Что такое оценка работы и почему это важно? (с советами)

2 апреля 2022 г.

Как сотрудник малого бизнеса, вы можете поговорить с клиентом об их стандартах услуг, которые вы планируете предоставлять. Одна часть беседы может включать оценку работы, в которой обсуждаются финансы, необходимые для завершения проекта в срок и в рамках бюджета клиента. Изучение того, как написать документ об оценке работы, может помочь вам скоординировать организованный план проектов и попрактиковаться в четком общении с клиентом. В этой статье мы даем определение оценки работы, объясняем ее значение для клиентов и малого бизнеса и перечисляем элементы, которые она включает.

Что такое оценка работы?

Оценка работы — это файл, в котором описываются объем и предполагаемая стоимость задания. Его целевой аудиторией является клиент, который заказал услугу. За создание документа и его обсуждение с клиентом отвечает представитель малого бизнеса. Оценка работы может подтвердить ожидания клиента в отношении услуги, за которую он платит, и способности бизнеса предоставить ее.

Почему важно составить оценочный документ?

Может быть важно составить документ об оценке работы, чтобы была письменная запись соглашения между малым бизнесом и клиентом. Профессионалы могут объяснить услуги, которые предлагает бизнес, и сумму вознаграждения, которую они ожидают получить за успешное оказание этих услуг. Клиент может решить, соответствует ли оплата услуг его бюджету, еще до того, как задание будет запущено, и он может быть уверен, что сможет получить конечный продукт так, как он предполагал. Если есть несоответствие, бизнес может решить его, предотвратив преждевременное использование времени и ресурсов.

Различия между счетом-фактурой и оценкой работы

Счет-фактура и оценка работы — это документы, в которых подробно описывается проект, а малый бизнес готовит и отправляет клиенту, но между ними есть ключевые различия. Они включают:

Стоимость проекта

Сумма денег, необходимая для задания, может выглядеть иначе в оценке работы, чем в счете. Оценка работы включает затраты, которые малый бизнес рассчитывает потратить. Он учитывает затраты на оборудование, а также затраты времени и труда, которые, например, компенсируют работникам, участвующим в проекте. Если клиент изменит свое мнение о том, что он хочет от конечного продукта, или попросит бизнес добавить дополнительные функции, то приблизительные значения в документе также могут измениться.

С помощью счета-фактуры малый бизнес завершил расчеты, потому что они уже потратили деньги на выполнение задания. Счет-фактура служит подтверждением того, что произошло. Например, оценка работы по ремонту кухни составляла 10 000 долларов, но в середине проекта клиент решил, что ему нужны гранитные столешницы. В счете-фактуре может быть указано, что проект стоит 12 500 долларов США с учетом гранита.

Срок поставки

Клиенты получают оценку работы и счет на разных этапах их отношений с малым бизнесом. Как только клиент выражает свои ожидания в отношении проекта, он может ознакомиться с документом оценки работы. Это происходит до начала задания. После того, как малый бизнес завершил оказание услуги, он может отправить счет клиенту. Поставка происходит позже, потому что она собирает затраты, понесенные бизнесом на протяжении всего проекта. Например, если задание рассчитано на целый год, клиент увидит оценку работы в январе, а счет — в декабре.

Запросы

Еще одно отличие документов заключается в том, какой ответ они ожидают от клиента. Цель оценки работы — убедиться, что клиент понимает проект, за выполнение которого он платит малому бизнесу, и это позволяет им задавать вопросы или вести переговоры, чтобы они были удовлетворены оказанными услугами. Запроса на оплату нет, так как проект еще не запущен.

Цель счета-фактуры — попросить клиента заплатить малому бизнесу за их работу, поэтому он включает общие затраты. Клиент знает, сколько он должен и как складываются эти затраты на протяжении всего проекта. Профессионалы, работающие в малом бизнесе, ожидают, что клиент ответит предпочтительным способом оплаты. Например, для реконструкции ванной комнаты подрядная компания заявляет, что предполагаемая стоимость работ составляет 7000 долларов США. В счете указано, что фактическая стоимость составляет 7500 долларов США, и это окончательная сумма, которую платит клиент.

Что указать в документе оценки работы

Вот детали, которые может включать оценка работы:

• Масштабы проекта: клиент и представитель малого бизнеса могут обсудить цель проекта и цель, которую они хотят достичь, что диктует необходимые услуги и смету расходов. Например, внештатный менеджер социальных сетей может составить оценку работы, которая показывает, что клиент запрашивает публикации на платформах для видео и микроблогов.

• Исключения проекта: для клиента и малого бизнеса может быть важно договориться о том, что не включает проект, что может гарантировать, что клиент платит только за те услуги, которые ему нужны. Например, в оценке работы может быть указано, что проект реконструкции пола не включает ковровое покрытие на втором этаже дома.

• Типы услуг, которые может предоставить малый бизнес: В оценке работы подробно описывается, что малый бизнес планирует сделать, чтобы удовлетворить ожидания клиента. Например, если клиент хочет, чтобы к его дому была добавлена ​​​​индивидуальная винтовая лестница, то в оценке работы указывается, что бизнес может построить лестницу самостоятельно и возглавить процесс установки.

• Сумма денег, которую могут стоить услуги: представители малого бизнеса могут указать цифру, указывающую общие затраты, которые они прогнозируют для проекта. Клиенты могут использовать оценку, чтобы решить, готовы ли они расширить объем задания.

• Ориентировочная стоимость оборудования, необходимого для проекта: Для оказываемых услуг могут потребоваться расходные материалы, такие как строительные материалы, подписки на программное обеспечение и аппаратные средства. В документе с оценкой работы указано, сколько денег малый бизнес может инвестировать, чтобы обеспечить предоставление клиенту качественного конечного продукта.

• Сроки проекта: сроки включают в себя даты, когда клиент может ожидать, что малый бизнес завершит проект, и даты, когда они смогут увидеть значительный прогресс. Например, при строительстве нового офисного здания в смете работ может быть указано, что установка окон может быть произведена к марту, а все здание может быть готово к эксплуатации к маю.

Советы по составлению оценочного документа

Для получения дополнительной информации о создании оценки работы для малого бизнеса рассмотрите возможность использования следующих советов:

• Используйте шаблон. Шаблон может помочь вам правильно отформатировать документ об оценке работы, и вы можете включить всю необходимую информацию, которую планируете обсудить с клиентом. Подумайте о поиске шаблона в Интернете, который вы можете загрузить и настроить с учетом предоставляемых вами услуг и расходов, которые клиент может покрыть.

• Держите детали документа краткими. Клиент может попросить сохранить копию файла с оценкой работы, чтобы он мог интерпретировать детали так, как вы предполагали. Включите только ту информацию, которая относится к ним, которая может включать цель задания, план применимых затрат и даты, когда они могут получить конечный продукт.

• Инвестируйте в мобильное приложение для оценки работы. Рассмотрите возможность подписки на программное обеспечение для оценки вакансий, которое может систематизировать сведения о ваших проектах и ​​услугах в одном месте. Мобильное приложение также может помочь вам структурировать документ и управлять отношениями с клиентами.