Что такое общение с заинтересованными сторонами? (Плюс стратегии)

1 июля 2021 г.

Общение с заинтересованными сторонами может оценить цели, установить более точные сроки и повысить эффективность любого проекта. Понимание того, как вы можете общаться с заинтересованными сторонами вашей компании, может помочь прогрессу вашего проекта пройти как можно более гладко. В этой статье мы рассмотрим, что такое общение с заинтересованными сторонами, и дадим советы, которые вы можете использовать, чтобы сделать ваше время с заинтересованными сторонами максимально продуктивным.

Что такое общение с заинтересованными сторонами?

Общение с заинтересованными сторонами — это переписка между всеми людьми, инвестировавшими в проект или бизнес. К заинтересованным сторонам относятся руководители проектов, члены команды, клиенты, руководители отделов и руководители компаний. Некоторые распространенные средства коммуникации с заинтересованными сторонами включают:

• Регулярные встречи по видео или лично

• электронные письма

• Телефонные звонки

• Презентации

• Информационные бюллетени

• Доски объявлений

• Годовые или ежемесячные отчеты о проделанной работе

• пресс-релизы

• Порталы веб-сайтов

• Неформальные встречи, такие как обеды

• Фокус группы

• Социальные сети

Общение помогает каждому понять мотивы, цели и планы проекта. Есть много факторов, которые могут повлиять на общение с заинтересованными сторонами, например:

• Важность проекта. Для более важных проектов может потребоваться регулярное общение, чтобы не отставать от графика. Такие факторы, как бюджет, сроки и клиент, могут повлиять на важность и потребности в общении.

• Средство связи: некоторые заинтересованные стороны могут предпочесть или более регулярно реагировать на определенный тип связи, такой как электронная почта или телефонные звонки. Выбор наилучшего средства для всех заинтересованных сторон может облегчить общение для всех.

• Частота общения: важно определить, как часто вы хотите общаться с каждым заинтересованным лицом. Сотрудники могут общаться регулярно каждый день, в то время как заинтересованные стороны клиента могут предпочесть общаться один раз в неделю во время встреч.

• Время общения. Учитывайте местонахождение ваших заинтересованных сторон, когда вы выбираете, в какое время с ними общаться. Для более крупных национальных или международных проектов может потребоваться больше времени на общение, чтобы обеспечить доступность всех заинтересованных сторон, когда это необходимо.

• Контент: контент, который вы включаете в свое сообщение, также может зависеть от ваших заинтересованных сторон. Например, клиенты могут быть более заинтересованы в содержании пресс-релизов, а доски объявлений идеально подходят для сотрудников.

Связанный: Всеобъемлющее руководство для заинтересованных сторон на рабочем месте

Преимущества коммуникации с заинтересованными сторонами

Эффективное общение с заинтересованными сторонами имеет много преимуществ, в том числе:

Создание доверия

Обращение к заинтересованным сторонам дает им понять, что вам небезразлична их точка зрения, что может помочь укрепить доверие. Коммуникация может улучшиться, когда все заинтересованные стороны доверяют друг другу, что сделает рабочий процесс более плавным. Полезно общаться с заинтересованными сторонами на ранней стадии и часто, чтобы быстро установить и поддерживать доверительные отношения.

Принимать решение

Общаясь со своими заинтересованными сторонами, вы открываете для себя разные точки зрения, о которых вы, возможно, раньше не задумывались. Ваши заинтересованные стороны, вероятно, имеют различный опыт и квалификацию, которые они могут использовать, чтобы внести ценный вклад. Вы можете использовать эту информацию для принятия более обоснованных и универсально полезных решений для проекта или бизнеса в целом.

Связанный: Как привлечь заинтересованные стороны проекта

Эффективность затрат

Регулярная коммуникация между заинтересованными сторонами может помочь уложить проекты в сроки и в рамках бюджета. Заинтересованные стороны, которые чувствуют себя комфортно, сообщая о своих потребностях и запросах, могут быстро получить помощь, что способствует постоянному развитию проектов. Четкая коммуникация также является ключом к пониманию требований проекта, повышению точности и снижению вероятности ошибок.

Минимизация рисков

Заинтересованные стороны могут быть в состоянии определить риски и предложить изменения, чтобы помочь предотвратить или преодолеть препятствия проекта. Приглашая к общению все заинтересованные стороны, вы можете быть более осведомлены о потенциальных неудачах на всех этапах проекта. Запрашивать информацию на этапах планирования может быть особенно полезно, поскольку это поможет составить точный график и учесть все возможные риски.

Подотчетность

Подотчетность может повыситься, если заинтересованные стороны регулярно общаются друг с другом, что помогает следить за выполнением проектов. Проводя регулярные встречи, такие как короткие ежедневные собрания команды и еженедельные встречи с клиентами, заинтересованные стороны могут возлагать ответственность друг на друга за свою работу. Установление наилучшего способа общения с заинтересованными сторонами, например, по электронной почте или по телефону, может облегчить подотчетность.

Стратегии коммуникации с заинтересованными сторонами

При общении с заинтересованными сторонами рассмотрите некоторые из следующих стратегий:

Оставайтесь прозрачным

Если вы хотите, чтобы заинтересованные стороны внесли как можно больший вклад, постарайтесь быть прозрачными во всех аспектах проекта. Чем больше вы честно делитесь с членами команды и клиентами, тем больше информации они получают для выполнения своих частей проекта. Кроме того, прозрачность между вами и вашей заинтересованной стороной создает ценное доверие.

Связанный: Как управлять заинтересованными сторонами?

Разрешить им устанавливать даты встреч и среды

Если возможно, постарайтесь позволить заинтересованным сторонам планировать время и типы встреч, которые лучше всего подходят для них. Многие клиенты особенно ценят возможность контролировать время и средства встреч. Например, клиент может захотеть проводить еженедельные встречи с помощью видеоконференций и запрашивать важные обновления или изменения по телефону.

Вы также можете позволить командам устанавливать свои собственные методы связи, если они продолжают соблюдать сроки и работать эффективно. Некоторая гибкость в общении может помочь укрепить отношения между командами.

Держите заинтересованные стороны в курсе

Предоставление регулярных обновлений всем заинтересованным сторонам гарантирует, что все будут в курсе процесса проекта и любых важных изменений. Обычно вы можете предоставлять ожидаемые обновления во время обычного общения, например, еженедельных или ежедневных собраний, в то время как срочные обновления могут потребовать от вас отправки по электронной почте или звонка заинтересованным сторонам. Предоставляя обновления, старайтесь уведомлять только заинтересованные стороны, чтобы общение оставалось ясным.

Связанный: Как выполнить анализ заинтересованных сторон (с примерами)

Документируйте свое общение

Полезно вести журнал всех взаимодействий между различными заинтересованными сторонами, что позволяет вам находить и ссылаться на различные решения и обновления. Постарайтесь сохранить все цепочки электронных писем от заинтересованных сторон, чтобы вы могли прочитать предыдущие сообщения для важных деталей. Во время совещаний и телефонных звонков делайте заметки и сохраняйте их в журнале, доступном для заинтересованных лиц, которым может понадобиться информация.

Установить способы связи

Попробуйте составить коммуникационную диаграмму, чтобы показать, когда встречаться с определенными заинтересованными сторонами, их предпочтительный способ общения и их контактную информацию. Создание коммуникационной иерархии также может упростить общение между заинтересованными сторонами, облегчая членам команды и клиентам доступ к нужному человеку. Разместите свои методы связи на видном месте, чтобы заинтересованные стороны могли обращаться к ним в любое время.