеры проектов могут решить, требуется ли команде продление срока, после просмотра отчета о состоянии задания. Отчеты о состоянии также содержат сведения о потенциальных проблемах, которые могут привести к остановке выполнения проекта на определенный период времени, или ключевых элементах, влияющих на завершение проекта, таких как отраслевые достижения или изменяющиеся требования.

Отчет о здоровье

Команды создают отчеты о работоспособности для заинтересованных сторон, чтобы понять состояние проекта. Это позволяет заинтересованным сторонам видеть, нормально ли продвигается задание или существует риск того, что проект не уложится в срок. Получив отчет о состоянии здоровья, заинтересованные стороны могут определить, могут ли они внести свой вклад в команду, например, могут ли они предоставить команде больше материалов или увеличить свой бюджет. Вот некоторые вопросы, на которые менеджеры проектов отвечают в отчетах о состоянии:

• Уложится ли команда в срок проекта?

• Что мешает команде завершить проект вовремя?

• Какие элементы проекта являются наиболее сложными?

• Что может сделать заинтересованная сторона, чтобы помочь команде уложиться в срок?

Отчеты о доступности команды

Отчеты о доступности команды показывают функции и обязанности каждого члена команды в рамках проекта. Это позволяет другим членам команды видеть доступность всей своей команды в случае возникновения проблемы или кризиса, когда им может понадобиться помощь для выполнения своих обязанностей. Отчеты о доступности команды позволяют членам команды равномерно распределять работу и гарантируют, что каждый участник может безопасно и эффективно справляться со своей рабочей нагрузкой.

Отчеты о рисках

Отчеты о рисках дают командам и заинтересованным сторонам представление о потенциальных проблемах, которые могут помешать команде завершить проект вовремя. Это побуждает заинтересованные стороны иметь реалистичные ожидания относительно завершения проекта и помогает командам подготовиться к проблемам. Отчеты о рисках также позволяют командам прогнозировать препятствия, которые они могут использовать для измерения серьезности каждой проблемы, чтобы они могли расставить приоритеты проблем от самых серьезных до наименее серьезных. Эти отчеты также помогают командам предотвратить возникновение подобных проблем в будущих проектах, поскольку они могут обращаться к предыдущим отчетам о рисках, чтобы увидеть проблемы, с которыми они столкнулись ранее.

Отчет об отслеживании времени

Отчет об отслеживании времени помогает команде увидеть, сколько времени каждый участник тратит на выполнение каждого этапа проекта. Они могут суммировать время каждого члена команды, чтобы понять, сколько времени команда в целом тратит на конкретную обязанность. Например, если пять членов команды тратят один час на программирование оборудования, то вся команда в общей сложности тратит пять часов на программирование программного обеспечения. Эти отчеты позволяют командам увидеть, где они могут улучшить свои навыки управления временем для повышения эффективности.

Как написать эффективный отчет по проекту

Конкретная информация, которую вы можете включить в свой отчет, зависит от типа создаваемого вами отчета о проекте, хотя большинство отчетов содержат сведения о ходе выполнения задания, проблемах и целях. Вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы создать эффективный отчет о проекте:

1. Определите причину отчета

Сначала определите причину, по которой вы пишете отчет. Вот несколько вопросов, которые вы можете задать, чтобы решить, какой отчет создать:

• Какую информацию я хочу передать?

• Хочу ли я включать информацию о рисках проекта?

• Кто будет просматривать отчет?

• Какие ключевые моменты я хочу затронуть в отчете?

2. Изучите свою аудиторию

Старайтесь помнить об аудитории при создании отчетов. Чтобы изучить свою аудиторию, попробуйте определить, кто может получить отчет. В зависимости от аудитории вы можете использовать другой язык или термины. Например, если вы пишете отчет для клиента, вы можете использовать язык, понятный ему. Если вы пишете отчет для членов вашей команды, вы можете использовать больше отраслевых терминов и технических выражений.

3. Выберите тип отчета по проекту

Определите тип отчета о проекте, который вы хотите создать. Для этого оцените потребности вашей команды, потребности заинтересованных сторон и тип проекта, над которым вы работаете. Например, если заинтересованные лица просят вас информировать их о ходе выполнения задания, вы можете предоставить им отчет о состоянии.

4. Включите соответствующую информацию

Решив, какой тип отчета создать, извлеките соответствующую информацию из своего проекта. Не забудьте включить самую последнюю информацию, чтобы вы могли создать точный отчет. Чтобы ваш отчет был кратким, постарайтесь включить только важные детали. Вот информация, которую вы можете включить:

• Первоначальный срок

• Обязанности, которые ваша команда выполнила на данный момент

• Обязанности, которые еще предстоит выполнить вашей команде

• Возможные проблемы

• Обязанности каждого члена команды

После того, как вы извлекли информацию для включения в отчет, вставьте ее в один документ. Вы можете организовать информацию в соответствии с важностью. Например, если вы предоставляете заинтересованным сторонам отчет о рисках, вы можете указать серьезные риски в верхней части документа, а затем указать менее серьезные проблемы.

5. Структурируйте свой отчет

Последний шаг включает в себя структурирование вашего отчета таким образом, чтобы он содержал всю необходимую информацию и соответствовал организованному формату. Как правило, отчеты о ходе выполнения содержат четыре элемента, в том числе:

• Резюме: отчеты часто начинаются с резюме, которое включает краткий обзор содержания отчета, обычно в одном абзаце.

• Введение. Это обеспечивает контекст для остальной части отчета, а также дает общее представление о содержании документа.

• Основная часть: В этом разделе представлена ​​важная информация о задании, включая проблемы, потребности команды и анализ проекта.

• Заключение: вы можете закончить отчет, переформулировав информацию и предоставив читателю шаги, которые они могут предпринять, чтобы внести свой вклад в команду. Например, менеджер проекта может попросить клиента дать ему разрешение на продолжение следующей фазы проекта.

Советы по отчетности по проекту

Вот несколько советов, которые помогут вам создавать эффективные отчеты по проекту:

Корректура

Прежде чем представить отчет получателю, обязательно проверьте его. Ищите любые орфографические ошибки или проблемы с форматированием и убедитесь, что расчеты и цифры в отчете верны. Попросите членов команды просмотреть отчет, чтобы найти ошибки, которые вы пропустили.

Следите за рутиной

Старайтесь соблюдать строгий распорядок при создании отчетов. Делая это, вы можете получить более точное представление о ходе проекта. Например, вы можете создавать отчет о состоянии каждые две недели, чтобы предоставить его заинтересованным сторонам, чтобы они могли видеть, какой прогресс ваша команда достигает дважды в месяц.

Использовать шаблон

Использование шаблона может помочь вам быстрее создавать отчеты по проекту, поскольку он позволяет заполнять сведения о проекте без форматирования информации. Используйте онлайн-ресурсы, чтобы найти шаблон, который подходит для информации, на которой вы сосредоточены, например, вы создаете отчет о рисках или отчет о состоянии. Если вы хотите иметь больший контроль над форматированием и макетом контента, вы можете создать свой собственный шаблон отчета по проекту.